Pour éviter le vol et la perte, les entreprises utilisent des méthodes de contrôle. Parmi les principaux est un inventaire des stocks. Comment est-elle?
Informations générales
Pour évaluer la sécurité et la bonne exécution des opérations du mouvement des stocks, un inventaire des stocks est utilisé. Il est également nécessaire dans les cas suivants:
- Transformation d'une entreprise unitaire municipale ou étatique, vente, rachat, location de propriété.
- Lors du changement de personne financièrement responsable.
- Avant de préparer les états financiers annuels.
- En cas de circonstances imprévues (inondation, incendie, etc.).
- Lors de la réorganisation ou de la liquidation d'une organisation.
- En cas de constat d'abus, vol, détérioration des stocks.
- En cas de besoin supplémentaire prévu par la loi en vigueur (par exemple, sur les instructions des forces de l'ordre)
Voici les cas dans lesquels un inventaire des inventaires est obligatoire. La base de son commencement est un ordre du responsable de l’organisation (ou un autre document pertinent, par exemple une résolution, un ordre).
Commission d'inventaire
Habituellement, dans les grandes organisations, une telle unité fonctionne en permanence. Il comprend le chef (ou son suppléant) dans le rôle de président, les spécialistes en chef (chef comptable, chefs de département, conseiller juridique, chef du service de sécurité). S'il est nécessaire de dresser un inventaire, une commission de travail est constituée directement, dans laquelle sont inscrites toutes les personnes nécessaires, dont la compétence est le domaine d'activité. En outre, il comprend souvent des représentants du service d'audit interne ou des spécialistes de cabinets indépendants.
S'il y a peu de travail et s'il y a une commission d'audit, un inventaire lui est souvent attribué. Dans le cas où au moins un membre du groupe était absent lors du contrôle, cela donne des raisons de croire que les résultats sont invalides.
Moment spécifique
Lorsqu'un inventaire des inventaires est réalisé, une personne responsable doit y participer. Il convient de noter que s’il se dérobe à son devoir, il sera très difficile de le traduire en justice, car cela n’est pas défini par le droit applicable. Dans ce cas (s'il n'y a pas de bonne raison à cela), le responsable doit nommer une nouvelle personne financièrement responsable. Lorsque l'audit est terminé, il doit, en présence des membres restants de la commission, accepter les stocks effectivement confirmés, qui sont confirmés par la signature de celui-ci sur la feuille d'inventaire.
Que se passe-t-il dans le processus?
Au cours de l'inventaire, il est nécessaire de résoudre un large éventail de problèmes:
- Identifiez le stock réellement présent et comparez les données réelles aux indicateurs de comptabilité (financière, de gestion).
- Vérifiez les conditions qui contribuent à la sécurité des inventaires, à l'exactitude de l'enregistrement des vacances et de la réception.
- Vérifiez que l'inventaire est correct.
- Vérifier l'installation de mesure.
Pendant l'inventaire, la personne matériellement responsable doit fournir aux membres de la commission les derniers documents en date du jour de la vérification des revenus et des dépenses ou un rapport sur le mouvement des matériaux.Afin d’établir l’exactitude des soldes et d’empêcher toute manipulation, le président marque ces documents avec la mention «Avant l’inventaire commence le [date]». Bien que ce soit une étape simple, mais en même temps très importante. De là commence l'inventaire de MPZ.
Et ensuite?
Ensuite, un inventaire des articles disponibles est réalisé. C'est-à-dire qu'il est en fait fixé dans les unités de quantité et de valeur appropriées. À des fins de comparaison, les informations des données comptables sont prises. Sous chaque page, il est nécessaire d'indiquer les numéros de série de la propriété et le nombre total d'unités de matériaux, ainsi que leur valeur monétaire. Cette approche élimine la possibilité d'une entrée supplémentaire d'informations supplémentaires provenant d'une personne financièrement responsable qui fausse le résultat de l'audit. Après tout, il ne faut pas oublier que les inventaires sont des ressources précieuses. Et la personne responsable peut les utiliser pour leur propre enrichissement, en essayant de cacher leurs crimes au maximum (s'ils ont été commis).
A quoi ressemble un inventaire?
En fait, les soldes restants sont enregistrés après le calcul, la pesée et la mesure. Les actes sont attachés à l'inventaire. Si des matériaux sont stockés en vrac, leur poids ou leur volume physique est déterminé à l'aide de mesures et de calculs techniques. Dans le cas d'un emballage intact, le contenu est inclus sur la base de ces documents. Mais dans le même temps, la vérification sélective d'éléments individuels est obligatoire.
Lors de la réalisation de ces opérations, des personnes matériellement responsables sont nécessaires. Cette situation nous permet d’exclure à l’avenir les questions controversées éventuelles. Sur la dernière page de l'inventaire, le président et les membres de la commission doivent saisir les informations suivantes: «Tous les prix et le calcul des résultats des termes, pages et, en général, de la liste d'inventaire des articles en stock sont vérifiés». Les signatures sont utilisées pour la certification. Si ce n'est pas le cas, l'inventaire et la réévaluation des stocks sont considérés comme non valides. S'il n'y a pas d'objection de la part de la personne matériellement responsable, il appose également sa signature.
Moments bureaucratiques
L'inventaire doit être réalisé en double. L'un d'entre eux est transféré au service de la comptabilité, où ils établissent un relevé de classement. L'autre reste avec la personne financièrement responsable. Si le comptable n'a aucune objection après avoir vérifié les calculs et les données, il signe alors dans l'inventaire. Il convient de noter les valeurs qui sont sur le chemin. Lorsqu'un inventaire de l'installation est réalisé dans l'entreprise, celle-ci doit élaborer un acte séparé.
Que faire si un comptable a identifié des écarts?
Il est impossible d'ignorer cela. Par conséquent, une déclaration de classement est établie (formulaire n ° INV-19). Sur sa deuxième page, les données existantes sont affichées, ainsi que les surplus / manques, des informations sont fournies sur la résolution des divergences. Toutes ces informations doivent être certifiées par la signature du comptable. La troisième page contient des informations supplémentaires sur les excédents, leurs dépenses, leurs pénuries et leur couverture.
Examinons quelques exemples d’inventaire des stocks.
Excédent / pénurie identifié
Que faire dans ce cas? Comment se rapporter à cela? Dans le cas où un inventaire des stocks a été réalisé et où les excédents ont été identifiés, ils doivent être considérés comme autres revenus. Comment organiser le câblage? Dans ce cas, nous sommes intéressés par le débit 10, ainsi que par le crédit 91 (sous-compte 91-1). La première nous permet de montrer que nous avons affaire à des matériaux. Un prêt est nécessaire pour montrer qu'il s'agit d'un autre revenu. Et si une pénurie est détectée? Dans ce cas, quelle que soit sa nature, nous devons utiliser le compte 94. Toutes les pénuries et pertes résultant de dommages matériels sont amorties.
Inconvénients
Nous considérons un autre exemple. L'inventaire des stocks est en cours de réalisation. Il a été révélé qu'il existait une pénurie de matériel enregistré au coût d'acquisition réel. Dans ce cas, il est nécessaire d’utiliser le compte 94 pour le débit, tandis que le crédit - 10. En outre, le second comprend non seulement le coût d’acquisition effectif, mais également le montant des frais de transport et d’achat. Mais vous devez garder à l’esprit qu’ils se rapportent à la valeur contractuelle des stocks manquants.
Si vous ne tenez compte que du prix comptable (contractuel) des stocks, dans ce cas, le crédit débit de lien 94 vous aidera. Si le dernier compte n’est pas utilisé en raison de problèmes d’organisation, vous pouvez utiliser le montant de 10 au lieu de 16. frais de transport et d’approvisionnement. C'est comme ça que l'inventaire est facile à garder. Bien sûr, au début, cela peut sembler compliqué pour les débutants, mais un peu de pratique - et toutes les publications se feront sans problème.
Toute pénurie ou tout dommage éventuel doit être amorti en fonction des raisons de leur apparition. C'est très important. Il est nécessaire de fournir au chef de l'organisation toutes les informations permettant de confirmer les mesures prises pour réparer les dommages matériels. Les cours d'arbitrage, les forces de l'ordre et les réponses de ces structures peuvent être citées en exemple. Dans ce cas, le débit intéressera les comptes 20, 23, 25, 26 (peut-être un peu plus, en fonction de la situation) et le crédit - 94.
Conclusion
Bien entendu, les inventaires sont importants pour le fonctionnement des entreprises. Et afin d'éviter le vol, les pertes et les dommages, vous devez surveiller attentivement la situation. Mais vous ne devriez pas être trop zélé et effectuer des contrôles en permanence. Il est possible d’envisager un inventaire planifié de la ZPM pour un an et plusieurs autres examens de surface par trimestre. Bien sûr, tout dépend de l’entreprise, de la situation et de nombreux autres points.
Et enfin, je veux considérer une autre nuance importante. Lorsqu'un inventaire des stocks à l'entrepôt est réalisé et que les problèmes sont identifiés, une feuille de comparaison est compilée. Lors de l'analyse de ses données, il est possible d'identifier un recalcul par noms individuels. Pourquoi cela se produit-il? Le reclassement résulte du fait que les mêmes noms de matériaux ont des prix différents. La raison de cette situation peut être que lorsque les matériaux ont été fabriqués à partir de diverses matières premières, il y a eu certains retards.
Pour comprendre, considérons un petit exemple. L'huile de séchage naturelle coûte plus que cela, faite de matériau artificiel. Un autre exemple. Une situation similaire est observée pour les mêmes matériaux ayant le même objectif de production. Pourquoi différent? Et ils ont des caractéristiques différentes. Par exemple, un besoin de fabrication est apparu et, au lieu de clous de 100 mm, des consommables de 90 mm ont été utilisés. Mais ils sont moins chers! Dans ce cas, une différence de somme positive apparaît.