Les comptables ont souvent des doutes sur la manière d’émettre correctement une facture et sur le moment où elle devrait être notée dans les livres de comptabilité. Voyons ce qu'est ce document et comment l'utiliser.
Une facture est un document distribué selon lequel le paiement de la marchandise et la déduction fiscale sont facturés. En comptabilité internationale, ce document ressemble à ceci:
Ce que dit le code des impôts
Selon le Code des impôts, le délai d’émission d’une facture est limité à 5 jours ouvrables - en fait, une semaine. Cette période est comptée comme suit:
- le jour de la réception du paiement anticipé (totalement ou totalement) en ce qui concerne les livraisons ultérieures ou le transfert de propriété;
- le jour de l'expédition effective des marchandises (prestation de services ou exécution de travaux), transfert de propriété.
La période de cinq jours est prise en compte à partir du lendemain de la date du premier envoi. Si la facture a été émise pour un travail ou la prestation de services, le délai de facturation est calculé à partir de la date à laquelle le travail ou les services ont été fournis. Remarque: il ne s'agit pas de commencer le travail, mais de fournir tous les services ou travaux convenus. L'exception concerne les cas où le travail sera effectué sur un paiement anticipé et cette circonstance est expressément indiquée dans le contrat économique. Dans ce cas, une facture anticipée est émise à la contrepartie. Le délai d’émission de ces documents est de cinq jours à compter de la date de réception de l’argent sur le compte.
Jours de travail et jours de congé
Il arrive que le délai de publication tombe un jour non ouvrable. Dans ce cas, l'art. 6.1 du Code des taxes autorise le vendeur à reporter la facture du premier jour ouvrable suivant une période de cinq jours. Mais cette norme doit être utilisée avec beaucoup de précautions, car même un retard d'un jour aura pour conséquence que la facture ne sera pas comptabilisée lors du prochain contrôle fiscal. Par conséquent, les auditeurs et les comptables en chef expérimentés recommandent de procéder à la facturation à l'avance, sans attendre la fin de la période de cinq jours. La facturation peut être effectuée le même jour que la transaction commerciale correspondante. Si nécessaire, la facture peut toujours être ajustée.
Factures Unifiées
Selon le Code des impôts, certaines entreprises commerciales sont autorisées à émettre des factures uniques (consolidées) pour les ventes sur la base des résultats du mois de reporting. Le droit de travailler sur un seul compte doit être fixé dans le contrat. Il est permis de travailler sous cette forme aux entrepreneurs qui effectuent:
- fourniture continue de biens;
- fournir en permanence des services de transport ou de logistique;
- fourniture d'électricité, ressources en combustible;
- fournir des services de communication;
- vendre quotidiennement et continuellement des marchandises.
Si les contreparties ont travaillé moins de 30 jours civils, la facture doit être émise au plus tard à la date limite de livraison. Mais dans ce cas, les inspecteurs peuvent insister pour que le principe de régularité et de continuité de l’approvisionnement soit violé. Par conséquent, les nouvelles contreparties avec un taux de facturation uniforme doivent être abordées avec prudence.
En ce qui concerne le code des impôts, la période d’émission des factures pour le mois de déclaration suit dans les cinq jours du mois suivant le mois de déclaration. Mais vous devez enregistrer ces comptes le mois au cours duquel les premières ventes des produits reçus ont été effectuées.
Responsabilité pour non-respect des délais
Le code pénal n'indique pas de sanctions en cas de non-respect des délais pour l'envoi des factures. Mais, en règle générale, les inspecteurs sont guidés par l'art.120 du code des impôts et est appelé pour facturation tardive, comme pour la non facturation en général. Cela est particulièrement vrai pour les documents qui doivent être créés à la jonction de deux périodes de rapport. Par exemple, si une facture doit être émise le mois dernier, mais créée uniquement le mois en cours, les inspecteurs peuvent considérer cela comme un manque de facture et infliger une amende à l'entreprise.
Acomptes
Jusqu'à présent, nous avons parlé des factures émises pour le premier événement, telles que la livraison de biens ou la présentation réelle de services. Et comment rédiger et calculer la date limite de facturation à l'avance? Dans quel délai devrait-il être soumis à la contrepartie?
Le calendrier des factures d’avance est directement lié à l’impôt à payer de la société. L'argent reçu par la société dans le cadre d'une activité commerciale devient automatiquement la base d'imposition et la facture est un document certifiant l'exactitude de la réception de l'argent.
Si le premier événement est la réception de fonds sur le compte courant, la date limite pour l'envoi d'une facture à l'avance commence à la même période et aux mêmes conditions que la facture pour la livraison des marchandises. Ainsi, pour les fonds pré-transférés, une taxe est exigible dans les cinq jours suivant la réception de l'argent, ce qui devrait être indiqué dans le document concerné. Ces délais d’émission de factures d’avance sont fixés à l’article 164, paragraphe 4, du code des impôts en vigueur.
Documents électroniques
09/02/2010 Le service des impôts de la Fédération de Russie a reconnu le droit des contribuables de travailler avec des échantillons électroniques de documents fiscaux et comptables. Pour la première fois, un document électronique est reconnu comme équivalent et accepté avec les documents sur papier. Cette norme est fixée au paragraphe 1 de l'art. 169 Code des impôts. Les délais d’émission des factures électroniques sont similaires à ceux de la période de conservation des documents papier, car dans ce cas, les documents papier et virtuels sont identiques.
Pour mettre en œuvre cette disposition, une commande distincte du service des impôts a approuvé les formats des factures électroniques, des journaux de comptabilité pour ces documents et d'autres livres. La procédure d'utilisation de tels documents est similaire à celle du flux de papier. Un jour est donné pour chaque échange de factures, mais en réalité, grâce à Internet, l'opération prend plusieurs secondes. L'échange de comptes est fixé dans l'ordre 174 n et comprend les éléments suivants:
- La date à laquelle la facture apparaît dans la comptabilité de la contrepartie est la date à laquelle l’opérateur reçoit un tel fichier. Remarque: pas la date de la facture, mais la date de réception par l'opérateur.
- Lors de la réception de factures de TVA électroniques, la date limite d'envoi de ces documents n'est pas comptée à partir de la date figurant sur le document, mais à compter de l'envoi de la facture à l'acheteur par l'opérateur. Le délai de facturation par le vendeur dépend donc non seulement du premier événement, mais également de la transmission d'un document électronique à l'opérateur.
Une preuve de réception du document peut être un avis. Auparavant, c'était une exigence obligatoire d'une facture électronique. Maintenant, ce document est un ajout au compte et est exécuté uniquement en cas d'accord supplémentaire entre les contreparties.
Enregistrement de facture
La comptabilité des factures, qui constituent la base des transactions fiscales, est effectuée dans les livres de comptabilité. Depuis janvier 2015, seuls les contribuables sont tenus de conserver de tels magazines. Mais il y a des exceptions à cette règle. Ainsi, conformément aux règles et réglementations en vigueur, le journal des factures doit être disponible:
- avec les contribuables;
- les personnes exemptées de l'obligation d'être contribuable;
- les personnes non inscrites en tant que contribuables, si elles émettent ou reçoivent périodiquement des factures dans le cadre de leurs activités commerciales, tout en représentant les intérêts d'autres personnes sur la base d'accords bilatéraux.
Une liste complète des principes de traitement et de stockage de ces documents figure dans les règles de tenue du registre des factures approuvé en 2011.
La procédure pour remplir les factures
Selon les règles de remplissage, les contribuables ont la possibilité d'indiquer des informations supplémentaires dans ce document. Ceux-ci comprennent:
- détails du document principal (facture, relevé bancaire);
- nom de la personne émettrice de la facture avec les détails statutaires et de règlement actuels.
La mention de documents primaires permet au vendeur d'indiquer des informations supplémentaires non seulement pour les vendeurs, mais également pour les acheteurs, par exemple, il est possible de spécifier la date d'acceptation de la marchandise ou la date limite pour l'achèvement des travaux, ainsi que d'autres informations présentant un intérêt pour la partie opposée. Afin de réguler le flux d'informations nécessaires, un tel ajout a été autorisé.
Nouveaux changements
En 2017, le document a été modifié. La condition obligatoire est donc le code du type de marchandises TN FEA, qui est nécessaire pour la surveillance des déductions pour le groupe de marchandises. Dans le cas d'un groupe de produits, la déduction est acceptée dans l'ancien ordre et, dans les transactions avec des produits non classés, la déduction est effectuée dans le nouveau formulaire. Le code du type de marchandises TN VVED est devenu obligatoire pour indiquer dans le document. Cela est dû au fait que ce code est nécessaire pour contrôler les déductions pour les marchandises du groupe de produits, qui sont acceptées dans l'ancien ordre. Tous les autres groupes de produits sont établis sous la forme actuelle.
Dans les nouveaux comptes, il est nécessaire d'indiquer l'adresse qui doit correspondre aux données du registre. Auparavant, il suffisait de préciser les détails à partir des documents constitutifs. À présent, les nouvelles règles obligent à établir une correspondance à la fois dans la facture et dans le registre des personnes morales.
Facturation d'ajustement
Les factures de régularisation sont émises en cas de changement de la valeur des biens, des services ou des travaux. La taille des modifications dans ce cas est indiquée dans la colonne 5 de la facture. Si le nombre d'unités de biens de travail ou de services fournis change, les modifications sont effectuées dans la colonne 3.
Périodes de facturation budgétaire et d'ajustement
Avant de connaître le moment de l’émission des factures d’ajustement, il ne sera pas superflu de vous familiariser avec le contrat en vertu duquel l’entreprise de cette entreprise exerce ses activités avec la contrepartie. Si le contrat indique la possibilité d'apporter des modifications, celles-ci doivent être effectuées dans un délai de cinq jours après l'approbation. La confirmation d'un tel consentement peut servir d'acte de divergence établie, certifié par les deux parties.
Toutes les actions fiscales comportant des factures et des factures correctives concernent la période au cours de laquelle ces documents ont été émis. Sur la base de la facture de régularisation émise dans le sens d'une réduction du coût total de livraison, le fournisseur a le droit de réduire ses propres obligations fiscales. Pour bénéficier d'une déduction de TVA, le vendeur établit une facture négative. Ainsi, le montant de la TVA est réduit du montant de la facture complète moins le montant de la facture corrective. L'acheteur, au contraire, a l'obligation supplémentaire d'augmenter sa TVA sur la base de la facture. Pour les factures électroniques, des exigences similaires s'appliquent. La date limite pour émettre une facture d'ajustement de format électronique est la même que pour les documents papier - dans les cinq jours suivant la signature du rapport de divergence.
Correction des erreurs dans les factures
Cela est possible si les éléments suivants ont été trouvés sur la facture:
- une erreur dans les coordonnées de l'acheteur ou du vendeur;
- Taux de taxe incorrect
- faute de frappe simple.
Si la facture doit être corrigée, un nouveau document révisé doit être préparé à cet effet. Quelle que soit la date à laquelle la correction a été émise, la facture corrigée est affectée à la même période fiscale dans laquelle l'opération a été effectuée et la facture initiale a été établie.Si la facture, qui a été émise avec une erreur, ne conduit pas à un refus du remboursement de la TVA, elle ne peut pas être corrigée.
La numérotation des factures principales et correctives dans une période est continue. Les corrections apportées aux factures de régularisation sont préparées de la même manière que pour les factures originales. Mais la numérotation des comptes corrigés dans un compte commence toujours par un. Une écriture est faite dans les registres comptables: la facture est telle ou telle, la correction n ° 1, et c'est un compte qui doit être pris en compte lors du calcul de la TVA.