Il est difficile d’imaginer une grande entreprise, un État ou un établissement d’enseignement dans lequel il n’existe pas un tel poste. Planifier des réunions, préparer de la documentation, travailler avec de la correspondance, recevoir des appels ne sont qu'une partie des responsabilités de la personne occupant le poste que nous étudierons. Depuis 2016, le cercle des fonctions de base est défini dans la nouvelle disposition réglementaire - la norme professionnelle du secrétaire. Maintenant, il peut être utilisé comme base pour la formation des instructions de service nécessaires.
Caractéristiques de la profession
En dépit du changement constant dans les listes des professions les plus populaires et les plus recherchées dans le monde, le poste de secrétaire reste très répandu. Officiellement en Russie, cette profession existe depuis trois siècles. En 1720, Peter Ier l'a approuvé, les exigences pour les employés étaient très élevées: alphabétisation, connaissance des lois, aptitude à rédiger des documents.
Au départ, seuls les hommes étaient secrétaires, il s’agit aujourd’hui d’une profession essentiellement féminine. Cela est dû en partie au fait que l'exécution de tâches de secrétariat exige de la persévérance, de la diligence, la capacité d'accomplir un travail identique et monotone.
Quelles sont les exigences des gestionnaires modernes envers les employés occupant un tel poste? Le secrétaire doit être un utilisateur confiant des programmes informatiques de bureau de base, être capable de manipuler du matériel de bureau, travailler avec de la documentation, avoir de bonnes compétences en communication (bonne parole, capacité de dialogue, politesse, étiquette). De plus, soyez attentif, organisé, discipliné, émotionnellement stable.
En ce qui concerne la formation nécessaire, la norme professionnelle du secrétaire ne contient aucune exigence stricte à cet égard. Si vous avez une formation générale, une expérience professionnelle ou des cours spéciaux suffisent. Cependant, la présence d’un diplôme d’enseignement supérieur donne généralement un avantage en matière d’embauche.
Niveau professionnel
Les exigences relatives au travail de secrétariat ont pris la forme d'un acte réglementaire en 2016. Une norme professionnelle généralisée a été adoptée pour un spécialiste en support documentaire et organisationnel à la gestion de l'organisation. L'objectif principal de la norme est d'optimiser la politique du personnel. La tête peut se concentrer sur lui lors de l'évaluation des qualités professionnelles de l'employé. Le document est également utilisé dans la préparation de programmes de formation pour les secrétaires.
Le standard professionnel contient:
- liste des fonctions de travail de base;
- liste des compétences, connaissances, connaissances nécessaires à leur mise en œuvre;
- exigences relatives au niveau d'études et à l'expérience professionnelle.
Le document répertorie également les intitulés de poste possibles et leurs exigences. Cela inclut, par exemple, les normes professionnelles "secrétaire à la tête", commis et autres.
La structure contient plusieurs blocs sémantiques:
- informations générales (désignation de l'objet de l'activité, codificateur);
- carte fonctionnelle (liste des fonctions de travail et des catégories de qualifications);
- description des fonctions de travail (spécification de la liste des tâches, compétences prescrites à l'employé);
- informations sur les développeurs de normes.
La troisième section commence par le niveau professionnel du secrétaire-administrateur, pour la qualification, le niveau de formation et l'expérience dont les exigences les plus indulgentes sont formulées.
Les principales fonctions du salarié occupant le poste à l’étude sont formulées comme suit:
- collecte organisée d'informations professionnelles;
- soutien informationnel sur des questions d'actualité;
- systématisation, documentation et stockage des informations entrantes;
- accompagnement d'événements professionnels;
- créer les conditions nécessaires au travail du responsable de l'organisation et du soutien administratif.
Description du poste
Dans son travail, le secrétaire est guidé par la législation en vigueur, la charte de l’organisation, les ordres du responsable, sa propre description de travail. C'est dans le dernier document que sont assignées les tâches professionnelles assignées au fonctionnaire. Dès qu’il commence à exercer des fonctions officielles, l’employé doit connaître les principales dispositions de la notice. Ses dispositions peuvent servir de preuve en cas de conflit de travail. Par conséquent, le contenu des instructions doit être spécifique. Et exclure la possibilité d'une double interprétation.
La description de poste du secrétaire aux normes professionnelles est rédigée en tenant compte des spécificités d'une organisation donnée et comprend les sections suivantes:
- dispositions générales;
- fonctions des employés
- responsabilité du travail;
- droits des employés;
- autres conditions et exigences.
Les dispositions générales indiquent à quelle catégorie appartient l'employé et à qui appartient son subordonné, la procédure de nomination et de révocation, les exigences en matière de qualifications, de connaissances et de compétences. Vous trouverez ci-dessous une description détaillée des fonctions et des droits de l’employé. La section sur la responsabilité officielle indique les violations du travail pour lesquelles l'employé peut être puni.
La description de poste est approuvée par le responsable de l'organisation et portée à la connaissance de l'employé (sous signature).
Niveau professionnel "Secrétaire de la tête"
Conformément à ses dispositions, il est souhaitable d’accepter pour ce poste des employés diplômés de l’enseignement supérieur (premier cycle) ou professionnels. De plus, une expérience professionnelle (au moins deux ans) est appréciée.
La norme professionnelle répertorie les principales activités du salarié au travail:
- coordination des plans temporaires avec la tête;
- le choix du formulaire de planification et la gestion de l'organisateur du patron;
- coordination de réunions, négociations avec des partenaires, des clients, des employés;
- informer le leader de l'heure et du calendrier des événements à venir.
Le secrétaire d'un chef doit avoir un certain nombre de compétences pour effectuer les actions ci-dessus. Fixer des objectifs, déterminer l’ordre et la priorité de leur mise en œuvre, aider le responsable dans la répartition du temps de travail, assurer la sécurité des informations et choisir les moyens les plus pratiques de notification des événements à venir. Sur la base de ces thèses, la description de poste du secrétaire du responsable de la norme professionnelle est généralement établie.
Il devrait également connaître les spécificités des activités principales de l’organisation, les dispositions du droit du travail et les règles régissant la conduite des négociations commerciales.
Les activités de travail énumérées du secrétaire du chef comprennent un certain nombre de responsabilités différentes:
- planification de la journée de travail;
- organisation de conversations téléphoniques et de voyages d'affaires;
- travailler avec les visiteurs à la réception;
- organisation d'événements de travail et de réunions;
- maintenir le bon fonctionnement dans le bureau du chef;
- contrôle de l'exécution des ordres et des instructions;
- préparation de la documentation de travail;
- développement d'actes locaux si nécessaire;
- stockage de la documentation;
- organisation de l’interaction informationnelle des employés et de la direction de l’organisation.
Principales responsabilités du secrétaire
Le poste de secrétaire du chef de l’organisation implique une interaction constante avec les gens et la volonté de conseiller les clients et les visiteurs sur des questions fondamentales. Bien sûr, beaucoup dépend des spécificités de l'activité principale de l'institution et du poste de direction.Ils ont un impact significatif sur la rédaction de la description de poste du secrétaire selon les normes professionnelles.
Les dispositions générales indiquent que le poste appartient à la catégorie des exécutants techniques. Les exigences relatives à la formation et à la durée du service de l'employé sont déterminées. Le rendez-vous est pris directement par la tête. Pour formuler les connaissances et les compétences nécessaires, un standard professionnel de la secrétaire peut être utilisé. Ceux-ci incluent: la connaissance des bases du travail de bureau; connaissance des méthodes d'enregistrement et de traitement des données d'information; Propriété du PC connaissance des règles de la correspondance commerciale et de la communication; connaissance des règles internes et des procédures de sécurité et bien plus encore.
La deuxième section des instructions décrit les tâches de l'employé. Dans la troisième section - ses droits. Par exemple, le secrétaire du responsable a le droit de prendre connaissance des projets de décisions liés à ses activités, de lui faire des suggestions pour optimiser son travail, de demander les informations et documents nécessaires pour effectuer son travail, etc.
La dernière section de l'instruction énonce les mesures de responsabilité des employés en cas de mauvaise exécution des tâches officielles entraînant des dommages matériels.
Greffier
La tâche principale du commis est de contrôler le flux de travail de l'unité ou de l'ensemble de l'organisation (il y a souvent plusieurs employés parmi le personnel qui remplissent cette fonction). La liste des principales responsabilités est indiquée dans les normes professionnelles du secrétaire-greffier:
- archivage et stockage correct des documents;
- organisation du travail avec des documents;
- la formation des cas conformément aux exigences de l'organisation en matière de nomenclature.
Pour postuler à ce poste, le candidat doit suivre un enseignement professionnel secondaire.
Lors de l'organisation du travail avec des documents, le secrétaire-greffier peut recevoir et traiter les documents entrants, les trier et les enregistrer si nécessaire, les préparer pour examen par le responsable, les rediriger vers les exécuteurs directs et gérer une base de données.
Pour garantir un stockage correct des documents, le greffier doit être en mesure de développer une nomenclature des affaires, de vérifier l'exactitude des écritures, des formulaires et de déterminer le moment de leur stockage, de les distribuer et de les archiver.
Avant que les documents ne soient envoyés aux archives pour archivage, le greffier vérifie les conditions de leur archivage (permanent ou à long terme), dresse un inventaire interne, dresse les couvertures des dossiers.
Référent ou secrétaire-administrateur?
Il peut parfois être difficile de classer la hiérarchie des postes de secrétariat et leurs responsabilités. Quelle est, par exemple, la différence fondamentale entre la secrétaire adjointe et l’administrateur? Après tout, les fonctions qu’ils remplissent sont assez similaires.
La description de poste du secrétaire-administrateur selon la norme professionnelle prévoit:
- réception et distribution des appels téléphoniques entrants;
- organisation du travail avec les visiteurs;
- mise en œuvre de fonctions de coordination.
Il doit être familiarisé avec les règles d'étiquette professionnelle et les conversations téléphoniques (avec les clients, les partenaires, les représentants des médias et autres), pouvoir entretenir une conversation et résoudre une situation conflictuelle. Les fonctions de coordination de l'administrateur consistent généralement à tenir un journal des mouvements des employés, des parcours de messagerie et des itinéraires des chauffeurs.
Jusqu'à présent, il n'y a pas de norme professionnelle distincte pour le secrétaire référent, mais ses responsabilités sont largement similaires à celles du directeur adjoint. Comme l'administrateur, il travaille avec la correspondance, répond aux appels, rencontre et accompagne les visiteurs, établit les horaires de voyage. Cependant, tout cela est directement lié à la figure du chef de l'organisation. Dans certains cas, ses responsabilités peuvent être étendues, ce qui se reflète dans l'horaire de travail (peut être irrégulier).
Normes professionnelles du secrétaire du département académique
Ces employés peuvent être trouvés dans le personnel d'une école, d'un collège ou d'une université. Le poste appartient à la catégorie du personnel d’appui pédagogique. Pour déterminer les fonctionnalités de base, l’employeur peut utiliser le standard général du spécialiste en support de documentation. Le ministère du Travail n'a pas encore approuvé de norme professionnelle distincte pour le secrétaire de l'unité d'enseignement de l'établissement d'enseignement. Pour le travail, une formation professionnelle (secondaire) dans le domaine du travail de bureau ou de la formation professionnelle sur la base de la formation générale est nécessaire. Il n'y a pas d'exigences strictes pour la disponibilité de l'expérience de travail.
À ce poste, l’employé:
- accepte la correspondance, la transfère au responsable de l’organisation éducative et aux artistes interprètes;
- s'occupe de la paperasse (y compris électronique);
- prépare les projets d'ordonnances pour le contingent d'étudiants;
- établit des dossiers personnels des étudiants;
- assure le suivi des heures d’enseignement des enseignants;
- fait des demandes, des lettres;
- exerce un contrôle sur l'exécution des ordres et des instructions de la tête.
Secrétaire scientifique et ses fonctions
Cet article appartient au domaine de la science. Les secrétaires scientifiques sont en demande dans les universités, les instituts de recherche, les académies et les organisations scientifiques. En règle générale, ils fournissent le travail des chercheurs et des conseils de thèse. La norme professionnelle du secrétaire scientifique comprend la planification d'événements scientifiques (réunions, conférences, tables rondes), leur organisation et leur déroulement, la préparation de la documentation pertinente et le suivi de la mise en œuvre des décisions prises.
Les employés ayant un diplôme scientifique, une expérience dans l'organisation et les travaux scientifiques (au moins cinq ans) et des publications dans des publications avec comité de lecture peuvent être nommés à ce poste.
Secrétaire scientifique:
- recueille les propositions dans le plan annuel de développement scientifique et de recherche;
- contrôle la mise en œuvre en temps voulu des plans thématiques de travail scientifique établis et la préparation des rapports pertinents;
- prépare les projets de plans de travail du conseil scientifique (scientifique et technique), surveille la mise en œuvre de ses décisions;
- considère le matériel nécessaire pour conférer le rang académique et défendre une thèse;
- prépare des propositions pour un plan de publication d'articles scientifiques;
- développe des critères pour évaluer la performance des employés pour la certification;
- formule des propositions de formation avancée et de stages pour scientifiques.
Fonctionnalité du porte-parole
Beau métier "jeune". En Russie, il a commencé à gagner en popularité vers le milieu des années 90 du siècle dernier. Dans les normes professionnelles du secrétaire, le nom de ce poste n'est pas attribué séparément. Mais pour de nombreuses organisations, avoir un tel employé est un besoin urgent. C’est lui qui forme l’opinion publique sur la société. Les principales responsabilités comprennent: l'organisation de conférences de presse; le contenu du site Web de l'organisation; préparation de communiqués de presse; planifier des campagnes d'information (dans la presse, les réseaux, à la télévision) visant à créer une image positive de l'entreprise.
La norme professionnelle du secrétaire de presse stipule que le candidat doit posséder un diplôme universitaire en journalisme, publicité, philologie ou relations publiques. Une expérience professionnelle (à partir de 3 ans) dans le domaine concerné, une expression orale et écrite compétente et la connaissance d'une langue étrangère sont également souhaitables.