Si un employé part en vacances, l’employeur a des difficultés avec le fait que, pendant un certain temps, l’entreprise ne dispose pas du spécialiste approprié pour effectuer certaines tâches. Dans ce cas, les employés existants sont généralement recrutés en tant que remplaçants. Certains spécialistes peuvent combiner plusieurs postes pendant une longue période. Une telle substitution doit être correctement exécutée. Par conséquent, l’employé du service du personnel doit avoir un exemple de commande pour la substitution pour la durée des vacances. Ce document est publié par le responsable du personnel, après quoi il est signé par la direction de la société et l'employé directement sélectionné.
Caractéristiques de substitution
Chaque personne peut compter chaque année sur des vacances pour lesquelles elle bénéficie d'un congé officiel. À ce stade, son lieu de travail ne peut être occupé de manière permanente par un autre employé. C'est pourquoi les employeurs ont souvent recours à l'aide de spécialistes qui remplacent temporairement la personne qui est partie en vacances. Pour ce faire, un ordre est émis pour remplacer l’employé en vacances. Les nuances de substitution sont les suivantes:
- un employé de l'entreprise sur l'ordre du chef est obligé de faire face à des tâches de travail à deux postes;
- dans certains cas, l'employé doit effectuer un travail pour celui qui est parti en vacances, mais il ne remplit temporairement pas ses tâches sur le lieu de travail principal;
- pour un tel remplacement, un spécialiste peut s'attendre à recevoir un certain bonus;
- chaque citoyen engagé doit demander à son employeur l'exécution compétente de ce remplacement, pour lequel un ordre correspondant est nécessairement émis;
- la durée du remplacement dépend de la durée pendant laquelle un autre employé est parti en vacances.
Si un remplacement complet est requis en raison du fait qu'un autre employé a été congédié ou réduit, les modifications nécessaires doivent être apportées à la description de poste de la personne sélectionnée pour le remplacement.
Quand faut-il remplacer?
Le remplacement d'un employé de l'entreprise peut être requis dans différentes situations. Le plus souvent, cela est nécessaire dans les cas suivants:
- le spécialiste part en vacances;
- établi par l'employé en congé de maladie;
- un citoyen part pour un long voyage d'affaires.
La commande la plus fréquemment émise est une substitution temporaire pendant les vacances. La présence d'un remplaçant temporaire n'est pas toujours nécessaire, car dans la plupart des cas, une entreprise peut pleinement fonctionner en l'absence d'un seul employé.
Qui est nommé?
Pour remplacer, il est important de choisir correctement le bon candidat. Pour ce faire, les règles suivantes sont prises en compte:
- le sous-ministre doit posséder les qualifications et les compétences nécessaires pour pouvoir facilement s’acquitter des tâches qui lui incombent.
- vous pouvez choisir un spécialiste qui travaille déjà dans l'entreprise sur la base d'un contrat de travail officiel, et vous pouvez également accepter un citoyen de l'extérieur, pour lequel les conditions de combinaison sont prises en compte;
- si le poste d'un employé en vacances est considéré comme important, alors souvent, l'employeur est simplement contraint d'embaucher un autre employé à ce poste afin qu'il ne soit jamais vide.
Les informations sur l'employé sélectionné sont nécessairement incluses dans la commande de remplacement de vacances.
Règles de documentation
Pour que le remplacement d'un employé soit officiel et légal, l'employeur doit veiller à la bonne exécution de cette procédure.Pour ce faire, ils préparent les documents suivants:
- un ordre sur la base duquel un spécialiste spécifique part en vacances, et dans un tel ordre de la direction, la durée du repos est nécessairement indiquée;
- une ordonnance de remplacement d'un employé pour la période de vacances, dans laquelle l'employé choisi pour le remplacement est prescrit, ainsi que la durée de ce processus;
- un document confirmant le recalcul du salaire du spécialiste choisi pour le remplacement.
Les règles de base pour la substitution sont énumérées à l'art. 60.2 et l'art. 72.2 TC.
L'accord verbal est-il autorisé?
Certains dirigeants d'entreprise veulent éviter de compiler de nombreux documents. Ils proposent donc un remplacement à leurs employés sans formaliser une commande ou d'autres documents. Un arrangement oral peut être utilisé pour cela.
De nombreux spécialistes embauchés s'adressent au directeur. Ils acceptent donc de remplacer un autre spécialiste sans remplir la documentation nécessaire. Mais cela conduit au fait que l'employé reste sans protection, il est donc possible que son salaire ne soit pas recompté. Cela aboutit au fait qu'un citoyen s'acquitte des tâches des autres personnes sans paiement.
Caractéristiques de la substitution d'administrateur
Les cadres de l'entreprise sont responsables de nombreuses responsabilités professionnelles. Le succès du fonctionnement de toute organisation dépend de ses activités. Par conséquent, le remplacement d'un tel spécialiste responsable doit être abordé de manière responsable.
Presque chaque administrateur a un suppléant avec lequel il doit accepter un remplaçant pour une certaine période. Pour ce faire, une ordonnance est émise pour remplacer le directeur pendant les vacances. En outre, une procuration spéciale est établie sur la base de laquelle les fonctions de direction sont transférées au suppléant. Il est important de remettre au sous-ministre le sceau et les autres éléments nécessaires vous permettant d’approuver divers documents importants.
Un ordre visant à remplacer le directeur de l'école en vacances est établi uniquement lors du transfert de l'autorité au chef d'établissement officiel.
Un employé peut-il refuser?
Tout employé de l'entreprise peut refuser de remplacer un autre spécialiste. Souvent, les employés sont confrontés au fait que, en cas de refus, l'employeur menace d'être licencié pour violation des règles du travail ou pour d'autres raisons. Dans de telles conditions, un employé peut faire valoir ses droits devant une inspection du travail ou un tribunal, ce qui pose souvent le problème du licenciement illégal.
Si l'employeur ne peut pas trouver d'employé approprié dans son entreprise, il devra alors embaucher un autre spécialiste pour un travail temporaire. Pour cela, un contrat temporaire peut être établi avec le citoyen sélectionné.
Qui établit l'ordre?
Le directeur de la société ne s’occupant généralement pas de cette question, la documentation est établie par un employé du service du personnel. Il est obligé de rédiger un document sur la base d'un ordre type pour le remplacer pendant les vacances. Il inclut certaines informations obligatoires fournies par le nom de l'assistant, ainsi que par la période pendant laquelle le citoyen doit faire face aux nouvelles responsabilités.
Si l'entreprise n'a pas de service du personnel, le secrétaire est généralement responsable de la préparation du document.
Règles pour rédiger une commande
Pour que cette commande soit correctement établie, les conditions suivantes sont prises en compte:
- auparavant, il est important d'obtenir le consentement écrit d'un employé en particulier pour remplacer un autre spécialiste;
- la commande doit fournir des informations de base sur un tel remplacement;
- un recalcul préliminaire est effectué, qui permet de déterminer quel salaire pour leurs services sera perçu par un employé combinant deux postes;
- la commande est enregistrée dans un journal spécial;
- un numéro individuel est attribué au document;
- la commande doit porter la signature de l'employé impliqué dans le remplacement.
Si le remplacement d'un employé est nécessaire en cas de licenciement, les modifications nécessaires sont également ajoutées à la description de poste du spécialiste impliqué, qui combinera les deux postes.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de commande de remplacement de vacances.
Quelles informations sont incluses dans le document?
La commande doit contenir les informations suivantes:
- date de formation;
- des informations sur l'employé qui part en vacances;
- des informations sur le député présentées par son nom complet et le poste occupé dans la société;
- la période pendant laquelle le remplacement aura lieu;
- numéro de commande;
- signature du chef d'entreprise;
- sceau de l'entreprise.
Avant de publier un document, le directeur doit obtenir le consentement de l'employé pour remplacer un autre spécialiste. Ce consentement doit être écrit. Un échantillon d'un ordre de substitution pour la période de vacances peut être étudié ci-dessus.
Conclusion
Lorsqu'un spécialiste part en vacances, il est souvent nécessaire de le remplacer par un autre employé de l'entreprise. Le processus doit être effectué uniquement avec la documentation appropriée. Pour ce faire, une commande est nécessairement émise et un nouveau calcul est également effectué, le député étant obligé de recevoir un bon bonus pour son travail.