Les services de transport de marchandises sont considérés comme très populaires, mais pour leur fourniture, les entreprises doivent compiler correctement divers documents de transport. S'il est absent, cela peut alors devenir la base de problèmes avec la police de la circulation ou l'inspection des impôts. Tous les services impliquant le transport de marchandises sont des opérations de transit. Pour leur mise à disposition, il incombe au client, représenté par le destinataire ou l'expéditeur de la cargaison, et le transitaire de conclure un contrat d'expédition, pour lequel les conditions de l'art. 801 Code civil. Un récépissé d'expédition contenant des informations sur les marchandises transportées doit y être annexé. Chaque participant à un tel accord doit comprendre à quoi sert le récépissé de transfert, comment il est établi, par qui il est signé et quelles informations il contient.
Concept de document
Le récépissé d’expédition est présenté par la documentation générée lorsque le client transfère les marchandises au transitaire. Les citoyens se demandent souvent si un accusé de réception est nécessaire. Il est obligatoire pour l’enregistrement car c’est un élément indispensable du contrat de transport de marchandises.
La documentation est remplie par le transitaire direct, mais elle doit en même temps porter la signature de l'expéditeur. Pourquoi ai-je besoin d'un reçu de transfert? Cela prouve que le transitaire a réellement accepté la marchandise et n'est donc obligé de la transporter qu'à l'endroit convenu.
En outre, ce document sert à prouver que le transitaire agit en tant que propriétaire de la cargaison transportée pendant une certaine période. C’est lui qui doit veiller à ce qu’aucune circonstance ne puisse nuire à l’intégrité des articles transportés. Le transitaire est responsable de la cargaison. Si celle-ci est endommagée, le spécialiste devra alors couvrir les dommages causés au client.
Types de documents d'expédition
La clause 5 du Règlement des activités de transfert, qui a été approuvée par le PP n ° 554, énumère tous les documents devant être mis à la disposition du transitaire. Ceux-ci comprennent:
- réception directe du reçu;
- une commande destinée au transitaire et établie par l'expéditeur;
- récépissé d'entrepôt.
Pourquoi ai-je besoin d'un reçu de transfert? C’est à ses frais que le transporteur peut confirmer qu’il a bien reçu certaines marchandises du client. Après avoir transporté des objets, il cesse d'en être responsable.
Est-il obligatoire de le compiler?
Lors de la formation du contrat d’expédition, il est obligatoire de joindre une documentation supplémentaire. Souvent, les participants à une transaction se demandent si un accusé de réception est nécessaire. C'est un document indispensable rédigé par écrit et signé par les deux parties au processus.
Si ce document n'est pas disponible, des difficultés surgiront compte tenu du coût du transport. Cela conduira à l'impossibilité de calculer correctement l'impôt sur le revenu.
La clause 6 des règles stipule qu'au lieu d'un récépissé d'expédition, d'autres documents peuvent être utilisés pour confirmer l'acceptation et le transport d'une cargaison spécifique. Ces documents sont compilés par écrit et comprennent une liste de toutes les marchandises transportées par le transitaire. Le contrat établi entre les deux parties à la transaction devrait indiquer quels documents supplémentaires sont joints à la convention.
Qui élabore?
Remplir un accusé de réception est considéré comme un processus simple et le transitaire lui-même doit s'en occuper. Un spécialiste peut contacter le client pour obtenir des informations supplémentaires sur les marchandises transportées.
Il est délivré au client après l'acceptation de toutes les marchandises. C'est sur la base de ce document que le transitaire a le droit de posséder les marchandises jusqu'à la fin de leur transport. Par conséquent, le connaissement et le récépissé d’expédition sont les documents les plus importants pour tout transporteur. Sur la base de cette documentation, une comptabilité appropriée est fournie dans toute entreprise.
Peut-on utiliser un reçu à la place d'une facture?
Les citoyens se posent souvent la question de la nécessité d’une facture s’il ya un reçu. Les fonctionnalités de compilation de différents documents incluent:
- si le contractant agit en tant que transitaire, ses frais de transport sont confirmés par les documents de transfert correspondants;
- le transitaire n'a pas besoin d'établir un connaissement, mais il s'agit d'un document contraignant pour le transporteur, qui intervient souvent pour le transport direct de marchandises;
- ces documents sont complètement différents et ne peuvent se remplacer.
Par conséquent, si le transporteur s'engage de manière indépendante dans le transport, il ne fait pas appel à un transporteur tiers, il n'a alors pas besoin d'une facture et seul un reçu suffit. Le client peut suivre les marchandises sur un récépissé d’expédition de la même manière que sur d’autres documents de transport.
Comment est-il rédigé correctement?
Il est important non seulement de comprendre à quoi sert le récépissé de transfert, mais également de savoir comment le compiler correctement pour qu'il soit réellement utilisé comme documentation officielle. Lors de la création de ce document, les règles sont prises en compte:
- nécessairement fixé la date à laquelle le récépissé est établi;
- la plaque d'immatriculation du document est enregistrée;
- des informations sur l'expéditeur et le destinataire sont indiquées;
- la liste des autres personnes impliquées dans le processus de transport de la cargaison;
- les informations concernant l'expéditeur direct responsable du chargement pendant son transport sont entrées.
Tous les participants au processus peuvent être des individus et des entreprises différentes. Si l'organisation agit en tant que participant, son nom et ses coordonnées sont inscrits sur le reçu. Si une personne agit en tant que partie à la transaction, elle doit alors enregistrer le nom complet du citoyen, son numéro de téléphone et ses données de passeport.
Type et contenu du document
Il n’existe aucune forme stricte de récépissé d’expédition; par conséquent, la documentation peut être établie sur une feuille A4 standard ou sur du papier à en-tête de l’organisation de transport. Pour cela, une version imprimée ou manuscrite peut être utilisée.
Un exemple de reçu de transfert se trouve ci-dessous.
La signature du transitaire est nécessairement incluse dans le document, ce qui confirme que toutes les informations saisies dans le document sont fiables et que le spécialiste a réellement accepté le fret à stocker. Un accusé de réception est généré exclusivement en deux exemplaires, l'un restant chez le client de l'organisation et l'autre directement à l'expéditeur.
Si nécessaire, des copies supplémentaires peuvent être réalisées, lesquelles sont obligatoirement signées par le transitaire. Sans sa signature, ils sont considérés comme nuls. Dès que le fret est livré à l'adresse de destination, le reçu du client n'est pas renvoyé au transitaire, mais reste chez l'expéditeur. Par conséquent, le document n'est pas négociable.
La procédure pour remplir la documentation
Faire un reçu de transfert est considéré comme un processus simple. Pour ce faire, il suffit d'entrer certaines informations de manière séquentielle. Par conséquent, il est recommandé d'utiliser l'algorithme suivant:
- initialement, la date est définie lors de la création du récépissé et doit être conforme à la date à laquelle le transitaire reçoit les marchandises du client;
- un numéro spécifique est attribué à la documentation pour laquelle les caractéristiques du flux de documents interne d'une organisation de transport particulière sont prises en compte;
- les données relatives au client communiquées par son titulaire et ses données de passeport sont entrées dans le formulaire. S'il s'agit d'une entreprise, son nom, ses coordonnées, son adresse légale et ses coordonnées sont indiquées;
- les données sur le transporteur direct sont fournies et, s'il s'agit d'une personne privée, les données de son passeport doivent être incluses;
- le pays d'origine des marchandises est indiqué;
- un numéro d'identification ou un code de marchandise de la cargaison est fourni afin de présenter cette information aux inspecteurs lorsque le véhicule est arrêté;
- des informations sont fournies sur le marquage, ce qui vous permet d’établir, dans de telles conditions, le transport des marchandises, les conditions qui doivent être remplies, et le marquage est généralement représenté par différents signes holographiques, symboles ou autres signes;
- le type d’emballage est indiqué, car il peut être représenté par un récipient en plastique, une boîte en carton, un sac ou d’autres objets;
- prescrit combien d'espace la cargaison prend en transport;
- le poids de la cargaison est indiqué, net et brut;
- les données sur le volume et les dimensions des articles transportés sont entrées;
- la valeur totale de la cargaison est déterminée en fonction des documents de paiement disponibles reçus du client;
- une attention particulière est accordée aux conditions de transport, qui indiquent les obligations du transitaire d'assurer la sécurité de la cargaison pendant son transport;
- une ligne est créée pour des conditions spéciales dans lesquelles des informations différentes peuvent être entrées si les deux parties conviennent de leur disponibilité;
- à la fin, la signature du transitaire avec la transcription est apposée sur le reçu.
Il n'est pas nécessaire de certifier le document avec le sceau de l'organisation. Un exemple de reçu de transfert se trouve ci-dessous.
Autres nuances
Le reçu ne contient pas de document négociable. Le client de la société ne doit donc pas le renvoyer au transitaire après s'être acquitté de ses obligations en vertu du contrat en vigueur.
Les erreurs dans le document ne sont pas autorisées et les corrections ne sont pas autorisées. Si le transitaire commet une erreur lors de la préparation de la documentation, il lui suffit de recommencer pour établir le récépissé. La plupart des champs de ce document sont destinés à décrire directement la cargaison, ce qui facilite son identification. Cela est nécessaire non seulement pour le transitaire lui-même, mais également pour les inspecteurs de la circulation qui peuvent arrêter le camion pour inspection. Ils étudient généralement les informations contenues dans les factures et le récépissé d’expédition. Dans ces documents, les données doivent être identiques.
Les autres documents de transfert comprennent un récépissé d’entrepôt et une commande générée directement pour le transitaire. Sur la base de ces documents, le transitaire assume la responsabilité non seulement du transport de la cargaison, mais également de sa protection, afin qu’elle reste intacte pendant le transport. C’est à ces services que sont destinés les honoraires des spécialistes.
Si nécessaire, le contractant peut faire appel à des organisations tierces pour mener à bien cette tâche. Le plus souvent, les services de support sont utilisés pour cela.
Est-il possible de suivre la cargaison?
Un autre objectif unique de la réception est la possibilité pour le client de suivre avec exactitude l'emplacement de sa cargaison. Pour ce faire, vous pouvez utiliser divers services situés sur Internet.
Le suivi du fret sur un récépissé d'expédition est considéré comme un processus simple, car il suffit d'entrer le document et le numéro du fret, ainsi que le numéro de demande dans le service sélectionné. Sur la base des informations saisies, le client sera en mesure de comprendre exactement où se trouve sa cargaison, ainsi que la rapidité avec laquelle les termes du contrat seront complétés par le transitaire.
Conseil juridique
Le récépissé d’expédition est considéré comme un document important non seulement pour le client lui-même, mais également pour le transitaire direct.Cela est dû au fait que le document est utilisé dans la comptabilité fiscale pour calculer les coûts supportés par un spécialiste lors du transport de marchandises. Par conséquent, il doit être rédigé avec soin, en tenant compte de nombreuses exigences et sans erreur. Si différentes tâches ou inexactitudes sont identifiées, les employés du Service fédéral des impôts peuvent alors demander aux employés du Service fédéral des contributions de refuser de l'utiliser pour réduire l'assiette fiscale.
Le reçu contient des données uniquement sur les parties à l'accord et la cargaison. Il ne contient aucune information sur la période de transport de la cargaison. Par conséquent, il est également nécessaire d’émettre et de payer séparément une facture. Le transitaire doit s’occuper de la constitution du connaissement.
L'ensemble des documents est requis non seulement par le contractant direct, mais également par le client. Cela vous permettra de traiter facilement les calculs d'impôts et la comptabilité.
Conclusion
Le récépissé d’expédition est considéré comme un document important pour toutes les organisations et personnes spécialisées dans le transport de marchandises. C’est sur cette base que la responsabilité de marchandises spécifiques est transférée au transitaire.
Il est nécessaire de traiter de manière responsable avec un tel reçu. Il devrait contenir des informations extrêmement fiables et précises. Cela permettra à l'avenir, en cas d'imprévu, de confirmer que les marchandises ont été acceptées et livrées par une entreprise de transport spécifique à leur destination.