لتجنب السرقة والخسارة ، تستخدم الشركات طرق التحكم. من بين أهمها جرد المخزون. ما هي تحب؟
معلومات عامة
لتقييم سلامة وتنفيذ عمليات حركة المخزونات بشكل صحيح ، يتم استخدام جرد المخزون. كما أنه ضروري في الحالات:
- التحول من مؤسسة وحدوية أو بلدية ، بيع ، إعادة شراء ، تأجير الممتلكات.
- عند تغيير الشخص المسؤول ماليا.
- قبل إعداد البيانات المالية السنوية.
- في حالة الظروف غير المتوقعة (الفيضانات ، النار وهلم جرا).
- عند إعادة تنظيم أو تصفية المنظمة.
- في حالة إثبات حقيقة (ق) سوء المعاملة ، والسرقة ، والأضرار التي لحقت الأسهم.
- في حالة وجود حاجة أخرى ، والتي ينص عليها القانون المعمول به (على سبيل المثال ، بناء على تعليمات من وكالات إنفاذ القانون)
فيما يلي الحالات التي يكون فيها جرد المخزون إلزاميًا. أساس بدايتها هو ترتيب رئيس المنظمة (أو وثيقة أخرى ذات صلة ، على سبيل المثال ، قرار ، ترتيب).
عمولة المخزون
عادة في المؤسسات الكبيرة ، تعمل هذه الوحدة باستمرار. ويشمل ذلك الرئيس (أو نائبه) في دور الرئيس ، وكبار المتخصصين (كبير المحاسبين ، ورؤساء الأقسام ، والمستشار القانوني ، ورئيس جهاز الأمن). إذا كان من الضروري إجراء جرد ، يتم تشكيل لجنة عمل بشكل مباشر ، حيث يتم تسجيل جميع الأشخاص الضروريين ، والتي تكون اختصاصها هي مجال العمل. كما أنه غالبًا ما يشمل ممثلين عن خدمة التدقيق الداخلي أو متخصصين من شركات مستقلة.
إذا كان هناك قدر ضئيل من العمل وكان هناك عمولة تدقيق ، فغالبًا ما يتم تعيين مخزون لها. في حالة عدم وجود عضو واحد على الأقل من أعضاء المجموعة أثناء الفحص ، فإن هذا يعطي سببًا للاعتقاد بأن النتائج غير صالحة.
لحظة محددة
عندما يتم إجراء جرد لقوائم الجرد ، يجب على الشخص المسؤول المشاركة فيه. على الرغم من أنه يجب ملاحظة أنه إذا تهرب من الوفاء بواجبه ، فإن تقديمه إلى العدالة سيكون مشكلة كبيرة ، لأن هذا لا يحدده القانون المعمول به. في هذه الحالة (إذا لم يكن هناك سبب وجيه لذلك) ، يجب على المدير تعيين شخص جديد مسؤول ماليًا. عند الانتهاء من التدقيق ، يجب عليها ، بحضور باقي أعضاء اللجنة ، قبول قوائم الجرد المؤكدة فعليًا لحفظها ، والتي يتم تأكيدها بتوقيعها في ورقة المخزون.
ماذا يحدث في هذه العملية؟
أثناء الجرد ، من الضروري حل مجموعة واسعة من المشكلات:
- حدد المخزون الحالي فعليًا وقارن بين البيانات الفعلية ومؤشرات المحاسبة (المالية والإدارية).
- تحقق من الظروف التي تسهم في سلامة المخزونات ، وصحة تسجيل عطلتهم واستقبالهم.
- تحقق من أن المخزون صحيح.
- فحص مرفق القياس.
أثناء عملية الجرد ، يجب على الشخص المسؤول ماديًا تزويد أعضاء اللجنة بأحدث المستندات اعتبارًا من تاريخ التحقق من الدخل والنفقات أو تقريرًا عن حركة المواد.من أجل إثبات صحة الأرصدة ومنع التلاعب بها ، يقوم الرئيس بوضع علامة على هذه الأوراق بعبارة "قبل أن يبدأ المخزون في [التاريخ]". على الرغم من أن هذه بسيطة ، ولكنها في نفس الوقت خطوة مهمة للغاية. منه يبدأ جرد MPZ.
ماذا بعد؟
ثم يتم إجراء جرد لبنود المخزون المتاحة. وهذا هو ، في الواقع هو ثابت في وحدات مناسبة من الكمية وكمية القيمة. للمقارنة ، يتم أخذ المعلومات من البيانات المحاسبية. من الضروري ، تحت كل صفحة ، الإشارة إلى الأرقام التسلسلية للعقار وإجمالي عدد وحدات المواد ، بالإضافة إلى قيمتها النقدية. يلغي هذا النهج إمكانية إدخال مزيد من المعلومات الإضافية من شخص مسؤول ماليًا يشوه نتيجة التدقيق. بعد كل شيء ، يجب ألا ننسى أن المخزونات هي موارد قيمة. ويمكن للشخص المسؤول استخدامها لإثرائه الخاص ، في محاولة لإخفاء جرائمه إلى أقصى حد (إذا ارتكبت).
كيف تبدو قائمة الجرد؟
في الواقع ، يتم تسجيل الأرصدة المتبقية بعد الحساب ، والوزن ، والقياس. الأفعال مرفقة بالجرد. إذا كانت هناك مواد مخزنة بكميات كبيرة ، فسيتم تحديد وزنها أو حجمها الفعلي باستخدام القياس والحساب التقني. في حالة التعبئة والتغليف سليمة ، يتم تضمين المحتويات على أساس هذه الوثائق. ولكن في الوقت نفسه ، يعد التحقق الانتقائي للعناصر الفردية إلزاميًا.
عند تنفيذ هذه العمليات ، هناك حاجة إلى أشخاص مسؤولين ماديًا. هذا الموقف يسمح لنا أن نستبعد في المستقبل القضايا المثيرة للجدل المحتملة. في الصفحة الأخيرة من المخزون ، يجب على رئيس وأعضاء اللجنة إدخال ما يلي: "يتم التحقق من جميع الأسعار وحساب النتائج الخاصة بالشروط والصفحات وبصفة عامة لقائمة الجرد لبنود المخزون". تستخدم التوقيعات للحصول على الشهادة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيعتبر المخزون وإعادة تقييم المخزون غير صالحين. إذا لم يكن هناك اعتراض من جانب الشخص المسؤول ماديًا ، فإنه يضع توقيعه أيضًا.
لحظات بيروقراطية
يجب أن يتم جرد المخزون في نسختين. يتم نقل واحد منهم إلى قسم المحاسبة ، حيث يقومون بتجميع بيان الترتيب. يبقى الآخر مع الشخص المسؤول ماليا. إذا لم يكن لدى المحاسب أية اعتراضات بعد التحقق من الحسابات والبيانات ، فإنه يسجل في المخزون. من الجدير بالذكر هي القيم التي هي في الطريق. عندما يتم إجراء جرد للمصنع في المؤسسة ، فإنها تحتاج إلى وضع قانون منفصل.
ماذا تفعل إذا كان المحاسب قد حدد التناقضات؟
من المستحيل تجاهل هذا. لذلك ، يتم وضع بيان الترتيب (النموذج رقم INV-19). في صفحته الثانية ، يتم عرض البيانات الحالية ، بالإضافة إلى الفائض / النقص ، يتم توفير المعلومات حول حل التناقضات. يجب أن تكون جميع هذه المعلومات مصدقة بتوقيع المحاسب. تشير الصفحة الثالثة إلى معلومات إضافية عن الفوائض وإنفاقها ونقصها وتغطيتها.
دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة حول كيفية ظهور قائمة جرد المخزون.
تم تحديد الفائض / النقص
ماذا تفعل في هذه الحالة؟ كيف تتصل بهذا؟ في حالة إجراء جرد للمخزون وتحديد الفائض ، يجب اعتبارها إيرادات أخرى. كيفية ترتيب الأسلاك؟ في هذه الحالة ، نحن مهتمون بالخصم 10 ، وكذلك الائتمان 91 (الحساب الفرعي 91-1). الأول يسمح لنا بإظهار أننا نتعامل مع المواد. قرض ضروري من أجل إظهار أن هذا هو الدخل الآخر. وإذا تم الكشف عن نقص؟ في هذه الحالة ، وبغض النظر عن طبيعتها ، نحتاج إلى استخدام الحساب 94. يتم شطب جميع حالات النقص والخسائر الناتجة عن تلف الممتلكات.
نقص
نحن نعتبر مثالا آخر. جرد المخزون قيد التنفيذ. تم الكشف عن وجود نقص في المواد المسجلة بالتكلفة الفعلية للاستحواذ. في هذه الحالة ، من الضروري استخدام الحساب 94 للخصم ، في حين أن الائتمان - 10. علاوة على ذلك ، لا يشمل الثاني التكلفة الفعلية لاقتناء فقط ، ولكن أيضًا مقدار تكاليف النقل والمشتريات. ولكن عليك أن تضع في اعتبارها أنها تتعلق بقيمة عقد الأسهم المفقودة.
إذا كنت تأخذ فقط في الحسبان السعر المحاسبي (التعاقدي) للأسهم ، في هذه الحالة ، سيساعد الارتباط الدين المدين 94 والائتمان 16. إذا لم يتم استخدام الحساب الأخير بسبب بعض المشكلات التنظيمية ، فيمكنك بدلاً من 16 استخدام الحساب. تكاليف النقل والمشتريات. هذه هي الطريقة التي يتم الاحتفاظ المخزون سهلة. بالطبع ، قد يبدو الأمر معقدًا في البداية نظرًا لعدم الخبرة ، ولكن القليل من الممارسة - وسيتم إجراء جميع التعيينات دون مشاكل.
يجب شطب أي نقص أو ضرر ناشئ بناءً على أسباب حدوثها. هذا مهم جدا من الضروري تزويد رئيس المؤسسة بجميع المعلومات التي ستؤكد الإجراءات التي اتخذت للتعويض عن الأضرار المادية. مثال على ذلك محاكم التحكيم ووكالات إنفاذ القانون وردود هذه الهياكل. في هذه الحالة ، سيكون الخصم مدينًا للحسابات 20 و 23 و 25 و 26 (ربما بعضها أكثر ، اعتمادًا على الموقف) ، والائتمان - 94.
استنتاج
بالطبع ، المخزونات مهمة لتشغيل المؤسسات. ولتجنب السرقة والخسارة والأضرار ، يجب عليك مراقبة الموقف بعناية. ولكن يجب أن لا تكون متحمسًا جدًا وتجري عمليات الفحص باستمرار. من الممكن تصور جرد واحد مخطط له لمنطقة MPZ لمدة عام والعديد من الفحوصات السطحية كل ربع سنة. على الرغم من ذلك ، بالطبع ، كل هذا يتوقف على المؤسسة والوضع فيها وعدد من النقاط الأخرى.
وأخيرا ، أريد أن أفكر في فارق بسيط آخر. عند إجراء جرد لقوائم الجرد في المستودع وتحديد المشكلات ، يتم تجميع ورقة مقارنة. عند تحليل بياناته ، من الممكن تحديد إعادة حساب بالأسماء الفردية. لماذا يحدث هذا؟ إعادة التصنيف هي نتيجة حقيقة أن نفس أسماء المواد تأتي بأسعار مختلفة. قد يكون سبب هذا الموقف هو أنه عندما يتم تصنيع المواد من مواد خام مختلفة ، كان هناك بعض التأخير.
لفهم ، والنظر في مثال صغير. زيت التجفيف الطبيعي يكلف أكثر من ذلك ، مصنوعة من مواد اصطناعية. مثال آخر ويلاحظ موقف مماثل لنفس المواد التي لها نفس الغرض من الإنتاج. لماذا مختلفة؟ ولهم خصائص مختلفة. على سبيل المثال ، كانت هناك حاجة إلى الإنتاج ، وبدلاً من 100 مم ، تم استخدام 90 مم من المواد الاستهلاكية. لكنها أرخص! في هذه الحالة ، ينشأ فرق إيجابي في المبلغ.