Audit caisse: procédure et rédaction d'un acte

Le bon fonctionnement d’une entreprise dépend principalement de l’état irréprochable de la caisse et de la qualité de ses opérations. La législation en vigueur réglemente clairement ce domaine. Les normes prévoient différents types de contrôle du chiffre d'affaires financier des entreprises. L’un d’eux est l’audit de la caisse de l’entreprise. Voyons plus en détail en quoi consiste cette vérification.

Informations générales

L’audit des espèces à la caisse est un ensemble de mesures visant à évaluer la conformité des transactions avec la loi, la rapidité et l’exactitude de leur mise en œuvre. Un tel inventaire peut servir de contrôle indépendant ou constituer l’une des étapes du contrôle par les organismes autorisés. Un audit de caisse est considéré comme l’une des activités de surveillance obligatoires et régulières.

Étapes de vérification

L’audit de la caisse comporte les étapes suivantes:

• Nouveau calcul des liquidités et comparaison des données tirées de la déclaration de titres avec les montants réels.
• Contrôle du respect de la discipline financière.

L’audit des caisses et l’analyse des informations donnent une idée fiable de la manière dont les fonds sont utilisés dans l’organisation, ainsi que des orientations négatives et positives de la société. La signification de ces événements est difficile à surestimer. L'inventaire analyse l'expérience positive de l'entreprise dans le domaine de la gestion. En outre, une évaluation des violations et des abus est effectuée. Comme toute autre opération de contrôle, la caisse est auditée à l'aide de méthodes spéciales assurant sa mise en œuvre systématique.

But de la procédure

L’audit de la caisse et le contrôle du respect de la discipline financière visent à établir la fiabilité des informations fournies dans les états financiers en comparant les données à l’état actuel des choses. Un autre objectif de la procédure est l'identification et la répression des violations de la loi dans le domaine du chiffre d'affaires des fonds. Les résultats de l'audit du guichet permettent à l'auditeur ou à l'inspecteur de se forger une opinion objective sur les états financiers de la société, réfutant ou appuyant sa réputation.

Cadre législatif

La procédure d'audit de la caisse est strictement réglementée. Conformément à la loi, autorisé à effectuer cette procédure:

• Les représentants des organes de contrôle de l'entreprise sont des employés compétents de l'entreprise.
• Employés de Rosfinnadzor.
• Inspecteurs des impôts.

L’audit de caisse peut être initié dans l’entreprise et directement par son responsable. Dans ce cas, le directeur de la société conclut un contrat avec un auditeur indépendant ou une société possédant les accréditations appropriées. Jusqu'en 2012, les banques étaient habilitées à mener des procédures de contrôle. Aujourd'hui, la loi ne prévoit pas de tels contrôles.

Spécificités de la procédure

La procédure d'audit de la caisse est élaborée et approuvée par les réglementations locales dans le cadre de la loi. Par exemple, le règlement sur la mise en œuvre du contrôle financier interne prévoit:

• Formation d'une commission autorisée.
• La liste des objets contrôlés.
• Fréquence des retraits en espèces.
• Règles selon lesquelles l'exécution et l'audit de la caisse sont effectués.

Les inspecteurs de l’Inspection fédérale des services fiscaux qui appliquent des mesures de contrôle évaluent l’exhaustivité de la capitalisation et de la comptabilisation des produits des activités principales et complémentaires de la société. Selon les règlements administratifs, les fonctionnaires peuvent contrôler toute entreprise qui produit règlement en espèces avec ou sans caisse enregistreuse, mais avec l’utilisation de cartes de paiement avec le droit d’émettre des documents de récépissé établis sur des formulaires comptables stricts conformément à un encaissement

Les sujets

Un contrôle soudain de la caisse peut être effectué dans toute entreprise, quel que soit son propriétaire, par le bureau des impôts. Selon la clause 5.14.1 du Règlement no 278, le contrôle exercé par les organes du Service fédéral de surveillance du Service fédéral de surveillance de la communication et du contrôle de la Fédération de Russie vise principalement les entreprises qui:

1. Recevoir des fonds provenant de fonds publics. Ceux-ci incluent une assistance financière, des garanties gouvernementales, prêts budgétaires et les prêts, les investissements de sources extrabudgétaires et le budget fédéral.
2. Ils utilisent des biens immobiliers et matériels qui appartiennent à l’État.

Fréquence d'inspection

L'audit de caisse dans le cadre de l'audit interne est réalisé:

• au moins 1 fois par semestre ou par trimestre;
• le 1er jour de l'année qui suit l'année de référence;
• lors du transfert de dossiers par le caissier ou le spécialiste, le remplaçant, à un autre employé;
• dans les autres cas, à la discrétion du directeur de la société, conformément à la politique financière adoptée par la société.

En règle générale, les entreprises dont le chiffre d'affaires est élevé effectuent des contrôles mensuels ou le dernier / premier jour de chaque mois.

Inspection imprévue

La direction a le droit de créer un inventaire quand elle le juge nécessaire. Une telle vérification est considérée comme soudaine. Sa différence par rapport à la procédure prévue réside uniquement dans le fait que la date de sa mise en œuvre n’est pas déterminée. Dans certains cas, un tel audit de la caisse est dû à la vigilance de l’administrateur ou à la présence de soupçons d’abus parmi les employés responsables du maintien de la discipline financière dans la société. Les inspections effectuées par les inspecteurs de l'Inspectorat chargé de l'inspection des impôts ou du Service fédéral de supervision de l'inspection du Service fédéral de surveillance des situations d'urgence sont généralement non programmées. La directive régissant la procédure d'audit n'établit pas directement le terme «surprise». Cependant, le fait de garantir les étapes de préparation de l'audit non prévues et non divulguées constitue l'une des exigences obligatoires pour les employés qualifiés.

Termes d'inventaire

L’enregistrement de la caisse se fait d’abord par la commande:

• Directeur de la société, s’il s’agit d’un audit interne.
• Le chef (ou son adjoint) du Service fédéral de surveillance financière ou de l'Inspectorat du service fédéral des impôts.

L'ordre indique le moment de la procédure et confirme l'autorité du groupe de contrôle. En outre, l'auditeur ou la commission certifie leur identité en présentant les documents pertinents. Après avoir effectué ces actions obligatoires, la société peut fournir les garanties nécessaires, dont beaucoup contiennent des secrets commerciaux, ainsi que des espèces.

Exigences du réviseur

À partir de la vérification, l’inspecteur doit se conformer aux règles établies. En particulier, le salarié doit assurer par ses actions:

• Compétence
• Surprise
• Validité

Dans la pratique, malheureusement, ces qualités ne se manifestent pas toujours par les inspecteurs. Néanmoins, le vérificateur doit faire preuve de professionnalisme dans toutes les situations. Les préjugés entraînent la nécessité de procéder à des audits répétés, ce qui retarde le processus d'identification des circonstances dans lesquelles des violations ont été commises. Un autre facteur important est la continuité de l'audit. Au cours de l'audit, l'inspecteur ou une autre personne autorisée ne doit pas être distrait. Toutes les actions initiées doivent être terminées sans interruption.

Point important

Même les indicateurs intermédiaires obtenus lors de l'inventaire ne devraient être discutés qu'avec la direction de l'entreprise. Cela est particulièrement important dans les cas où un audit de la caisse d'une banque ou d'un autre grand organisme financier est effectué.Une telle discussion contribue à éliminer les lacunes et les erreurs commises au cours de l'audit, à gagner beaucoup de temps et à guider les inspecteurs vers l'objectivité dans l'évaluation de la situation.

Ordre général

La comparution d'un auditeur externe ou interne, comme indiqué ci-dessus, s'accompagne nécessairement de la délivrance d'un ordre approprié. Il sert de base à la mise en œuvre des mesures de contrôle. Un inventaire de caisse devrait être effectué par une commission. Outre le vérificateur lui-même, ce processus comprend un caissier, un comptable et une personne indifférente. L'ordre d'inspection comprend tous les points importants de la procédure:

• Le cercle de personnes membres de la commission est déterminé.
• La date limite pour les événements et la livraison des résultats.

Les mêmes informations sont contenues dans la notification, qui est envoyée par les autorités de surveillance compétentes.

La préparation

L'inventaire commence par la préparation. Au cours de cette opération, le caissier transmet à la commission autorisée le dernier rapport de transaction, établit un reçu confirmant l’absence d’espèces non échangées et de documents non comptabilisés. Le président du groupe de contrôle approuve et date toutes les communications reçues. En même temps, ils sont marqués "Avant révision", car ils n'ont pas encore été enregistrés dans les registres, et les opérations correspondantes ont déjà été effectuées.

Retrait d'argent

C'est la prochaine étape de l'audit. Le retrait d'argent est effectué au moyen d'une conversion de feuille et d'une comparaison des montants reçus avec les données de rapport. En outre, les mouvements de fonds et la disponibilité des formulaires comptables sont contrôlés. Cela se fait en comparant les soldes réels avec les informations des journaux. À la fin de ces actions, les informations sont enregistrées dans un audit spécial de la caisse. Il est compilé en 2 exemplaires.

Vérifier les exigences de conservation de trésorerie

Au cours de l'audit, il est établi:

• Des coffres-forts dotés de serrures pratiques sont-ils présents dans la pièce?
• Comment est le transport de l'argent et assurer sa sécurité pendant le transport.

En outre, une étude est menée sur les résultats des inspections précédentes et une analyse de leur fréquence.

Évaluation de la discipline

Au cours de l'audit, la conformité de la conception des documents primaires aux exigences de la loi est vérifiée. En particulier, la présence des détails nécessaires et des signatures sur les titres autorisant l'exécution d'opérations est établie. Les inspecteurs vérifient l’exactitude de la compilation des données calculées et la masse salariale la présence en eux du calendrier des paiements, des signatures, certifiant la réception des fonds et permettant leur émission. Les exigences de conception doivent également être respectées. livre de caisse.

Les pages doivent être numérotées de manière cohérente. Les entrées doivent être classées par ordre chronologique. S'il y a des corrections, des commentaires correctifs sont requis. La Commission vérifie également la validité des paiements correspondant à certains besoins économiques, à une assistance matérielle, à des primes, etc. Dans le cadre des mesures de contrôle, un audit complet de l’exhaustivité et de la ponctualité des fonds reçus de la banque et l’établissement de discordances dans la séquence des événements lors du transfert d’argent à l’organisme gérant le compte (le cas échéant) sont effectués. La ponctualité de la remise des soldes reçus dans le rapport ou non utilisés lors de voyages d’affaires est sujette à vérification.

Documents d'audit de caisse

La législation établit une forme unifiée de la forme dans laquelle les informations obtenues lors de la vérification sont entrées. L'enregistrement des résultats de l'audit de caisse est effectué conformément à f. No. INV-15. Les éléments suivants doivent être entrés dans le formulaire:

1. Informations sur les montants des fonds pour le reporting et la disponibilité réelle.
2. Information sur la comparaison des positions ci-dessus.
3. Le résultat de la comparaison

Les positions pour les rapports et le statut réel peuvent être les mêmes. Dans ce cas, l'état des lieux à la caisse est bon.Si le montant des fonds de rapport est supérieur à la disponibilité réelle, il y a une pénurie. Si la situation est l'inverse et qu'il y a plus d'argent au guichet que dans les documents, il y a un surplus. Toutes ces informations sont résumées et entrées dans le formulaire. Le certificat d'audit de la caisse est établi sous forme de texte. En conclusion, il préconise une section sur les conclusions et les propositions. En bref, il répertorie les violations identifiées et fournit des recommandations pour leur élimination.

Délais d'inventaire

Ils sont établis par la loi. Le délai pour chaque entreprise dépendra de la quantité de données à vérifier. Toutefois, dans tous les cas, le délai ne devrait pas dépasser 45 jours. Toutefois, dans des cas exceptionnels, la loi autorise également son extension. Cela se produit en particulier dans des situations où l'intervention des autorités chargées de l'enquête est nécessaire. L’audit de la caisse des inspecteurs des impôts est limité à 20 jours.

Quelles sont les conséquences des violations?

Si, lors du recomptage en espèces, les inspecteurs ont révélé une anomalie dans les données de rapport, le caissier doit expliquer par écrit leurs raisons. Le surplus découvert est accepté pour comptabilisation le même jour et le manque doit être récupéré auprès de la personne responsable. En cas de violation grave de la loi, l'auditeur a le droit de renvoyer l'affaire aux autorités chargées de l'enquête ou aux autres autorités pour engager une procédure administrative. Dans ces cas, à la tête de l'entreprise ou personne financièrement responsable une grande amende peut être infligée. En règle générale, cette responsabilité est engagée en cas de violation flagrante et répétée des exigences de la loi. Un résultat d'audit négatif obligera le directeur de l'entreprise à prendre immédiatement les mesures appropriées pour éliminer les violations. Les mesures nécessaires sont développées lors de la discussion des données reçues par la commission lors de la vérification. Les mesures de liquidation sont consignées dans le protocole correspondant.

Évaluation de l'état du contrôle

Un audit de la caisse et une vérification du respect de la discipline financière constituent un moyen efficace de surveiller les flux de trésorerie de l'entreprise. Dans la plupart des cas, l’utilisation de cet outil vous permet d’arrêter ou de prévenir à temps les violations dans l’entreprise.

Selon certains signes, il est possible d’évaluer l’insuffisance ou l’absence totale de contrôle interne des mouvements de fonds à la caisse de l’entreprise. Ceux-ci comprennent notamment:

1. L'absence d'un système clairement établi pour effectuer des audits soudains avec un recomptage complet des fonds en caisse et des autres objets de valeur à contrôler.
2. Formalité de tels inventaires.
3. La nomination des mêmes personnes dans le groupe témoin est en cours.
4. Réalisation d'un inventaire à un moment prédéterminé - lorsque le caissier a la possibilité de se préparer à l'audit.
5. Absence de responsabilité matérielle de la personne en préparation de l'audit. Cela indique qu'un tel événement ne lui est pas habituel.
6. L'absence de contrat avec le caissier établissant sa pleine responsabilité. Si un tel accord n'est pas conclu, alors l'identification d'une pénurie n'aura aucune conséquence juridique.
7. La présence des faits de la signature des mandats à la place du comptable et du gestionnaire par des tiers non autorisés par l'ordre écrit du directeur de l'entité commerciale à cet effet.
8. Cession des fonctions de caissier en cas d'absence temporaire (maladie, vacances ou autres raisons) à l'employé sans le consentement du responsable. Dans de telles situations, non seulement l'ordre écrit du directeur devrait être adopté, mais également un contrat approprié devrait être conclu avec le salarié sous sa responsabilité entière. Sinon, un tel rendez-vous sera illégal.