La procédure et le calendrier de l'audit interne

Le calendrier d’un audit interne dépendra en grande partie du lieu où il est réalisé. Pour effectuer un contrôle, vous avez besoin d’une sorte d’événement ou d’informations sur cet événement. Après cela, le responsable peut nommer un audit interne. Nous allons dire plus en détail.

Le concept

Un audit interne est une activité qui vise à établir la culpabilité d’un employé et les circonstances de l’accident. En tant que tel, le terme «audit de service» n'existe pas, du moins pour les entreprises. Mais pour le service public, il est disponible et inscrit dans les textes réglementaires.

Toutefois, les organisations commerciales continuent de mener des audits internes, qui sont approuvés dans les lois de réglementation locales de la société. Même en l'absence d'une loi régissant une enquête interne, celle-ci doit être menée dans le respect des règles.

Objectif de vérification

Avant de parler du moment choisi pour un audit interne, vous devez déterminer quel est le but des gestionnaires, effectuer un audit interne. La direction de l’organisation souhaite établir toutes les raisons, circonstances et conditions dans lesquelles l’employé a commis un acte illégal. Cette action devrait affecter les employés de l'organisation, son chef. En règle générale, les organismes d'État dotés de pouvoirs ne sont pas en reste non plus.

Les résultats d'inspection correctement exécutés peuvent constituer une preuve des actions légitimes du responsable ou une source d'informations pour les organismes autorisés.

Dans quels cas est la vérification

Vous devez bien sûr connaître le calendrier de l’audit interne, mais il n’ya pas d’information moins importante sur les cas dans lesquels elle est effectuée.

Ainsi, un audit interne est réalisé si:

1. L'employé n'est pas venu au travail.
2. Un employé ne se trouve pas sur son lieu de travail sans raison valable ou un citoyen est en état d'ébriété, ou encore.
3. L'employé quitte le travail avant la fin de la journée de travail.
4. L'employé refuse de se soumettre à un examen médical ou de partir en voyage d'affaires, alors qu'il n'y a pas de bonne raison à cela.
5. L'employé ne va pas au travail un jour férié ou chômé, bien que cela ne soit pas contraire au Code du travail.
6. Refuse de se soumettre à un test de connaissances ou à une formation sur la protection du travail.
7. Un employé dépense intentionnellement de l'argent supplémentaire.
8. L'employé stocke ou enregistre de manière incorrecte les actifs corporels de l'entreprise.
9. Un employé gaspille ou détruit intentionnellement des matières premières, des produits finis ou des matériaux.
10. L'employé refuse de recevoir une partie de la propriété ou en totalité par procuration.
11. Un employé a commis un crime ou un acte illégal.
12. Un employé enfreint l'horaire de paiement des salaires, des avantages sociaux ou des pensions sans motif valable.
13. Causer des dommages matériels par la faute de l'employé à des personnes physiques ou morales ou à l'État. Cela devrait être un fait établi, étayé par une décision de justice entrée en vigueur.
14. Multiples violations de la procédure légale pour l'examen des demandes de citoyens, d'entités juridiques ou d'entrepreneurs individuels. Cela inclut également le refus d'examiner les recours des citoyens, des personnes morales et des entrepreneurs, si cela relève de la compétence de l'organisme.
15. Plusieurs cas de fourniture d'informations incorrectes ou incomplètes aux organismes autorisés.
16. Attitude négligente envers le respect de la discipline du travail par ses subordonnés.En outre, l'exécution d'un audit interne est affectée par la dissimulation de violations commises par des subordonnés de la discipline du pouvoir exécutif et du travail ou par le manque de responsabilité de telles actions.
17. L'employé a enfreint les règles de sécurité ou de santé ayant entraîné la mort ou la blessure d'un autre employé.
18. L’employé n’a pris aucune mesure pour éliminer les violations dans les délais prescrits par la loi ou n’a pas versé d’indemnité pour le préjudice causé.

Méthodes de vérification

Le calendrier de l'audit interne dépend directement de l'option choisie par le chef d'entreprise.

Il n'y en a que deux.

1. Une commission spéciale est en cours de création. Elle doit traiter de la situation au moment de la réalisation de l’audit interne concernant le salarié.
2. Un certain employé est nommé réviseur et, en règle générale, il est le chef de l’unité dans laquelle la violation a été commise.

Procédure d'inspection de la Commission

La procédure et les conditions pour mener un audit interne dans ce cas seront les suivantes:

1. Tout d'abord, la base de vérification apparaît. Cela peut être des documents ou des informations indiquant que l'employé a commis un acte illégal. Cela comprend les déclarations, les pétitions, les protocoles, les appels, les décisions et plus encore.
2. La vérification doit commencer dans les trois jours suivant la réception des informations ou des documents. La période de diligence raisonnable est de trente jours à compter de la date de sa nomination. Cela est dû au fait que l'article 192 du Code du travail spécifie le délai dans lequel une sanction disciplinaire peut être appliquée à un employé.
3. Les dates de réalisation d'un audit interne à l'égard d'un employé, ainsi que ses conditions et sa procédure, sont précisées dans l'ordre ou l'ordre du responsable de l'organisation. Outre ces données, le document contient les motifs du début de l'audit, les pouvoirs et la composition de la commission, ainsi que le délai imparti au responsable des résultats de l'audit.

En règle générale, la commission comprend des employés du service du personnel, des juristes et des comptables de l'entreprise. Si nécessaire, incluez les employés des autres départements.

L'important est que la personne qui a commis l'acte ne puisse être incluse dans la commission. Les personnes qui sont des parents ou des amis du délinquant ne sont pas incluses dans la commission d'inspection.

Si une organisation a un syndicat, son représentant doit également être inclus dans la commission.

Le travail de la commission est supervisé par son chef. Il est responsable de l'objectivité de l'audit, du respect des délais et de l'exhaustivité de l'audit. Tous les membres de la commission sont tenus de signer un ordre pour procéder à une vérification. Ce dernier est également signé par le délinquant.

Les activités de la commission sont consignées dans le procès-verbal ou le compte rendu de la réunion.

Droits de la commission

Les membres de la commission et son président peuvent:

1. Recevoir des explications écrites de la part des employés de l’organisation ou d’autres informations utiles à la réalisation de l’audit.
2. Examinez les documents de l’organisation et, si nécessaire, joignez-les au matériel de vérification.
3. Demander des informations ou des documents relatifs à la vérification aux employés de l’organisation. La commission a le droit non seulement de se familiariser, mais également de retirer les documents nécessaires à la communication.
4. Si le chef d'entreprise l'a autorisé, la commission a le droit de consulter un tiers spécialiste. Cela ne concerne que les questions pour lesquelles vous devez avoir des connaissances particulières. En outre, la commission peut demander des documents à des particuliers, à des entités juridiques ou à des agences gouvernementales.
5. Toutes les informations reçues doivent être documentées.

Responsabilités de la Commission

Outre les droits, la commission a ses propres responsabilités. Parmi eux se trouvent:

1. Prendre toutes sortes de mesures pour étudier la conception de l'information sur un acte commis.
2. Prise en compte et inclusion dans le matériel de vérification des applications qui viennent ou qui s'y rapportent.
3. Assurer la confidentialité et la sécurité des données d'audit, ne pas divulguer ses résultats jusqu'à ce que le responsable les approuve.
4. Établissement des conclusions sur les résultats de l'enquête.
5. Préparation de propositions sur le degré de responsabilité de l'employé fautif.
6. Présentation des résultats de l'audit à temps à la tête.

Droits du contrevenant

Le délai imparti pour effectuer un audit interne au sein du département des affaires internes ou d'une organisation non gouvernementale doit être respecté, mais cela ne signifie pas que les droits de la personne inspectée doivent être violés. Et il a les droits suivants:

1. Ne donnez pas d'explication écrite de l'acte.
2. Exiger que les documents et documents soumis soient joints à la vérification.
3. Soumettez une déclaration au leader afin que certains membres de la commission soient remplacés et argumentez.
4. Après l’audit, familiarisez-vous avec les conclusions et le matériel de l’affaire et signez le document. Si un employé refuse de signer, un acte est rédigé à ce sujet.
5. Ne pas reconnaître les résultats de l'audit et les actions du responsable et faire appel au tribunal.
6. Refuser des dommages volontaires.

Dates de vérification dans les organisations

L'organisation dispose d'une période de vérification des activités de trente jours. Il commence à compter après l'enregistrement d'un document, qui est établi par l'initiateur de la vérification. Cela peut être une déclaration de l’un des employés ou un ordre du supérieur immédiat.

Les termes de l'audit interne ne comprennent pas les congés de maladie et les congés des employés. Une fois la décision finale prise, celle-ci doit être approuvée par la commission. Cela peut prendre jusqu'à six mois et cette période n'est pas incluse dans la période. Peu importe le moment de l'inspection, les peines imposées à l'employé coupable sont limitées d'une manière ou d'une autre. Par exemple, pour une infraction disciplinaire, vous pouvez être puni de six mois, alors que pour une fraude avec des finances, la peine sera plus longue d'un an et demi.

Contrôle en cas de non présentation sur le lieu de travail

Pour que l'absence d'un employé sur le lieu de travail soit considérée comme un absentéisme, des motifs sont nécessaires. Bien qu'ils ne soient pas là, une personne est absente pour des circonstances inexpliquées. Si le fait de ne pas comparaître a des conséquences graves sur le travail de l'entreprise, l'employé peut être licencié ou réprimandé. Tant pour cela que pour un autre, les bases sont nécessaires. Ils ne peuvent être découverts que lors de l'audit interne. Le délai de réalisation d’un audit interne ne pouvant excéder trente jours, il doit être rapide.

Il ne commencera qu’après l’affichage d’un mémo. Son auteur peut être un superviseur direct ou tout autre employé. Lorsqu'un employé se présente au travail, il doit expliquer la raison de son comportement. Les éléments suivants sont considérés comme valides:

1. Maladie d'un employé ou d'un membre de la famille. Il est nécessaire de le confirmer avec un certificat de congé de maladie ou un certificat médical.
2. Tardiness par manque de transport. Par exemple, un accident sur les voies du tram.
3. Des circonstances qui ne dépendent pas de la volonté de l'employé. Un exemple est un accident de voiture.

Le Code du travail stipule que, si un employé n’est pas au travail toute la journée, on peut parler d’élève. C'est le jour de l'absentéisme qu'un acte est rédigé qui enregistrera l'infraction.

Dates de police

La période d'enregistrement de la police est de quatorze jours. Ils commencent à compter dès que la tête reçoit des informations sur la violation. La période de temps pour effectuer un audit interne ne comprend pas les vacances, les congés de maladie, les voyages d’affaires ou les absences pour une bonne raison. Chacune de ces circonstances doit être confirmée par un document, qu'il s'agisse d'un certificat du service du personnel ou d'un autre document.

Un audit interne ne peut être effectué pendant plus de trente jours.Même si la fin de cette période tombe un jour férié ou un jour férié, la durée de l'audit interne par la police ne doit pas être enfreinte, tous les événements doivent se terminer avant le jour férié ou le jour férié.

Il n'y a pas si longtemps, une loi fédérale a été adoptée pour prolonger la période d'inspection. Maintenant, si le chef du pouvoir exécutif ou son adjoint décident de prolonger les activités, la durée de l'audit interne peut être prolongée de trente jours.

La procédure de vérification officielle au ministère de l'intérieur

Cela ne diffère pas de ce qui est accepté dans les organisations ordinaires.

Tout d'abord, un ordre est émis pour effectuer une vérification. Il devrait indiquer la date de nomination, la commission et les motifs de la vérification. Quant à la commission, elle devrait être composée d’au moins trois employés. Ils doivent avoir suffisamment de connaissances et d'expérience. Le chef est nommé à la tête d'une des divisions structurelles du ministère de l'intérieur.

L'ordre de conduite de l'inspection est donné à un employé autorisé en tenant compte de son rang et du poste de l'employé fautif.

Conception du rapport

Si, dans les trente jours, les événements n’ont produit aucun résultat spécial, la prorogation de la durée de l’audit interne est prolongée de trente jours. Ensuite, une conclusion est établie sur les résultats du travail. La conclusion est divisée en partie introductive, descriptive et finale.

La partie introductive doit contenir les initiales et le nom de famille de l'employé, son poste. Si l'inspection a été effectuée par la commission, des informations sur chacun de ses membres sont indiquées.

Dans la même partie, indiquez les données de l'employé coupable. Les informations générales sont complétées par l'éducation, l'expérience de travail, le nombre de récompenses et de pénalités et la présence ou non de sanctions disciplinaires.

La deuxième partie contient une description des motifs de vérification, du temps qu’il faut pour mener un audit interne, des explications de l’employé, du fait de la violation, des conséquences et des circonstances de cet acte, des faits découverts au cours de l’enquête et des circonstances atténuantes ou aggravantes.

La dernière partie contient des informations sur les types de responsabilité et les mesures pouvant être appliquées à l'auteur. Ainsi que des conclusions relatives aux raisons de l'acte et aux circonstances. La dernière partie devrait également contenir des recommandations concernant le renvoi de l'affaire aux autorités chargées de l'enquête et la fourniture d'une assistance sociale et psychologique à l'employé.

Conclusion

Dans l'article, nous avons examiné le calendrier d'un audit interne au sein du ministère de l'Intérieur et des organisations commerciales. Comme vous avez pu le constater, ils ne diffèrent pas les uns des autres. Et dans ce cas, et dans un autre cas, des commissions sont impliquées pour la vérification, qui étudient les circonstances de l'affaire.

La période d'inspection est également la même, à l'exception de la possibilité de prolonger l'inspection au ministère de l'Intérieur de trente jours supplémentaires. Autrement, il n'y a pas de différences, même les congés et les congés de maladie dans les deux cas ne sont pas inclus dans la période d'inspection.

Ce sont toutes, bien sûr, des informations sèches que je voudrais assouplir avec des considérations morales et éthiques. Si vous êtes un employé, vous devez comprendre les conséquences des violations de la discipline, des règles de sécurité et autres règles en milieu de travail. Par conséquent, assurez-vous de disposer de suffisamment de preuves de votre propre innocence si un audit est réalisé contre vous. Mais il vaut mieux, bien sûr, ne pas permettre de telles erreurs. Après tout, vous pouvez mettre en danger non seulement votre travail, mais également la vie de quelqu'un d'autre. Par conséquent, suivez toutes les règles et les précautions de sécurité au travail et prévenez la direction de vos problèmes. Et puis le contrôle de service ne vous affectera pas.