التوزيع وتفويض السلطة في المنظمة

يقول المثل الشهير: "إذا كنت تريد أن تفعل شيئًا جيدًا ، فافعل ذلك بنفسك". في الوقت نفسه ، لا يعد العمل بمفرده فعالاً مثل مشاركته بين العديد من الموظفين. يمثل تفويض السلطة في المؤسسة حجر عثرة في عمل العديد من الشركات. كيفية فصل الواجب والمسؤولية ، مع عدم الإساءة إلى أنفسهم أو الموظفين؟ وهل هناك إجراء تفويض محدد أم أن كل شيء يتم إضفاء الطابع الرسمي عليه من خلال الاتفاقات الشفوية؟

لم لا؟

لماذا توجد مشاكل في تفويض السلطة في المنظمة؟ في أغلب الأحيان ، لا يريد المدير تحويل جزء من واجباته إلى نواب أو رؤساء الإدارات لأنه يخشى عدم كفاءتهم في بعض الأمور. إن العامل الذي يميل بعض القادة إلى الإيمان به لا غنى عنه ، أي أنهم يعتقدون أنه لا يمكن لأي شخص القيام بعملهم ، يلعب دورًا هنا. كما نعلم ، لا يوجد منها لا يمكن الاستغناء عنه. في البداية ، بعد الوفد ، سيتعين على الرئيس في أي حال مراقبة أنشطة الشخص الذي قام بواجباته بعناية للتأكد من أنه قام بالاختيار الصحيح. إذا كان الموظف لا يرقى إلى مستوى التوقعات ، يمكن أن يحرم بأمان من جميع الصلاحيات الإضافية واختيار شخص آخر في مكانه ، أو مرة أخرى تحمل جميع المسؤوليات على عاتقه القيادة. عملية التفويض يمكن عكسها بسهولة. إن نقل بعض الأمور إلى أكتاف أخرى سيساعد رئيس الشركة على التفريغ وإيلاء الاهتمام لبعض القضايا في المؤسسة التي لم يصل إليها من قبل أو التي لم يهتم بها بما فيه الكفاية. من المرجح أن يصبح الموظف الذي يتشرف بالمساعدة ، بعد هذه الثقة ، أكثر تحمسًا ، مما سيكون له بالتأكيد تأثير إيجابي على جودة عمله.

إلى من سيفوض؟

حتى مع إدراك فوائد التوزيع وتفويض السلطة في المؤسسة ، فإن البعض ليسوا في عجلة من أمرهم لاستخدام أدوات الإدارة هذه ، ولا يعرفون من يختارون بديلاً لأنفسهم. هناك العديد من الشروط التي بموجبها سيكون الوفد ناجحًا بالفعل

• على الرغم من حقيقة أن الاهتمام بأي قضية في هذه اللحظة هو أمر حيوي بكل بساطة ، إلا أنه يمكن إعطاؤه له ليس فقط من قبل القائد. وهذا يعني ، على سبيل المثال ، يمكن تحويل عمليات التسليم إلى رئيس القسم المقابل ، والتي ، نظرًا لقلة المسؤوليات ، ستكون قادرة على التعامل عن كثب مع مشكلة معينة.
• بطبيعة الحال ، يجب أن يكون لدى الموظف الذي يتم نقل المهام إليه خبرة معينة في مجال معين ، ولا داعي للقول ، المعرفة ذات الصلة. لن يكون من المنطقي تمامًا تكليف موظفي التسويق بتعيين موظفين ، وجعل المسؤول اللوجستي مسؤولاً عن الإعلان الخارجي. هذا الشرط هو أحد المزايا الرئيسية للتفويض: من غير المرجح أن يكون لدى الرئيس معرفة جيدة على قدم المساواة في جميع المجالات التي ترتبط بطريقة ما بعمله ، لذا فإن تفويض جزء من سلطته إلى متخصص سيساعد في النظر في العديد من القضايا بطريقة مختلفة تمامًا.

• لا يمكننا القول أنه من الممكن تفويض السلطة في إدارة مؤسسة أو أي مجال آخر من مجالات حياتها ، إذا كان رئيس الشركة لا يثق بالشخص الذي سيعهد إليه. إن نقل مقاليد السلطة إلى أيدي أخرى ليس بالأمر السهل ، كما أن نقلها إلى شخص غريب تمامًا لا يمكنه فقط تحسين الوضع في الشركة ، بل وأيضًا تفاقمه ، أمر مخيف تمامًا.لذلك ، فإن الشخص الوحيد الذي يتمتع بثقة القائد يمكنه أن يصبح مندوبًا ؛
• لا يكفي نقل المسؤوليات إلى شخص واحد ، بل من الضروري أيضًا نقل الوسائل التي يمكن بها الوفاء بها. حتى المحاسب الخبير لن يكون قادرًا على تحليل الأنشطة المالية للشركة إذا لم يتلق التقارير ذات الصلة لفترة زمنية معينة. لذلك ، لا يتم تفويض الوظائف فقط ، ولكن أيضًا الموارد التي بدونها توجد وظائف لا يمكن تنفيذها.

فقط من حسن النية!

بطبيعة الحال ، ينبغي أن يكون التفويض ، مثله مثل أي شكل آخر من أشكال التعاون ، طوعياً. من غير المرجح أن يكون أي شخص ، تحت وطأة الفصل ، مجبرًا على تحمل نصيب الأسد من واجبات الرئيس ، قادرًا على العمل بشكل منتج حقًا. علاوة على ذلك ، قبل النقل مباشرة ، يجب أن يفهم الطرفان تمامًا أي الصلاحيات والمسؤوليات التي يتم نقلها. يجب أن يكون لدى المفوض فكرة عن الأساليب التي يستخدمها الرأس لحل بعض المشكلات من أجل بناء أعمالهم الخاصة بهم. لذلك فإن الشيء الأكثر أهمية في نقل السلطة هو التوضيح الواضح لما هو مطلوب من شخص سيتم تكريمه لمساعدة رئيس الشركة.

ما لتفويض؟

على الرغم من أن الكثيرين يعتبرون تفويض السلطة جزءًا مهمًا من وظيفة المنظمة ، حتى لو تم الاعتراف بأهمية هذا الإجراء ، إلا أن الجميع لا يفهمون دائمًا ما يمكن نقله إلى المرؤوس. هل حقا عن الحق في اتخاذ قرار؟ لا ، ليست خطيرة على الفور.

يمكنك أن تبدأ بنقل مهام مسؤولة محددة. على سبيل المثال ، يرشد الرئيس الموظف بإعداد تقرير مهم حول أنشطة الشركة لفترة زمنية معينة ، بدلاً من القيام بذلك بنفسك. حتى هذه المهام التي تبدو صغيرة هي بالفعل جزء من عملية التفويض.

نقل المشاريع بأكملها هو المستوى التالي الذي لديه تفويض السلطة في المنظمة. مثال: تحتاج الشركة إلى تصميم عبوة منتج جديد. بدلاً من أن يصبح رئيسًا لهذا الأمر ، يرشد الفصل الموظف المسؤول إلى تولي مهام المدير: لاختيار الأشخاص الأكثر ملاءمة لهذه المهمة ، وتنظيم العمل ، ومراقبة جودته. لن يتلقى رئيس هذا النقل للواجبات سوى تقريرًا حول ما تم إنجازه ، وإذا لم يكن هناك شيء يناسبه ، فسيقدم توصيات معينة يتعين على مدير المندوب مراعاتها عند مواصلة العمل في المشروع. على الرغم من حقيقة أن إدارة مشروع معين أقرب إلى حد ما إلى ما يفعله رئيس الشركة كل يوم ، فإن تفويض هذه المسؤوليات سيسمح له بالتركيز على القضايا التي تتطلب اهتمامه الفوري.

أعلى مستوى من الثقة هو تفويض مجالات النشاط بأكملها. في الشركات الكبيرة ، أمثلة على مثل هذا النقل للسلطة هم رؤساء الأقسام. إنهم يتعاملون حصريًا مع العرض والاتصالات والتسويق وما إلى ذلك ، حيث يقدمون تقارير فقط عن أنشطتهم. وظيفة القائد مع مثل هذا التفويض ضئيلة: فهو يشير فقط إلى الأهداف والغايات ، وتحقيقها يمثل مشكلة بالفعل للمندوبين. تعتبر هذه الطريقة أكثر ملاءمة للمؤسسات الكبيرة التي يمكنها تحميل تفريغ القائد بهذه الطريقة.

كيفية تفويض؟

لذلك ، وجد الزعيم الشخص الذي سيتم تنفيذ تفويض السلطة إليه. هل أنواع الصلاحيات التي يمكن نقلها تستحق أيضًا ذكرًا منفصلًا؟

يجب أن تبدأ بحقيقة أنه ، كما هو الحال في أي قضية ، هناك العديد من الخيارات لتصنيف الأنواع. بالنسبة للبعض ، هناك العشرات من الفئات التي يمكن تقسيم المسؤوليات المنقولة إليها ؛ بالنسبة للبعض ، أقل. أصبح التصنيف الأكثر شيوعًا ، حيث يتم تقسيم جميع القوى إلى مجموعتين فقط: الخطية والموظفين.

السلطة الخطية هي أساس التسلسل الهرمي لأي شركة.هناك بعض مسؤوليات الرئيس ، والتي ينقلها إلى رئيس القسم. يقوم رئيس القسم بدوره بنقل جزء من هذه الوظائف إلى موظف في المصب. وهذا يعني أن المهمة تنتقل من أعلى التسلسل الهرمي للخدمة إلى نهايتها.

في حالة صلاحيات الموظفين ، يتم منح الموظف الحق في مساعدة شخص يقوم بصلاحيات خطية. بمعنى أنه يمكن للموظف الثاني تحديد المعلومات اللازمة للشخص الذي تم إصدار تعليمات له لإعداد تقرير مبيعات لمنتج معين لفترة محددة من الوقت.

ماذا عن التسجيل القانوني؟

يعرف الرئيس بالفعل مبادئ تفويض السلطة في المنظمة ، وعلى أساسها قرر الترشيح الذي سينقل إليه جزءًا من مخاوفه ، حتى أنه اختار ما يعهد به للموظف الجديد. ولكن كيف يحدث الوفد نفسه؟ هل يتم تنفيذه شفهيا ، ببساطة عن طريق أمر ، أم أنه رسمي بطريقة ما؟

بادئ ذي بدء ، أنه يمكن لأي موظف رفض المهام الموكلة إليه ، وهذا منصوص عليه في قانون العمل ، والذي هو أساس العلاقة بين صاحب العمل ومرؤوسيه. تجدر الإشارة إلى أن المزيد من التفويض (كما في القوى الخطية) لا يمكن تحقيقه إلا بإذن من الرئيس: على الرغم من أنه نقل جميع مهامه إلى شخص آخر ، فإنه لا يزال مسؤولاً عنهم. وهذا هو ، إذا ذهب الوفد إلى المستويات الأدنى من التسلسل الهرمي ، فإن رئيس الشركة سيكون مسؤولاً عن الموظفين الآخرين الذين سيتم تفويض مهمته.

هل من الممكن شفهيا؟

يتم تنظيم تفويض السلطة ، كما سبق ذكره ، على أساس قانون العمل. ووفقا له ، من أجل إضفاء الطابع الرسمي على التفويض وفقا لجميع القواعد ، يجب عليك التوقيع على توكيل قانوني لنقل بعض الصلاحيات. بالطبع ، يتم تحديد المهام الأولية للموظف في عقد العمل ، وبالتالي فإن التوكيل الرسمي سيكون ضروريًا إذا قرر الرئيس توسيع مجال نشاطه (حتى مؤقتًا). ولكن في معظم الحالات ، يمكن لكل شيء الاستغناء عن الأوراق الإضافية.

في الوقت نفسه ، يجب إخطار بعض الموظفين الآخرين بنقل مهام جديدة لتقييم كفاءة المندوب وتزويده بالمساعدة الممكنة في أداء الواجبات الجديدة ، بحيث يفضل المديرون إصدار أوامر يتعرف عليها جميع الأطراف المهتمة. من ناحية أخرى ، يمكن ببساطة دعوة جميع المتأثرين بهذا الموعد لحضور اجتماع سيتعرف فيه الجميع على أوراق اعتماد المندوب الجديدة.

ولكن إذا تم التخطيط لتفويض المهام والصلاحيات في المؤسسة لفترة طويلة من الزمن ، وقد يتم اعتبار إجمالي المسؤوليات الجديدة وظيفة أخرى ، فمن الأفضل إضفاء الطابع الرسمي قانونيًا على نقل الموظف إلى منصب جديد ، بدلاً من كتابة صلاحيات جديدة باستمرار.

ما هي عملية التفويض؟

تتم تسوية جميع الإجراءات اللازمة ، يبقى فقط لمعرفة ما هو تنظيم عملية تفويض السلطة. بطبيعة الحال ، لن يترك أي شخص الوافد الجديد واجباته واحدًا في واحد في الأيام الأولى من تنفيذها ، فما هي المبادئ التي ينبغي للقائد اتباعها حتى ينجح الوفد؟

في الأيام الأولى ، يعرض الفصل المفوض كل شيء على الإطلاق ، ويوضح بالتفصيل جميع جوانب القوى الجديدة. باختصار: "شاهد كيفية القيام بذلك". عندما يكتب الرئيس تقريراً ، يلاحظ المندوب أنشطته ، ويتذكر ترتيب الإجراءات وميزات برامج العمل وما إلى ذلك ؛ عندما يوزع الرئيس المسؤوليات في مشروع جديد ، يحاول المبتدئ تحليل اختيار الزعيم. في هذه المرحلة يتلقى المندوب معظم الانتقادات ، بنقد بنّاء. في المستقبل ، ستكون جميع النصائح التي قدمها الرأس في هذه الأيام الأولى مفيدة للغاية.

الخطوة التالية هي بداية النشاط المستقل.جميع التقارير نفسها التي كتبها المندوب بالفعل تحت سيطرة اليقظة من الرئيس ، الذي لا يزال ينتقده ويشير إلى الأخطاء. يحاول المبتدئ نفسه توزيع الأدوار في المشروع الجديد ، دون النصائح والمشورة من الشيء الرئيسي. هذه المرحلة أصعب بكثير من المرحلة السابقة ، لأنه ليس من السهل تحمل المسؤولية بعد أن شاهدت للتو كيف تؤدي واجباتك الحالية بشكل صحيح. ولكن بعد التغلب على الصعوبات الأولية ، سيكون كل شيء أسهل.

المرحلة الثالثة ، التي تتمتع بتفويض السلطة في المنظمة ، هي الاستقلال النسبي. إنها في كثير من النواحي مماثلة لتلك السابقة ، فقط هناك سيطرة أقل بكثير هنا. في هذه المرحلة ، يحتاج الموظف إلى دعم من الرئيس ، الذي يقدر جهوده وحتى يشرح المشكلة بهدوء أكبر بكثير مما فعل من قبل إذا فعل ذلك. يتم إعطاء هذه المرة من أجل المندوب لتطوير أقصى قدر من الحكم الذاتي في اتخاذ قراراته ، واللجوء إلى نصيحة الرئيس فقط في حالات الأزمات للغاية. بعد ذلك ، تبدأ المرحلة الأسهل للشخص الرئيسي والمرحلة الأكثر متعة للمندوب - الحرية الكاملة.

هل نجحت؟

كيف أعرف ما إذا كانت المنظمة قد فوضت بنجاح؟ المسؤولية ، لقد تم قبول السلطة بالكامل من قبل الموظفين الذين وثق المدير بهم؟ يجب أن يتمتع أي شخص اجتاز بالفعل عملية نقل الصلاحيات بأكملها بالحكم الذاتي المطلق ، في إطار واجباته ، بطبيعة الحال. لذلك ، إذا كان الشخص يفضل أن يكون مسؤولاً فقط عن جزء معين من العمل أو لا يزال بحاجة إلى مشورة الأشخاص رفيعي المستوى ، فيمكن القول بأمان أن الوفد قد فشل تمامًا.

من ناحية أخرى ، إذا أصدر الرئيس تعليماته للشخص الذي اختاره كمندوب له ، فإن الحد الأدنى من العمل ، يسيطر على أنشطته بعناية أكبر ، ويقوم بتوجيه موظفيه باستمرار ، ثم مرة أخرى يمكننا التحدث عن فشل عملية مثل توزيع وتفويض السلطة في المنظمة. من جانب المدير ، هناك حاجة إلى الثقة ، من جانب المرؤوس ، إلى الاستعداد لتبرير هذه الثقة. هذا هو المبدأ الرئيسي للتفويض.

استنتاج

يمثل تفويض السلطة في إحدى المؤسسات مثالًا على كيف يمكن للقائد أن يجعل حياته أسهل من خلال تعقيدها للآخرين ، وتعقيدها سيكون فرحة للموظفين الآخرين. تشمل مزايا نقل الصلاحيات ، كما ذكر أعلاه ، قدرة الرئيسي على التركيز على مشاكل أكثر خطورة ، وتحويل شيء لا يتطلب اهتمامه المباشر بالآخرين. وهناك ميزة أخرى تتمثل في تحديد الموظفين الأكثر موهبة الذين سيكونون في موقف جديد قادرين على إظهار أنفسهم بكل مجد. إن الاتصال المستمر بين القائد والموظف سيعلمهم أن يفهموا بعضهم البعض بشكل أفضل ، الأمر الذي سيكون مفيدًا في الأنشطة المستقبلية لكليهما. إن تفويض السلطة في المؤسسة يخلق حافزًا إضافيًا: أي موظف لا يريد أن يكون ملحوظًا ورفيعًا؟ وبالنظر إلى التوقعات المستمرة لهذه الزيادة بالذات ، سيبقى الموظف في مكان عمله لفترة أطول دون تغييره إلى شركة يكون نقل المهام فيها من شخص أعلى أمرًا مستحيلًا.

لذلك ، فإن الشركات التي تمر عبر خطوات بسيطة لكل من المدير والموظفين لنقل الصلاحيات ستكتسب مزايا على منافسيها الذين لا يريدون تقاسم السلطة داخل الشركة. من الواضح أن تفويض السلطة في المؤسسة ضروري لكل من قادتها وموظفيها العاديين. هذا ينبغي دائما أن نتذكر.