Comme dans d’autres secteurs d’activité, les spécialistes en approvisionnement donnent un avantage sur les entrepreneurs ou les propriétaires de petites entreprises, qui le découvrent au fur et à mesure que leur entreprise grandit. Alors que les experts discutent de la réduction des coûts, de la création de nouveaux marchés et de la réduction des risques, l’achat peut sembler plutôt intimidant pour le propriétaire d’une petite entreprise. De nombreux entrepreneurs ne sont pas familiarisés avec ces sujets et sont conscients de l'impact des achats plus tard qu'ils ne le devraient.
Les entreprises dotées d'une équipe d'approvisionnement efficace font souvent de bonnes affaires et apprécient le succès de leurs clients habituels.
Pour bien comprendre tous les i, considérez tous les processus de base que l’achat moderne implique. Cela vous éclairera sur les fonctions essentielles qui constituent l'essentiel des responsabilités en matière d'approvisionnement. Vous devrez rechercher tout cela dans n'importe quelle plate-forme d'approvisionnement compétente.
Vérification des exigences et des stocks
Avant de commencer le cycle d'approvisionnement avant le paiement, il est nécessaire de déterminer le besoin d'un produit ou d'un service. Dans le contexte des petites entreprises, l’essentiel est d’évaluer la validité des besoins. Comme tout spécialiste des achats vous le dira, vérifiez la disponibilité de certains produits / matériaux dans votre "stock". Soulignez par vous-même ce qui vous manque, et supprimez déjà de cela les points qui vous semblent vides de sens. Privilégiez les achats les plus réels et les plus efficaces, pour que tout cela soit ensuite justifié. Il est très important de vérifier vos besoins et de vérifier votre disponibilité avant de passer à l’étape suivante: augmenter vos demandes d’achat.
Soulever une demande d'achat
Ici, une équipe ou un membre de l'équipe ayant besoin d'un produit / service spécifique enverra une demande. Cela peut être un formulaire papier, un formulaire électronique ou une demande orale par téléphone. Si vous recommencez, utilisez des formulaires électroniques pour vous aider à stocker et à communiquer. Assurez-vous que les demandes ne surviennent que lorsque certaines exigences administratives sont satisfaites. Cette méthode vous aidera à vous assurer que seules les demandes valides sont exécutées. Comme le montre la pratique, c’est précisément cette méthode au tout début qui joue un rôle primordial, car elle vous révèle en tant qu’entrepreneur aux fournisseurs du meilleur côté. Suivez les règles et réglementations claires dans le processus de candidature, puis votre entreprise commencera à se développer comme il se doit.
Gestion des demandes d'achat
Commencez par attribuer la responsabilité principale à l’approbation des demandes d’achat. Une personne du service des finances ou du service des achats examine chaque demande d'achat et l'approuve et émet un bon de commande ou la renvoie au client en indiquant le motif du refus. Une fois que la commande a été approuvée au nom de votre société, il est recommandé de procéder à une vérification du budget. Faites-le avant de soumettre des demandes de renseignements ou des offres (RFP, RFQ) au besoin. Ceci est important car il arrive souvent que nous commandions tout ce qui semblait nécessaire et que nous ne puissions pas payer pour la commande. S'endetter au début et au plus fort de la création d'une entreprise est une mauvaise politique. Tout faire en fonction des finances.
Un autre conseil: vous pouvez éviter cela si un achat en gros est possible. Cela convient mieux aux achats uniques et ponctuels de biens ou de services de faible valeur ou aux achats non gérés d'une catégorie particulière.
Négociation et approbation des commandes
Une fois que vous avez envoyé la commande à votre fournisseur, celui-ci peut l'approuver, la refuser ou entamer des négociations.À ce stade, vous pouvez discuter de variables telles que les horaires de livraison, les articles alternatifs, les prix et le mode de transport. Veuillez noter que l'accord est un contrat juridiquement contraignant. Une fois que le vendeur en a signé un, il est légalement tenu de fournir les services ou biens énumérés conformément au barème spécifié au prix indiqué.
Recevoir des biens et / ou des produits
Votre vendeur vous envoie les biens ou fournit le service et vous présente un document important sur la réception des biens. Vous le signez dès que vous confirmez que le produit demandé (ou les services fournis) est en ordre et se trouve dans votre entrepôt. À ce stade, vous appliquez également une mesure de sécurité appelée conformité tripartite, qui consiste à comparer le bon de commande, la liste de colisage fournie avec le produit ou le service et la facture du fournisseur. Dès que vous vous assurez qu'ils correspondent tous, alors seulement, vous devriez passer aux paiements.
Travail de bureau et productivité des vendeurs
Une fois que vous avez terminé tous les processus menant de «passation de marché» à «paiement», vous prenez deux mesures pour assurer la cohérence. Le premier est la tenue de registres et le second est l'analyse de la performance des fournisseurs. Après chaque paiement effectué, enregistrez-le pour un enregistrement permanent, utile pour un audit, et lorsque vous aurez besoin de recevoir des détails concernant la commande ultérieurement, cela vous aidera. Le passage aux données numériques vous aidera à stocker toutes vos données d'achat dans un emplacement centralisé facilement accessible.
Le travail du fournisseur est peut-être la seule clé pour un approvisionnement efficace. Ici, vous évaluez chaque fournisseur en fonction de facteurs tels que la qualité des produits livrés ou des services rendus, leur conformité aux calendriers de livraison et aux obligations contractuelles, ainsi que le temps de réponse. Si vous n’êtes satisfait d’aucun de ces domaines, cochez cette case en rouge. L'analyse de la gestion des performances des fournisseurs vous aide à entretenir et à développer des relations uniquement avec les fournisseurs les plus efficaces.
Conclusion
Comprendre les processus d'approvisionnement, c'est faire des achats de première classe! Les entrepreneurs pensent beaucoup et ils ne doivent pas nécessairement ressentir le besoin de devenir des experts en passation de marchés pour que leur entreprise fonctionne bien. Commencez simplement par les bases et comprenez comment magasiner. Configurez des systèmes d’achat automatisés pour être sûr qu’ils fonctionnent au même rythme à chaque fois.
Ne laissez pas le manque de connaissances vous empêcher de rivaliser avec des professionnels expérimentés - maîtrisez ces bases correctement et vous aurez déjà un bon départ!