كثير من الحديث على الهاتف. رجال الأعمال يتحدثون. في بعض الأحيان تكون النسبة المئوية للمحادثات الهاتفية أكبر بكثير من المحادثات المباشرة. مراقبة آداب الهاتف! هذه قاعدة مهمة جدا. أنت شخص مهذب ، أليس كذلك؟ ها أنت ذا.
التقط الهاتف. يسمونه لك!
عندما يرن الهاتف ، نقوم تلقائيًا بالتقاط الهاتف والرد على "مرحبًا"!
هل هذا يكفي لبدء محادثة؟
دعونا نرى ما يقوله آداب الهاتف.
بادئ ذي بدء ، نرسم خط فاصل بين الاتصالات التجارية وجهات الاتصال الشخصية.
اللحظة التي توحد جميع المحادثات هي المداراة وضبط النفس وحيازة الصوت.
لا يستطيع المحاور الخاص بك رؤية ما تقوم به على الجانب الآخر من الهاتف. لكن أدنى التجويد يعطي تهيج ، عداء ، حزن وعواطف أخرى.
"مرحبا" بطريقة تجارية
يسمونك على هاتف العمل الخاص بك. لا تمسك الهاتف بعد أول صوت تنبيه. يمكن أن يخلق هذا انطباعًا عن الشخص الذي يتصل بك والذي لا يمكنك فعله سوى أشياء أخرى غير الرد على الهاتف. هذه ليست فقط سمعتك. ستترك المحادثة انطباعًا بمصداقية المؤسسة بأكملها. الإجابة عن طريق انتظار اثنين أو ثلاث حلقات للصوت. ولكن في أي حال أكثر من ذلك. لا تسمح قواعد آداب الهاتف بهذه الطريقة بإظهار عدم الاحترام للشخص.
لا ينصح ببدء محادثة مباشرة باسم الشركة. تحية المتصل هي أفضل عبارة محايدة "يوم جيد!" ويعتبر هذا الوقت من اليوم هو يوم العمل الرئيسي. في حالات أخرى ، يمكنك استخدام النداء "مرحبًا!"
إن الشرط المسبق لمحادثة العمل هو الانضمام لتحية ما يسمى "بطاقة العمل" الصوتية. قد يكون هذا هو اسم المؤسسة أو بياناتك الشخصية - الموضع والاسم واللقب.
من الناحية المثالية ، يبدو مخطط الترحيب كما يلي: "مساء الخير! شركة "الشمس"! "أو" يوم جيد! شركة "الشمس". المدير أولغا سيرجيفا. "
إجابة مرتبة جيدًا للمكالمة ستبدأ محادثة ممتعة ناجحة. سوف يخلق انطباعًا جيدًا عن المنظمة ، ويؤكد مكانتها ويعطي صلابة. إنه لمن دواعي سروري دائمًا التعامل مع المتعلمين. وبالتالي ، فإن الانطباع الذي تم إحرازه سيكون قادرًا على لعب دور مهم في التعاون في المستقبل.
الشخصية "مرحبا!"
إذا كنت تعتقد أنه يمكنك بدء محادثة مع صديق أو صديق كما يحلو لك ، فأنت مخطئ. من الأفضل أن تبدأ أي مكالمة واردة على هاتفك الشخصي مع رغبات يوم باهظ الثمن وعرضك التقديمي الخاص.
وبهذه الطريقة تحمي نفسك من إضاعة الوقت في شرح ما إذا كان المتصل قد طلب رقم هاتفك بطريق الخطأ. عندما يتم استدعاؤك لمسألة شخصية خلال ساعات العمل ، فإن العرض التقديمي الرسمي القليل سيحدد نغمة المحادثة العامة ، أي أنك ستوضح للشخص أنه لا توجد طريقة لإجراء محادثات فارغة في الوقت الحالي. وهذا مجرد مظهر من مظاهر حسن الخلق والمجاملة ، والذي يتم تفسيره من خلال قواعد المحادثة الهاتفية.
عندما تتصل
قد يبدو أكثر بساطة ، وطلب الرقم ووضع جوهر المحادثة. لكن العديد منهم قد رأوا بالفعل من التجربة أنه عند وضع بداية المحادثة ، فسوف تتطور. يعتمد ما إذا كانت مكالمة العمل هي بداية تعاون ناجح على اللحظات الأولى للمحادثة. يمكن قول الشيء نفسه عن الاتصالات الشخصية. قضاء نصف ساعة في شرح من يتصل ولأي سبب أو شرح الجوهر في دقيقتين ، سيكون واضحًا من النداء الأولي.
دعوة الأعمال
لقد طلبت رقم الشركة وتلقيت استجابة تحية قياسية. تحتاج أيضا إلى تقديم نفسك.إذا كنت تمثل منظمة ، فذكر اسمها وموقعك. بعد ذلك ، لخص جوهر النداء. يجب عليك احترام ساعات عمل الآخرين وعدم قضاء وقتك في تفسيرات غير متسقة. على افتراض محادثة طويلة ، لا تنس أن تسأل عما إذا كان من المناسب التحدث إلى الشخص الذي التقط الهاتف الآن. ربما يجب عليك نقل المحادثة إلى وقت أكثر ملاءمة.
تنص قواعد المكالمة الهاتفية على "لا" على عبارات الترحيب هذه مثل "إنها تزعجك ..." ، "كما ترى ، ما الأمر ..." ، "لا شيء إذا كنت أزعجك ...". يجب أن تطيع "مرحبًا" بك في هذه الحالة بكرامة ، دون أن تتلاشى. ثم يمكنك الاعتماد على محادثة مثمرة واحترام الذات. بعد عرض تقديمي شخصي ، يمكنك أن تقول ، "ساعدني في حل هذا السؤال ..." ، "أخبرني ، من فضلك ..." ، "أنا مهتم ..." ، إلخ.
مكالمة شخصية لصديق أو قريب
"مرحبا ، الأصدقاء. كيف حالك؟ "- بالطبع ، مع الأقارب يمكنك بدء محادثة من هذا القبيل. ولكن سيكون من الأصح أن نقدم أنفسنا. خاصة إذا كنت تتصل بشركة معينة ، وليس فقط للدردشة. أولاً ، يمكنك طلب رقم صديق في الوقت الخطأ. شخص مشغول ، في العمل أو اجتماع عمل ، يشارك في مشاكل شخصية. ثانياً ، تخيل أنه لم يتم تحديد رقمك ببساطة ، وبدا الصوت غير مألوف بسبب ضعف الاتصالات. لكي لا تضع نفسك وصديقك في موقف حرج ، اتصل على نفسك.
استمر في المحادثة
في أي محادثة ، يجب أن تكون منتبهًا للمحاور. كيفية بدء محادثة هاتفية هي مهارة رائعة ، ولكن استمرارها ذو أهمية كبيرة.
استمرار الأعمال
أنت بادئ الدعوة. إذن لديك مشكلة محددة تريد حلها أثناء المحادثة. قم بإعداد قائمة بالأسئلة التي تهمك مقدمًا ، حتى لا تضل على الهامش ولا تضيع وقت عمل الآخرين. استمع جيدًا إلى الشخص الذي تتحدث إليه. حاول أن تحدد الإجابات ، فهذا سيساعد على تجنب السؤال مرة أخرى.
أثناء محادثة ، تم فقد الاتصال؟ اتصل مرة أخرى إذا بدأت محادثة. يجب عليك أيضًا إنهاء المحادثة. تأكد من شكر الشخص الذي تتحدث معه. نهاية سعيدة ، بالطبع ، ستكون يومًا جيدًا.
إذا اتصلوا بك ، فاستمع جيدًا إلى الطلب. لا تنس أن تحافظ على الاهتمام بالمحادثة بعبارات "نعم ، بالطبع ..." ، "أنا أفهمك ..." ، "سنحاول المساعدة ..." ، إلخ. سيشعر المحاور بالثقة وسيتمكن من تحديد المشكلة. عندما تهدد المحادثة بالانسحاب ، خذ زمام المبادرة ، وساعد في توجيه المحادثة في الاتجاه الصحيح.
قبل الانتهاء ، تحقق مع المحاور إذا كان قد تلقى جميع الإجابات. إذا لم تستطع مساعدته بحكم واجبات رسمية أخرى ، فأخبره عن اتصال موظف مختص في موضوع معين.
محادثة هاتفية شخصية
في المحادثات الشخصية ، الوضع أبسط. ولكن هنا ، آداب الهاتف يعطي بعض التوصيات. على سبيل المثال ، اتصل بك صديق / صديقة في وقت غير مريح مع رغبة كبيرة في الدردشة. في مثل هذه الحالات ، هناك مكالمة هاتفية قياسية: "آسف ، الآن في الاجتماع ..." أو "لدي اجتماع مهم للغاية ، سأتصل بك لاحقًا ...". يمكنك إضافة ، "أنا أفهم أن هذا مهم للغاية. سأتصل بك حالما أحصل على ... " بالنسبة للمحاور ، سيكون هذا مؤشرا على أنك لا تتجاهل مشاكله. لذلك ، لن يكون هناك اهانات لا لزوم لها. بالمناسبة ، حاول الاتصال مرة أخرى إذا وعدت بذلك.
القواعد العامة للمكالمات الهاتفية
لم يتم اختراع قواعد آداب الهاتف من السقف. هذه هي ملاحظات علماء النفس ، والخبرة العملية ، والتحليل على أساس نتائج العديد من المحادثات. هناك بعض الإجراءات التي ترحب بها الآداب أو تنفيها. سنقوم بجمع بعضها في مذكرة صغيرة.
- لا تقم بإجراء محادثات شخصية صاخبة في الأماكن العامة وفي العمل. تضع الآخرين في موقف حرج ، مما يجبرك على الاستماع إلى التفاصيل الحميمة لحياتك ، والتي لا تتعلق بهم.
- لا تقم بتشغيل الهاتف على وحدة التكلم عن بعد إذا لم تقم بتحذير المحاور الخاص بك حول هذا الموضوع. مثل هذا الموقف يمكن أن تخلق آثارا ضارة. لكن أولاً وقبل كل شيء ، هذا مظهر من مظاهر احترام الشخص على الطرف الآخر من السلك.
- اختر بعناية النغمة الخاصة بك. أقل عدوانية ، لأن الأشخاص الذين يعانون من ضعف الجهاز العصبي قد يكونون في مكان قريب.
- قم بإيقاف تشغيل الصوت على الهاتف أثناء الاجتماعات والاجتماعات والمؤسسات الثقافية وأيضًا في الأماكن التي تحدد فيها قواعد السلوك هذه المتطلبات.
- لا تجمع بين المحادثة الهاتفية والأكل. هذا يجعل الفهم صعبا ، يعبر عن عدم احترام المحاور.
- كن حذرًا عندما تخطط لإجراء مكالمة. في الصباح الباكر ، في وقت متأخر من الليل - هذا ، كما تعلم ، ليس أفضل وقت للحديث مع أقرب شخص. يمكنك الاتصال في مثل هذا الوقت فقط بشأن المسائل الأكثر إلحاحًا. لا تنسى ذلك.
استنتاج قليل
الآن أنت تعرف آداب الهاتف. اتصل في الوقت المحدد. كن مهذبا. هل لديك مكالمة هاتفية لطيفة ومزاج جيد!
