Dossier personnel de l'employé: plan de sondage

Les employés du service du personnel doivent disposer d'informations précises, complètes et objectives sur tous les employés de l'entreprise qui font partie de son personnel. La documentation des dossiers individuels, qui contient des informations sur les activités professionnelles de chaque travailleur, est réunie dans un type de dossier. Nous examinons ensuite comment se fait la constitution des fichiers personnels des employés de l’entreprise.

Informations générales

Le dossier du salarié est nécessaire pour systématiser les informations disponibles, les résumer en un seul endroit. Le dossier personnel de l’employé, dont l’échantillon sera présenté ci-dessous, comprend un ensemble de documents concernant:

• Emploi.
• Processus de promotion.
• Respect des règles de la discipline du travail.
• Cessation des relations avec l'employeur et les autres.

Principales catégories d'employés

Il est à noter que la gestion des dossiers personnels des employés n’est pas obligatoire pour tous les employés. La loi fédérale n o 79 en est un exemple. Elle prévoit l’enregistrement obligatoire des dossiers personnels des employés de la fonction publique. Pour les autres travailleurs, la procédure de constitution du dossier peut être déterminée par des actes réglementaires à caractère local. Les dossiers personnels peuvent être conservés par les employés suivants:

1. Dirigeants (chefs d’entreprise, adjoints, assistants).
2. Chefs de divisions structurelles et leurs adjoints.
3. Principaux spécialistes.
4. Les travailleurs responsables.
5. Les employés qui sont inclus dans la réserve de personnel pour être mutés à des postes d’une importance particulière.
6. Spécialistes fournissant l'activité de l'appareil de gestion d'entreprise.

Avantages de la compilation d'un dossier

Il convient de noter que le fichier personnel d’un employé est une source très pratique de données sur chaque travailleur. Dans un dossier, toutes les copies des documents personnels de l’employé, des commandes prises en relation avec lui, etc. sont rassemblées. Cela vous permet de faire le plus complet caractéristique de l'employé, noter ses mérites ou, au contraire, toutes les violations et abus commis par lui au cours de ses activités professionnelles dans l'entreprise.

Actes internes de l'entreprise: le dossier personnel de l'employé

Les documents sont rassemblés et compilés par divers employés à la discrétion de la direction. Si des dossiers avec des papiers personnels sont supposés pour tous les employés, il est conseillé de créer une loi locale appropriée. En outre, une section devrait être incluse prévoyant la nécessité d'ouvrir un fichier personnel pour chaque employé à temps plein, y compris le personnel technique. Dans certaines entreprises, les responsables préfèrent élaborer un acte séparé fixant toutes les spécificités de la constitution de dossiers.

Les principales nuances

Quelle que soit la forme de réglementation utilisée pour la constitution de dossiers pour les employés, lorsque vous travaillez avec eux, vous devez déterminer:

1. Catégories d'employés sur lesquels des fichiers personnels sont classés. Sera-ce tous les employés ou seulement des groupes séparés d'eux. Par exemple, il ne peut s'agir que de responsables de tous les départements de gestion.
2. La manière dont le dossier personnel de l'employé est compilé. L'échantillon doit inclure toutes les sections et colonnes nécessaires dans lesquelles des informations sur le spécialiste sont entrées.
3. La composition des papiers réunis dans le dossier. En même temps, il est indiqué quels documents sont déposés sous forme de copies et lesquels sont dans l’original.
4. L'ordre dans lequel les dossiers sont compilés.
5. Règles pour familiariser l'employé avec des papiers sur lui.
6. La procédure de stockage des fichiers personnels des employés.

Un dossier est-il requis pour un emploi à temps partiel?

Cela dépend si l'employé occupe un poste dans lequel le dossier personnel de l'employé est nécessaire. En même temps, un nouveau dossier est généralement démarré pour les programmes partiels externes et pour les dossiers internes, les documents correspondants sont archivés dans des dossiers existants. Si l'entreprise prévoit la conduite obligatoire des affaires personnelles dans les textes réglementaires, elle sera également affectée à des emplois à temps partiel, conformément à la procédure établie.

Pour les travailleurs à temps partiel, le dossier est compilé selon les règles générales définies dans chaque entreprise. Selon l'art. 283 du Code du travail, un citoyen, lorsqu'il le nomme simultanément à un poste, présente un passeport ou un autre document certifiant son identité. Si le poste nécessite des connaissances particulières, l'employeur a le droit de demander au futur spécialiste de présenter un diplôme ou un autre document relatif à l'éducation ou à la formation (ou une copie de celui-ci, dûment certifiée). Lorsqu'il postule pour une entreprise dont les conditions de travail sont difficiles ou dangereuses (nuisibles), l'employeur peut exiger un certificat indiquant la nature et les conditions de l'activité sur le lieu principal du salarié. Les copies des documents soumis doivent être archivées dans le dossier personnel.

Compilation initiale

La création de fichiers personnels est réalisée pour un regroupement ordonné d'informations documentées sur les employés directement dans le processus de fixation des relations de travail avec eux. En règle générale, la compilation est effectuée dans un dossier distinct pour chaque employé. Cette forme de gestion des affaires personnelles est considérée comme le moyen le plus commode d’organiser des informations. Dans le même temps, il convient de rappeler qu'il est interdit de recevoir, de traiter et de joindre au dossier des informations indiquant ses convictions politiques, religieuses ou autres, sa vie privée, son appartenance à des organisations publiques, y compris les syndicats.

Exigences de base

En pratique, lors de la compilation de fichiers personnels, les documents sont placés dans un dossier. Sur sa page de couverture, le numéro de série attribué au dossier. Sous celui-ci, le dossier personnel du salarié est enregistré dans le journal comptable correspondant. Cette exigence est contenue à l'art. 695, paragraphe b de la liste des modèles de documents d'archives créés au cours du processus de fonctionnement d'organes de l'État et des autorités locales avec indication de la période de stockage. Une fois que l'employé a quitté l'entreprise, son dossier est supprimé du dossier. Ensuite, le fichier personnel est exécuté pour être transféré dans les archives et déposé.

Informations sur le journal comptable

Ce document peut contenir les données suivantes:

1. Numéro de dossier.
2. Nom complet spécialiste.
3. Le nombre de dossiers initiaux.
4. Date de transfert des documents dans les archives.
5. Autres informations fournies politique intérieure entreprises.

L'exécution initiale implique un regroupement de documents attestant de l'emploi d'un citoyen, puis toutes les informations relatives aux activités professionnelles d'un employé de l'organisation.

Liste de données maîtresse

Dans la législation, la liste des documents à inclure dans les dossiers personnels n’est pas définie. Pour les fonctionnaires, il est prévu que leur dossier contienne des données personnelles et autres relatives à l'admission au service, à sa transmission et à son licenciement. Les informations personnelles comprennent également les informations nécessaires pour assurer les activités d'un organisme d'État. Le dossier contient également:

1. Liste interne des papiers.
2. Fiche d'inscription personnelle ou formulaire de demande.
3. Autobiographie.
4. Copies:

• document d'identité;
• certificat d'assurance;
• NIF (si fourni par un employé);
• certificats d'enregistrement militaire pour les conscrits et les citoyens sujets à ébauche;
• titres confirmant le droit du spécialiste de bénéficier des déductions fiscales prévues à l’art. 218 Code des impôts;
• certificats établissant le niveau de restrictions en matière d'invalidité, d'invalidité (lorsqu'ils sont fournis par un spécialiste);
• Commandes lors de l'admission dans l'état
• description du poste;
• un accord sur l'acceptation de la responsabilité (si le poste le prévoit);
• contrat de travail (si l’original est stocké dans un dossier séparé).

5. Documents relatifs à l'accès à des informations qui constituent un secret protégé par la loi (si l'accomplissement des tâches d'un spécialiste implique l'utilisation de telles informations).

6. Les résultats de l'examen médical préliminaire (examen) visant à établir l'aptitude professionnelle (dans les cas prévus par la loi).

Papiers supplémentaires

Au cours de son travail, le spécialiste peut être classé dans son dossier personnel:

1. Copies des accords du contrat principal (ou leurs copies).
2. Notifications de modifications des conditions du contrat de travail à l'initiative de l'employeur.
3. Copies:

• rapports et notes explicatives, déclarations et pétitions de l'employé sur diverses questions;
• ordres sur le transfert d'un employé vers une autre activité (poste), sur la levée des sanctions disciplinaires, des incitations, la cessation d'activité dans l'entreprise;
• livre de travail.

4. Les résultats des examens médicaux périodiques (obligatoires).

5. Matériel de certification (si le poste nécessite ces mesures).

6. Autres documents relatifs aux activités du spécialiste de l'entreprise.

Photo de spécialiste

Elle est également présente dans le dossier personnel. En règle générale, une photographie 4x6 est utilisée. Sur son dos est écrit le nom complet employé. Il est conseillé de changer la photo au moins une fois tous les 5 ans ou lorsqu'un certain âge est atteint. Cette question est réglée à la discrétion des autorités.

Changer les détails

Les travailleurs du personnel responsables de la préparation et de la conduite des affaires doivent surveiller leur statut et mettre à jour les informations en temps voulu. Il n'est pas nécessaire de modifier le questionnaire ni la fiche d'inscription, et de demander à un spécialiste de remplir à nouveau le papier. Tous les ajustements sont effectués en établissant des actes individuels. Ils sont appelés ajouts à une section particulière (ajout au questionnaire, par exemple). En règle générale, ils sont présentés sous forme de tableau. Le développement de formulaires appropriés est à la discrétion de l'employeur.