Le paiement du salaire moyen est appliqué pour plusieurs raisons. Un voyage d’affaires fait référence à ce genre de choses. Les voyages liés au travail ne sont pas rares. Bien entendu, la loi régit la protection des droits des employés effectuant ce type de travail. Et la procédure de calcul des frais de déplacement et des indemnités journalières a été établie. L'employeur n'a pas le droit de le violer.
Qu'est-ce qu'un voyage d'affaires?
Un voyage d’affaires signifie un voyage d’un employé pendant une certaine période en dehors du lieu de son emploi principal. Tout cela afin de mener à bien n'importe quel travail sur le terrain. Un exemple est un voyage d’affaires dans une autre ville afin de persuader un nouvel acheteur ou d’inspecter un point de vente. En outre, un voyage dans un autre pays, par exemple, pour échanger des expériences entre employés, peut être considéré comme un voyage d’affaires.
Toutefois, il convient de rappeler que si le travail était initialement associé à des voyages, les voyages dans d'autres lieux ne peuvent pas être considérés comme un voyage d'affaires. En conséquence, le calcul des frais de déplacement n’est pas nécessaire ici. Il convient également de noter que la direction de l'employé, adoptée lors de l'exécution du contrat de génie civil, ne sera pas considérée comme un voyage d'affaires.
Voyages d'affaires: lois les régissant
L’employeur et l’employé associés à des voyages d’affaires doivent savoir que les concepts de base et les règles de calcul sont régis par le Code du travail de la Fédération de Russie. Ceux-ci comprennent:
- Article 166. Ici, le concept de voyage d'affaires officiel est introduit.
- Article 167. Cette clause stipule les garanties du salarié envoyé en voyage d'affaires.
- Article 153. Cet article régit le paiement du travail les week-ends et les jours fériés.
Bien entendu, il existe d’autres articles qui touchent directement ou indirectement de nombreux problèmes liés aux voyages. En particulier, ils répondent à la question suivante: «Comment les indemnités de déplacement sont-elles comptabilisées et quelles sont les caractéristiques de leur paiement?». Cependant, ce qui précède est traditionnellement désigné comme étant le principal.
Qui ne devrait pas être envoyé en voyage d'affaires
Avant de comprendre comment les indemnités de déplacement sont calculées, vous devez savoir quels employés ne peuvent être envoyés en voyage sans leur consentement et lesquels ne doivent pas être envoyés même avec l'accord écrit de l'employé.
Les femmes enceintes et les personnes de moins de dix-huit ans ne peuvent pas être envoyées en voyage d’affaires. Il existe également des règles pour les catégories de travailleurs suivantes:
- Femmes avec enfants de moins de trois ans.
- Parents célibataires élevant un enfant ou des enfants de moins de cinq ans.
- Employés à charge d'enfants handicapés.
- Travailleurs avec un certificat médical qu’ils s’occupent d’un membre de la famille.
Les catégories susmentionnées d’employés ne peuvent être envoyées en voyage d’affaires qu’avec un consentement écrit et après un examen médical complet.
Documents requis pour le traitement d'un voyage d'affaires
Pour envoyer légalement un employé en voyage d’affaires, il est nécessaire d’établir correctement les documents. Ceux-ci incluent une commande à envoyer lors d’un voyage d’affaires, une affectation de travail et des documents confirmant le séjour de l’employé en voyage d’affaires.
Il est à noter qu'il n'est pas nécessaire d'exécuter une tâche à partir de 2015, cela est autorisé par la loi. Cependant, dans sa procédure interne de traitement de la documentation, l'employeur peut adhérer aux anciennes règles. Cet entretien convient aux grandes organisations.Par exemple, ce type de document peut être compilé par le responsable de l’unité structurelle, ce qui indique la nécessité d’un voyage d’affaires. À l'avenir, cette documentation est examinée par la direction.
L'ordre à envoyer lors d'un voyage d'affaires fait partie intégrante du flux de documents lorsqu'un voyage d'affaires a lieu. La documentation doit indiquer les détails de l'organisation, les données des employés, les objectifs et les dates du voyage. Une commande est remplie dans un formulaire unifié n ° T-9. Dans le cas d'une affectation de travail, ce fait est également indiqué dans la commande.
Les documents qui confirment la durée d'un voyage d'affaires sont principalement considérés comme des documents de voyage, tels que des billets de train. Si l'employé se déplace par transport personnel, un mémo est rédigé.
Que faire si vous avez besoin de prolonger le voyage?
Il existe des situations où il est nécessaire d’augmenter la durée du voyage d’affaires d’un employé. Dans ce cas, vous devez créer un paquet de documents supplémentaire. Ceux-ci comprennent:
- Ordre de prolonger le voyage. Ce document est rempli sous n'importe quelle forme. La raison de l’extension du voyage et la nouvelle date de fin doivent être indiquées ici.
- Autorisation écrite de prolonger le voyage des personnes indiquées ci-dessus.
- Avis de prolongation d'employé. Cela peut être fait en envoyant un fax avec une commande.
- Calcul des frais de voyage et des indemnités journalières pour une période supplémentaire et transfert de fonds.
Paiements dus à un employé en voyage d'affaires
Un employé qui a été envoyé en voyage d'affaires a droit à plusieurs types de paiements. Ceux-ci comprennent:
- Per diem.
- Payer directement les frais de voyage pour chaque jour imputable au travail effectué au départ.
- Remboursement des dépenses engagées par un employé en rapport avec un voyage d’affaires, par exemple des montants pour des billets ou un logement locatif.
Les premières étapes de la comptabilité: indemnité journalière, voyage et avance
Une fois que l’instruction est prête, l’employé doit recevoir un paiement anticipé. Il comprend des indemnités journalières pour toute la durée du voyage, ainsi que le montant estimé des dépenses. Il convient de noter que l’émission peut être effectuée à la fois en espèces et par virement sur la carte de l’employé.
Comment sont calculées les indemnités de déplacement? Ils sont payés à la fin du mois avec le reste du salaire. Cela est dû au fait que le calcul de ce type de paiement est effectué après la fin du mois, quel que soit le moment où l'employé a signalé sa situation.
Après le retour de l'employé, le comptable effectue un nouveau calcul. Les résultats sont résumés, il s’avère que les montants ont été dépensés. En conclusion, l’employé est soit payé un supplément pour le montant manquant, soit il retient son versement excessif.
Paiement des voyages d'affaires. Formule de base
Comment sont calculées les indemnités de déplacement? Avant de facturer des fonds à l'employé, vous devez les calculer. Il convient de rappeler que le paiement est effectué sur les gains moyens. Le voyage est payé en fonction des montants calculés selon la formule. Pour le calcul, les indicateurs suivants sont utilisés:
- Paiements pris en compte pour le calcul du salaire moyen. Vous trouverez une liste complète dans le règlement sur les caractéristiques du calcul du salaire moyen. Dans la plupart des cas, il s'agit d'un salaire, d'allocations personnelles, moins les primes uniques et l'assistance matérielle.
- Le nombre de jours de la période de facturation.
- Le nombre de jours de voyages d'affaires.
Pour calculer les frais de déplacement, les paiements décrits au premier alinéa sont calculés, divisés par le nombre de jours de la période de règlement. Cet indicateur indique combien l’employé reçoit pour une journée de voyage d’affaires. Ensuite, cet indicateur est multiplié par le nombre total de jours ouvrables au départ.
Nombre de jours: un facteur important!
Il convient de noter que le premier jour d'un voyage d'affaires est le jour de l'expédition des billets. En d’autres termes, si l’avion décolle le vingtième jour à dix heures du soir, ce jour est alors calculé en totalité.
Les règles relatives aux indemnités de déplacement à payer impliquent également que, s’il faut du temps pour se rendre au lieu de départ, il doit également être payé intégralement.
Un exemple est une situation dans laquelle un employé doit voler depuis un aéroport situé en dehors de la ville. Afin de prendre l'avion, un employé doit partir à 23 heures 30 minutes. Dans ce cas, cette journée devrait également être payée en totalité, bien que le départ de l'aéronef ne soit planifié que le lendemain.
Paiement des voyages d'affaires. Vacances
Il convient de noter que le paiement d’un tel plan sous forme d’indemnité journalière, indemnité de voyage en vacances, nécessite une clarification particulière. Ainsi, les indemnités journalières sont versées pour chaque jour passé en voyage d’affaires. Cela inclut les vacances et les week-ends. Malgré le fait que l'employé n'a pas travaillé ces jours-ci.
Le paiement des voyages d'affaires le week-end peut ne pas être effectué. Si l'employé travaille pendant son jour de congé, le paiement est effectué de la même manière que pour le travail effectué pendant les vacances et les week-ends en dehors d'un voyage d'affaires. C'est-à-dire que, pour ces jours, l'employé a droit à un double paiement ou à un congé supplémentaire, mais avec un seul paiement du jour.
Exemple de calcul de voyage
Pour comprendre la situation, il est préférable d'utiliser des exemples. Le cumul des indemnités de déplacement peut être expliqué dans une situation typique.
Un employé de l'entreprise a été envoyé à Kostroma en voyage d'affaires du 1er avril 2017 au 12 avril 2017. Dans le même temps, il y avait huit jours ouvrables au cours de cette période, l'entreprise travaillant cinq jours par semaine et l'employé se reposant le week-end.
Au cours de la période de facturation, l'employé a travaillé pendant 230 jours et a gagné 360 000 roubles.
Avec ce calcul, le paiement quotidien pour le voyage d’affaires de D. Sergueïev sera de 1 565 roubles pour 22 kopecks. Soit, dans huit jours, l’employé recevra 12 521 roubles, 76 kopecks de voyageurs d’affaires.
Accumulation de voyages: affectations
Le paiement et le cumul des indemnités de voyage peuvent être reflétés dans les transactions suivantes:
- Débit 26 (20, 23, 25) - Crédit 71. Cette entrée reflète l'adoption des frais de voyage à la date de soumission du rapport préalable.
- Débit 71 - Crédit 50 (51) - décrit le processus de paiement en espèces du rapport d’avance à l’employé.
- Débit 26 (20, 23, 25) - Crédit 70. Employé pour voyage d’affaires accumulé.
Qu'est-ce qu'un per diem? Caractéristiques de régularisation
L'indemnité journalière est le montant destiné à rembourser à l'employé les dépenses liées à la vie dans une autre localité. Leur paiement est réglementé par la loi. Le paiement est effectué pour chaque jour que vous êtes en voyage d’affaires, jours de voyage compris.
Le montant des indemnités journalières est déterminé indépendamment par chaque employeur. Pour les entreprises dont les activités sont exercées en dehors de la Fédération de Russie, il est conseillé d’inclure dans les documents de la société des informations sur le montant des indemnités journalières pour les voyages d’affaires à l’étranger.
Il est à noter que les indemnités journalières prescrites pour les voyages à l'étranger sont facturées le jour où l'employé quitte la Fédération de Russie et le jour de son retour. C'est-à-dire qu'en arrivant dans le pays à neuf heures du matin, toute la journée sera toujours payée pour le montant de l'indemnité journalière de subsistance pour un voyage à l'étranger.
Indemnité journalière par jour
Une situation intéressante se présente lorsqu'un employé est contraint de partir en voyage d'affaires d'une journée. Dans ce cas, il existe une particularité du paiement journalier. Par exemple, un voyage à l'étranger est payé à hauteur de cinquante pour cent du montant total de l'indemnité journalière de subsistance.
Dans le même temps, un voyage d’affaires dans le pays est moins rentable. Les indemnités journalières pour cette journée ne sont pas facturées. Toutefois, il convient de rappeler que cela n’est pertinent que lorsque le jour du départ et celui de l’arrivée coïncident. Si le départ était à onze heures du soir la veille, le voyage est considéré comme une journée.