Dans toutes les organisations, la documentation est stockée pendant une durée déterminée, après quoi elle doit être transférée aux archives municipales ou d'état. Le processus de transfert de documents officiels aux fins de stockage présente certaines caractéristiques, qui peuvent varier d’une région à l’autre du pays.
La paperasserie est le domaine de travail responsable du processus de documentation, ainsi que de l'exécution des documents officiels.
Le travail de bureau des archives est une activité particulière des structures de l’État, des organisations et des citoyens en matière de comptabilité, de stockage et d’utilisation des documents d’archives.
Types de documents
Les archives et les documents comprennent de nombreux termes pour désigner des papiers de différents types. Les documents sont:
- Très bien (contient des données sous la forme d’une image quelconque).
- Document photographique (créé à l'aide de photographies ou d'iconographie. Un tel document contient généralement des images d'objets d'art divers).
- Graphique (ils utilisent des lignes, des clair-obscurs et des traits).
- Un document phonographique (un support avec des données sonores installé par n’importe quel système d’enregistrement sonore).
- Audiovisuel (contient des images et des sons).
- Document cinématographique (il s'agit le plus souvent d'un document audiovisuel ou pictural; la méthode cinématographique est utilisée pour le compiler).
- Un document écrit (ce sont des données qui peuvent être identifiées en utilisant n'importe quel type de lettre).
- Texte (il contient des données vocales utilisant l’enregistrement sonore).
- Texte de la machine (l'enregistrement est impliqué dans le développement de l'une des manières possibles, grâce au traitement de l'information à l'aide d'un ordinateur électronique).
- Belova (la forme finale du document copié à la main ou à l'aide de moyens techniques sans corrections ni erreurs).
- Handwritten (les signes d'un tel document ne sont appliqués qu'à la main).
- Vidéogramme (image affichant des informations à l'écran).
- Document dactylographié: implique des signes de la lettre, appliqué par tout moyen technique.
- Projet de document - reflète les activités de l'auteur avec toutes les taches et les corrections.
Les normes
Conformément à la législation russe, la procédure de transfert des documents officiels vers les archives est régie par le règlement GOST R 7.0.8-2013. Douze mois après la fin de la paperasse, les documents sont obligatoirement transférés aux archives conformément à toutes les règles et exigences. La préparation du transfert peut être effectuée par le personnel de production lui-même ou par une société tierce.
Les archives et documents GOST 2013 contiennent les définitions des termes de base les plus couramment utilisés dans ce domaine. Dans le document, vous pouvez voir à la fois les termes les plus généraux - un formulaire ou un inventaire, et des termes hautement spécialisés, par exemple, la barre des restrictions d'accès.
En outre, la gestion et l'archivage des enregistrements GOST contiennent une définition (interprétation) des termes liés au domaine de l'organisation du travail avec des documents, de la documentation et d'autres documents.
Étapes de préparation
Préparation pas à pas des documents à transférer aux archives:
- assurez-vous que les écritures répondent à toutes les exigences établies par ces archives;
- réaliser des livrets de documentation;
- numéroter toutes les feuilles;
- développer un certificateur de cas;
- spécifier les détails de la couverture;
- développer un dossier interne;
- créer un inventaire.
Si le transfert des documents devant être stockés pendant moins de 10 ans est prévisible, l'absence de livret, de systématisation, de numérotation, d'éléments de certification est autorisée.Ici, tout d’abord, il est nécessaire de se concentrer sur les exigences d’une archive particulière, car les normes de différentes institutions peuvent contenir l’un ou l’ensemble des problèmes susmentionnés.
La loi sur les archives et la conservation des documents énumère les principaux termes et leurs définitions dans ce domaine. Ci-dessous, nous examinons certains d'entre eux.
Tenue de registres et archivage: termes et définitions
- Documentation - informations de fixation sous quelque forme que ce soit, conformément aux règles en vigueur.
- Système de documentation unifiée (DCL): système contenant les informations nécessaires à la gestion dans un domaine d'activité spécifique.
- Règles de documentation - Liste de règles et de réglementations relatives au processus de travail avec des documents.
- Le formulaire de document unifié (UFD) - un grand nombre de détails qui sont définis dans un ordre spécifique sur différents supports de données afin de résoudre tout problème dans le domaine d'activité.
- Système de documentation - Un grand nombre de documents dont le type, le type et le but sont uniformes, ainsi que les exigences relatives à leur préparation.
- Nom du document - le nom spécifique du document dans la lettre.
- Document organisationnel et administratif - contient la solution de diverses tâches organisationnelles et administratives, de problèmes de gestion, de réglementation du travail des services de production, des organisations, ainsi que des structures et des autorités de l'État.
- Accessoires - l'un des éléments requis du document officiel. Les accessoires sont le plus souvent constitués de pièces variables et constantes.
- Forme - un échantillon de papier. Il indique le domaine d’utilisation, les questions de construction et les détails principaux.
- Le formulaire est un ensemble de détails permettant d'identifier l'auteur d'un document officiel.
- La fiche de rapport normalisée est une liste des UVD approuvés.
- Enregistrement - entrer dans un document tous les éléments nécessaires définis par les exigences du travail de bureau.
- Le domaine de service de forme uniforme - la zone UVD - est fixé dans les composants techniques du stockage et est utilisé pour appliquer des images spécialisées.
Ce sont les termes et définitions de base de la norme d’état existante pour l’archivage et la paperasserie.
Types de détails
Par ailleurs, il convient de s'attarder sur les détails utilisés dans la préparation des documents officiels:
- Signature - un signe écrit d'une personne autorisée.
- Timbre d'approbation - exprime une évaluation positive de l'organisation ou d'une personne qui n'est pas l'auteur des documents officiels.
- Date - indique le jour où le document a été rédigé, ainsi que le moment où il a été accepté, accepté ou publié.
- Timbre limite - un panneau indiquant que des informations sont disponibles pour un certain nombre de personnes.
- Titre - résume l'essence du document.
- Le sceau d'approbation - parle de la normativité et de la légalité des informations contenues dans le document.
- Visa - exprime le consentement ou le désaccord de la personne autorisée avec les informations mentionnées dans le document.
- Texte - Données enregistrées par tout type de système d’enregistrement de lettre ou de son. Inclut la partie principale des informations de parole du document.
Manuel d'instruction
Les règles, les listes, les instructions pour le travail d'archiviste et autres documents réglementaires aident à appliquer la loi fondamentale. Il existe des exigences de base pour le fonctionnement des structures d’archivage créées en 2002.
Il est à noter que de telles règles n'étaient pas enregistrées auprès du ministère de la Justice de la Fédération de Russie. À cet égard, les "Règles de base des archives départementales" de 1986 sont toujours en vigueur.
La présence de ces exigences dans le domaine de la paperasserie et de l'archivage est due à la nécessité de cohérence dans la comptabilité, l'utilisation, la complétion et le stockage des documents dans les archives, dans l'organisation de tous ces processus. Les exigences portent principalement sur la nomenclature.
Ainsi, l'algorithme des actions est le suivant:
- organiser un examen de la valeur des titres;
- préparer les documents à envoyer aux archives;
- former une entreprise;
- élaborer une procédure d'attribution de documents à détruire;
- envoyer le cas aux archives.
Il convient de noter que ces exigences ne s'appliquent pas à la documentation, dont le travail n'est pas régi par la loi de la Fédération de Russie du 21 juillet 1993 sur le secret d'État.
Organisation
L'archivage des documents et des documents aide à contrôler clairement le travail des documents, tout en garantissant leur sécurité et leur accessibilité. Certains types de documents ont un terme spécifique et même une méthode de stockage.
Lorsqu’ils organisent des travaux d’archives de bureau, les départements et organismes d’État transfèrent sans faute des documents officiels aux fonds d’archives de la Fédération de Russie (AF RF). Les structures commerciales disposent à leur tour d'un plus grand choix de méthodes de stockage de la documentation.
Chaque groupe de papiers officiels a sa propre période de stockage, qui est réglementée conformément au cadre réglementaire de la Fédération de Russie. Un inventaire est également créé dans lequel la date de saisie des documents dans les archives est notée avec la date d'expiration du stockage et une référence à la disposition pertinente de la loi.
Exigences concernant le lieu de stockage des documents
À l’intérieur de la société, l’archivage des documents est organisé dans des bâtiments spécialisés ou dans des salles séparées et isolées. Dans le même temps, un chauffage excessif et une humidité élevée dans la pièce sont strictement interdits. Ce sont les critères les plus importants pour stocker des documents d'archives. Dans le même temps, différents supports de données ont besoin de leur propre mode. À savoir:
- Papiers: 18-20 ° C, humidité de l'air - 52-57%.
- Films: noir et blanc - 16 ° С, couleur - 3-6 ° С. L'humidité est 41–44%.
- Bandes et disques magnétiques: 16-19 ° С, humidité de l'air - 52-64%.
Il est impossible de disposer des documents à proximité d’entrepôts de produits alimentaires et chimiques, ainsi que de lieux de restauration rapide et de cantines. En outre, il devrait y avoir une salle séparée pour la réception des documents, dans laquelle l’acclimatation de la documentation aura lieu. Parfois, ces salles sont utilisées pour le stockage à court terme de divers supports de stockage.
La salle doit contenir les étagères de catalogue, les casiers et les dossiers d'archives nécessaires, ainsi que des boîtes spéciales. Les documents particulièrement nécessaires et de valeur économique sont placés dans des armoires métalliques avec des serrures sûres. Outre les exigences de base, il existe d'autres conditions non moins importantes:
- La sécurité Les salles d'archives doivent être résistantes au feu, protégées contre les inondations, il y a une sortie de secours. La distance entre les documents et la source de chaleur (y compris les fenêtres) est d’au moins 0,6 m, il est strictement interdit de placer du papier à proximité.
- Utilisation de conduites isolées avec un équipement de protection uniquement.
- Prises scellées cachées et câblage électrique.
- Interdiction stricte du fonctionnement de tous les appareils de chauffage. De plus, les aliments et autres articles non liés au stockage de la documentation ne sont pas autorisés.
- En présence de doivent être des supports métalliques mobiles ou fixes. Les papiers sont mieux placés dans des boîtes ou des liasses. En même temps, la distance dans l'allée principale sera d'au moins 1,3 m et entre les racks - 0,7 m, la distance entre le tiroir inférieur - 0,1 m au minimum et le rack au mur - 0,5 m au maximum.
Egalement une exigence de stockage obligatoire: l'emplacement des armoires est perpendiculaire aux murs, aux fenêtres et aux batteries.
Dans le bâtiment de stockage des documents d'archives, la lumière artificielle et naturelle est acceptable. Dans le même temps, il est important d’empêcher la lumière directe du soleil de pénétrer dans la documentation. Si des lampes à incandescence sont utilisées, un cache de protection doit être installé sur chacune d'elles. Les appareils fluorescents doivent être sélectionnés avec un petit spectre UV.
Temps de stockage
Pour l'archivage des documents officiels, une méthode spécifique de systématisation de la documentation en production est utilisée. Cela aide à se conformer aux lois et règlements applicables. Le but est d’éliminer la perte d’informations importantes.
À l'expiration du délai fixé pour la conservation des titres dans les archives, le responsable détruit les documents officiels et crée un acte de liquidation.
De plus, il existe des documents avec une durée de stockage illimitée. Une procédure de financement est en cours pour eux. Il s’agit d’une division des documents archivistiques pour divers fonds et collections.
Documents réglementaires
La législation dans le domaine des travaux d'archives archivistiques contient de nombreuses recommandations méthodologiques et actes juridiques réglementaires. Il s’agit d’un mécanisme réglementaire complexe mais logiquement correct.
Le principal pilier de la réglementation des relations est la loi n ° 125-ФЗ du 22 octobre 2004 sur les archives dans la Fédération de Russie. Sur cette base, des lois ont été adoptées au niveau des entités constitutives de la Fédération de Russie sur les règles d'utilisation de la documentation, des listes de papiers avec des durées de stockage. Il comprend également d'autres documents réglementaires sur la gestion des documents d'archives, convenus avec les unités d'archivage.
Ces lois et réglementations aident à mettre en œuvre la réglementation légale. Obligatoire pour toutes les organisations et institutions de toutes formes de propriété.
GOST sur l'archivage et la paperasserie s'applique à la documentation de propriété étatique, municipale et privée. Il a identifié les principaux types de documents qui sont transférés vers un stockage public et sont inclus dans le Fonds d'archives de la Fédération de Russie. L'inclusion de documents appartenant à des particuliers a lieu conformément à la loi.
Le délai de transfert des documents officiels vers les archives municipales et d’État est également strictement défini. Ceci s'applique aux entreprises municipales et étatiques, ainsi qu'aux entreprises non étatiques qui concluent un accord sur le stockage permanent.
Les archives d’État et municipales créent des listes d’organisations et leur transfèrent des documents (listes de cueillette) en vue de leur stockage et de leur transfert au Fonds pour les archives de la Fédération de Russie. L'inclusion d'entreprises non étatiques dans de telles listes est faite à leur demande et conformément à l'accord en vigueur. En outre, les archives peuvent gérer des listes de dotation en personnel pour les organisations avec lesquelles la collaboration n’est que planifiée.
Qu'advient-il des documents d'archives à la fermeture d'une organisation?
Lors de la liquidation, de la réorganisation ou de la faillite d'une entreprise, tous les documents d'archives sont transmis aux ayants cause qui en ont légalement le droit, au fondateur, aux archives de l'État ou aux archives municipales.
La privatisation d'organisations municipales ou étatiques vous permet de laisser dans leurs archives tous les documents qui ont été publiés à la suite de leurs activités (par exemple, des ordres concernant le personnel).
Ordre d'accès et restrictions
Ils sont également réglementés par la loi. Les restrictions affectent l'accès aux documents contenant des secrets d'État (ou protégés) ou des informations sur des secrets personnels ou familiaux (dans ce cas, la période de stockage sera de 75 ans à compter de la compilation du document).
Il est à noter que les archives doivent remettre des documents juridiques (copies ou certificats de documents d'archives) aux personnes morales et aux personnes physiques, sans frais, dans les délais fixés à cet effet par la loi. Ces documents sont nécessaires pour la protection sociale, les pensions, les avantages et la compensation.
Les documents archivés saisis à titre de preuve (conformément aux lois de la Fédération de Russie) doivent être restitués.
En cas de non-respect des règles, la violation de la législation de la Fédération de Russie en matière d'archivage engage la responsabilité administrative, pénale et juridique.