À l'heure actuelle, aucune entreprise engagée dans des opérations de paiement en espèces ne peut se passer d'un service de comptabilité tel qu'une caisse enregistreuse, quels que soient sa forme d'établissement et son système fiscal. À son tour, cela nécessite également une conception correcte du livre de caisse. Il sera discuté plus loin.
Livre de caisse comme document principal du caissier
Les opérations de caisse sont effectuées par un employé de l'organisation conformément à la commande et aux descriptions de poste. Dans les petites entreprises, c'est peut-être le responsable, mais le plus souvent, la caissière joue ce rôle. Un contrat de responsabilité obligatoire est conclu avec lui. Il peut y avoir plusieurs caissiers dans les grandes entreprises, auquel cas ils se rapportent au caissier en chef.
Le document principal qui confirme l'acceptation et la dépense des fonds est le livre de caisse (formulaire 0310004). Il consiste en une liste des entrées (FFP) et commandes (RKO) à la caisse du formulaire établi, et contient également des informations sur le solde de trésorerie au début et à la fin de la journée. Les ordres eux-mêmes sont classés dans le rapport du caissier (formulaire n ° KO-3).
Le livre de caisse et le rapport de caisse sont les principaux documents comptables permettant de factures 50.
Le décret RF n ° 88 du 18 août 1998 sur l'approbation des formulaires spéciaux de documents primaires contient des exemples de formulaires PKO n ° 0310001, RKO n ° 0310002 et du formulaire 0310004 du livre de caisse.
Le livre de caisse doit être collé, numéroté, certifié par le sceau de l'organisation, ainsi que par la signature du chef et du chef comptable.
Règlement du livre de caisse
Lors de l'enregistrement de documents de caisse, les corrections et les transferts n'étaient pas autorisés auparavant. À partir du 1er juin 2014, des corrections sont possibles sous certaines formes, mais elles doivent contenir la date, les signatures et le nom des personnes qui ont découvert l'erreur.
Toutes les PKO sont signées par le chef comptable et l’employé qui assume les fonctions de caissier, en apposant un sceau (le cas échéant) sur le reçu, et la RKO, à l’exception des personnes susmentionnées, doit également être signée par le responsable de l’organisation.
Le livre de caisse, dont les règles de remplissage doivent être scrupuleusement respectées, est vérifié à la fin de chaque journée de travail par le chef comptable en contrôlant la conception des documents de caisse et leur correcte affectation aux comptes. Si tout est rédigé correctement, le chef comptable appose sa signature si nécessaire.
Sur la base des données relatives aux soldes du livre de caisse, l’employé qui exerce les fonctions de caissier vérifie le solde du coffre-fort. S'il n'y a pas eu de mouvement d'argent pour la journée, rien ne doit être enregistré.
Le KO-4 (livre de caisse) est rempli au cours de l'année civile, après quoi un nouveau livre commence au début de l'année prochaine. Une entrée dans le livre de caisse est un document séparé, signé et exécuté.
Comment établir correctement les feuilles de caisse
La première feuille du livre de caisse est la page de titre, qui contient le nom complet de l'organisation et l'année de sa création.
Ce qui suit est une feuille composée de 2 parties: un rapport de caisse et une feuille intercalaire. Ici, vous devez faire attention à la conception des champs.
Quelles données sont affichées dans les lignes et les graphiques
Dans la colonne "Caissier pour" doit obligatoirement figurer la date du document et dans la colonne "Feuille", son numéro de série.
Le champ «Numéro de document» contient le nombre de FFP et de CTP, chacun étant numéroté séparément.
Des lignes séparées indiquent les destinataires et les destinataires des fonds, ainsi que les numéros des comptes correspondants à 50 comptes.
Remplir le formulaire 0310004
Un livre de caisse, dont un échantillon nécessite des précautions particulières, ne peut être difficile pour un comptable. Il est rempli à l'aide du formulaire KO-4, qui contient toutes les colonnes et lignes nécessaires.
Vous pouvez remplir un livre de caisse de trois manières non contraires à la loi: par voie électronique, à l'aide d'un ordinateur et de programmes spéciaux, ainsi que manuellement. Dans le second cas, le programme à la fin de la journée génère deux documents de même composition: il s'agit de la feuille de montage et du rapport du caissier. Leur numérotation doit être cohérente, en ordre croissant et recommencer chaque année.
Les petites entreprises peuvent conserver toutes les entrées sur les formulaires manuellement, sans apporter de corrections à la caisse et à la caisse. Lors de la gestion électronique de la caisse, qui est devenue autorisée en raison de récents changements législatifs, aucune erreur ni correction n’est apportée dans les documents de la caisse.
Lorsque vous remplissez le formulaire KO-4 par une méthode automatisée, les feuilles peuvent être disposées horizontalement et verticalement.
Les unités structurelles situées dans un bilan distinct doivent conserver leur livre de caisse séparément. L'organisation doit refléter toutes les caractéristiques de la gestion d'un livre de caisse par divisions structurelles dans un document spécial appelé Méthodologie et en informer sous la signature des employés chargés de la maintenance de la caisse enregistreuse.
Changements législatifs récents. La procédure pour effectuer des transactions en espèces
Dans son document n ° 3210-U du 11 mars 2014, la Banque centrale russe a approuvé les modifications à apporter à la procédure de traitement des transactions en espèces par les personnes morales. Ils sont entrés en vigueur le 1er juin 2014 et ont simplifié la procédure de traitement des documents de caisse.
L’annexe à cet important document contient un algorithme permettant aux organisations de calculer de manière indépendante leur limite de trésorerie individuelle, qui est définie selon une formule spéciale tenant compte du montant des encaissements ainsi que de leurs dépenses pour divers besoins.
Il convient de noter que si une entité juridique a plusieurs unités structurelles, chacune d’elles doit créer sa propre limite, de taille différente. Un montant supérieur à la limite, en espèces, est également remis à la banque.
Déclaration personnes responsables pour un contrôle supplémentaire sur les dépenses d'organisation
La Directive n ° 3210-U a également introduit un document supplémentaire pour la réception de fonds par des personnes responsables. Il s'agit d'une déclaration développée sous forme libre par chaque entité commerciale. Le document contient les éléments suivants:
- période de retrait en espèces (généralement jusqu'à trois jours);
- Indication du montant requis en chiffres et en mots en roubles et kopecks;
- objectifs pour lesquels l'argent sera dépensé;
- Signature du gestionnaire comme base pour recevoir de l'argent;
- date et signature de l'employé responsable des sommes versées.
Il convient de noter qu’à présent, un seul ordre de ticket de caisse peut être émis non seulement en fonction du montant de la bande enregistreuse de la caisse, mais également en fonction des formulaires de rapport stricts.
À présent, il n'est pas nécessaire d'établir un registre des montants déposés pour comptabiliser les salaires, bien qu'il soit nécessaire de refléter le montant des salaires impayés.
Caractéristiques de la discipline de trésorerie par des entrepreneurs individuels
Le 1 er juin 2014, l'ordonnance 3210-U est entrée en vigueur, ce qui permettait de tenir des registres comptables selon des règles générales et simplifiées. Le système simplifié s’applique aux petites entreprises et aux entrepreneurs (le document 209-FZ de la Russie contient les définitions permettant d’assigner des entités juridiques à une catégorie ou à une autre). Selon eux petites entreprises et les entrepreneurs individuels peuvent ne pas définir de limite de trésorerie.
Le livre de caisse pour les entrepreneurs individuels, ainsi que l'enregistrement des services de règlement en espèces et des services de caisse enregistreuse, sont désormais facultatifs, en particulier si une comptabilité fiscale distincte des produits et des charges est effectuée et si les indicateurs calculés sont calculés eux-mêmes.
De plus, à compter du 1 er juin 2014, il était possible d’établir des documents à la caisse et aux personnes effectuant la comptabilité de la société dans le cadre du contrat, ce qui était auparavant strictement interdit.
Types de responsabilité pour violation de la discipline de trésorerie
La vérification de la mise en œuvre de la discipline de trésorerie par les organisations est effectuée par le service des impôts, et ce délai n'est pas donné type de contrôle non limité. Pendant un an, ils peuvent vérifier autant de fois que nécessaire.
L’amende pour violation du maintien du compte 50 contient le code administratif de la Russie. L'article 15, paragraphe 1 de cet acte législatif dispose que l'amende infligée à l'organisation peut s'élever à 50 000 roubles et que le délai de prescription pour de telles violations est de deux mois.
En ce qui concerne le montant perceptible des pénalités, cette section de la comptabilité accorde toujours une attention particulière, ainsi que l'exactitude de l'enregistrement des documents de caisse.
Ainsi, à la suite de l'entrée en vigueur du décret n ° 3210-U du 1er juin 2014, la procédure d'opérations sur le compte 50 a été considérablement simplifiée, en particulier pour les entrepreneurs individuels qui peuvent désormais travailler sans limite de trésorerie et ont le droit de ne pas établir de documents de caisse. Pour les personnes morales, la possibilité de conserver électroniquement un livre de caisse à l'aide d'une signature spéciale est devenue un soulagement important. En général, ce document a contribué à l’amélioration de la comptabilité de l’entreprise.
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