Qu'est-ce que c'est - une affaire administrative? C'est pour quoi? À quoi ressemble ce type d'activité? Est-il possible de rencontrer des "pièges" ici? Ces questions et un certain nombre d'autres seront traitées dans le cadre de l'article d'aujourd'hui.
Informations générales
À propos de n'importe quelle entreprise, on peut dire qu'il y a plusieurs fonctions impossibles à faire. Ceci est indépendant de ce que fait la structure. Ceux-ci incluent le travail administratif. C'est un axiome sans lequel une activité réussie est maintenant impossible. Par conséquent, compte tenu de cela, il est nécessaire de parler des fonctions les plus importantes exécutées, des postes, de la place et du rôle dans la structure de l'entreprise. En général, l'activité administrative est une activité très typique. Bien que le contenu spécifique diffère en fonction des objectifs auxquels l'entreprise est actuellement confrontée, de sa taille et de ses ressources disponibles. Mais vous devriez commencer par la définition. Les activités administratives sont le travail associé à l'organisation du travail des employés, des départements et des services d'une entreprise afin d'obtenir des performances organisationnelles élevées. Couvre tous les niveaux.
Classification
Les activités de soutien administratif et économique peuvent être divisées en:
- Mise à disposition d'activités en cours. Il s’agit de l’achat d’articles de papeterie, de fournitures, de matériel de bureau, d’appareils et de meubles en état de fonctionnement, de réparations et de maintenance préventive si nécessaire, de communications et d’achats ponctuels importants.
- Flux de documents. Par cela, on entend le développement d’un système d’échange de papiers, la maintenance des archives, des bibliothèques et des bases de données.
- Fonctionnement du bâtiment, des locaux et du territoire. Nous entendons par là nettoyage, alimentation électrique, plomberie, réparations ménagères mineures, conception esthétique, aménagement de la zone environnante, aménagement paysager.
- Travail d'organisation. Cela inclut les événements, l'aménagement des lieux de travail, les salles de réunion, la restauration des employés, les services de transport, les assurances des employés et de l'entreprise, la relocalisation.
- Fournir des relations avec des tiers. Un exemple est l'interaction avec les agences gouvernementales, les propriétaires et les fournisseurs.
- Personnel d'information interne. Cela comprend l’organisation des notifications de nouveaux documents, le suivi de l’exécution des instructions, l’organisation et la mise à jour de tableaux d’affichage, la publication de publications internes (dépliants, lettres d’information, journaux), l’envoi de messages, l’organisation d’expositions et de musées.
Comme vous pouvez le constater, l’activité administrative et économique n’est pas en reste et ne bat pas la porte de derrière.
Les nuances de l'accomplissement des tâches
Le lecteur doit être attentif au fait que certaines fonctions sont permanentes, alors que d’autres sont présentées comme des tâches ponctuelles. Mais malgré cela, il faut se souvenir de tout cela et, si nécessaire, en discuter avec les employés. Après tout, il se peut qu’il soit nécessaire de mener à bien une tâche ponctuelle mais globale, telle que l’organisation d’un déménagement. Et dans ce cas, il ne devrait y avoir aucune question à la question «qui va réaliser tout cela». Le spécialiste des activités administratives et économiques doit bien comprendre que son objectif principal est d’assurer un fonctionnement confortable et ininterrompu de tous les services de la société.La tâche principale consiste à aider le reste des unités à s’acquitter du plan de production, quoi qu’il en soit. Par conséquent, la liste de fonctions ci-dessus peut être à la fois réduite et étendue. Tout dépend de la situation spécifique.
Sur l'influence de divers facteurs
Les facteurs suivants influencent la liste spécifique des fonctions exécutées:
- Taille de l'entreprise.
- Les spécificités de l'activité.
- Objectifs de l'entreprise.
- Utilisation des fonds et ressources propres / empruntés.
Ce qui est bon pour une petite entreprise peut être extrêmement inefficace pour une structure de taille moyenne. Il est bon que la direction sache qu'il existe des problèmes et qu'une certaine réorganisation de l'entreprise est nécessaire.
Comment définir des fonctions et des tâches?
Nous sommes donc arrivés peu à peu à la conclusion que le soutien administratif de l’organisation devait être assuré en fonction des besoins. Mais comment déterminer les fonctions et tâches spécifiques à accomplir? Voici un petit guide d'action:
- L'analyse de la position actuelle de la société est effectuée et les fonctions manquantes sont déterminées.
- La direction du mouvement est formée en fonction des objectifs acceptés de l'entreprise.
- Les spécificités de l'entreprise et son incidence sur la mise en œuvre des tâches sont indiquées.
- La faisabilité de réaliser certains travaux seule ou en faisant appel à des entrepreneurs tiers est calculée.
- Les problèmes de subordination sont en cours de résolution.
- Le meilleur format pour mettre en œuvre la fonction nécessaire est déterminé (affectation d'un employé, d'un service ou de l'ensemble du service).
Le format de l'article, hélas, ne permettra pas de considérer complètement tout et tout. Par conséquent, l'organisation des emplois pour les employés sera considérée comme un objet d'étude. En effet, ils doivent souvent effectuer des tâches interfonctionnelles et, en raison de l'incohérence des actions des différentes unités, divers problèmes se posent.
Organisation du travail
Cet événement ne se produit pas tous les jours. Par conséquent, il n'y a généralement pas de réglementation dans ce cas. Les tâches sont résolues en fonction de la situation, très souvent en mode d'urgence. Dans ce cas, des commandes spéciales sont requises pour les activités administratives. Par exemple, l'introduction de règles pour l'organisation d'un nouveau lieu de travail nous permettra de planifier l'ensemble du processus sur papier, de comprendre comment il peut être optimisé, quoi et dans quel ordre doit être entrepris. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui se sont fixé pour objectif un développement actif. Ceci est très souvent associé à l’augmentation du personnel et il est nécessaire de disposer d’un processus d’achat bien développé pour ce cas.
Premiers pas
Initialement, une description du lieu de travail devrait être faite. Il devrait inclure une liste du matériel et du mobilier nécessaires. Mais pas seulement quelque chose d’aléatoire et d’abord levé par le bras, mais quelque chose qui est utilisé dans un lieu de travail typique. Il est possible d'effectuer une gradation en fonction du niveau du poste et d'attribuer le lien de gestion le plus élevé, les cadres intermédiaires et les interprètes. Ou vous pouvez vous appuyer sur les détails de l'activité. C’est la présence de visiteurs, l’utilisation d’équipements supplémentaires, l’inventaire, les exigences particulières en matière de température ambiante, d’éclairage actuel, etc. Idéalement, une description devrait être écrite pour chaque poste. Mais c'est aussi un travail très laborieux. Par conséquent, lors de la première étape, nous pouvons nous limiter à la préparation d’une description standard. Par exemple, pour les travailleurs de laboratoire, il est nécessaire de prévoir un éclairage suffisant et un certain régime de température. Les employés du service à la clientèle doivent avoir des zones d'attente. Pour les comptables, un coffre-fort doit être fourni.
Quelles considérations devez-vous garder à l'esprit?
Le plan administratif devrait fonctionner sur un certain nombre de questions.Par exemple, quoi de mieux d'avoir constamment en stock ou devrait être acquis après avoir reçu des informations sur une nouvelle personne va travailler. Par exemple, dans le cas des stocks, il est souhaitable de disposer d’une petite réserve. Après tout, même les employés qui travaillent peuvent en avoir besoin. Vous pouvez également assister à des tables avec des chaises. Considérant qu'un ordinateur de rechange est déjà excessif. Il est coûteux et rapidement obsolète, et il n’est pas efficace de le stocker sans travail. En général, une très bonne solution serait de compiler une matrice de l'ensemble du processus métier en y indiquant tous les départements impliqués. Dans ce cas, vous pouvez simplement et clairement indiquer où et dans quel délai vous devez faire quelque chose. Ceci est important, notamment, du fait que des omissions sont souvent dues à des problèmes de transmission de données. Après tout, s’il n’existe pas d’informations initiales adéquates, même les meilleures commandes d’activités administratives et économiques ne pourront satisfaire pleinement les demandes existantes.
Autres approches
Mais vous ne devriez pas vous limiter à cela. Par exemple, lorsque vous interagissez avec des employés, vous pouvez créer un journal des demandes. Ensuite, les explications entrantes y sont enregistrées puis transférées à un interprète spécifique pour exécution. Dans ce cas, il est nécessaire d’examiner et de surveiller périodiquement l’état de la mise en œuvre. Il peut également être utile de stimuler les employés à la qualité et à la rapidité du traitement des demandes. S'il y a une plainte justifiée qu'un des employés s'acquitte mal de ses tâches, cela devrait se terminer par la punition de l'artiste interprète. Pour assurer l’équité, il est vivement recommandé d’établir des normes. Dans ce cas, il est nécessaire de compiler une liste complète des applications possibles avec réapprovisionnement en cas de précédents. Et puis pour chaque article sa propre norme est développée. Bien que très souvent, les normes modèles ne sont pas fournies. Par conséquent, les entreprises définissent leurs propres valeurs en fonction des spécificités de leurs activités et de leurs tâches actuelles. Par exemple, si un message indiquant qu'une ampoule est grillée est reçu, un jour ouvrable est alloué pour résoudre ce problème.
Résumer ce qui précède
Comme vous pouvez le constater, l'organisation des activités administratives et économiques présente des «pièges» qui, à première vue, ne sont pas visibles. Lors de l’élaboration de règlements et de publications, un ensemble assez important d’informations doit être pris en compte. Cela concerne les objectifs de l'entreprise, ses spécificités et sa taille. Une planification détaillée et une prescription claire des processus de gestion nous permettront de résoudre les problèmes avec succès grâce à la mise en place d'une procédure adéquate pour effectuer le travail. La gestion des activités administratives et commerciales prévoit que toutes les personnes impliquées dans l'exécution et le contrôle du processus doivent connaître la justification théorique de sa mise en œuvre. Il ne faut jamais oublier qu'un leadership compétent peut considérablement améliorer l'efficacité du processus. Peu importe ce qu’il en est - qu’il s’agisse des activités administratives et économiques liées à la création d’organes publics, d’une structure à but non lucratif ou d’une entreprise privée - la bonne gouvernance dispose d’une réserve énorme pour le développement. Et il faut l'utiliser.
Conclusion
Nous avons donc examiné ce qui constitue des activités administratives. Bien entendu, les informations fournies uniquement dans cet article ne suffisent pas pour devenir immédiatement un bon gestionnaire. Même une simple introduction aux livres intelligents ne suffira pas. En effet, dans ce domaine, il faut aussi comprendre l’aspect pratique de la mise en œuvre des activités. Les livres ne raconteront pas l'existence de tous les «pièges»: il est nécessaire de combler les obstacles et d'acquérir de l'expérience par vous-même.