Les activités de l’État et le travail de bureau constituent la branche la plus importante de la vie publique de tout État. Les informations documentées sont des données légales. Les activités législatives contribuent à la construction de l'ordre civil et du bien-être, qui sont très importants.
Le concept d'information documentée
À première vue, une telle désignation n'est pas très utilisée dans la jurisprudence, mais en même temps, elle est très importante. Conformément à la législation fédérale, les informations documentées sont un type d’ensemble de données enregistrées sur un support matériel pour des raisons de sécurité.
En outre, ce matériel suppose la présence de détails sur les sources disponibles de son origine, ce qui permet en général de déterminer la nature de ces données ou de leurs supports, quelle que soit la forme de présentation. Sans eux, le concept d'information documentée perd son sens. Les exigences remplissent par nature deux fonctions fondamentales: la certification de l'information et la sécurité. En d'autres termes, d'une part, ils contiennent les données nécessaires et, d'autre part, empêchent la falsification de documents.
Organisation internationale de normalisation
La gestion des informations documentées est régie par divers actes juridiques, décrets fédéraux, ordonnances et documents réglementaires internationaux. Ainsi, l’Organisation internationale de normalisation (ISO) participe en permanence directement à l’élaboration de dogmes, de règles et de règlements concernant la formation, le stockage, l’utilisation de l’information. Des progrès sont faits dans le sens de l'élimination des violations de la divergence dans le contenu de la réalité, dans la formation d'exigences pour la forme de présentation des données.
Signes d'informations documentées
Le premier signe et le plus important est la présence d’un support matériel. En tant que tel, tout objet du monde environnant peut agir, y compris les objets et les champs physiques sur lesquels certaines actions ou informations sont affichées. Les mêmes données peuvent être enregistrées sur différents supports. Il sera également vrai que différents matériaux peuvent être documentés sur le même site.
La deuxième caractéristique la plus importante de l'information documentée est la capacité d'identifier le matériel enregistré. Ceci est fourni en utilisant le rôle de support des accessoires. Leur présence permet d’établir l’objet des données, leur nature, leur source et leur date de documentation. Dans certains cas, les détails fournissent le degré de protection nécessaire d'un échantillon particulier sous la forme d'une signature numérique électronique jointe.
La troisième caractéristique des informations documentées est la possibilité de sélectionner diverses variantes et formes véhiculant son contenu. Il peut également être stocké sur divers supports sous différentes formes sans perdre son contenu et ses détails. Autrement dit, le stockage d'informations documentées implique la possibilité de les copier. De tels matériaux peuvent exister sous la forme de diverses modifications.
Document Information Management
Selon la version de l'Organisation internationale de normalisation, les informations documentées sont des données qui doivent être stockées et utilisées sous contrôle spécial. Dans le domaine de la subordination est directement le support de nature matérielle sur lequel ce matériel est stocké.L'ensemble des exigences pour la gestion documentée de l'information est présenté dans la section n ° 7 de l'ISO 9001: 2015. Si vous essayez de résumer et de décrire cette thèse des obligations, elles auront la forme suivante:
- analyse régulière du niveau d'accessibilité de l'information dans la mesure nécessaire, à l'endroit où cela est nécessaire et au moment opportun;
- évaluation régulière du degré de sécurité des données documentées;
- résoudre les problèmes liés à l'organisation des processus de distribution, de recherche, de contrôle d'accès et d'utilisation de l'information;
- évaluation de l'impact des processus efficaces de protection et de stockage des documents contre diverses erreurs, par exemple, leur lisibilité est-elle garantie?
- vérification du respect des règles de saisie et de stockage.
Qu'est-ce qui se passe?
Les formes d'informations documentées dépendent principalement de la nature de son support matériel. Il existe plusieurs types principaux. Le plus commun:
- papier;
- enregistrements sonores;
- matériel vidéo;
- informations électroniques documentées.
Variétés de données sur des supports matériels
L'information, au-delà de la version de nombreux chercheurs, outre les critères d'ordre et de degré d'organisation est divisée en documentée et non documentée. Quelle est la différence entre eux?
Documenté est une forme d'organisation organisationnelle et officielle de l'information. L’existence de ce type de données est liée au bien-être public et à l’état de droit. Les types d'informations documentées peuvent être différents. Après tout, tout dépend du critère de classification retenu comme base.
Pour les critères d'accessibilité, l'information est:
- avec un accès limité;
- matériel secret d'État;
- type confidentiel;
- avec accès illimité, public.
Si possible, cela arrive:
- distribué librement;
- données dont la divulgation est strictement interdite;
- Informations divulguées conformément à la loi fédérale;
- matériel dont la divulgation est possible par l’accord d’un certain cercle de personnes.
Propriétés des informations documentées
Les informations documentées sont des données existant dans certaines conditions objectives et présentant un certain nombre de caractéristiques.
Ses propriétés comprennent:
- caractère fixe, c'est-à-dire la possession de sa source, le moment de la documentation et l'obligation de stockage;
- pertinence - la capacité de répondre aux exigences d'un consommateur potentiel, de répondre aux demandes;
- valeur - données adaptées à l'objectif;
- exhaustivité - le rapport optimal entre les informations reçues et les informations nécessaires;
- utilité - le degré de sa nécessité;
- fiabilité - affiche le niveau d'objectivité de l'information;
- nouveauté - pertinence, puisque les documents documentés expliquent des informations qui peuvent devenir obsolètes ou ne plus être valables;
- rapidité d'exécution;
- accessibilité - la capacité du consommateur à recevoir librement des données;
- sécurité - absence d'accès non autorisé;
- ergonomie - le rapport optimal entre le volume et la forme des données pour un consommateur particulier;
- adéquation - correspondance des informations avec la réalité, volonté de refléter des conditions objectives réelles.
Protéger les informations documentées en droit russe
Trois sources de loi fédérale fournissent une désignation documentée. La première source donne une interprétation étroite. Elle indique que les informations documentées consistent en l'enregistrement de données importantes sur un support matériel au moyen du processus de documentation des données nécessaires, lorsqu'il existe des détails permettant d'identifier, de désigner ou de déterminer son support matériel (loi sur l'information, article n ° 2).
Une autre source a une interprétation plus large.Il indique qu'un document signifie la présence d'un support contenant des informations enregistrées sous forme de texte, de son ou de graphique. Son contenu est destiné à être transmis à sa destination à une heure précise.
Exemples de données documentées
Les informations documentées sont des actes juridiques, des papiers, des archives qui sont stockés à des fins diverses. Les informations stockées dans la grande majorité des cas sont destinées à un usage public. Les exemples incluent:
- actes juridiques, cadre réglementaire;
- des documents contenant des informations sur les situations d'urgence de nature environnementale, démographique, sanitaire, épidémiologique et météorologique;
- documents contenus dans les collections de bibliothèques et autres fonds divers de systèmes d’information;
- information des médias et autres informations publiques conformément à la législation de la Fédération de Russie.
Compte tenu de ce qui précède, il convient de noter que, au total, les documents et informations documentées sont les éléments les plus importants de la sécurité de l’État et du bien-être public. C'est souvent un référentiel d'informations d'importance stratégique pour l'État. C'est pourquoi ce type d'informations doit être soigneusement stocké, en tenant compte des exigences stipulées par la législation de l'État.