Au cours de leurs activités, les personnes morales prennent souvent des décisions au sujet de questions soumises à une assemblée générale, à laquelle peuvent participer les fondateurs, les actionnaires, les chefs d'unité ainsi que les représentants des parties qui sont des partenaires commerciaux. Dans une telle situation, les tâches à résoudre lors de la réunion sont établies en utilisant un formulaire tel que le procès-verbal de la réunion générale. Il s’agit d’un document assez spécifique, qui, sous une forme brève, reflète le déroulement de la manifestation et peut également contenir un bref résumé des informations présentées.
Problèmes résolus sur la base du procès-verbal de l'assemblée générale
Les procès-verbaux des assemblées générales sont nécessaires pour résoudre divers problèmes qui font partie intégrante de l’organisation ou de l’entreprise. À l'aide de ce document, il est possible d'établir l'évolution de la composition des fondateurs ou des actionnaires, l'émission d'actions, la restructuration ou la liquidation d'une entreprise.
Dans les affaires pour lesquelles une décision collective est nécessaire, le protocole de l'assemblée générale doit être utilisé. Le modèle de compilation est le même pour tous les événements de ce type au sein de la même organisation. Ainsi, reflétant l’activité économique de l’entreprise, ce document a une signification juridique importante.
Le procès-verbal de l'assemblée générale, un échantillon de sa compilation et les règles applicables à son contenu sont établis par divers actes législatifs de la Fédération de Russie. Par conséquent, il est nécessaire de respecter strictement les exigences établies pour son exécution, car les autorités de réglementation lors des inspections ont le droit d'invalider les décisions d'une personne morale sur la base de violations existantes et du non-respect des exigences de base du protocole.
Conditions légales pour l'enregistrement
Le procès-verbal de l’assemblée générale des membres participant aux activités économiques de l’organisation doit être établi au plus tard 15 jours après la date de sa tenue. Le document est préparé en double et doit contenir un ensemble de données spécifique:
- Date et lieu de la réunion.
- Le nombre de voix détenues par les participants.
- Le nombre total de votes donnés aux participants absents.
- Nom et prénom du président de la réunion.
- La composition du présidium.
- L'ordre du jour.
En règle générale, les procès-verbaux indiquent sous forme de résumés les principales questions soumises pour discussion et vote, ainsi que les résultats approuvés.
Objet du protocole
Procès-verbal de l'assemblée générale - c'est un document décrivant la marche à suivre pour prendre des décisions qui déterminent l’orientation de l’entité juridique, collectivement. Toutes les formes et tous les types de protocoles visent à documenter les décisions prises par les organes collégiaux. Le protocole est également élaboré lors de réunions de travail, de commissions, de négociations et de délibérations. Le protocole a pour objet de documenter les décisions prises par les collèges et les accords conclus.
Toute entreprise ou organisation doit utiliser les méthodes de prise de décision collégiale et pouvoir rédiger correctement les procès-verbaux de leurs réunions. L’importance d’enregistrer les décisions adoptées collégialement est d’une aide précieuse pour la bonne conduite de leurs activités par une personne morale.
Si le fondateur ou le directeur de la société prend une décision unique concernant la conduite des activités commerciales, une réunion de délibération est nécessairement regroupée pour prendre des décisions importantes concernant la société.Ainsi, l'examen de ces décisions et questions émergentes est consigné dans le procès-verbal de l'assemblée générale.
Procédure importante
Le processus de compilation du protocole comprend plusieurs étapes:
- Définir et préparer l'ordre du jour.
- Rédaction et préparation de la documentation nécessaire.
- Notification de tous les participants sur le lieu de la réunion générale.
- Distribution des informations nécessaires aux participants pour préparer l'ordre du jour de la réunion, couvrant certaines de ses questions.
Avant de commencer les négociations, il est nécessaire d’enregistrer les données d’enregistrement des participants à la réunion dans le protocole. À cette fin, une liste de tous les participants est établie, dont le nombre doit correspondre au nombre de votes requis pour prendre une décision juridiquement légale.
Afin de documenter davantage les informations sur les décisions prises et le déroulement de l'assemblée générale, des moyens techniques modernes d'enregistrement sonore ou vidéo sont utilisés, qui sont utilisés pour la sténographie et le traitement de tous les discours et décisions pris. De plus, en même temps que l'enregistrement, il est nécessaire de rédiger un projet de procès-verbal par écrit tout au long de la réunion. Assurez-vous d’indiquer la liste des documents ayant participé à la soumission des questions pour vote ou discussion. Ce sont des rapports, des projets, des références utilisés en assemblée générale.
Règles d'inscription
Les procès-verbaux des assemblées générales des propriétaires ou des participants doivent être établis avec compétence et être pleinement conformes aux exigences réglementaires de la législation de la Fédération de Russie.
Selon son contenu, le document peut être à la fois un résumé et un résumé de la réunion. Tous les discours qui ont eu lieu à la réunion générale du corps délibératif sont affichés en pleine forme. La forme abrégée ne contient que des informations sur les orateurs, le sujet du discours prononcé. La forme abrégée s'appelle un schéma de protocole. Le formulaire de rédaction du protocole est déterminé par le président de la réunion ou lors de la décision collégiale. Un exemple de compte rendu de l'assemblée générale des participants est présenté ci-dessous.
Ce document est établi conformément à toutes les normes et exigences du travail de bureau afin de rendre les détails conformes à GOST.
Le contenu du protocole. Données d'organisation
Le procès-verbal de l'assemblée générale, dont un échantillon est en cours de développement, doit nécessairement contenir des données sur le nom complet de l'organisation, ainsi que des abréviations acceptées concernant la forme juridique (LLC, JSC, etc.). Dans le même temps, le nom doit correspondre à celui indiqué dans la charte de l'entreprise et inscrit au registre d'État unifié, et disposer également d'un décodage complet sans utilisation d'abréviations.
S'il s'agit du protocole de l'assemblée générale de la LLC, l'échantillon est établi selon les mêmes règles et normes que pour les organisations ayant une forme juridique différente de propriété. Il fixe le lieu de la personne morale, indiqué sous la forme d’un enregistrement de l’adresse légale de l’organisation, et doit correspondre à celui inscrit dans les documents constitutifs, ainsi que l’inscription au Registre d’État unifié.
Données de réunion
Dans la section suivante, après avoir spécifié les données juridiques reflétant le nom réel du site de l'entreprise, il est nécessaire d'indiquer des informations relatives à l'heure et à la forme de la réunion. Tout d’abord, le type d’assemblée générale indiqué est annuel, extraordinaire, planifié, etc. Le protocole de l'assemblée générale des participants à la LLC, conformément à la législation en vigueur, est déterminé avec une fréquence d'au moins une fois par an.
Formulaires de réunion
La forme de la réunion peut être définie comme suit:
- Présence personnelle de représentants autorisés ou de membres actionnaires.
- Formulaire de correspondance en rassemblant la documentation envoyée plus tôt pour clarifier les opinions sur les questions de vote.
La date et le lieu de la réunion du conseil consultatif sont également indiqués, ainsi que l'adresse exacte à laquelle les participants se sont réunis.
La partie principale du protocole
Le sujet, les sujets sur lesquels la réunion a eu lieu sont indiqués. Dans le cas des réunions annuelles, la loi définit un certain nombre de questions à prendre en compte. Dans le reste de la réunion, les participants sont libres de choisir les sujets nécessaires à la résolution.
Les heures de début et de fin d'enregistrement des personnes ayant le droit d'assister et de participer à la discussion doivent être indiquées. Dans ce cas, l'organisateur ou le secrétaire procède à l'enregistrement de toutes les arrivées en établissant l'identité des présents et en entrant ces données dans la section «Présent» du protocole. Assurez-vous d'indiquer le participant, ainsi que le poste occupé et le nombre de voix qu'il détient. Dans le cas de sociétés par actions, les données d'une carte d'identité ou d'une procuration émise peuvent également être saisies.
Également dans cette partie, l'heure de l'ouverture et de la clôture de la réunion collégiale, les résultats du vote, qui sont déterminés par le moment du dépouillement, sont indiqués.
Lors de l'examen de chaque point de l'ordre du jour, les éléments suivants doivent être indiqués:
- Le nombre de voix éligibles pour participer à la réunion.
- Le nombre de votes exprimés.
- Le nombre de votes exprimés pour différentes options de vote.
- Le libellé des décisions prises.
Vient ensuite une section dans laquelle sont consignées toutes les dispositions principales des discours entendus, ainsi que le nom des personnes qui se sont exprimées sur chaque sujet. Les informations sont présentées sous forme de résumés qui constituent un résumé des discours.
La dernière partie
Après l’établissement du procès-verbal de l’assemblée générale des fondateurs, actionnaires ou autres participants, il est revêtu des signatures du président ainsi que du secrétaire de l’assemblée. La date de sa préparation est également fixée, ce qui peut ne pas coïncider avec la date de la réunion.
Protocoles spéciaux et réunions
Un autre exemple intéressant de cette documentation est le procès-verbal de l’assemblée générale des propriétaires de la maison ou partenariat horticole. Ces réunions et leur enregistrement se distinguent par le fait que les participants ont des droits égaux et que, si un grand nombre de personnes ne comparaissent pas, les décisions peuvent toujours être prises sur la base des opinions de ceux qui sont arrivés et ont participé à la résolution des problèmes soumis à la discussion. Sur la base d'un tel protocole, les membres restants du parc de logements ou du partenariat de jardinage sont obligés de se soumettre aux décisions prises, qu'ils aient ou non participé à cette réunion.
Lors de la rédaction d'un tel document, il indique généralement la composition du comité de recomptage. Les personnes autorisées et les personnes sélectionnées par le vote des participants présents peuvent exercer les fonctions de président et de secrétaire de la réunion. Manière gestion d'immeuble ou un partenariat horticole est choisi par l'assemblée générale des propriétaires de locaux d'habitation ou de terrains. Les décisions prises sur ces questions sont obligatoires pour tous les propriétaires.
L’exécution du procès-verbal de l’assemblée générale nécessite une attention particulière et certaines compétences documentaires. La négligence des règles établies pour l'exécution de ce document ne devrait pas être autorisée, car il s'agit du seul document reflétant la légalité des décisions de la réunion collégiale, qui sont importantes et qui ont également une grande force juridique et sont fournies au cours de la réunion. audits autorités de régulation.
