Un voyage d’affaires est un mot effrayant pour certains, mais pour d’autres, c’est une véritable célébration de la vie. Le terme implique l'exécution de tâches en dehors du lieu habituel. Un employeur qui envisage d’envoyer un employé en voyage d’affaires doit tenir compte du fait que cela ne peut être fait que pour une personne officiellement enregistrée. La conclusion d'un contrat de travail est une condition préalable. L'accord devrait préciser que les voyages d'affaires sont possibles. Mais si le travail est officiellement de nature itinérante, chaque voyage individuel ne peut pas être qualifié de voyage d’affaires. Définit les normes de frais de voyage du ministère des Finances.
Voyage d'affaires: qui et comment?
En voyage d'affaires, vous pouvez également envoyer un employé travaillant à distance, dont le lieu de travail est à la maison. L'essentiel est que la personne fasse partie du personnel de l'organisation, ce qui lui confère exactement les mêmes droits que ceux qui travaillent sur le territoire de l'employeur. Le taux de remboursement des frais de voyage pour un emploi à temps partiel correspond à son salaire moyen dans l'entreprise à partir de laquelle la personne est partie en voyage.
Dans certains cas, une personne se rend en voyage d’affaires pour occuper deux emplois à la fois: l’emploi principal et l’emploi à temps partiel. Dans cette situation, les employeurs doivent accepter le paiement de l’indemnité de déplacement. Le taux de dépense suppose de comptabiliser les deux emplois en même temps, c'est-à-dire qu'une entreprise assume le paiement de certains coûts, tandis que l'autre est tenue de payer le solde.
Normes: c'est important
Les frais de déplacement en Russie sont régis par le code du travail. Les articles 167 et 168 sont consacrés à cela. Les organisations d’État et les entreprises privées sont tenues de se conformer au TC. Les exigences de la loi s’appliquent à toutes les formes d’entreprenariat, de propriété. La comptabilité doit calculer et contrôler le taux des frais de déplacement quotidiens, en tenant compte des règles généralement acceptées.
Les coûts comportent plusieurs éléments. Cela comprend les indemnités journalières de subsistance, les frais de transport et de logement.
Dépenses journalières
Les frais de voyage dans les limites de la norme supposent que l'allocation pour chaque jour ne dépasse pas 700 roubles. Aucune taxe n'est perçue sur ce montant. Puis-je obtenir plus d'argent de l'entreprise? Il est possible d'établir des frais de déplacement supérieurs à la norme avec une loi de réglementation locale en vigueur au sein de l'organisation. Cela donnera accès à des montants importants, mais la comptabilité sera obligée de facturer et de prélever des taxes sur les montants supérieurs à 700 roubles.
Le coût du transport est un poste de dépense tout aussi important. Ils impliquent la comptabilisation du coût des billets pour tous les modes de transport utilisés pendant le voyage d’affaires de l’employé. Ils prennent en compte à la fois la route vers le lieu de travail et le retour. Pour cette catégorie, il n’existe pas de norme de frais de voyage ni de restriction quant au type de transport utilisé. Un billet est requis. Sur sa base, l'argent est comptabilisé.
Caractéristiques importantes
Dans certains cas, vous devez effectuer un voyage d'affaires depuis l'aéroport, le port ou la gare située à une certaine distance du lieu de travail. Si cela se produit, le coût du voyage jusqu'à ce point est également inclus dans les frais de voyage.
La convention collective conclue dans l'entreprise (le cas échéant) peut contenir des règles relatives au remboursement des autres frais de transport. Par exemple, si un employé n'utilise pas les transports en commun, mais utilise une voiture privée - taxi, location de voiture, il est possible de récupérer l'argent dépensé pour cela, selon une lettre adressée en 2011 au ministère des Finances.
Nous vivons aux dépens de l'entreprise: est-ce possible?
Selon la loi, les normes de frais de voyage à l'étranger et en Russie tiennent compte de l'indemnisation des frais de subsistance. Les montants dépendent de la catégorie de logement. Différents modes de paiement sont possibles. La réservation est autorisée, ce qui est pris en compte dans le calcul de l'assiette fiscale.
Les services supplémentaires n’affectent pas la base de calcul des taxes si celles-ci ont été demandées par l’employé qui est parti en voyage d’affaires. Par exemple, un employé peut commander des vêtements spéciaux, aller à la salle de sport et au sauna, mais l'entreprise ne devrait pas payer pour cela. Lorsque vous louez une maison pour un employé, le taux des frais de déplacement est égal au montant du bail. Les coûts sont enregistrés dans la catégorie «autre».
Reportage et voyage d'affaire
Au fur et à mesure que les normes de frais de déplacement sont établies, lorsqu’une personne est envoyée en voyage d’affaires, la société alloue certains fonds. La société est obligée de donner à l’employé de l’argent, et ce qu’il en fera exactement est son affaire personnelle. C'est-à-dire que l'argent que l'organisation envoie en voyage d'affaires peut être économisé et utilisé à votre avantage. Les indemnités journalières sont calculées en fonction du nombre de jours passés dans le voyage. Ils comprennent l’argent destiné à la location d’un lieu de sommeil, y compris les jours de repos.
En règle générale, vous n’avez pas à compter sur des indemnités journalières, vous devez effectuer une tâche dans la ville où réside l’employé de la société. Toutefois, les frais de déplacement n'incluent pas dans les normes les dépenses engagées par l'employé qui a été envoyé en voyage au lieu de résidence le plus proche, car on pense par défaut qu'il peut rentrer chez lui. Dans une organisation privée, le responsable a le droit de déterminer les normes de frais de déplacement en établissant un ordre interne. Elle prescrit sur quoi les travailleurs, les grands spécialistes et les autres unités de recrutement peuvent compter. Il est possible de regrouper certaines personnes selon certaines caractéristiques.
Argent: payer les travailleurs?
Si les normes pour les frais de déplacement ont été établies, cela signifie que tôt ou tard, les employés envoyés en voyage d’affaires devront payer. Les coûts supportés par les employés pour effectuer des tâches de production à différents endroits sont remboursés lorsqu'ils fournissent des documents de rapport. Les papiers doivent confirmer toutes les dépenses pour lesquelles une personne prétend être remboursées.
Si un employé ne peut pas fournir les documents à temps pour lui rembourser l'argent dépensé, s'il n'y a aucun contrat, aucun chèque, vous ne pouvez compter sur un remboursement que conformément aux normes de la deuxième partie de l'article 168 du Code du travail, ainsi que de la lettre du ministère des Finances susmentionnée. Le taux de base pour le calcul est de 700 roubles pour un voyage d'une nuit. Il est également possible que l’employé engage des dépenses supérieures aux normes adoptées par la société. Selon eux, un remboursement n'est autorisé que s'il est régi par les réglementations locales de l'organisation. Une réglementation supplémentaire est également possible par le biais de conventions collectives.
Comment payer? Caractéristiques du calcul
Lorsque vous remettez à un employé d'une organisation les fonds qu'il a dépensés lors d'un voyage d'affaires, vous devez envisager différents modes de paiement. Par exemple, un employé peut payer en espèces ou avec une carte bancaire. Pour le paiement en espèces, vous devrez soumettre au bureau de la comptabilité sur le lieu de travail un chèque de l'hôtel ou un contrat conclu lors de l'enregistrement, ainsi qu'un acte sous une forme spéciale. Si le paiement a été effectué par carte à l’arrivée sur le lieu de travail, des chèques fiscaux et hôteliers sont soumis au service de la comptabilité.
Il est important de surveiller la coïncidence des dates. Tous les documents confirmant le paiement pendant le voyage doivent porter des numéros correspondant aux dates du voyage. Tous les mouvements, arrivée, départ d'un lieu sont enregistrés dans la commande lors de l'envoi d'un voyage d'affaires. Les contrôles doivent être cohérents avec ce document interne. Sans percevoir de taxes, le remboursement de la comptabilité pendant un voyage d’affaires est retourné pour la communication et les bagages dépensés.Si un vol a été effectué, les frais de service de l'aéroport devront être restitués à l'employé, ainsi que les frais de transport jusqu'au lieu de départ lors d'un voyage d'affaires.
Plus ou moins?
La loi stipule qu'une personne envoyant un voyage d'affaires peut compter sur au moins 700 roubles pour chaque journée passée à l'extérieur de la maison. Plus d'argent peut trouver quelqu'un qui travaille dans une entreprise généreuse. Si le responsable a signé un ordre pour établir un autre montant qui dépasse cette limite minimale - excellent, vous pourrez obtenir un remboursement plus agréable.
La valeur de l'indemnité journalière affecte l'impôt sur le revenu des particuliers. De plus, les documents locaux internes peuvent réguler les coûts de transport. Vous pouvez en saisir d'autres. En règle générale, ils essaient de régler tout cela de manière à minimiser le montant de la retenue d'impôt. Dans le même temps, la société doit tenir ses livres comptables correctement, faute de quoi un simple voyage d’affaires au cours d’un audit fiscal peut poser un gros problème.
Cadre temporel et financier: obligatoire
Lorsqu'un employé revient d'un voyage d'affaires, il doit rédiger un rapport sur le voyage idéal dans les trois jours ouvrables. Sur la base de ce document, la comptabilité calculera combien d’argent reste à payer. En règle générale, même avant un voyage d’affaires, ils donnent un petit montant à l’avance et cette valeur est déduite lors du calcul final. La comptabilité calcule et transfère les impôts sur le revenu et paie également une assurance sociale.
Lorsqu'un employé arrive d'un voyage de travail, il approuve une feuille de temps indiquant le nombre d'heures travaillées. Tous les jours passés au départ sont désignés «K» ou «06». Une horloge n'est pas nécessaire. Une situation est possible lorsque le voyage a capturé un jour de congé, c'est-à-dire que l'employé n'a pas été en mesure de passer le temps prescrit par la loi à sa discrétion. Si cela se produit, le jour est marqué du code «03» ou des symboles du PB. Le paiement est effectué en tenant compte des exigences de l'article 153 du TC - deux fois plus que pour un jour ouvrable. Vous pouvez toutefois payer comme un simple jour ouvrable, mais vous devez ensuite donner à l'employé un jour de congé supplémentaire.
Voyage d'affaires: jours de congé, maladies et autres problèmes
Il se trouve que, le jour de son congé, la personne envoyée en voyage d’affaires était sur la route - qu’elle se rende à un endroit ou qu’elle en revienne. Ces jours sont légalement classés par les travailleurs, étiquetés, comme indiqué ci-dessus, «03» ou «VR». L'employeur doit d'abord discuter avec l'employé des caractéristiques de son départ le week-end. Dans certains cas, le représentant de la direction de la société peut juger inutile de partir les jours où l’employé doit bénéficier d’un jour de congé légal, c’est-à-dire qu’il refusera de le payer comme prévu par le voyageur.
Il faut comprendre que lors d’un voyage d’affaires, un employé peut être blessé ou malade. Dans tous les cas, la situation évolue conformément aux normes actuelles du Code du travail. L'employé conserve tous les droits et privilèges qui lui sont dus.
Normes et restrictions
Il est important de s'assurer que les normes spécifiées dans les lois locales et les dépenses réelles de l'employé sont convenues. Il est également important de contrôler avec les documents internes l’importance des dépenses de logement. Les frais de déplacement ne sont pas seulement les frais de transport directs. Ce chapitre comprend également les dépenses liées à l’assurance voyage et le coût des documents de voyage. Dans certains cas, vous devez payer des frais spéciaux (par exemple à l'aéroport), des paiements. Tous sont également enregistrés dans la catégorie de transport.
Voyage d'affaires à l'étranger: quoi et comment?
Si un employé doit être envoyé à l'étranger, son déplacement doit être calculé selon un régime spécial, légèrement différent de celui utilisé dans son pays d'origine. La limite prise en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques est de 2 500 roubles.Le montant est émis dans la devise du pays dans lequel le salarié est envoyé en voyage de travail. L’avance est également facturée dans la devise utilisée dans le pays de destination. Un acompte est calculé en tenant compte du nombre de jours pendant lesquels il est supposé rester en voyage d’affaires. Si une partie du trajet traverse le territoire russe, le paiement anticipé est facturé en roubles pendant cette période, mais vous devrez payer tous les jours à partir du moment où vous passez la frontière avec la monnaie utilisée. Le système fonctionne dans le sens opposé: le paiement d'un voyage d'affaires en roubles est effectué tous les jours, à partir du moment où la frontière est franchie vers la maison et jusqu'au moment de l'arrivée à la maison.
Un tel voyage est possible lorsqu'une personne à l'étranger ne passe qu'une journée. Dans ce cas, les frais de voyage sont facturés à moitié en devises. Si le pays de destination est l'un des pays de la CEI, vous n'avez même pas besoin de mettre une note confirmant le fait de franchir la frontière.
Voyage d'affaires: mal de tête de comptabilité
Le voyage est calculé en tenant compte des normes du système d'imposition simplifié. Il y a quelque temps, les tâches officielles ont été annulées au niveau de l'État et les certificats de voyage appartenaient également au passé. Cependant, cela n’a pas annulé les voyages d’affaires eux-mêmes, mais simplement simplifié leur support documentaire. Le fait que l’impôt sur les dépenses liées aux voyages d’affaires n’est pas prévu si les normes sont respectées est indiqué à l’article 217, troisième alinéa, du Code des impôts.
Si le voyage a été organisé à l'aide de la machine personnelle de l'employé, cela ne signifie pas que c'était à ses frais. Créez simplement un mémo indiquant les dates exactes, le kilométrage, la direction, le numéro de la commande dans la direction du voyage. C'est assez pour que la comptabilité s'accumule. Il est important de noter que l'entreprise est obligée de rembourser tous les frais de déplacement et d'hébergement et de se conformer à cette règle.