Différentes situations se produisent et même des spécialistes expérimentés font parfois des erreurs inattentives dans la documentation. Si l'enregistrement est incorrect dans le classeur, vous devez le corriger dès que possible. Et il est préférable que cela soit fait par l'employeur qui l'a autorisé.
Réglementation légale
Le formulaire de carnet de travail est considéré comme un document important, car il prend non seulement en compte l’ancienneté, mais facilite également le calcul de la pension. Par conséquent, si la correction des entrées du classeur effectuée par erreur n'a pas été effectuée à temps, l'employé peut alors avoir de gros problèmes avec le calcul de la pension.
Par conséquent, avant de compléter le travail, vous devez vérifier toutes les données. Et également se conformer aux réglementations légales des documents pertinents. Ceux-ci comprennent:
- Code du travail de la Fédération de Russie (notamment l’article 66).
- Loi fédérale n ° 225, qui établit les règles pour le maintien, la conservation et le remplissage des formulaires de travail.
- Décret du ministère du Travail n ° 69, qui approuve les instructions pour compléter correctement le document.
Alors, que faire si l'entrée est entrée par erreur dans le classeur? Un échantillon de données correctes et correctes est présenté sur la photo ci-dessous.
Nous parlerons de la procédure plus en détail ci-dessous.
Qui fait des corrections
Tous les employés ne peuvent pas corriger les erreurs de travail. Il est interdit de faire des écritures et des corrections dans le document sans autorisation et sans motif spécifique. Si l'employé trouve une erreur de travail, il est alors possible de la corriger au nouvel emploi et à celui où il a été commis.
Les entrées erronées correctes peuvent être le responsable de l'organisation ou une personne autorisée (généralement un spécialiste du service du personnel, un comptable ou un secrétaire). Pour qu'un employé autorisé puisse effectuer cette opération, un ordre doit être établi sur lui, lui donnant le droit de faire des entrées dans le carnet de travail et de le corriger en conséquence si le carnet de travail est erroné.
Si l'employeur est un particulier, il n'a pas le droit de travailler, encore moins d'y apporter des modifications.
Si une erreur est trouvée
Les employés des RH trouvent généralement des enregistrements erronés lorsqu'ils emmènent un employé à un nouvel emploi. Cela arrive et les travailleurs qui prennent leur retraite peuvent trouver une erreur.
Les erreurs typiques incluent:
- Données incorrectes sur la page de titre;
- Dates ou numéros de série incorrects pour les enregistrements;
- détails erronés du document de base;
- Informations incorrectes sur l'embauche, le licenciement, le transfert ou les attributions.
Si l'entrée dans le classeur est entrée par erreur, l'employé doit soumettre les documents qui réfutent l'écrit. Parmi ces documents figurent: un passeport, des informations sur l'éducation, des documents sur le mariage ou sa dissolution, des ordonnances de nature diverse, ainsi que des documents de lieux de travail antérieurs (où des erreurs ont été commises).
Si l'organisation qui a effectué la saisie erronée a été liquidée, vous devez contacter les archives de la ville où la société a été enregistrée.
Ce qui suit montre comment corriger une entrée erronée dans le classeur. L’échantillon vous permet de mieux comprendre l’essence de la procédure.
Règles générales
Les entrées erronées, si elles se trouvent dans la section travail ou récompenses, ne peuvent pas être rayées, nettoyées ou corrigées. La législation permet uniquement d'indiquer qu'un enregistrement particulier est invalide et les informations correctes doivent ensuite être indiquées.
Les caractères barrés ou ajoutés ne sont autorisés que sur la page de titre. Les informations incorrectes sont barrées d'une ligne et les informations réelles sont écrites au-dessus de l'enregistrement incorrect.Dans le même temps, les documents sur la base desquels des corrections sont apportées doivent être indiqués sur la couverture du formulaire. Il est interdit d'abréger les mots.
Vous pouvez écrire dans le cahier (avec correction) avec un stylo gel bleu ou noir. Ces encres résistent à la lumière et ne se décolorent pas avec le temps.
Erreur de page de couverture
Dans de nombreux cas, la page de titre contient des ajouts, pas des modifications. Mais quand même, comment corriger une entrée erronée dans le classeur si elle est faite sur la page de titre?
Pour commencer, il convient de dire que lors de la première exécution du document, il ne devrait y avoir aucune correction ou ajustement. En cas d'erreur, un acte spécial d'annulation est rédigé pour une telle forme de travail, le document est détruit et un nouveau livre est créé pour l'employé. Vous pouvez joindre le numéro du formulaire endommagé à l'acte, qui est découpé avant la destruction du document. L'argent pour un classeur détérioré n'est pas facturé à l'employé.
Comme déjà mentionné, sur la page de couverture, les anciennes données (incorrectes) sont barrées d'une ligne et le spécialiste indique les informations pertinentes ci-dessus. Sur la couverture du document doivent être écrits les documents de la base. Il est important que les données précédentes soient écrites lisiblement. De plus, il est strictement interdit à la personne autorisée d'apporter des modifications uniquement à l'aide des mots du propriétaire du cahier de travail.
Les documents à la base de la modification comprennent:
- Passeport russe
- certificat de mariage / divorce;
- numéro de diplôme d'études, etc.
La ligne sur la page de titre, qui contient des informations sur l'éducation, n'est pas sujette à correction. Il ne peut être complété. Si un spécialiste reçoit une formation supplémentaire au cours de son ancienneté, les données sont simplement entrées comme une continuation après les informations spécifiées. Si l'employé n'a pas d'éducation spéciale, la ligne reste vide. Si les études ne sont pas terminées au moment de recevoir le poste, la personne autorisée doit noter "l'enseignement supérieur incomplet" et, après l'obtention du diplôme, ajouter la ligne.
Si la saisie a été effectuée par erreur dans le classeur de la page principale, elle est directement corrigée par l'employeur qui travaille actuellement pour cet employé. Après avoir corrigé et indiqué le document sous-jacent, l'employeur doit signer et sceller l'organisation.
La clause 30 des règles du travail interdit: de couvrir, de rayer et de falsifier des entrées incorrectes non seulement sur la page de titre, mais également dans d'autres sections.
Voici comment corriger une entrée erronée dans le classeur. Un exemple de saisie des informations correctes est présenté dans l'image ci-dessous.
Date invalide
L'inattention lors de la rédaction d'un cahier de travail lors de la rédaction de dates peut entraîner de gros problèmes pour un employé avec un fonds de pension lorsqu'il s'agit de calculer une pension. Par conséquent, non seulement l'employé du personnel, mais également l'employé lui-même doit vérifier soigneusement toutes les informations spécifiées.
Si un enregistrement erroné a été trouvé dans le classeur lors de l’indication des dates, vous devez:
- Un employé doit écrire une déclaration à la tête avec une demande de corriger les informations incorrectes.
- Le directeur doit émettre un ordre (un numéro est attribué à un document) sur la nécessité de corriger le dossier erroné.
- Un responsable du personnel ou une personne autorisée effectue une correction confirmant la nullité d'un enregistrement particulier.
- La date correcte est définie, le numéro de commande est indiqué sur la base duquel les ajustements sont effectués.
- Les détails de l'employé effectuant le changement, sa signature et le sceau de l'organisation doivent être indiqués.
Si une erreur est survenue dans la date de naissance, des informations incorrectes sont barrées sur une seule ligne et la date correcte est inscrite en haut. Sur la couverture, vous devez indiquer la série, le numéro de passeport de l'employé.
Détails du document non valides
L'une des colonnes importantes est celle où sont indiqués les détails des documents, qui servent de base à l'embauche, au licenciement et à d'autres actions en rapport avec le travail.
Dans les cas élémentaires, toutes les informations sont saisies sur la base d'un ordre particulier. La procédure de saisie des informations sur le document est unique et reste inchangée: nom du document, date, numéro du document. La grosse erreur est de changer l'ordre établi.
Si vous devez modifier l'entrée dans les informations sur le travail en raison d'une erreur dans les informations sur la commande, alors l'entrée entière est dupliquée et la dernière colonne est enregistrée sans erreur.
Si une erreur est commise dans la commande elle-même, les détails du document qui annule la commande précédente doivent être enregistrés dans la dernière colonne.
Vous trouverez ci-dessous un exemple d’une entrée erronée du classeur dans la colonne du document de base.
Informations sur l'admission, les transferts, le licenciement, les récompenses
La clause 30 des règles relatives à la maintenance et au stockage des cahiers d'exercices interdit formellement de dissimuler, de supprimer ou de falsifier des entrées erronées ou incorrectes dans aucune section du document. Toute entrée invalide est invalidée et les informations réelles sont indiquées. Si le classeur contient un enregistrement erroné, procédez comme suit:
- La première colonne doit indiquer le numéro dans l'ordre qui suit la dernière entrée.
- La deuxième colonne est la date du jour.
- Dans la troisième colonne, vous devez indiquer quel enregistrement n'est pas valide (en indiquant le numéro de série de l'enregistrement) et écrire les informations correctes.
- Dans la quatrième colonne, indiquez le numéro du document, qui sert de base pour corriger un enregistrement erroné (il s’agit généralement d’un ordre).
Si la commande a d'abord été émise puis annulée, vous devez spécifier le numéro du document qui l'annule.
Cet algorithme d'altération s'applique à la fois aux dossiers d'embauche et aux informations de licenciement ou d'attribution.
Il est également nécessaire de corriger les enregistrements reconnus comme nuls par le tribunal. Dans ce cas, la quatrième colonne doit indiquer le document sur la base duquel le libellé précédent est considéré comme invalide. Dans le même temps, l'employé doit être réintégré sur le lieu de travail non seulement dans les documents de l'organisation, mais également dans le cahier de travail (il doit exister un enregistrement correspondant à ce sujet). Une inscription erronée dans le classeur de licenciement implique une référence à un ordre ou à une instruction de l'employeur.
Dans ce dernier cas, le salarié peut demander à l’employeur de lui faire une copie du carnet de travail sans indiquer un relevé de licenciement erroné. Ceci est régi par le paragraphe 33 des Règles.
Quelle est la correction des entrées erronées dans le classeur, lorsque l'employé doit être réintégré au travail, montre clairement la photo ci-dessous.
Nom de l'organisation modifié
Il arrive parfois qu'un employé ne soit pas enregistré dans un changement de nom de l'organisation dans laquelle il a travaillé. À l’avenir, cela risque de poser de nombreux problèmes pour le calcul de la pension et il faudra également fournir des preuves documentaires du fait que le citoyen a travaillé pour une organisation donnée et l’a quitté (après avoir changé de formulaire ou de nom).
Compte tenu de tout ce qui précède, des informations sur le changement de nom de la société doivent être fournies immédiatement après l’enregistrement de ce fait. Cela devrait être écrit dans le cahier d'exercices d'une manière spéciale:
- dans les première et deuxième colonnes, vous n'avez rien à écrire;
- dans la troisième colonne, indiquer le nouveau nom de l'organisation (ou indiquer la forme organisationnelle et juridique modifiée);
- dans la quatrième colonne, il convient d'indiquer le document qui sert de base pour changer le nom ou la forme juridique de l'entreprise (nom, numéro, date).
Chaque chef d'entreprise doit se rappeler que la réorganisation ou le changement de raison sociale est considéré comme effectué si des informations à ce sujet sont enregistrées dans le registre national des personnes morales. Ceci est établi par la loi à partir du 8.08.01.Par conséquent, les troisième et quatrième colonnes doivent enregistrer les dates auxquelles les informations relatives à l'entreprise ont été entrées dans le registre national.
Corrections dans l'insert
Nous avons découvert comment corriger une entrée erronée dans le cahier de travail. Nous allons maintenant examiner comment utiliser un insert dans le formulaire de travail.
Certains citoyens changent assez souvent de lieu de travail, il faut donc insérer un formulaire. Ce document est une continuation du livre de travail et, bien sûr, ne fonctionne pas sans lui.
Les mêmes règles s'appliquent à l'insert et au cahier de travail. Donc:
- dans le cas où l'enregistrement a été fait de manière incorrecte au tout début de la conception du nouvel insert, vous devez élaborer un acte spécial à ce sujet et détruire le formulaire endommagé;
- si sur la page principale du cahier de travail l'employé a déjà inscrit la série et le numéro de la fiche endommagée de l'insert, les détails de la nouvelle fiche doivent également être enregistrés;
- si des entrées erronées sont trouvées dans les sections principales, la procédure pour les corriger est la même que celle établie pour les classeurs: le numéro de série de l'entrée, la date actuelle sont enregistrés, l'entrée invalide est invalidée et les informations correctes sont écrites, le nom du document est indiqué, ce qui sert de base à la création modifications apportées au document.
Il est important de se rappeler que l'absence de sceau et la signature d'une personne autorisée invalideront les informations indiquées. Ces exigences s’appliquent également aux situations dans lesquelles un employé doit contacter l’ancien employeur pour obtenir des pièces justificatives ou pour créer un enregistrement erroné.
Une entrée incorrecte, ignorée, entraînera des pénalités pour l'employeur.
Si l'employeur refuse de corriger les données sur le licenciement, l'employé peut s'adresser aux tribunaux pour résoudre ce problème. Et déjà sur la base d'une décision de justice, des données incorrectes seront corrigées. Et le responsable de l'organisation sera tenu de payer une amende, une indemnisation et de réintégrer l'employé sur son lieu de travail.
Compte tenu de tout ce qui précède, il convient de noter que les entrées dans les cahiers de travail doivent être conformes à toutes les normes et règles législatives.