التدبير الضروري عند التخطيط لإجازة مخطط لها هو إشعار الإجازة للموظف. قد يكون لكل شركة عينة ، لأنه لا يوجد قالب واحد. في هذه الحالة ، يجب تقديم تنبيه إلى الموظف قبل أسبوعين من بداية الإجازة. لإكمال العملية ، يجب على الموظف وضع توقيعه.
لماذا الإخطار
وفقًا للقانون (المادة 123 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، يلتزم كل صاحب عمل بإخطار الموظف ببدء الإجازة كتابةً. في الوقت نفسه ، يجب أن يشير المستند إلى تاريخ بداية الإجازة. من المهم أيضًا مراعاة جدول العطلات السنوي الذي تمت الموافقة عليه من قبل الشركة.
هذا النهج مهم بشكل خاص لتلك الشركات التي لم تنقطع عمليتها. في مثل هذه الظروف ، من الضروري السماح للموظفين بالوصول إلى جدول زمني واضح ، وإلا فقد تتضرر عملية الإنتاج.
الإجازة القانونية لها عدة أنواع:
- التدريب؛
- اختياري.
- سنويا.
إذا تم منح الإجازة بناءً على طلب الموظف ، فإن الحاجة إلى الإخطار تختفي.
كيف يتم تجميع الوثيقة
يجب أن يكون مفهوما أنه لا يوجد نموذج واحد لإخطار الموظف بالعطلة. يمكن لكل شركة إجراء عينة مع مراعاة خصوصيات المؤسسة.
ولكن لا تزال هناك نقاط إلزامية ، ويجب عرضها في شكل أو آخر. إنه يتعلق بالمعلومات التالية:
- تاريخ الوثيقة الصادرة ورقم التسجيل الخاص بها ؛
- تفاصيل صاحب العمل (مسؤول) ؛
- بيانات المصطاف الفردية ؛
- المنصب الذي يشغله الموظف ؛
- الإشارة إلى مادة قانون العمل ، والتي هي أساس الإخطار ؛
- توقيع الشخص الذي يدير المنظمة.
يجب ألا يكون نص المستند نفسه ضخمًا. عادة ما تشير فقط إلى المعلومات الضرورية المتعلقة بالإجازة القادمة: حقيقة توفيرها ، عدد أيام الراحة وفترة الوقت التي يتم أخذها في الاعتبار.
نتيجة لذلك ، تقوم كل شركة بتجميع عينة خاصة بها من إخطار الموظف عن الإجازة ، والتي يتم فيها تغيير الأحرف الأولى فقط والمدة والتواريخ.
استخدام مثل هذا القالب يمكن أن يقلل بشكل كبير من الوقت الذي يقضيه في تجميع تنبيه.
مقدمة الموظف
حتى يتسنى للموظف الوقت للتحضير لقضاء الإجازة القادمة ، يجب عليه أن يعرف عنها مقدمًا. ولهذا الغرض يتم استخدام إشعار منح الإجازة للموظف. يجب أن تحتوي العينة على جميع الكتل الضرورية من المعلومات. ولكي تكون هذه العملية قانونية ، من الضروري أن تتعرف المختص شخصياً على قرار الإدارة.
هذا يعني أن الإشعار يتم تسليمه شخصيًا لكل موظف.
يمكن للموظف معرفة حقيقة الإجازة بعدة طرق: - قراءة الطلب على توفير عدد معين من أيام الراحة ؛
- لقاء مع موظف في الموارد البشرية للمنظمة ؛
- توقيع ورقة البيان في عملية الموافقة على خطة العطلة.
لا يتم استبعاد الموقف الذي لا يوافق فيه الموظف على المواعيد النهائية التي حددتها السلطات. في هذه الحالة ، تحتاج إلى إعداد إجراء يتم عرض رد فعل الموظف عليه.
تجدر الإشارة إلى أن الإجراء الخاص بتطبيق إشعار الموظف بالإجازة يتضمن تجميع نسختين من المستند. ويجب على أخصائي التوقيع على كل منهم.
إذا لم يتم وضع الإشعار وتقديمه إلى الموظف ، فقد يتم في النهاية فرض غرامة إدارية (المادة).5.27 من قانون المخالفات الإدارية) وتم نقل الإجازة (يحق للموظف القيام بذلك بموجب القانون).
هل أحتاج إلى تسجيل مستند
لتحسين عملية تخزين الإشعارات وتسجيلها ، تحتاج إلى الاحتفاظ بمجلة خاصة. في هذه الحالة ، أيضًا ، لا يوجد نموذج واحد يمكن استخدامه. لهذا السبب ، يجب على إدارة الشركة تطوير قالب المجلة الخاصة بها. نتيجةً لذلك ، سوف يتناسب بدقة مع نموذج الإخطار الخاص بمنح الإجازة لموظف في مؤسسة معينة ، مما سيؤثر إيجابًا على سرعة الأعمال الورقية.
في صفحة غلاف المجلة ، تحتاج إلى عرض:
- تاريخ بداية ونهاية عملية إدخال البيانات ؛
- اسم المستند والشركة التي أصدرت المجلة.
في الجزء المجدول ، معلومات مثل:
- اسم المستند الذي تم إعداده ويخضع لإجراء المحاسبة ؛
- تاريخ الاصدار
- الرقم التسلسلي
- معنى الإشعار الصادر للموظف ؛
- البيانات الشخصية وموقف الموظف الذي صدر الإشعار باسمه ؛
- معلومات عن حقيقة تسليم المستند ؛
- معلومات بخصوص الرد على الإخطار.
الحفاظ على الوثائق المسجلة لمدة 5 سنوات. المؤسسة ملزمة بهذا الأمر بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي.
إشعار متزامن
بالإضافة إلى إشعار العينة القياسي ببدء العطلة ، تستخدم أي شركة بيانات خاصة بشكل دوري. أو لا تستخدم على الإطلاق. على سبيل المثال ، عندما يحدث إشعار بدوام جزئي.
إذا كان الموظف يعمل كجزء من شكل إضافي من فرص العمل ، فإن أول ما يحتاج الموظف إلى معرفته قبل إعداد وثيقة هو تواريخ بقية المختص في مكان عمله الرئيسي.
يجب إدخال هذه البيانات لاحقًا في خطة الإجازات أثناء تطويرها. نتيجة لذلك ، يجب أن تتزامن أيام الراحة في كلا العمل.
في مثل هذه الظروف ، ينبغي أن يتضمن تقديم تعليمات الإجازة للمحاسب الحساب الصحيح لإصدار الأموال. على سبيل المثال ، عندما يحين وقت الراحة المخطط له لجزء من الوقت ، لكنه لم يتراكم خبرة العمل اللازمة ، فيجب وضع الأيام المفقودة بدون صيانة. وهذا هو ، يجب أن تدفع فقط جزء من راتب عطلة.
بالنسبة لعملية الإخطار ، يمكنك إخطار مثل هذا الموظف دون استخدام الوثائق. الدوام الجزئي مناسب عندما يقدمون إجازات سنوية ، ويرتبوا في فترة واحدة في مؤسستين.
عندما لا يقوم الموظفون غير المتفرغين بتزويد إدارة شؤون الموظفين بمعلومات حول الجدول الزمني لشركة أخرى ، يجب إخطارهم رسميًا وقبل أسبوعين من الإجازة.
إذا كان عليك حل مشكلة بقية السلطات ، فعليك أن تتصرف على أساس مشترك. خلاصة القول هي أنه بموجب موضوع الإجازة ، لا يقسم القانون الموظفين إلى وظائف. سيكون أفضل وقت للتعرف على الإشعار هو لحظة توقيع الطلب.
المواقف غير القياسية
في أي شركة ، تكون الظروف في بعض الأحيان إلى درجة أن عطلة الموظف يجب أن تتوقف بسبب أسباب الإنتاج المختلفة.
في البداية ، تجدر الإشارة إلى أن القانون لا يسمح لصاحب العمل بالقيام بذلك من جانب واحد. كل ما تستطيع الشركة تحمله هو استدعاء موظف بعد الحصول على موافقته.
في الوقت نفسه ، هناك فئات من الموظفين لا يمكن مقاطعة إجازتهم تحت أي ظرف من الظروف:
- المتخصصين المشاركين في الإنتاج مع ظروف العمل الضارة.
- النساء في إجازة أمومة.
- العمال الذين لم يبلغوا سن 18.
عند استلام موافقة الموظف على مقاطعة إجازته ، يجب على رئيس القسم إعداد إخطار للمدير يوضح سبب الاتصال بالمتخصص.
النتائج
يستخدم الإشعار للتحذير من الإجازة في الحالات التي يذهب فيها الموظف في إجازة وفقًا للجدول الزمني. إذا كان الموظف نفسه يعتزم التوقف في نشاط العمل ، فلا يلزم إخطاره بذلك.التحذير الرسمي ليس مطلوبًا أيضًا لأولئك الذين يعملون في شركات بدوام جزئي.