الحفاظ على الوثائق النقدية عند العمل بالنقد هو شرط إلزامي للكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الخاصة. دفتر النقدية هو مستند محاسبي موحد يسجل حركة الأموال في مكتب النقد للشركة. داخل مؤسسة صغيرة ، يتم تشغيله بنسخة واحدة. دعونا نفكر بمزيد من التفصيل في ميزات الحفاظ على المستند وتخزينه. على وجه الخصوص ، كيفية خياطة كتاب النقدية في السنة.
ما هو المستند ل؟
يتم إصدار دفتر النقدية لجميع الأشخاص الذين لديهم سجل النقدية. ينطبق هذا الشرط على رواد الأعمال الأفراد ، بما في ذلك أولئك الذين يعملون على نظام ضريبي مبسط. تمت الموافقة على النموذج KO-04 في عام 1998 بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية التابعة للاتحاد الروسي. يُسمح بالنموذج الورقي وكتاب النقود الإلكتروني ، ويمكن الاحتفاظ بنسخة النسخة الإلكترونية في Word و Excel مع حماية إلزامية ضد الوصول غير المصرح به. يقوم أمين الصندوق (المشغل) بإجراء ذلك ، لكن كبير المحاسبين يسيطر على صحة الملء. يتم فحص صحة السلوك بشكل منهجي من قبل السلطات التنظيمية.
في الشركات الكبيرة ، من الضروري الاحتفاظ بكتاب نقدي في كل وحدة ، بشرط أن يتم إدراج كل منها في ميزانية منفصلة. وحدة واحدة لديها نسخة واحدة من الوثيقة. يتم تقديم نسخ من الكتاب وأصول المستندات الأساسية إلى المكتب الرئيسي (شركة الإدارة). تؤخذ المعلومات المتعلقة بالمال المتبقي في الاعتبار عند إعداد الميزانية العمومية والإبلاغ عن المؤسسة ككل. فكر أدناه في كيفية وضع دفتر النقدية في غضون عام.
الإجراء الخاص بمعالجة وثيقة مكتوبة بخط اليد
النسخة الورقية عبارة عن كتيب A4 مطبوع على طابعة أو في مطبعة ومحفوظ في المخطوطة. الأوراق مرقمة ومخيطة بالضرورة. يجب أن يتوافق مع شكل KO-04. تحتاج إلى معرفة كيفية خياطة دفتر النقدية في السنة. تختلف عملية الترقيم والمحافظة على التنسيق الإلكتروني والورقي عن الإصدار الكلاسيكي المستخدم في العمل المكتبي.
مهم! يتم ترقيم الصفحات ، مكررة الرقم في نسختين. الصفحة الأولى هي النسخة الأصلية ، والثانية نسخة. يتم تعبئة نسخة من ورقة الكربون ونقلها إلى قسم المحاسبة للإبلاغ. لفصل الصفحة الثانية ، يتم توفير خط قطع.
هو أكثر ملاءمة لتنفيذ البرامج الثابتة في أسفل الصفحة. يتم عرض حواف الخيط في الجزء الخلفي من الورقة الأخيرة ، مثبتة بعقدة وختم ورق وختم. يتم وضع الختم بطريقة تلتقط جزئيًا صفحة الكتاب والختم. قريب تشير إلى عدد الصفحات ، ضع توقيع الرئيس أو كبير المحاسبين.
إجراءات إصدار نسخة إلكترونية
عند تسجيل نسق إلكتروني لكتاب نقدي ، يتم تقسيم النموذج بشروط إلى قسمين بخط يفصل بين الصفحات الفردية والزوجية. يتم إجراء قطع ورقة مطبوعة أفقياً على طول خط معين. الجزء العلوي من الصفحة هو الأصل ، ويتم فصل الجزء السفلي لإرساله إلى قسم المحاسبة لإعداد التقارير.
مهم! يتم الاحتفاظ بالوثيقة يوميًا ، إلا في الحالات التي لم تتم فيها التسويات. يقوم أمين الصندوق في بداية ونهاية اليوم بعمل معلومات حول الرصيد في مكتب النقد. هذا هو الإدخال المطلوب!
النظر في كيفية ترتيب دفتر النقدية لهذا العام. يقوم المشغل بتقديم ملاحظات حول حركة الأموال في المستند أثناء إجراء المعاملات المالية. تأكد من ملء المعلومات لكل أمر نقد وارد وصادر. في نهاية هذا التحول ، المبلغ الإجمالي للمصروفات ، يتم اقتطاع الدخل بالضرورة ، ويتم حساب الرصيد النقدي.يتم إرفاق المستندات الأساسية بنسخة مقطوعة من الكتاب وتحويلها إلى المحاسبة. المحاسب يشهد الصفحة الأصلية ونسختها مع توقيعه.
تصميم صفحة الغلاف. الفروق الدقيقة
يتم تعبئة صفحة العنوان للكتاب النقدي وفقًا للنموذج الموحد KO-4. أنه يحتوي على الاسم الكامل للشركة والوحدة الهيكلية و OKPO. يشير أصحاب المشاريع الخاصة إلى الاسم الكامل ، إذا كان اسم الشركة مفقودًا. يجب ذكر المدة التي تبدأ فيها الوثيقة (الأشهر والسنة).
الورقة الأولى: ملامح تحويل ما تبقى من المال
قبل خياطة دفتر النقدية لمدة عام ، تحتاج إلى معرفة التفاصيل الدقيقة لملئها. في الجزء العلوي من الصفحة ، اكتب التاريخ ، مع الإشارة إلى اليوم والشهر والسنة الحالية. تأكد من الإشارة إلى مقدار الرصيد النقدي نقدًا في بداية اليوم. يتم ترحيله من الرصيد المحدد في نهاية اليوم السابق. إذا تم فتح كتاب جديد ، يتم أخذ الباقي من السلائف. في الصفحة الأولى ، المملوءة في اليوم الأول من السنة التقويمية ، قم بتسجيل الأرصدة النقدية المحسوبة في نهاية اليوم الأخير من العام الماضي.
تعبئة نموذج ورقة الكتاب
يتم تعبئة الأعمدة 1-5 من النماذج RKO و PKO. في الخلية "رقم المستند" يصف الرقم الحالي من الطلب المسجل. يجب أن يشير العمود 3 إلى الاسم الكامل المستلم أو الشخص الذي سلّم المال. مطلوب رقم الحساب المقابل فقط للكيانات القانونية ، ووضع رجال الأعمال الفردية شرطة في المربع أو اتركه فارغًا. يشار إلى كميات الاستهلاك / الدخل بالأرقام ، التي تحدد فلسا واحدا. في خط النقل ، يتم ربط مبالغ الدخل والمصروفات بشكل منفصل. يجب تمييز الأعمدة والخطوط غير المملوءة بشرطة في شكل الحرف Z.
كيفية حساب المبلغ المتبقي في شباك التذاكر؟
يتم احتساب الأرصدة في نهاية اليوم بواسطة المعادلة: إلى رصيد المال في بداية اليوم ، يتم إضافة مبلغ الدخل ويتم طرح المصاريف. في الجناح ، يجب مراعاة جميع الأموال التي تم تلقيها في مكتب النقد. إذا ترك الرصيد في نهاية فترة التحول الأموال المخصصة لإصدار الرواتب والمنح الدراسية وغيرها من المزايا الاجتماعية ، فسيتم بيانها أدناه تحت المبلغ المقطوع. الحساب يسمح لك بتحديد التجاوزات والنقص. كيفية خياطة دفتر النقدية في السنة ، والنظر أدناه.
الفروق الدقيقة في الحفاظ على الوثيقة
الشخص المسؤول عن إصدار وتلقي الأموال يمكن أن يكون أي موظف يعينه رئيس الشركة عن طريق إصدار أمر مناسب. في الشركات التي بها عدد قليل من الموظفين ، يمكن للمدير إجراء دفتر نقد بأيديه. أساس إنشاء إدخالات في المستند هي المعاملات التجارية ، والتي تنعكس في أوامر الائتمان والخصم. يتم المحاسبة في يوم التسوية. إذا لم تكن هناك حركة نقود خلال اليوم ، فلن ينعكس هذا اليوم في الكتاب.
يمكنك إجراء تعديلات على المستند. يتم تسجيل التغييرات مع انهيار وتاريخ التصحيح. يتم اعتماد المعلومات من قبل الشخص الذي أجرى التعديل. بعد التوفيق بين الإدخالات في نهاية اليوم ومقدار النقدية في الواقع ، يتم التحقق من المعلومات من خلال توقيعات المشغّل والمحاسب الرئيسي. يهتم الكثيرون بعدد سنوات الاحتفاظ بسجل نقدي. الجواب بسيط. يتم تخزينه في المؤسسة لمدة 5 سنوات على الأقل. يعاقب على عدم وجود دفتر النقدية والحفاظ عليه في انتهاك للقانون بغرامات تتراوح بين 40 و 50 ألف روبل للمؤسسات و 4-5 آلاف روبل للمسؤول المسؤول عن الحفاظ على الوثيقة.
كيف فلاش وثيقة في نهاية العام؟
يحتوي الكتاب القياسي على 50-100 ورقة. في الشركات الكبيرة ، حيث تجري العمليات التجارية بنشاط ، قد لا تكون الصفحات كافية. في مثل هذه الحالة ، يبدأون مستند جديد يستمر القديم. يشير إلى الفترة الزمنية التي يتم خلالها إجراء ذلك. تومض النسخة الورقية ، المملوءة يدويًا ، قبل التعبئة الأولى.
نُسخ من أوراق المحاسبة هي عبارة عن مجموعة من السجلات النقدية والسجل النقدي الذي يتم إصداره في يوم واحد ، وأوراق من الكتاب ، تملأ نسخة كربونية بالتوقيع الأصلي للمسؤولين.يتحقق كبير المحاسبين من السجلات مع نماذج الطلبات ، ويشار إلى مقدار المستندات الأولية المحولة في دفتر النقدية. هذا السجل هو إيصال عند استلام الوثائق الأساسية لأمين الصندوق. يتم إدخال جميع العمليات على الكتاب في شكل منشورات إلى حسابات المحاسبة ذات الصلة.
مهم! بالإضافة إلى الطلبات ، يتم تقديم جميع الوثائق الأولية مع نسخة. ويشمل الإيصالات ، توكيل ، والمدفوعات المقدمة ، مقتطفات من أوامر وغيرها من الوثائق المتعلقة بحركة الأموال عند الخروج.
يتم الاحتفاظ النسخة الإلكترونية على الكمبيوتر بشكل مختلف. للقيام بذلك ، استخدم برنامج خاص. عند تكوين منشورات عند الخروج ، يتم إنشاء نموذج تلقائيًا. لكن من المهم معرفة شيء آخر. كيف يتم خياطة دفتر النقدية في نهاية العام؟ يمكن طباعتها في نهاية اليوم وتنفيذها في نسختين بنفس طريقة النسخة الورقية. تخزين النسخة المطبوعة في مكتب النقدية للشركة.
تومض الأوراق الأصلية في كتاب واحد في نهاية العام ، ويتم نقل النسخ يوميًا إلى مسك الدفاتر. إذا كانت لديك إدارة إلكترونية للوثائق ، فإن النسخة المطبوعة اختيارية. يتم توقيع الصفحات الإلكترونية بالتوقيع الرقمي للصراف والمحاسب الرئيسي. من الضروري توفير الحماية ضد التغييرات بعد توقيع الكتاب والوصول غير المصرح به. يجب أن نتذكر أنه في حالة وجود عدم دقة في الحسابات ، فإن دفتر النقدية هو مستند يوضح الصورة العامة للتدفق النقدي ويؤكد شرعية العمليات.
