ما هي متطلبات المسافرين من رجال الأعمال؟ وثائق السفر والإحاطة وقبول الموظف

تنظيم رحلات العمل هو عنصر مهم في النشاط الاقتصادي للعديد من الشركات المحلية. يمكن أن ترتبط الحاجة إلى وجود موظفي مؤسسة معينة في الفروع أو الفروع البعيدة بأحداث ذات طبيعة مختلفة تمامًا. في كثير من الأحيان ، يتم إجراء ترتيبات السفر للتخلص من المشكلات التنظيمية والإنتاجية ، وفتح وحدة جديدة في مدينة أو بلد آخر ، وإجراء تدريب داخلي للموظفين المعينين ، وأيضًا القيام بمهام وظيفية مماثلة أخرى.

الوعي هو مفتاح كفاءة الموظف وراحة البال

بالإضافة إلى جانب العمل ، يرتبط عمل الموظفين المعارين ارتباطًا وثيقًا بإقامة اتصالات مع موظفي المؤسسة المضيفة وإعداد أنواع مختلفة من الوثائق. فارق بسيط هو مهم للغاية ، لأنه يعتمد على صحة تجميع النماذج والتطبيقات والأوامر والتصاريح ما إذا كان الموظف المعار سيحصل على إمكانية الوصول إلى التسهيلات اللازمة ، وما إذا كان سوف ينجز مهمته بالكامل ، وما إذا كان سيتلقى تعويضًا ماليًا.

معرفة المتطلبات المفروضة على المسافرين بغرض العمل تسهل إلى حد كبير عملية السفر للمحاسبين والمشتركين في الوثائق.

كما أن هذه المعلومات ضرورية للموظف الذي يقوم برحلة عمل ، حيث إنه يتيح له الاستعداد مقدمًا لأداء واجباته وعدم الوقوع في مشكلة. وأخيراً ، فإن موظفي الشركة المضيفة ملزمون ببساطة بأن يكونوا على دراية بالمتطلبات للمسافرين من رجال الأعمال. خلاف ذلك ، قد يكون هناك سوء فهم يتعلق بالبحث عن الجهات المسؤولة.

من وتحت أي ظروف يمكن إعارة

لذلك ، ينبغي اعتبار رحلة رحلة الموظف إلى مكان آخر من أجل الوفاء بالمهمة الموكلة إليه من قبل صاحب العمل. في الوقت نفسه ، لا يشمل عدد رحلات العمل رحلات هؤلاء الموظفين الذين تتألف أنشطتهم من حركة مستمرة أو يمكن تنفيذها على الطريق.

فرض التشريع ، الذي يهتم بمراعاة حقوق المواطنين العاملين ، قيودًا على فئات الموظفين الذين يمكن إرسالهم في رحلات العمل:

• النساء الحوامل.
• النساء مع الأطفال دون سن ثلاث سنوات.
• لا يمكن إرسال الأمهات المعاقات أو الأطفال الذين تتراوح أعمارهم بين 3 و 14 عامًا إلا بموافقتهم.
• الوالد الذي يجلب بشكل مستقل طفل قاصر.

يجري توجيهه إلى مؤسسة أخرى ، يقدم الموظف إلى روتينه الداخلي. إذا وقع يوم المغادرة أو الوصول في الإجازة القانونية للموظف ، يتم إطلاق سراحه في يوم آخر للراحة. صحيح ، في تلك الحالات التي يذهب فيها المسافر التجاري عمداً في عطلة نهاية أسبوع أو عطلة ، يتم تعويضه وفقًا لقانون العمل.

يجب ألا تتجاوز مدة رحلات العمل داخل الولاية شهرًا واحدًا ، وشهرين خارجها.

رحلة عمل: الأعمال الورقية

في المحاسبة ، يتم تضمين نفقات السفر التي حدثت خلال الرحلة في قائمة تكاليف الإنتاج التي تشارك في حساب ضريبة الدخل.

يتكون الإجراء الخاص بتنظيم رحلة من الخطوات التالية:

• إصدار أمر في رحلة عمل بناءً على مهمة عمل.
• تسجيل شهادة السفر.
• إصدار شهادة حساب الدفعة المقدمة للرحلة.
• إصدار أموال صادرة للموظف الخارج.
• تسجيل الرحلة في مجلة مخصصة لهذا الغرض.

معرف السفر - واحدة من أهم الوثائق للموظف الذي ذهب إلى مدينة أو بلد آخر. يتم وضع علامة على رحيل ، وصول العامل المعار. يرافق العلامات توقيعات وأختام المسؤولين المفوضين في كل من المؤسسة المرسلة والمضيف.

الدقيقة من التعويض المالي

عندما يعود الموظف ، يجب عليه تقديم تقرير كتابي عن كيفية استخدام الأموال المخصصة له ، مع ملء تقرير حساب. القيام برحلة ينتهي بحساب المحاسبة مع الموظف. بعد دفع الأموال المستحقة ، تنعكس هذه العملية في الحسابات ذات الصلة.

في حالة عدم قيام الموظف بإنفاق الدفعة المقدمة بالكامل ، يجب إعادة الرصيد إلى مكتب النقد أو إلى حساب تسوية المشروع. هذه هي واحدة من المسؤوليات الرئيسية للموظف. بالإضافة إلى ذلك ، ومعرفة المتطلبات المفروضة على الموظفين المعارين ، يجوز للموظف طلب تعويض عن الأموال الشخصية التي ينفقها. صحيح ، إنه يحتاج إلى تقديم حجج تثبت الحاجة إلى مثل هذه النفقات ، فضلاً عن المستندات التي تؤكد حقيقة حدوثها (شيك ، بيان).

ما النفقات يتم تعويضها

أثناء تواجده في مكان آخر أو في بلد آخر ، يتلقى الموظف المعير راتبه المعتاد ، والمكافآت المستحقة له والإعانات ، وكذلك الأموال اللازمة لإقامة مريحة خارج مكان إقامته المعتاد.

تشمل نفقات السفر البنود التالية:

• دفع السفر (بين المدن وعلى أراضي المستوطنة).
• تكلفة استئجار المساكن.
• ما يسمى في البدل اليومي: نفقات الطعام والاحتياجات الأخرى للموظف.
• التكاليف المعترف بها من قبل الموظف عند الضرورة والتي وافق عليها مديره.

يتم تحديد الحد الأقصى المسموح به لنفقات السفر ومبلغ الأجر اليومي بالاتفاق الجماعي للمؤسسة أو اللوائح المحلية. نظرًا لأن البدل اليومي هو في الواقع أموال لتغطية الاحتياجات اليومية للموظف ، يتم تحصيل الرسوم منها حتى في غير أيام العمل (عطلات نهاية الأسبوع والعطلات ووقت توقف الإنتاج القسري والتأخير).

بمزيد من التفاصيل حول تعيين وظيفة الموظف المعار

يحتوي هذا المستند على شكل موحد ، أي أن مظهره ومحتواه متماثلان لجميع المؤسسات في إقليم دولة معينة.

يتم تعيين مهمة العمل من قبل رئيس الموظف في رحلة عمل والتي وافق عليها صاحب العمل. يتضمن المستند البيانات التالية:

• اللقب ، اسم ، عائد الموظف الذي يغادر في رحلة عمل بأمر من الرئيس.
• اسم المنظمة التي توجهها.
• وجهة الموظف (اسم الشركة ، المدينة).
• تواريخ بداية ونهاية الرحلة.
• تلخيص البيانات عن التقدم المحرز في المهمة.

تقع المهمة الرسمية وأمر رحلة العمل الموضوعة على أساسها في المؤسسة المرسلة. جنبا إلى جنب مع غيرها من الوثائق التي يتم تخزينها للفترة التي يحددها القانون.

ما هي المتطلبات للمسافرين من رجال الأعمال

بالنظر إلى أن رحلة العمل هي نقل السلطة إلى الموظف للقيام بأي إجراءات مهمة للشركة ، يجب أن تكون الإدارة على يقين من أن العمل سيتم بكفاءة وفي الوقت المحدد. لذلك ، عادة ما يتم إرسال أكثر الموظفين المؤهلين وذوي الخبرة والمسؤولية إلى هذه الرحلات.

هناك عدد من المعايير التي تدرس ما إذا كان الرئيس هو الذي يقرر تعيين موظف معين:

• العمر فوق 18 سنة.
• تدريب جيد.
• توافر التدريب المناسب ، مؤكدة من خلال الشهادات.
• امتلاك فئات التسامح اللازمة (عند العمل مع شبكات الطاقة).
• اعتمادًا على تفاصيل النشاط الاقتصادي للمؤسسات والغرض من رحلة العمل ، قد يُطلب من الموظف الحصول على تدريب وإصدار الشهادات بشأن حماية العمال.

إذا كان الموظف مناسبًا من جميع النواحي ، ولم تكن هناك عوائق تستند إلى التشريعات في رحلة عمله ، فإن الرئيس يبلغه برحلة مستقبلية.

مسؤوليات الموظف المعار

لكل شركة متطلباتها الخاصة التي يجب على الموظفين الالتزام بها ، ولكن هناك العديد من النقاط ذات الصلة بمعظم المؤسسات:

1. الصيانة الصحيحة والمختصة وفي الوقت المناسب للوثائق اللازمة.
2. الامتثال للروتين الذي اعتمدته المنظمة المضيفة.
3. تحقيق الأهداف الموضوعة في المهمة.
4. أداء الضمير من واجباتهم.
5. النفقات المشروعة للأموال المقدمة الصادرة للموظف.
6. حفظ المستندات التي تؤكد تنفيذ التكاليف.
7. الإبلاغ في الوقت المناسب من الرحلة بعد الانتهاء (عادة في غضون ثلاثة أيام).

تعليمات للموظفين في رحلة عمل

عند الوصول إلى المؤسسة المستقبلة ، يُطلب من الموظفين المعارين الاستماع إلى الإحاطة التمهيدية ، والتي تتضمن قواعد السلوك في المتاجر أو بالقرب من المعدات أو في أماكن أخرى. هذا الإجراء إلزامي حتى بالنسبة لأولئك الموظفين الذين زاروا هذه الشركة عدة مرات والذين يعرفون جميع التعليمات عن ظهر قلب.

كما يتضمن إحاطة الموظفين المنشورة معلومات عن معايير السلامة من الحرائق وحماية العمال.

على عكس الأحكام العامة في الإحاطة التمهيدية ، يتعلق الهدف مباشرة بتلك الأعمال التي سيقوم بها الموظف المعار في الوقت الحالي.

استنتاج

تنظيم رحلات العمل هو عملية مسؤولة لا تستطيع معظم الشركات والمؤسسات والشركات الاستغناء عنها. من أجل تحقيق الغرض من الرحلة بنجاح ، وكذلك من أجل الاستخدام الأكثر كفاءة وفعالية للموارد ، يتعين على الموظفين الامتثال لعدد من المتطلبات ، وأداء واجباتهم المهنية بكفاءة ومعرفة جميع قواعد الحفاظ على الوثائق.