Savez-vous que le travail efficace de toute entreprise sans exception est impossible sans des procédures telles que l’introduction et l’adaptation de nouveaux employés? Si le chef ignore ce fait, il peut s'attendre à une déception. Il semblerait qu'avant cette personne ait montré d'excellents résultats. Et vous, sur un nouveau lieu de travail, au bout de deux semaines, tout n’est pas encore habitué et est plus efficace que bien.
Pourquoi cela se produit-il? Tout manager doit se faire comprendre que même l’employé novice le plus prometteur ne peut pas connaître toutes les subtilités et les dispositions adoptées lors d’un nouvel emploi. À partir de son travail, il part de ses idées et de son expérience, ce qui est loin d’être toujours approprié.
Parlez-lui de l'entreprise.
Tout d’abord, un nouveau collaborateur doit, dès le début, faire confiance à la fiabilité de l’entreprise, à sa valeur pour les clients et pour lui-même en tant qu’employé. Il doit certainement être initié aux principaux objectifs et à l’histoire de l’organisation. La manifestation d'un intérêt réel pour l'auditeur est un bon indicateur.
Il convient de préciser que le nouvel emploi implique de bonnes perspectives de développement professionnel et de croissance. Dès le début, il convient de définir les perspectives de carrière et les actions nécessaires pour les atteindre. Il est conseillé d'organiser une formation pour les nouveaux employés à l'aide de matériel de familiarisation. Ils peuvent être présentés sous forme de brochures d'information, de présentations ou de vidéos contenant des informations sur le travail dans votre entreprise. Dans l'idéal, le matériel de formation devrait être précédé d'un message d'accueil et d'une adresse de la tête aux nouveaux employés.
La connaissance de la gamme de services et de produits proposés par l'entreprise sur le marché accélérera considérablement l'introduction de nouveaux employés dans le rythme de travail. La présence dans leurs mains de documents de référence sous forme imprimée ou électronique garantit que l’employé ne vous empêchera pas de résoudre de nombreux petits problèmes.
Plus de détails
Il est très important de décrire au débutant quels résultats spécifiques sont attendus de ses activités. Sa présentation sur cette question ne devrait pas s'écarter de l'opinion de la direction. Ne présumez pas qu'une personne comprendra des choses qui vous paraissent évidentes par défaut. Tous les détails doivent être clarifiés.
Une description de poste claire pour chaque employé est une condition indispensable aux activités de toute entreprise. Il est possible d'évaluer le résultat spécifique du travail à l'aide de critères clairement définis, avec lesquels le débutant devrait également être introduit.
Au début, une tâche parfaitement définie devrait lui être assignée avec un résultat mesurable à l'aide de chiffres spécifiques ou d'autres indicateurs. Cela devrait être réalisable sur la base des connaissances et des compétences qu'une personne possède sans formation supplémentaire.
L'assimilation d'une grande quantité de nouvelles informations n'étant pas une tâche facile, un mentor pour l'employé est non seulement souhaitable, mais également nécessaire. Choisissez-en un parmi les employés les plus compétents. Réservez du temps pour discuter des tâches et des résultats avec votre mentor.
Facteur humain
Le premier jour ouvrable commence l’adaptation d’un nouveau collaborateur dans l’équipe. Il convient de présenter aux collègues ce que l’on peut faire lors de l’assemblée générale ou en faisant passer tout le monde au bureau un par un.Séparément, faites attention au nouveau venu avec les personnes avec lesquelles il va constamment dialoguer selon le devoir de son devoir.
Expliquez quelle entreprise a adopté les méthodes de communication. Si vous avez une communication Skype entre collègues, n'oubliez pas d'ajouter un nouveau venu au chat général et de fournir tous les contacts nécessaires au travail. La même chose s'applique à l'utilisation d'un téléphone d'entreprise avec une liste de numéros de service. En général, une liste sur papier ou sur support électronique des noms de collègues indiquant les positions et les termes de référence est une chose irremplaçable pour tout débutant.
Une visite du bureau ne fait pas de mal. Au début, un "nouvel" employé peut être timide pour poser lui-même des questions. Après avoir dit où est ce qui est, comment faire du café, etc., vous ferez sentir à une personne qu'elle se soucie de son confort.
En règle générale, chaque entreprise a ses propres normes de conduite. L'introduction et l'adaptation de nouveaux employés implique, entre autres, une familiarisation avec eux. Cela peut concerner un code vestimentaire particulier, l'interdiction d'utiliser le téléphone portable à des fins personnelles pendant les heures de travail ou la nécessité d'inscrire les employés dans un magazine spécialisé le matin. Informez immédiatement le débutant de ces règles pour éviter tout malentendu.
Introduction au poste et adaptation des nouveaux employés sont des étapes importantes
Examinons les étapes de la procédure d’adaptation d’un employé novice. Il existe plusieurs périodes de ce type et chacune a ses propres mesures et méthodes d'adaptation. Le premier d'entre eux commence avant même qu'un nouvel employé ne rejoigne l'équipe. L'autre - introduction - dure pour son premier jour de travail.
Au cours de la première semaine de travail, le processus de familiarisation et d’orientation générale du débutant a lieu. Il s'agit de présenter l'organisation dans son ensemble et son unité spécifique. Ensuite, il doit entrer dans le poste. Les étapes suivantes sont désignées comme étant une adaptation efficace du personnel au fonctionnement complet.
L'ensemble du processus se termine par une évaluation des résultats obtenus et par l'adoption par la direction d'une décision positive ou négative quant au maintien du salarié dans ses fonctions.
Et maintenant - en détail
L’organisation de l’adaptation des nouveaux travailleurs commence par la clarification du niveau de préparation de chacun d’eux. Sur cette base, un ensemble de mesures d'adaptation est sélectionné (individuellement dans chaque cas). Dès la première arrivée de l'employé devrait préparer le lieu de travail. Lorsqu'il s'agit d'activités de production, il est nécessaire de s'assurer de la disponibilité des outils nécessaires et d'un ensemble de vêtements de travail (sa taille peut être indiquée dans le questionnaire lors de la candidature à un emploi). Si le nouveau travail est de type bureau, une table entièrement libre est organisée avec une chaise, un ordinateur et tout autre équipement nécessaire.
Lorsque le lieu de travail doit être complété par un nouvel équipement, la nécessité de le faire devrait être indiquée à l’avance dans une application spéciale envoyée au service administratif.
Un plan approximatif pour entrer dans le rythme de travail devrait être esquissé par le responsable à l’avance ou exister sous la forme d’un projet type «d’adaptation du personnel» pour l’ensemble des postes disponibles. Ce document ne doit pas dépasser une page.
Un novice devrait être identifié par un mentor et la question de la réussite d'un examen médical devrait être clarifiée avec lui. L'équipe est informée de l'arrivée d'un nouveau collègue. Si un candidat à un poste de direction est pris en compte, il est généralement invité à se familiariser avec les futurs subordonnés avant de se rendre au travail.
Qu'est-ce qui se passe le premier jour de travail
Dès le premier jour de la comparution de l’employé sur un nouveau lieu de travail, l’autorisation doit être établie au sein du service du personnel et familiarisée avec tous les documents nécessaires.Leur liste comprend généralement une description de poste et une liste des lois et règlements locaux nécessaires. Dans le même temps, un contrat de travail doit être signé et le règlement intérieur étudié.
La conversation introductive qui a lieu le même jour avec le nouveau venu comprend des points obligatoires: les points principaux de la formation antituberculeuse, les salaires avec des précisions sur les bonus et les bonus, ainsi que les conditions dans lesquelles un traitement ou une modification des salaires sont possibles, sont discutés. Toutes les questions possibles sont clarifiées concernant l'horaire de travail, les congés payés et le paiement des congés de maladie.
Le novice est dûment informé des amendes et pénalités, ainsi que des obligations en vertu de la période probatoire et présentées lors de ses besoins. Il est impératif de lui expliquer quels paramètres feront l’objet d’un contrôle particulier et à qui contacter pour les questions émergentes.
S'il existe une «trousse pour débutant» (une collection de documents d'information), ainsi qu'un nouveau numéro d'un journal d'entreprise, ils doivent être remis à un nouvel employé.
Le même jour, une petite visite de l'unité et des rencontres avec des collègues devraient être organisées. Une attention particulière doit être portée à la conversation avec le leader et le mentor, contenant des explications sur les points du plan, selon lesquelles il est nécessaire d’entrer dans le poste. Un problème important est l'organisation des conditions pour l'introduction d'un système d'information d'entreprise dans une base de données avec la création d'une adresse électronique distincte.
Connaissance de l'organisation de l'entreprise
La première semaine de travail est considérée comme l’étape de familiarisation et d’orientation générale. À ce moment, l'employé se familiarise avec l'entreprise en tant que telle, ses règles, son horaire de travail, ainsi que ses traditions, son histoire et ses normes et principes non écrits. Si un débutant a de l'expérience dans des structures similaires, la période d'adaptation passera rapidement et sans douleur, mais dans tous les cas, la situation ne sera pas familière à un degré ou à un autre en ce qui concerne les spécificités d'une activité particulière.
Quels arrangements organisationnels faut-il prévoir pour cette période? Il est nécessaire de faire en sorte qu'un nouveau venu participe à une formation de base en entreprise consistant en une visite détaillée de l'ensemble de l'entreprise, en regardant une vidéo ou un film d'information et en visitant (le cas échéant) un musée de l'entreprise. Le salarié est initié à la gestion des divisions restantes et lui est transféré pour étude de la documentation nécessaire.
Le degré d'implication du futur collègue dans le système de valeurs et d'attitudes approuvé par l'organisation dépend du degré de réussite de cette étape. En ce moment, des germes d'engagement et de loyauté sont pondus. L'employé reçoit de nombreuses nouvelles informations sur le nombre d'unités et l'ordre de travail dans chacune d'elles, leur emplacement et les caractéristiques de l'activité. Il assimile une politique de gestion concernant le personnel, le contenu des exigences de discipline, la disponibilité des opportunités de carrière et les avantages disponibles.
Dans l'esprit d'un nouveau venu, les informations nécessaires sont données dans les moindres détails - l'organisation des dîners, les pauses, le style de communication accepté entre collègues et d'autres détails du ménage. L’introduction et l’adaptation de nouveaux employés à de telles bagatelles peuvent être confiées au responsable du personnel.
Dans son département
La procédure d’introduction d’une unité consiste à adopter une attitude de travail en équipe. Le nouvel employé doit connaître toutes les personnes avec lesquelles communiquer au cours de l’activité. Il devrait prendre conscience des règles internes de son département. Avec le mentor - une coopération fructueuse a été établie et le remplacement de ce dernier est possible avec le passage à une nouvelle phase d’adaptation.
Au début, le responsable du groupe ou l'un des employés les plus expérimentés peut jouer le rôle de mentor.Idéalement, le chef de département pourra se consacrer à son temps de travail pour s’acquitter de ses tâches. Généralement, le supérieur immédiat est chargé des questions théoriques. Au stade de développement et d'activité pratique, l'instructeur-mentor accompagne le débutant. Le plus souvent, cela s’applique au service des ventes et aux visites conjointes des clients.
Continuez à vous habituer
La deuxième étape, qui implique l'entrée en fonction, établit les relations avec les collègues et permet de maîtriser les fonctions de base de l'unité et de l'employé, ainsi que les règles et procédures de base. Ceci continue les trois premiers mois de travail habituels. Le mentor ou le superviseur immédiat envoie au débutant une documentation contenant les principaux points nécessaires au travail.
L'employé s'habitue à un nouveau lieu de travail, clarifie l'emplacement de stockage de certains documents et maîtrise le matériel de bureau (photocopieuse, télécopieur, propre ordinateur de travail). Les compétences nécessaires pour effectuer des travaux à ce poste sont précisées et précisées.
À ce stade, le mentor doit définir les buts et objectifs dont la réalisation sera évaluée à la fin de la période d’essai. L'employé doit être correctement informé selon quels critères il est nécessaire de juger de son travail. Il convient d’introduire la fréquence des rapports, ainsi que ses formes. Il est nécessaire de maintenir pleinement les commentaires avec l'employé afin de clarifier certains problèmes et d'ajuster les attentes mutuelles.
Changer le statut
L'étape de l'orientation effective consiste en l'entrée progressive d'un nouveau venu dans un nouveau statut et en l'établissement de relations interpersonnelles avec ses collègues. Dans ce cadre, les actions actives de l’employé dans différents domaines d’activité devraient être encouragées par une vérification et une clarification de la manière dont les informations sont acquises. Ici, comme jamais auparavant, il est important de maximiser son soutien en évaluant l'efficacité de certaines actions.
À la fin, son employé entre dans la phase de fonctionnement complet. Elle se caractérise par la résolution des problèmes de production et interpersonnels, ainsi que par la transition vers un travail stable. Avec la bonne efficacité du processus d'adaptation, cela est possible quelques mois seulement après la date d'admission. Une telle réduction de la période d’entrée permet à l’organisation d’obtenir des avantages financiers importants, en particulier lors de l’embauche de nouveaux employés en grand nombre.
À toutes les étapes de l'adaptation, il est très important d'assurer une interaction efficace avec les personnes affectées au rôle de mentor, de contrôler le respect de ce qui est prévu, de suivre la participation de l'employé aux programmes de formation et de veiller à ce que le matériel et les outils nécessaires lui soient fournis.
Pour résumer
Au stade final, une analyse du succès du processus d’adaptation et de ses éléments individuels doit être réalisée. Habituellement, cette étape est programmée à la fin de la période d’essai. Deux semaines avant la date prévue, il convient de rappeler au responsable la procédure à venir et de lui fournir, ainsi qu’au mentor et à l’employé lui-même, des formulaires permettant d’évaluer le travail de ce dernier pendant la période d’essai. Au plus tard trois jours avant la date limite, vous devez contrôler l'achèvement de ces formulaires d'évaluation, discuter des résultats de l'adaptation et résumer les résultats nécessaires.
Si la décision est négative, le salarié se voit proposer un nouveau poste (par mutation) ou il est informé du licenciement. Lorsqu'une décision positive est prise, les félicitations pour la réussite de la période d'essai s'ensuivent et une conversation a lieu, dont le contenu est la définition des tâches clés pour la prochaine année de travail et l'élaboration d'un plan de développement individuel.
Et plus encore ...
À chaque étape, des difficultés sont possibles, appelées crises d’adaptation, qui sont semées d’angoisse et de stress.
Si (comme c'est souvent le cas de nos jours) les employés sont mutés entre des divisions de l'entreprise dans différentes régions, le service du personnel devrait régler à l'avance toutes les questions organisationnelles et autres liées à ces réaménagements. Les entreprises disposeront des statistiques nécessaires sur la durée moyenne de la période d’adaptation pour débutants, ce qui permettra de bien organiser le travail du personnel nouvellement embauché.
Le processus d'adaptation peut être considéré comme complètement terminé lorsque l'employé se joint enfin à l'équipe et cesse d'être novice.