Même la société la plus riche qui possède le produit le plus rentable pense à des économies raisonnables. Seulement dans ce cas, elle aura plus de moyens et d’occasions de maintenir sa propre entreprise à flot et de se développer davantage.
Ce n’est un secret pour personne que plus une entreprise est grande, plus ses coûts sont élevés. De plus, les postes budgétaires secondaires, qui comprennent l’impression de documents, occupent ensemble la part du lion. Et étant donné le taux de change actuel du dollar, les fichiers imprimés peuvent être véritablement «or».
Combien d'argent faut-il pour imprimer des documents?
Selon les statistiques publiées par Hewelett-Packard, chaque entreprise pouvant être classée comme moyenne et grande entreprise consacre environ 6% de ses bénéfices au coût du papier. Pour certains, ce pourcentage, en pourcentage, peut sembler faible, mais ce n'est pas du tout.
Si le revenu mensuel moyen de l'entreprise est de 10 millions de roubles, il en coûte environ 600 000 roubles pour imprimer la documentation! Il est très difficile d'appeler un tel chiffre petit ou insignifiant.
L’optimisation raisonnable des coûts d’impression aidera un nouveau service, encore peu utilisé: l’impartition.
Qu'est-ce que l'externalisation de l'impression et comment ça marche?
Ce service contribuera à faire des économies uniquement pour les moyennes, grandes et très grandes entreprises dotées de flux de travail internes et externes importants. L'impartition de l'impression est parfois appelée «maintenance de copie».
Calculer le chiffre exact du coût d'impression n'est parfois pas simplement difficile, mais tout simplement incroyable. Cela se produit parce que les achats sont effectués par différents départements:
- Le bureau (papier) est acquis par le responsable du bureau, le secrétaire, tout autre employé d’AXO.
- Le service informatique est responsable de l’achat et de la réparation en temps voulu du matériel d’impression.
- Les cartouches de recharge, comme tous les autres consommables, sont prises en charge par le service des achats.
Dans des villes et des régions différentes, des dizaines, des centaines, voire des milliers de travailleurs se dédoublent jour après jour. Le matériel de bureau nécessite de temps en temps non seulement un réglage ou un ravitaillement en carburant, mais également des réparations. Les coûts augmentent lorsque les fonds de la société sont utilisés de façon irrationnelle: l’imprimante manque d’encre et le contrat semble flétri, des feuilles d’impression «test», lorsque vous devez vérifier le bon fonctionnement du matériel d’impression, etc.
L'externalisation de l'impression n'est rien d'autre qu'un service complet d'équipement d'impression. Tout son avantage est que le client ne paie que pour les copies des documents réalisés.
Comment la comptabilité d'impression est-elle conservée et comment retirer le compteur de copies de l'imprimante?
Un compteur de copies produites est fourni sur tous les nouveaux modèles de technologie d'impression. Il est possible de prendre des lectures à partir de ce compteur manuellement ou également en mode automatique.
La méthode manuelle, qui permet l'impression habituelle d'une page de configuration, n'est pas la plus pratique, mais la plus précise. L'utilisation de divers logiciels permettant de surveiller les imprimantes (PaperCut, Découverte SNMP, PrintMonitor, etc.) est populaire.
Tous les programmes répertoriés affichent la quantité d’encre contenue dans les cartouches, la présence de feuilles imprimées, le temps approximatif jusqu’à ce que la cartouche soit remplacée, etc.
L'intégration obligatoire avec Internet est un inconvénient majeur de la méthode automatique. Toutes les institutions publiques ou privées ne risquent pas de perdre des données internes.
Les avantages évidents d'utiliser
Quelle que soit la méthode choisie, l'externalisation de l'impression peut être qualifiée de moyen plus efficace de comptabilisation du processus d'impression des documents. En outre, il vous permet de collaborer avec un autre fournisseur de services d'impression et d'optimiser les heures de travail du service informatique, qui est non seulement chargé de la maintenance régulière de l'imprimante, mais également de son ravitaillement en carburant, de son installation et de sa réparation.
Dans ce cas, vous pouvez complètement oublier l'efficacité quantitative des cartouches, leurs caractéristiques techniques, leur ravitaillement en carburant.
Ce format de service prévoit le paiement à la fin du travail, c’est-à-dire que l’argent est payé pour des documents imprimés de qualité. Comme d’autres accords, l’accord de sous-traitance prévoit des délais précis pour la fourniture de services, leur coût et le délai de paiement.
Une entreprise qui a conclu un tel contrat élimine complètement de nombreux petits soucis: achat de papier, de matériel et d’autres consommables, ne s’inquiète pas pour la réparation de matériel, économise de l’électricité et imprime des documents pour les besoins personnels de ses employés.
Quel timbre ne sera pas payé?
En effet, l'accord ne prévoit qu'un imprimé de qualité. Une feuille imprimée de qualité ne devrait pas inclure:
- divers points sur le papier;
- rayures et empreinte;
- divers bruits parasites;
- bourrages de papier et dommages mécaniques;
- distorsion de l'image;
- particules de toner.
Quels sont les moyens de payer pour le service?
Le coût d'un exemplaire du document, qui est à la charge du client, comprend déjà tous les frais de matériel, de maintenance et de réparation de l'équipement.
La contrepartie peut offrir plusieurs moyens de payer ses services:
- Le plus souvent, les entreprises concluent des accords traditionnels qui incluent le coût de chaque copie.
- Les grandes entreprises avec un flux de travail énorme sont intéressées par un contrat à prix unique. En d’autres termes: pour un usage illimité des équipements, l’entreprise paie un tarif unique par mois.
- Les clients qui connaissent clairement leurs petits besoins ont intérêt à utiliser un contrat à prix fixe. Dans ce cas, le paiement mensuel obligatoire comprend une limite de pages à un prix spécial. Si l'entreprise imprime plus que la norme spécifiée, un document imprimé fabriqué au-delà de la norme est acheté au prix habituel.
Pièges et inconvénients cachés
Malgré les nombreux avantages du service, il présente de nombreux inconvénients cachés:
- En raison du coût élevé du service, il est conseillé de n'utiliser que de grandes organisations. Le prix est dû exclusivement aux cartouches d'origine et aux pièces de rechange pour leur équipement.
- Chaque fournisseur fournit un service exclusivement pour ses produits, et la transition vers des imprimantes d’une marque différente peut générer un joli centime. Compte tenu de la situation actuelle sur le marché mondial des devises, la dépendance à un producteur étranger peut difficilement être qualifiée de précaire. Pas un seul équipement de bureau et son entretien gratuit ne coûtent de tels risques.
- Lors de l'installation de l'équipement, insistez sur l'utilisation d'un laser. Le fait est qu'il est beaucoup plus facile et plus commode de conserver un enregistrement clair des copies imprimées.
- Certaines imprimantes n'ont pas de compteurs d'impression.
- Aucun fournisseur ne considère d’imprimer sur des formats autres que A4. Si l'organisation doit imprimer un document au format A3, il comptera pour 2 feuilles A4.
- Le passage à l'externalisation de l'impression bureautique est un processus long. La pratique montre que la coordination de toutes les clauses du contrat peut durer jusqu’à deux mois, alors que l’organisation aura de grandes difficultés avec le transfert de succursales dans les régions. Les experts notent qu'en moyenne, le processus de mise en place d'un service peut prendre beaucoup de temps (de 3 à 6 mois). Les directeurs de succursale dans les régions peuvent être en conflit avec l’innovation. Il peut y avoir plusieurs raisons, mais la plus commune d'entre elles est un intérêt personnel à travailler avec un fournisseur particulier.Pour de tels responsables, la centralisation de la presse ne peut être rêvée que dans de terribles rêves et cela peut devenir un problème sérieux. Avant de prendre une décision aussi sérieuse - la transition vers la sous-traitance de l’impression de bureau, réfléchissez bien et analysez la situation du flux de travail dans l’entreprise.
Essayez de calculer les coûts d’impression de bureau par mois, trimestre et année. Le chiffre doit être précis! En même temps, tenez compte de tous les coûts cachés (consommation d’énergie, temps consacré à la maintenance des imprimantes, impression de fichiers personnels par les employés, etc.). Consultez les offres d'impartition d'impression de bureau d'aujourd'hui. Ne choisissez jamais un fournisseur guidé par un prix exceptionnellement bas. Une telle coopération est lourde de maux de tête. Expérience et réputation importantes, nombre de projets réussis.