خطاب عرض التعاون: مثال ، مثال

يعتبر عرض التعاون وثيقة تقدم فيها منظمة واحدة عرضًا إلى شركة خارجية حول العمل المشترك المحتمل بشروط مواتية. الهدف الرئيسي لمثل هذا الاقتراح هو الاهتمام بالشريك المستقبلي وجعله يختار هذه المنظمة. دعونا نفكر بمزيد من التفصيل في كيفية تجميع هذه المقترحات ، وما هي خصائصها الرئيسية.

من يكتب لمن؟

يتم وضع خطاب دعوة للتعاون من قبل موظف معتمد يعمل في تطوير الأعمال أو في اتجاه مماثل. يجب الموافقة على نص هذه الرسالة مع رئيس المنظمة. قد يتم تقديم مقترحات مماثلة من قبل رئيس الشركة.

وضعت الرسالة باسم مدير الشركة الذي تم التخطيط لمزيد من التعاون معه. أيضا ، قد يكون المرسل إليه نائب المدير أو أي شخص يتعامل مع مثل هذه القضايا وله سلطة اتخاذ القرارات بشأن التعاون المحتمل. ولكن في نهاية المطاف يتم النظر في جميع المقترحات التجارية للتعاون من قبل إدارة المنظمة.

القواعد العامة

الشيء الأكثر أهمية هو أن نتذكر أن هذا العرض هو نوع من الخطاف الذي يجب أن يربط الشريك المحتمل. يجب أن يكون نص الرسالة غني بالمعلومات وممتع ومختص. ستكون النتيجة المثالية لقراءة مثل هذه الرسالة هي طلب عرض أسعار أو سعر للسلع والخدمات.

على الرغم من أن اقتراح التعاون (سيتم تقديم نموذج لاحقًا) يعتبر وثيقة رسمية ، لا يوجد نموذج قياسي. يتم إعداد خطاب في شكل حر أو وفقًا للقالب الذي تم تطويره في مؤسسة معينة ، استنادًا إلى مهام المؤسسة وقدراتها.

عند تقديم المقترحات ، تحتاج إلى اتباع القواعد الأولية للغة الروسية ، العمل المكتبي وأخلاقيات العمل.

قبل كتابة خطاب ، يجب عليك معرفة تفاصيل الموظف الذي من المفترض أن يتم التواصل معه.

لذلك ، سيتألف الاقتراح من:

1. العنوان (هذه المرحلة ليست إلزامية ، لأن العنوان السيء قد يثنيك عن قراءة بقية الرسالة).
2. مناشدات (من الأفضل أن تبدأ هذه المرحلة بكلمات "عزيزي").
3. العرض جدا.
4. توقيعات المرسل إليه.

الجسم الرئيسي

كيف تكتب مقترحًا للتعاون حتى لا يعتبر الخصم دعوات أخرى؟ يجب أن يحتوي الجزء الرئيسي من الرسالة على جوهر الاقتراح بأكمله. العبارات الساطعة والعبارات الضبابية والجمل الطويلة والمربكة ، وكذلك المصطلحات الخاصة غير ملائمة هنا. جوهر الرسالة واضح وموجز وموجز. يتم التركيز على ميزات خاصة وعرض مفيد.

في الجزء الرئيسي ، يجب ذكر شركة المرسل ، لكن يجب أن تكون فقط السنة التي تعمل فيها والأنشطة الرئيسية. في هذه المرحلة ، ستكون المعلومات الأخرى زائدة عن الحاجة.

يمكنك أيضًا تحديد الشركاء الحاليين أو عملاء المؤسسة الذين سيستجيبون بالتأكيد لإيجابيات أنشطة الشركة فقط.

في نهاية الرسالة ، يمكنك تقديم رابط إلى الموقع الرسمي ، والذي يحتوي على معلومات أكثر تفصيلاً عن المنظمة ، بالإضافة إلى معلومات إضافية غير محددة في الاقتراح.

يجب أن يكون تجويد الرسالة أكثر حافزًا من السرد. ولكن الشيء الرئيسي هنا هو عدم الذهاب بعيداً ، لتكوين النص بشكل صحيح ، دون فرض الخدمات والتعاون.

في حالة كون النص طويلًا ، ولكن كل المعلومات مهمة للقراءة ، ينبغي تقسيمها إلى فقرات وتسليط الضوء على نقاط مهمة.وبالتالي فإن التصور سوف يكون كاملاً ، وسيكون النص الكبير أسهل.

يجب أن تكون الفكرة الرئيسية للرسالة أو رسالة مهمة موجودة في البداية أو في النهاية. السر كله هو أن هذه الأجزاء تودع أكثر في العقل الباطن للقارئ.

كما تبين الممارسة ، فإن أولئك الذين يتلقون خطاب دعوة للتعاون (العينة أدناه) مستعدون لقضاء ما لا يزيد عن 60 ثانية في قراءته ، كما ينبغي قراءة هذه الحقيقة عند إنشاء خطاب.

معلومات إلزامية

عند تجميع الاقتراح ، يجب أن تتذكر دائمًا المعلومات الإلزامية الواردة فيه. هذا هو:

• اسم المنظمة التي ترسل الرسالة ؛
• العنوان الفعلي ورقم الهاتف للاتصال بشخص الاتصال ؛
• اللقب ، والاسم ، والشخص المعتمد للشخص وموقفه ؛
• الجوهر الرئيسي للنداء.

يمكن إرفاق هذا الاقتراح بوثائق أو إشارات إضافية إلى القوانين والقواعد التشريعية المرتبطة مباشرة باقتراح التعاون.

تسجيل

يمكنك إصدار خطاب بعدة طرق:

1. اكتب عرضًا باليد.
2. اكتب العرض على الكمبيوتر.

الخيار الأول ، بطبيعة الحال ، عفا عليه الزمن إلى حد ما ، ولكن في بعض الحالات اتضح أنه الأكثر فعالية ، لأن هناك قادة لا يقبلون التكنولوجيات الجديدة ويفضلون التواصل والعمل "بالطريقة القديمة".

الخيار الثاني هو أكثر دراية ومريحة. أولاً ، في شكل إلكتروني ، من المحتمل أن يكون هناك إعداد للرسالة الرسمية للمنظمة مع التفاصيل الضرورية ، وثانياً ، إذا تم وضع المقترحات باستمرار ، فقد يكون هناك نموذج خطاب جاهز حيث تحتاج فقط إلى استبدال المرسل إليه ، وربما تغيير بعض المعلومات الصحيحة في العنوان المحدد القضية.

قد يتم تقديم اقتراح في أي عدد من النسخ ، ولكن في البداية يحتوي بالضرورة على استئناف ، وفي النهاية - توقيع المرسل.

يجب تعيين التاريخ فقط في الحالات التي يحتوي فيها العرض على عروض ترويجية أو شروط خاصة نشطة لفترة زمنية معينة.

ليس من الضروري تسجيل عرض التعاون في مجلة المراسلات الصادرة.

كيفية "جعل" التعاون

بطبيعة الحال ، فإن "القوة" لا تعني ممارسة تأثير مادي على الشخص الذي يتخذ القرار بشأن التعاون. يوضح مثال اقتراح التعاون الذي تم تقديمه مسبقًا أن الرسالة يجب أن تشجع الخصم على اتخاذ قرار إيجابي.

للحث على ذلك ، تحتاج إحدى المنظمات فقط إلى خطاب تحفيزي يدعو إلى التعاون ، وستحتاج الشركة الأخرى إلى تقديم خصم أو رسم بسيط لقبول الاقتراح.

قبل كتابة الرسائل ، عليك أن تدرس خصمك جيدًا: ما الذي يمكن أن يوافق عليه وما هو غير مقبول له. في الواقع ، في كلمة أو عبارة واحدة ، يمكنك على الفور إفساد فكرة الشركة بأكملها.

هل تحتاج الامتنان

نقطة أخرى مهمة لاقتراح التعاون هو الامتنان. في نهاية هذه الرسائل يجب أن يكون بالضرورة الامتنان للوقت الذي يستغرقه وقراءة الرسالة.

هذا يدل على كل من خطورة التنظيم والمداراة الأولية للوقت الذي يستغرقه الخصم.

لن تحتوي هذه الرسائل على الشكر بشكل افتراضي ، لأن هذا هو النهج الفردي لكل مؤسسة لشريكها المحتمل أو عميلها.

المغادرين

فما هي أفضل طريقة لإرسال خطاب دعوة للتعاون (العينة المقدمة مسبقًا)؟

يمكن القيام بذلك بطرق مختلفة ، حيث تختار كل مؤسسة لنفسها خيارًا أكثر قبولًا وملاءمة. النظر في الأكثر شيوعا:

1. بريدك الإلكتروني. تعتبر هذه الطريقة هي أبسط وأسرع وأكثر بأسعار معقولة. ولكن يمكن بسهولة أن تضيع الرسالة الموجهة إلى الخصم ، بعد أن دخلت المراسلات غير المرغوب فيها من المرسل إليه. لا يمكن استخدام طريقة مماثلة إلا إذا قام المرسل والمرسل إليه بإنشاء اتصال.حسنًا ، أو أرسل خطابًا "عشوائيًا" ، فجأة أنت محظوظ ولن تكون في مجلد "البريد العشوائي".
2. البريد. تعتبر هذه الطريقة الأكثر موثوقية ، حيث تصل الرسالة في أي حال إلى المرسل إليه. لكنها أيضًا تستغرق وقتًا طويلًا ، لأن الجميع يعلمون مدى بطء العمل في النشر الروسي. بالطبع ، إذا كانت الرسالة الإخبارية ضخمة ، فمن الواضح أن هذه الطريقة غير مناسبة ، فمن الأفضل استخدام الخيار الأول.
3. فاكس. طريقة عفا عليها الزمن قليلاً ، ولكن لا تزال تستخدم لإرسال العروض. مناسبة أيضا لعرض معين من شركة معينة.
4. أي طريقة من وسائل الاتصال الحديثة (الرسائل الفورية ، والشبكات الاجتماعية ، وما إلى ذلك). مثل هذه الطريقة لا تكون ذات صلة إلا إذا كانت الأطراف على دراية جيدة ببعضها البعض وكان الاقتراح المكتوب مجرد إجراء شكلي لمزيد من التعاون.

الآن ، أنت تعرف الآن ما هو خطاب خطاب التعاون ، وكيفية تكوينه وإرساله.