إن الموقف الذي يواجه فيه رواد الأعمال بالحاجة إلى فلاش المستندات هو أمر غير مألوف. قد تكون هناك حاجة إلى أوراق للتفتيش الضريبي ، وصندوق المعاشات التقاعدية أو للتخزين في الأرشيف.
يمنع منعا باتا الغراء وثائق أو ربط مع دباسة. لتجنب المشكلات وعدم اكتساب سمعة شخص أمي ، يجب عليك معرفة كيفية فلاش المستندات وفقًا لجميع المتطلبات.
القواعد العامة
للوهلة الأولى ، قد يبدو أنه لا ينبغي أن تنشأ أي صعوبات في المستندات الملزمة ، لكن هذا ليس صحيحًا تمامًا. يجب التعامل مع هذه العملية بمسؤولية حتى تكون الأوراق في شكلها الصحيح. يمكن للعديد من دور الطباعة القيام بهذا العمل مقابل رسوم محددة وفي وقت قصير ، ولكن ليس كل رجل أعمال سيخاطر بإسناد أوراق مهمة إلى الغرباء. حتى لا تستخدم خدمات المحترفين في كل مرة ، من المفيد معرفة كيفية فلاش المستندات بشكل صحيح.
لا توفر الهياكل الإشرافية لأصحاب المشاريع إرشادات محددة بشأن هذه المسألة ، لذلك يتعين عليك التعامل معها بنفسك. يمكن الحصول على المعلومات من المبادئ التوجيهية في مجال العمل المكتبي.
خياطة ورقة مع الصفحات
كيفية فلاش وثائق بهذه الطريقة؟ للقيام بذلك ، وإعداد الملحقات. تحتاج إلى أن يكون المواضيع ، الإبر والغراء. تتكون العملية من ثلاث مراحل:
- إعداد الوثائق. يجب وضع جميع الأوراق بالترتيب الصحيح وترقيمها بقلم رصاص في زاوية الورقة. يمكن عمل ثقوب مع خيط أو استخدام ثقب لكمة. في حالة وجود الكثير من الأوراق ومن المستحيل اختراقها بلكمة ثقب ، فإن الأمر يستحق استخدام مسمار حاد ومطرقة. يعتمد عدد الثقوب على أهمية المستند والغرض منه. يتم تدبيس المستندات شديدة الحساسية في خمسة ثقوب لتجنب خداع المنشورات. يجب أن تكون الثقوب موجودة على اليسار ، في وسط الحقل الحر. يجب أن تكون المسافة حوالي ثلاثة سنتيمترات من ثقب إلى آخر.
- شطب. فهم كيفية دمج المستندات باستخدام سلاسل الرسائل ، تحتاج إلى معرفة الفروق الدقيقة المهمة. في معظم الحالات ، من المعتاد استخدام خيوط أو خيوط LS-210. ويسمح أيضا خيوط دائمة أخرى. من الضروري بدء العملية من الجزء الخلفي من الحفرة ، والتي تقع في الوسط. من المعتاد تدبيس المستندات مرتين لإعطاء القوة المطلوبة. يتم إحضار الخيط إلى الجزء الخلفي من الفتحة المركزية ويرتبط بعقدة. إذا كنت بحاجة إلى ربط أوراق ليست ذات قيمة خاصة ، فيمكنك استخدام سلسلة رسائل منتظمة.
- التصديق على وثيقة. للمصادقة بشكل صحيح على الورق ، من الضروري إعداد ورقة صغيرة بأبعاد 4 × 5 ، ويجب لصقها على الحزمة حتى تكون أطراف الخيط مجانية. يجب أن تشير على الورقة إلى عدد الأوراق المودعة في العدد والكلمات ، بالإضافة إلى منصب الشخص المسؤول واسمه وأحرفه الأولى. بعد ذلك ، يضع الموثق توقيعه وختمه ، إن وجد. يجب أن تتجاوز حواف التوقيع والختم ملصقات المنشورات.
كيفية إعداد الأوراق للتفتيش الضريبي؟
يلتزم أي رجل أعمال بتقديم تقارير مختلفة عن أنشطته ، لذلك من الضروري معرفة كيفية إرسال المستندات الخاصة بالخدمة الضريبية. لتجنب التناقضات ، يُنصح بالتحقق من الشخص المسؤول عن قواعد تثبيت المستندات.
إلى المستند النهائي يجب أن يكون قائمة بجميع الأوراق المرفقة. يجب إرفاق القائمة في بداية القضية وترقيمها بشكل منفصل.من الضروري أيضًا الإشارة إلى تواريخ المستندات وعدد الأوراق. يجب أن نتذكر أنه تم وضع الرقم على الأوراق ، وليس على الصفحات. إذا كان المستند متعدد المجلدات ، فسيتم ترقيم أوراق كل وحدة على حدة.
للسلطات الضريبية ، تحتاج إلى فلاش وثائق في 3 ثقوب ، لا أكثر ولا أقل. يجب أن تكون المسافة بين الثقوب أكثر من ثلاثة سنتيمترات. تحتاج إلى ترتيبها في الحقول على الجانب الأيسر. مصنوعة الثقوب باستخدام الخرامه أو إبرة سميكة. يجب أن تكون الثقوب في منتصف الحقل بحيث يكون النص مرئيًا بوضوح. يجب إجراء جميع الثقوب بحيث تكون تحت بعضها البعض بدقة.
ما الخيط لخياطة؟
يجب أن تُخيط وثائق الضريبة فقط بإبرة خارقة ، باستخدام خيوط أو خيوط LS-210. في الحالة القصوى ، يُسمح بالوميض بخيط نايلون مطوي عدة مرات.
يتم عرض مؤشر الترابط في الجزء الخلفي من الورقة الأخيرة. يجب ربط النهايات ، التي لا يزيد طولها عن 6 سم. تم تصنيع الملصق وفقًا للقواعد المقبولة عمومًا وهو معتمد بالتوقيع والختم. يجب أن تكون نهايات الخيط مجانية.
إذا تم تخزين المستند لأكثر من عشر سنوات ، يجب إجراء خمس ثقوب. في هذه الحالة ، يجب أن يكون الملصق مصنوعًا من ورق المناديل.
غلاف المستند
عليك أن تعرف ليس فقط كيفية وميض المستندات ، ولكن أيضًا كيفية اختيار غطاء لها. يمكن أن تكون من ثلاثة أنواع: قياسية وغير قياسية وتلك المستخدمة لتخزين الأوراق على المدى الطويل. كقاعدة عامة ، في معظم الأحيان أبعاد الغطاء 229 في 324 مم ، يتم استخدامها لأوراق A4.
إذا كان المستند أكبر ، فستحتاج إلى عمل غلاف مخصص. للقيام بذلك ، يمكنك الاتصال بدار الطباعة أو إعدادها بنفسك. يجب وضع الأوراق التي تحتاج إلى تخزينها لأكثر من 25 عامًا في إطار قوي مصنوع من الورق المقوى السميك. إذا كان من المفترض نقل المستند إلى أرشيف الحالة ، فيجب أن تكون مادة الغلاف خالية من الحمض.
4 حفرة الثابتة
بناءً على مدة تخزين المستندات ، يمكن أن يكون التنفيذ من نوعين:
- جزئي ، حيث لا يجوز ترقيم الأوراق. في هذه الحالة ، لا يلزم تجميع قائمة جرد ووثيقة. يُسمح بهذا التصميم للوثائق المخزنة لمدة لا تزيد عن عشر سنوات.
- التنفيذ الكامل ضروري إذا كانت الأوراق في الأرشيف لأكثر من عشر سنوات. في هذه الحالة ، تحتاج إلى فلاش وثائق في 4 ثقوب.
يجب أن يكون الغطاء صلبًا ، مصنوع من الورق المقوى السميك ، سمكه 0.35-1.5 مم. يجب أن توجد عناصر الوصف وفقًا لـ GOST 17914-72. عند تقديم ورقة ، يجب أن تتذكر أنه ينبغي قراءة النص جيدًا. يجب إزالة جميع العناصر المعدنية ، مثل مشابك الورق والدبابيس.
للحصول على البرامج الثابتة في 4 فتحات ، تحتاج إلى تحضير خيط ، لاعبا اساسيا لقط ، الإبر والخيوط الكبيرة. إذا كان هناك الكثير من الأوراق ، فمن الأفضل أن تأخذ تدريبات.
الدقيقة من خياطة الأرشيفية
قبل وميض المستندات ، تحتاج إلى التحقق من جميع الأوراق وترتيبها بالترتيب الصحيح. يجب ترقيم أوراق الجرد بشكل منفصل. في النهاية ، هناك حاجة إلى الشاهد.
في حالة اكتمال الحالة جزئيًا ، يجب تطبيق الورق المقوى من أعلى وأسفل. في حالة التصميم الكامل ، من الضروري الغرز والربط باستخدام غراء PVA.
لفك العبوة ، يجب عليك استخدام الظلم أو جهاز خاص. يجب أن يكون الثقب السفلي والعلوي على مسافة 30 مم من حدود الحقول. تقع الفتحتان المتبقيتان على مسافة حوالي 80 ملم من الثقوب القاسية.
يجب ربط أطراف الخيط بإبر مختلفة وتثبيتها في الثقوب الوسطى من الجانب الأمامي. يتم عرض الخيط من الخلف من خلال الثقوب القاسية إلى الجانب الأمامي. مزيد من الخيوط في الثقوب المجاورة. نهايات تحتاج إلى أن تكون مرتبطة من الخلف.
استنتاج
تعد التقارير الصحيحة وإدارة المستندات أحد الجوانب الأساسية لنجاح الأعمال. لذلك ، يجب على المديرين التعامل مع هذه المسألة بكل مسؤولية ومعرفة كيفية مسح المستندات بشكل صحيح.
