قيادة المراسلات التجارية في بعض الأحيان لا يكون الأمر سهلاً على الإطلاق. في بعض الأحيان يكون عليك عمل أوراق لها تركيز محدد للغاية. من بينها ، مكان خاص هو خطاب الدعوة.
المفاهيم الأساسية
مكتب المراسلات والقوانين واللوائح الخاصة بها. كل وثيقة تم تجميعها حول موضوع معين لها نظرة محددة. وكذلك خطاب الدعوة - جوهره ينعكس بالفعل في العنوان نفسه.
تم تصميم هذا العنصر البريدي لدعوة شخص أو مجموعة من الأشخاص للمشاركة في حدث مخطط له قادم. يبدو أنه لا يوجد شيء معقد هنا. في الواقع ، ليس من السهل التعبير عن أفكارك في الكلمات. هناك خيارات مختلفة لمثل هذا العلاج. تم تصميم خطاب الدعوة لإثارة شخص معين (أو مجموعة) للعمل. أنه يحتوي على مكالمة وفي الوقت نفسه يوضح بعض ظروفه. قد تكون هذه الوثيقة دعوة إلى معرض أو مقابلة أو اجتماع عمل أو مؤتمر أو ندوة أو حدث آخر. في كل حالة من هذه الحالات ، تعمل هذه الرسالة كوسيط. لا يفرض ، لا يشير ، ولكنه ينقل إلى المرسل إليه طلب المرسل.
فوائد الوثيقة
تستمر العديد من المنظمات من العادة في استخدام طريقة الاتصال الشفهي. إنهم يعتقدون أن دعوة الأشخاص عبر المكالمات والمحادثات وجهاً لوجه أكثر فاعلية من إرسال رسائل البريد الإلكتروني إليهم. بالطبع ، من خلال الاتصال المباشر ، يكون من السهل نقل أي تفكير إلى المحاور. ولكن إذا نظرت عن كثب ، يمكنك أن ترى أن خطاب الدعوة لا يزال لديه العديد من المزايا المهمة:
- باستخدام هذا المستند ، يُظهر المرسل الاحترام لكل مستلم.
- يمكن تصميم مثل هذه الورقة بطريقة تشير بالفعل من خلال مظهرها إلى اتجاه الحدث القادم.
- وجود مثل هذه الرسالة يجعل من الممكن استخدامها ، إذا لزم الأمر ، كبطاقة دعوة. هذا يضمن أن الشخص الذي وجه الاستئناف سيأتي إلى الحدث.
- تقع الوثيقة باستمرار على المرسل إليه ولا تسمح له بنسيان مكان ووقت وموضوع الاجتماع في المستقبل. في الواقع ، في ظروف الحياة الحديثة ، من الصعب أحيانًا تذكر شيء مهم في الوقت المناسب. الورق ، الذي سيكون دائمًا أمام العينين ، لن يسمح لأي شخص بنسيانه.
- هذا الخيار مناسب إذا كان من المستحيل حاليًا الاتصال بأشخاص محددين بطرق أخرى.
كل هذه الأسباب تؤكد مرة أخرى الجوانب الإيجابية لنداء كتابي من هذا النوع.
قواعد لكتابة رسالة
الدعوة ، معبراً عنها كتابياً ، هي نوع من رسائل الإخطار هذا واضح من عنوان الوثيقة نفسها. في الواقع ، يبلغ المرسل إليه أنه سيتم عقد حدث معين في الوقت المحدد. يريد المرسل أن يتأكد من أن جميع الأشخاص المدعوين سوف يستجيبون ويأتون إلى الاجتماع.
ولهذا تحتاج إلى معرفة كيفية كتابة خطاب دعوة. من الضروري هنا التفكير في عدة نقاط مهمة:
- إذا كان الحدث رسميًا بطبيعته أو ينص لاحقًا على التواصل الشخصي ، فيجب إصداره على الورق. هذا سوف يؤكد على جدية وضرورة الاجتماع المقبل.
- يجب إرسال الخطاب مقدمًا حتى يكون لدى الشخص ما يكفي من الوقت للتفكير واتخاذ قرار. ربما يريد الرفض.في هذه الحالة ، ستتاح له الفرصة للاتصال بالمنظمين وإبلاغهم بذلك.
- نظرًا لأن مثل هذه الوثيقة لا تزال تنتمي إلى فئة المراسلات الرسمية ، فمن الضروري الالتزام بها أسلوب العمل.
- من الأفضل جعلها مكررة ، بحيث يبقى الشخص في المنظمة للتأكيد.
يجب أن تتكون أي دعوة من الأجزاء التالية:
- "رأس" قياسي ، يشير إلى إحداثيات المستلم.
- نداء من نوع "سعيد لإبلاغ" أو "عزيزي الشريك" ، إذا لزم الأمر ، يمكنك الاتصال المرسل إليه محدد. على سبيل المثال ، "عزيزي ديمتري سيرجيفيتش!".
- الجزء الرئيسي من الدعوة يحدد جميع تفاصيل الحدث.
- توقيع الشخص المسؤول مع الإشارة إلى الموقع والتوقيع وفك الشفرة الكامل
إذا تمت مراعاة جميع القواعد المذكورة أعلاه ، يمكنك أن تتوقع أن الرسالة المرسلة سوف تعطي النتيجة المرجوة.
