لكي تعمل الشركة بكفاءة ، يجب أن يسود جو ودي وصحي في الفريق. ليس دائمًا أن مالك أي مؤسسة لديه القدرة على التقييم المناسب لكل موظف ومعرفة من أين تأتي مشاكل علاقة الموظفين. من أجل حل المواقف غير السارة والقضاء على النزاعات المحتملة ، والتخلص من الموظفين غير الكفؤين والتحكم في التكاليف المالية للموظفين ، من الضروري تنظيم مراجعة شاملة لموظفي المنظمة.
عن ماذا تتحدث؟
ما هو المفهوم الشائع بمصطلح "التدقيق"؟ الموظفون في المنظمة هم المورد الرئيسي ، أكثر أهمية من المال. والمراجعة هي طريقة لتحديد مدى فعالية الموظفين. أثناء التدقيق ، من الممكن معرفة مدى جودة نظام مراقبة الموظفين ، وكذلك لإيجاد طرق للتحسين وتحسين الكفاءة. الهدف الرئيسي من هذا الحدث هو تقييم الإنتاجية في سياق كل موظف محدد ، مما يسمح لنا عمومًا بحساب مدى فائدة الموظف من حيث الربحية.
عند إجراء تحليل متخصص ، من الممكن إجراء مراجعة للحسابات مع الموظفين مقابل أجر ، وتقييم مدى فعالية النظام وكيفية التحكم في العلاقات داخل المنظمة:
- الاقتصادية.
- الاجتماعية.
- العمل.
لا غنى عن نظام تدقيق شؤون الموظفين من أجل ارتفاع معدل دوران الموظفين في المؤسسة ، لأنه يسمح بتحديد سبب هذه الظاهرة.
مهام التحليل
المهام الرئيسية المنوطة بالمتخصصين الذين يقومون بمراجعة حسابات الموظفين هي كما يلي:
- تحديد ما إذا كانت الموارد البشرية تتوافق مع استراتيجية نمو الشركة ؛
- تحديد توافق الهيكل الإداري وعملية العمل مع قانون الولاية ؛
- تقييم فعالية الموظفين في حل مهامهم ؛
- تحديد أسباب مشاكل التفاعل مع الأفراد ، وإيجاد طرق لحل المواقف ، وكذلك تقليل التأثير السلبي.
كيف الحال؟
في الحالة العامة ، يتم تقسيم تدقيق الموظفين إلى:
- التدريب؛
- جمع البيانات
- تحليل المعلومات
- تلخيص.
تدريب
تبدأ مراجعة ومراقبة الموظفين بتحديد الأهداف التي يسعى الحدث إلى تحقيقها. بناءً على ذلك ، يعدون الدعم الوثائقي ويحددون المواعيد النهائية. في المرحلة التحضيرية ، يتم تعيين منفذي المشروع ، ويتم اختيار المشاركين ، ويتم وضع خطة بناءً على البيانات التي سيتم جمعها وتحليلها. من الضروري أيضًا اتخاذ قرار لصالح هذا النوع أو هذا النوع من التقارير.
العمل مع المعلومات
يتضمن جمع البيانات أنشطة لرصد سير العمل للموظفين المختارين. في الوقت نفسه ، يقوم المختصون بإجراء تدقيق الموظفين لوثائق دراسة الموظفين والتقارير وإجراء المسوحات وجمع الاستبيانات وتنظيم المقابلات مع موظفي الشركة. الإحصائيات التي تم الحصول عليها في سياق هذه الدراسة تتم معالجتها مسبقًا ، ثم تخضع لتحليل شامل.
الخطوة الثالثة من أعمال التدقيق هي معالجة جميع البيانات التي تم جمعها سابقًا. بناءً على المعلومات الواردة ، يتم تشكيل:
- الجدول؛
- الرسومات.
- الرسوم البيانية.
- المخطط.
طرق عرض البيانات هذه واضحة ومفهومة ، مما يسمح لك بتحليل الموقف بسرعة. تتم مراجعة نظام إدارة شؤون الموظفين مع مراعاة الخوارزمية المحددة مسبقًا لتحليل المعلومات ، وكذلك تقييم فعالية الموظفين.تتم مقارنة المؤشرات المحسوبة بوضوح مع شركات مماثلة ، ومعايير سليمة علميا.
الخطوة النهائية
في المرحلة النهائية ، تتيح لنا مراجعة التسويات مع الموظفين (العمل ، ودفعها) في عملية العمل نفسها استخلاص النتائج. يقوم المتخصصون الذين أجروا الأحداث بصياغة توصيات لتحسين كفاءة عملية العمل. بناءً على المواقف المحددة ، يصبح من الواضح كيف يمكن تحسين الموارد البشرية وتخفيض تكاليفها.
ماذا يعطي؟
لماذا نحتاج إلى التدقيق؟ يحذر الموظفون بشكل قاطع من مثل هذه الأحداث ، ويقنعون أنفسهم مسبقًا بأن المديرين يريدون ببساطة فصل أحدهم. في الواقع ، فإن فوائد التدقيق أكبر بكثير مما يمكن أن يتخيله الشخص العادي. عند اكتمال التحقق ، يمكنك:
- تقييم ما إذا كانت هناك حاجة إلى موظفين آخرين ؛
- التحقق من تزويد الشركة بالموظفين ؛
- تحديد الهيكل الإداري ؛
- تحديد ما إذا كان ينبغي تدريب الموظفين ؛
- فهم ما هو أسلوب الإدارة المطبق ؛
- تقييم المناخ النفسي والاجتماعي في المنظمة ؛
- تحديد أين تبدأ مقاومة الابتكار ؛
- لفهم ما إذا كانت إمكانات الابتكار كبيرة ؛
- تحديد ما توزيع الموظفين في الشركة.
إذا تم إجراء تدقيق الجودة ، يصبح الموظفون والقائد كليًا متماسكًا. تحدد الدراسة العمال الخطرين ، غير المنتجين ، وتسعى أيضًا إلى القضاء على حالات الصراع. التدقيق يتيح لك إنشاء مثل هذا النظام التحفيزي. والتي سوف تكون قابلة للتطبيق على شروط منظمة معينة.
مستويات التدقيق
تنقسم مراجعة نظام إدارة شؤون الموظفين إلى ثلاثة مستويات:
- الاجتماعية والنفسية.
- المالية.
- التنظيمية والتكنولوجية.
فيما يتعلق بالقضايا النقدية ، يتم توجيه الاهتمام إلى:
- القدرة التنافسية للشركة ، لتقييم مدى مقارنة المؤشرات مع المتوسط والأفضل لهذا المجال ؛
- فعالية إدارة شؤون الموظفين ودورها في تحسين جودة عملية العمل ؛
- كيف ترتبط تكاليف أنشطة التدقيق ونتائجها.
التنظيمية والتكنولوجية - المستوى الذي ينطوي على دراسة الوثائق ، وتحليل المؤشرات للحديث عن مشروعية الأداء والكفاءة. في هذا الجانب ، يتضمن تدقيق ومراقبة الموظفين تحليلاً مفصلاً لما يلي:
- العمل الروتيني.
- الحالات التي لم يذهب فيها الموظفون إلى مكان العمل ؛
- الشكاوى؛
- إصابات مكان العمل ؛
- مواقف الموظف من مهامهم ؛
- مستوى متعة الموظفين ؛
- برامج التنمية.
أخيرًا ، اجتماعي - نفسي - مثل هذا التدقيق ، والذي يتضمن تحليلًا للعلاقات داخل الشركة ، مما يسمح بتحديد العوامل التحفيزية. في الوقت نفسه ، تتمثل المهمة في تحديد كيفية تحسين أنشطة الشركة ككل وكل موظف على وجه الخصوص.
ميزات مهمة
يجب على المدير التواصل على الفور مع جميع الموظفين لأي غرض من التخطيط للتدقيق. سيكون الموظفون على استعداد للقاء فقط إذا فهم كل موظف أن الحدث مفيد ومفيد له. عند إجراء تدريب خاص أو ندوة تشرح الأهداف الرئيسية ، قد تكون لحظات التدقيق هي أفضل حل للمشكلة وبداية جيدة للتواصل بين المتخصصين المدعوين والموظفين الدائمين.
عند التحقق من المؤشرات التي تم الحصول عليها خلال الخطوات الموضحة أعلاه ، يتم تحليلها ككل ، وهذا بشكل شامل. هذا النهج هو ضمان أن النتيجة سوف تعكس ديناميات الشركة.
علاوة على ذلك ، فإن التدقيق ليس مجرد فحص لمدى كفاءة عمل الموظف أو الوحدة. خلال الأحداث ، يتم تحليل نظام إدارة الموظفين المطبق في المنظمة. سيولي المفتشون اهتمامًا كبيرًا لمديري الشركة ، وكذلك المديرين على مختلف المستويات.
ندير الشركة بمهارة
إدارة المؤسسة هي ، أولاً وقبل كل شيء ، الإدارة الماهرة للموارد البشرية. في الوقت نفسه ، ينقسم العمل إلى ثلاثة مستويات:
- الخطية.
- الاستراتيجية.
- وظيفية.
ويترتب على ذلك أن التحقق يجب أن يتبع أيضًا هذه المستويات. لكن يجب أن تكون نتائج التدقيق مفيدة في التخطيط طويل الأجل للشركة المستقبلية. ستساعد بعض الاستنتاجات على فهم الاحتياجات قصيرة الأجل لبعض العمال. أخيرًا ، تتيح لك المراجعة معرفة ما إذا كانت هناك حاجة لمزيد من المديرين في المؤسسة.
المراجعة الإستراتيجية هي تحليل من وجهة نظر كبار المسؤولين في الشركة. في الوقت نفسه ، يفحص الخبراء ممارسات الإدارة في الشركة ويحللون كيفية عمل خدمة الموظفين. للحصول على البيانات ، من الضروري إجراء مقابلة مع فريق الإدارة بأكمله ، ودراسة خطة العمل ، وتقييم عمل خدمة الموظفين. يسمح لنا هذا النهج بفهم كيفية جعل الشركة أكثر قدرة على المنافسة من خلال تحديد ميزات ومخاطر وإمكانات الشركة القوية والضعيفة.
القدرة التنافسية كطريقة للنجاح
أثناء التدقيق ، من الممكن زيادة قدرة الشركة التنافسية في السوق بسبب الإجراءات التالية:
- القضاء على أوجه القصور الهيكلية مع الحفاظ على إمكانات الموظفين بطريقة تعزز الشركة من موقفها من خلال التخلص من العناصر غير الضرورية غير المرغوب فيها في هيكلها. وكقاعدة عامة ، تتضمن العملية إعادة تنظيم المؤسسة ، والتي يتم فيها استبعاد بعض الوحدات ، واستقالة الموظفين ، وتغيير استراتيجيات الشركة ؛
- تحديد الميزات الفريدة للمؤسسة ، مما يجعلها جذابة للموظفين والعملاء المحتملين.
بشكل عام ، يتم تحديد القدرة التنافسية من خلال مدى فعالية الشركة في استخدام إمكانات كل موظف. تتم إدارة شؤون الموظفين ليس فقط من خلال آليات إدارة الوثائق المعروفة ، ولكن أيضًا بشكل غير مباشر من خلال:
- الابتكار؛
- التسويق؛
- الخدمة.
تذكر أنه كلما ارتفعت إنتاجية الشركة ، كلما كان كل موظف أقوى يحترم شركته.
الفروق الدقيقة كبيرة
لتقييم الشركة في سوق الموظفين ، يتم استخدام المؤشرات التالية:
- موظفي الشركة ؛
- مستوى رضا الموظفين.
يسمح لك التدقيق بتقييم إستراتيجية الشركة على المستوى التشغيلي ، عندما يتم تحليل نتائج العمل مباشرة. المدقق يدرس:
- ارتباط الهدف والنتيجة ؛
- القدرة على تحسين وتبسيط سير العمل ؛
- القدرة على الحصول على نفس النتيجة مع استثمارات أقل.
من خلال تطبيق أساليب فعالة ، من الممكن تطوير الموارد البشرية ، وزيادة عدد الموظفين ، وتحسين نظام إدارة المعلومات. جميع العمليات المتعلقة بخدمة الموظفين تخضع بشكل مباشر وغير مباشر لدراسة متأنية.
ملامح
في البحث في المؤسسة:
- الشخص المسؤول يبرز.
- يتم صياغة الأهداف ؛
- دراسة السياسة والطرق العملية لتحقيق الأهداف ؛
- يتم تحليل تقارير الموارد البشرية ؛
- إعداد التقارير مع توصيات بشأن الوضع ؛
- يتم تطوير خطة تطوير الشركة ؛
- يحلل عواقب تصحيح أوجه القصور المكتشفة مع خطة.
ليس بهذه البساطة
كل اتجاه للتدقيق يتطلب الكثير من الوقت والجهد. المراجعة الخارجية مكلفة للغاية ولا تتاح إلا للشركات التي "تقف على قدميها بأمان". في الوقت نفسه ، يكون التدقيق ضروريًا إذا كانت هناك رغبة في زيادة الكفاءة وتحقيق نتائج أفضل من تلك الموجودة.
تقوم العديد من الشركات الكبرى في عصرنا بتقديم الموظفين المتخصصين المشاركين في التدقيق داخل المنظمة إلى موظفيها. لقد أثبتت هذه الممارسة فعاليتها من خلال خدمة الموظفين اللامركزية ووجود فروع إقليمية.
مع التنفيذ الصحيح للعملية ، تتيح المراجعة الداخلية للكشف في الوقت المناسب عن أوجه القصور في عمل الشركة واتخاذ التدابير اللازمة لمعالجتها.مبادئ هذا التدقيق:
- استقلال المتخصصين
- المسؤولية؛
- الكفاءة.
ماذا عن المال؟
مع اتخاذ تدابير شاملة ، تكون مراجعة التسويات مع الموظفين مقابل أجر إلزامية. يتم إيلاء الاهتمام إلى المدى الذي تتقيد به الشركة بمتطلبات القوانين التنظيمية والقوانين التي تحكم علاقات العمل. يحلل اختصاصيو التحقق مدى دقة وصحة حسابهم:
- الاحتفاظ.
- الدفع؛
- التخفيضات الضريبية ؛
- مدفوعات الرواتب ؛
- العنصر الاجتماعي.
تستند مراجعة مستوطنات الموظفين على القوانين التي تحكم علاقات العمل والقانون المدني وقوانين الضرائب.
للحصول على البيانات ، هناك حاجة إلى وثائق حول النقل والتوظيف وتسريح العمال ، والإبلاغ ، والسجلات المحاسبية.
ماذا تحتاج؟
إذا كنت تخطط لمراجعة التسويات مع الموظفين مقابل أجر ، تذكر أن التحليل ممكن في وجود محاسبة أولية ، والتي تستخدم نماذج موحدة.
يجب على رئيس الشركة تقديم المستندات:
- أوامر العمل ؛
- بطاقات T2
- أوامر إرسال الموظفين في إجازة إلى وظائف أخرى ؛
- وثائق عن إنهاء العمل.
يمكن إجراء تدقيق صحيح مع موظفي كشوف المرتبات إذا كان أخصائي التحقق تحت تصرفه:
- الرواتب.
- ورقة من ساعات العمل.
- ورقة زمنية
- تصريحات T-49 ؛
- حساب شخصي.
يتلقى المفتش معلومات إضافية من المستندات الأساسية التي تحدد الدفع بالقطعة ، مع مراعاة التطوير أيضًا.
مجموعة من التدابير
أثناء التدقيق ، يتم الاهتمام بالسجلات التالية:
- موجزة؛
- على الحساب 76 ؛
- المجلات رقم 8 ، 10 ؛
- ميزانية عمومية
- دفتر الأستاذ العام.
أثناء التدقيق:
- الامتثال للقانون ؛
- المحاسبة ، التحكم في مدفوعات المدفوعات في حالة العمل بالقطعة ؛
- التحكم في الوقت ؛
- حساب الاستنتاج
- قبو للدفع ؛
- ضرائب الرواتب
- الراتب المودع.
هذا مهم!
تأخذ المحاسبة التحليلية للشركة في الاعتبار جميع الأفراد:
- في القوائم ؛
- لم تدخل فيها.
مع الأخذ بعين الاعتبار ما يلي:
- الدفع؛
- قسط.
- الاستحقاقات؛
- الآخر؛
- الاستقطاعات المختلفة ، بما في ذلك الضرائب.
عادة ما يتم تخزين المعلومات حول هذا على حساب شخصي ، في التسوية ، وأوراق الدفع. تم تبسيط دراسة البيانات عن طريق الوثائق في شكل إلكتروني. يوصى بالاحتفاظ بسجلات منفصلة لعناصر مختلفة عن الرقم المذكور أعلاه.
عند التدقيق ، يفحص المتخصص المعين ما إذا كانت هناك محاسبة على هذا النحو ، يكتشف كم من الوقت يتم تخزين البيانات ، والتي يمكن من خلالها استخلاص الربحية السنوية للمؤسسة ، الدخل السنوي لموظفي هذه الشركة.
يتكون إجمالي الدخل بسبب:
- رسوم مباشرة
- ربح عيني
- الربح من نتائج فترة معينة ؛
- أسعار موظفي شركة السفر في عدد من المناطق ؛
- التغذية غير المبررة ؛
- المدفوعات لمرة واحدة.
المناطق المتخصصة تشمل:
- الشمال.
- أقاليم مساوية لهم ؛
- الشرق الأقصى.
يقوم المراجع بالتحكم في العمليات الحسابية عن طريق تحليل المستندات التالية من سير العمل الداخلي للمؤسسة:
- بيانات ، مدفوعات ؛
- الوثائق الأولية ؛
- الحسابات الشخصية للموظفين.
في الوقت نفسه ، يتم التحقق من نتائج الشركة ونتائج كل قسم من أقسام الشركة. ثم يحدد المدقق ما إذا كانت الخصومات قد تم إجراؤها بشكل صحيح ودفعت الأجور. تأكد من الانتباه إلى الضريبة الاجتماعية الفردية. لمراقبة الوضع ، يطلب المتخصص الوصول إلى القاعدة الضريبية. تغطي الاستقطاعات المجالات التالية:
- توفير المعاش
- التأمين الطبي ؛
- التأمين الاجتماعي.
عند تحليل صحة أجور العمل ، يتم توجيه الانتباه إلى الحساب السادس والسبعين ، والذي ينص على وجود تفاعل مع الدائنين والمدينين. في الوقت نفسه ، يكتشف المدقق البطاقات التي تم الاحتفاظ بها وكيف تم ملؤها ، وكذلك ما إذا كان قد تم الاهتمام بالمبالغ المودعة وكيف تم إصدارها للموظفين.
يجب أن نتذكر أن هناك العديد من الأخطاء الشائعة في حساب الأجور المتأصلة في عدد كبير من الشركات. يتحقق المدقق دون إخفاق من كل مؤسسة لذلك ، لذلك يمكن لمالك المؤسسة ، الذي يستعد للمراجعة مقدمًا ، التحكم بنفسه في هذه اللحظات. هذه هي العيوب الخطيرة التالية:
- قلة الوقت
- عدم وجود نماذج قياسية لوثائق الدفع الأساسية ؛
- تقييم ضريبي غير لائق ؛
- حساب غير صحيح للمبالغ لأنواع مختلفة من المدفوعات ؛
- محاسبة غير صحيحة لإجمالي دخل الموظفين (غالبًا ما لا تشمل المكافآت والهدايا ، إلخ).
لتلخيص
إن إجراء مراجعة للموظفين والتسويات مع الموظفين يسمح لنا بصياغة عدد من المقترحات لتحسين كفاءة عملية العمل. داخل فريق العمل ، يتم التعبير عن ذلك في التوصية لإعادة تنظيم المؤسسة أو إدخال أنظمة تحفيز جديدة أو تطبيق منهجيات أخرى.
أما بالنسبة لحسابات كشوف المرتبات ، فإن التوصية الأكثر شيوعًا هي إدخال نظام كشوف مرتبات تلقائي يحتوي على أشكال قياسية من المستندات. هذا يبسط العملية ويجعلها أسرع ، مما يلغي فعليًا احتمال حدوث خطأ من العامل البشري.