De nos jours, la paperasserie (gestion de documents) passe progressivement du papier au numérique. À cet égard, chaque personne instruite moderne devrait avoir une idée du concept de "document électronique" et des caractéristiques de son application. Laissez-nous examiner ce phénomène plus en détail, et aussi savoir ce qu'est EDS.
Qu'est-ce qu'on appelle un document
Avant d'examiner le concept et la structure d'un "document électronique", il convient de rappeler son prédécesseur sur papier.
Au sens large, il s’agit du nom de l’objet du monde matériel, dans lequel l’information est contenue dans une forme fixe.
Dans un sens plus étroit, un document est un support d'informations confirmant des faits significatifs, présenté sous différentes formes (enregistrement de texte, d'images, de son ou de vidéos, ainsi que leurs combinaisons). Il est conçu pour stocker et transmettre des données dans le temps et dans l’espace.
Chaque document a certains détails avec lesquels il peut être identifié.
Si un tel support contient de fausses informations ou lorsqu’il a été créé, les normes législatives établies ont été violées, il est appelé faux (faux) et n’a aucune force juridique.
L'ensemble des supports d'informations fiables s'appelle documentation. Il est formé sur la base de leur focalisation sur un problème, un phénomène, un processus, une personne, une institution, etc. Le processus même de création / conception de tels supports est appelé documentation. Dans ce cadre, il est impératif de prendre en compte les normes de la législation en vigueur et de se conformer aux règles nationales en matière de compilation. N'oubliez pas non plus la compétence du compilateur. Le directeur d'école a donc le droit d'approuver un certificat de maturité, mais il ne peut pas signer de diplôme universitaire. Plus précisément, oui, mais un tel document n’aura pas force de loi.
Un autre concept important dans ce sujet est la "paperasse". Il s’agit d’un ensemble de travaux sur la documentation de l’activité de gestion d’un objet et sur l’organisation du déplacement des supports d’information susmentionnés.
À différentes périodes de l'histoire, ce processus a été réalisé sur différents matériaux. Il s’agissait de tablettes d’argile, de pierre, de papyrus, de cuir, de bois, d’écorce de bouleau, etc. Peu à peu, elles ont toutes été remplacées par du papier.
Selon le type de matériau porteur, on distingue aujourd'hui:
- papiers traditionnels (papier);
- mixte (papier + appareils informatiques électroniques);
- électronique (numérique).
Selon leur contenu et leur objectif, les documents peuvent remplir un certain nombre de fonctions:
- Juridique
- Gestion.
- Social.
- Culturel.
- Historique
- Informatif.
- Communicatif.
Le développement du concept de "document électronique"
Depuis l’invention des ordinateurs, l’humanité a commencé à chercher un moyen de passer à la documentation sans papier. En URSS déjà, dans les années soixante-dix du vingtième siècle, a commencé à penser à créer un tel modèle de travail de bureau. Certes, à cette époque, le concept de "document électronique" n'existait pas encore. Au lieu de cela, le nom "support lisible par machine" a été utilisé.
Au milieu des années 80, une telle technologie n’était pas encore complètement développée. Mais à cette époque, le contenu de la notion de «document électronique» était déjà précisé dans la législation. Vrai, alors cela s'appelait aussi "lisible par machine". Dans GOST 1984, il s’agissait du nom d’un document adapté à la lecture automatique des données qu’il contient.
Avec le début de l'informatisation généralisée dans les années 1990 et les deux millièmes, ce concept a progressivement acquis son sens actuel.
Quel document s'appelle "électronique" aujourd'hui
Le concept moderne de "document électronique" a plusieurs façons d'interpréter, qui sont reflétées dans le cadre législatif. Cependant, ils sont tous proches dans leur compréhension de l'essence de ce phénomène et nécessitent la présence de tels composants:
- enregistrement numérique;
- stockage de données sur des supports électroniques avec capacité de lecture et de compréhension par l'homme.
Sur cette base, une définition générale du concept à l'étude peut être établie.
Un document électronique est un document dont les informations (y compris les détails) sont enregistrées sous forme de données numériques. Par exemple, en tant que jeu de caractères, sons, images ou combinaisons de ceux-ci.
Un ED peut être créé, enregistré, transmis et transformé à l'aide de moyens numériques en une forme visuelle compréhensible pour l'homme.
L'avantage d'un tel document
Comme son homologue papier, ED remplit le même ensemble de fonctions. Cependant, il possède un certain nombre de propriétés qui en font un support de données plus prometteur:
- Les informations enregistrées sous forme électronique sont éditées facilement et rapidement.
- Ces documents peuvent théoriquement être conservés pour toujours.
- La technologie ED simplifie, accélère et réduit le coût du processus de paperasserie.
- Ces documents peuvent être signés et envoyés à distance, sans perdre de temps en réunions personnelles.
- Vous pouvez rapidement obtenir le nombre requis d'instances ED. En outre, ils auront tous force de loi.
Propriétés de l'ED. Métadonnées
Le concept de "document électronique" est caractérisé par trois propriétés:
- Le contenu est constitué de composants textuels, graphiques ou sonores.
- Le contexte est une information sur la relation entre des données documentées et d'autres services d'urgence, personnes physiques ou morales.
- La structure d'un document électronique est interne et externe. Dans le premier cas, nous parlons directement du contenu de l'ED. Dans la seconde - sur l'environnement dans lequel il existe (support de stockage, format du fichier lui-même, etc.)
Le concept de «document électronique» est défini par ses métadonnées. C'est le nom des informations sur toutes les propriétés de l'ED, ainsi que sur sa certitude sociale.
Les métadonnées font partie intégrante du processus de stockage de tout document électronique. Ils contiennent des éléments de preuves juridiques, commerciales, organisationnelles et procédurales de l'intégrité du service d'urgence, ainsi que de son authenticité.
Détails ED
Un autre aspect important du concept de "document électronique" - les détails. C'est une sorte d'analogue de la fiche technique, qui contient toutes les informations sur la création d'ED.
Ceux-ci comprennent:
- Le nom du document électronique.
- Date et lieu de compilation, ainsi que toutes les éditions (le cas échéant).
- Données sur le compilateur ou les compilateurs d'ED.
- Informations sur le niveau de sécurité du document.
- Données permettant de déterminer l’authenticité, l’authenticité et la fiabilité de la signature numérique électronique de ED.
- Données sur les programmes nécessaires pour ouvrir ce document. Il s'agit de son format. Le piratage informatique se développe dans les vastes étendues d'aujourd'hui. À cet égard, la plupart des utilisateurs d’ordinateurs utilisent des logiciels sans licence et ne soupçonnent pas toujours que les fichiers .doc, .xls et .ppt bien-aimés sont pris en charge par les programmes Microsoft Office payants. Donc, dans des conditions normales, vous devez payer pour les utiliser et ne pas télécharger les versions piratées. C’est la raison pour laquelle le format ED libre le plus utilisé, universel et surtout, au monde, est .odt. Sa popularité a même permis à Microsoft d'intégrer la possibilité de le lire dans son logiciel. L'un des principaux avantages de ce format est la combinaison des capacités de programmes tels que Word, Excel, PowerPoint.
- Signature numérique.
Signature numérique
Comme déjà mentionné ci-dessus, l'un des composants les plus importants du concept de "document électronique" est indispensable. En particulier, la signature numérique, qui est traduite de l'anglais par "signature numérique".
C'est le nom de la façon de voir l'ED, qui est obtenue à la suite de la conversion cryptographique d'un ensemble de données électroniques.Cette signature vous permet d'identifier la personne qui l'a mise, ainsi que de confirmer l'intégrité de l'ensemble du document.
En vertu de la législation en vigueur, dans la plupart des pays modernes, l’EDS est assimilée à une signature «humide» sur papier.
Il est important de noter le lien inextricable entre le concept de "document électronique" et la signature numérique. Après tout, c’est la présence du second qui donne la première force légale.
Chaque EDS possède une clé certifiée personnelle, qui est une séquence unique de chiffres de 264 bits. Pour l'obtenir, vous devez contacter une société spécialisée, il y en a beaucoup aujourd'hui. Il convient de rappeler qu'une signature numérique électronique a une certaine date d'expiration, ainsi que différents niveaux de sécurité.
Lors de l'enregistrement d'une signature numérique électronique, la même clé individuelle est enregistrée sur le lecteur flash de son client. Il fonctionne uniquement en tandem avec la clé publique - un autre programme utilisé par les deuxième et troisième parties pour authentifier la signature numérique dans les documents reçus.
Les données se trouvent dans un certificat numérique contenant des informations sur le propriétaire, son numéro d'enregistrement (à ne pas confondre avec une clé privée) et la durée de la signature numérique.
En utilisant une signature numérique électronique, vous pouvez soumettre à distance des documents à des universités (parfois même étrangères), effectuer des transactions bancaires, payer des taxes et certains services des organes de l’État des organisations municipales.
Cependant, il existe un certain nombre de cas où un document électronique et une signature ne sont pas considérés comme légitimes. Par exemple, obtenir un certificat d'héritage ou émettre des documents de migration.
Types de documents électroniques
Pour le moment, il y a loin d'une classification d'ED. Cependant, le plus souvent, ces documents sont divisés en types dans les catégories suivantes:
- Type de contenu: texte, graphique, son, animation et multimédia ED.
- Niveau d'accessibilité: ouvert et caché. Les documents du premier type ne contiennent rien de secret, c'est pourquoi ils sont dans le domaine public et peuvent être lus par tout le monde. Il s'agit des données techniques des appareils ou de la composition des produits, des contrats de licence, des listes de prix, etc. Les disques ED masqués ne peuvent être lus que par un certain cercle restreint de personnes. Ils contiennent généralement des informations représentant des secrets commerciaux, voire d'État. Il peut s’agir d’une carte de l’emplacement des unités militaires secrètes, des dessins d’un dispositif breveté ou de la composition du médicament, des données sur le compte bancaire d’une personne physique ou morale, etc.
- La présence / absence d'une signature numérique électronique (EDS). La légalité / illégalité du document en dépend.
- Attitude envers un secteur spécifique. Les documents électroniques généralement acceptés (la forme et le contenu sont les mêmes pour tous les domaines d'application) et étroitement spécialisés sont mis en évidence.
Signes de l'ED
Après avoir examiné le concept et les types de document électronique, il convient de prêter attention à ses caractéristiques distinctives. Ils distinguent ED des autres objets du monde matériel.
- Sémantique du contenu. Tout document de ce type a nécessairement un sens et n’est pas un ensemble aléatoire d’images, de sons ou de symboles.
- Forme matérielle stable.
- Complétude et intégrité.
- Focus sur l'application pour la communication sociale.
Aspect juridique
Après avoir examiné les propriétés, les détails, les attributs, le concept de document électronique, sa structure, ainsi que ses types, il est utile d’examiner de plus près l’aspect juridique de cette question.
Si le DE est établi conformément à toutes les normes juridiques et que sa signature dispose de tous les certificats nécessaires, sa force juridique est alors égale à celle de son pendant en papier.
Naturellement, dans chaque État, la réglementation juridique de la notion de "document électronique" est quelque peu différente, mais ce sont des bagatelles.En général, la législation de différents pays est également fidèle à ED, car ce type de travail de bureau atteint depuis longtemps le niveau international. À cet égard, un paradoxe est obtenu. Certaines puissances sont plus préoccupées par la gestion externe des documents électroniques. En même temps, il se peut qu’il soit presque sous-développé dans l’État. Voici un analogue tellement exagéré du niveau de connaissances informatiques modernes. Avec lui, une personne sait comment installer diverses applications sur Android, mais ne connaît pas les principes de base du travail avec les tables Exel.
Caractéristiques du travail de bureau numérique
Par rapport au papier, le travail de bureau numérique présente plusieurs avantages importants:
- Permet l'enregistrement opérationnel, la comptabilité, le stockage et l'accès aux documents électroniques.
- Nécessite moins de financement.
- Nécessite un espace minimum pour accueillir les archives. En fait, toute la documentation d’une grande entreprise est placée sur un disque dur dans une poche.
- Grâce au travail de bureau électronique, les coûts de non-production du temps du personnel sont réduits.
- La vitesse de diffusion des données parmi un large éventail d'utilisateurs augmente.
- L'ED peut contenir non seulement du texte et des images, mais également des informations multimédia. Et ceci est très important si le travail de l'entreprise est associé à des événements de présentation privés.
Il convient de noter que l’utilisation de documents papier est souvent autorisée dans les travaux de bureautique électroniques. Cependant, la priorité dans ce cas est précisément pour ED.
La plupart des organisations privées et publiques dans le monde ont pour objectif l'élimination progressive de la documentation papier des documents. Mais même dans les pays très développés, la situation est encore très éloignée. Après tout, il s’agit d’un processus très long et coûteux.
Nous avons examiné les concepts de document électronique et de gestion de documents électroniques, et avons résolu toutes les nuances du problème. Nous espérons que ces informations vous ont été utiles.