Que doit faire toute organisation, quels que soient ses spécificités et ses domaines d’activité? Bien sûr, tenez des registres. Le flux de documents est ce qui se passe dans n'importe quelle institution, par conséquent, il est clair d'où vient son origine et pourquoi une telle profession de commis est importante.
Position importante
Nombreux sont ceux qui affirment qu'il est insensé d'engager un commis si le personnel a déjà une secrétaire ou même plusieurs secrétaires. Cette approche est tout à fait fausse, car les tâches de ces deux professions totalement différentes incluent des tâches différentes: la secrétaire doit aider le responsable à respecter l’horaire, répondre aux appels, apporter du café, effectuer de petites tâches et les tâches du commis comprennent le contrôle de tous les documents de l’organisation.
Contrôle documentaire complexe
Le greffier responsable doit non seulement contrôler la circulation des documents dans l'organisation, il est également le superviseur principal des archives. Les fonctions du greffier comprennent les fonctions suivantes:
- gestion correspondance commerciale lien de gestion;
- formation d'une base de documentation structurée;
- suivi de la mise en œuvre des dispositions spécifiées dans un document particulier.
La comptabilisation de la correspondance (entrante et sortante) entraîne également les tâches du commis.
Différence de responsabilités dans les petites et grandes entreprises
Comme le montre la pratique, plus l'organisation est grande, plus il y aura d'employés. Dans les petites organisations, où il n’est tout simplement pas possible d’engager un commis, mais on ne peut pas se passer de ses services, elles attirent une personne qui occupera le poste de secrétaire-secrétaire. Responsabilités du secrétaire comme on l'a déjà vu, c'est un mélange des tâches de ces deux postes. Une personne réussit à tout gérer, car le flux de travail dans les petites entreprises n’est pas aussi riche et varié que celui des méga entreprises.
Exigences spécifiques pouvant être présentées à un employé potentiel
Les responsabilités du greffier dépendent des spécificités de l'organisation. Par exemple, les organisations internationales ou les entreprises qui ont des partenaires étrangers peuvent demander à leurs employés de traduire la correspondance, par exemple de l'anglais et inversement.
Une personne qui a de l'expérience de travail est plus souvent placée dans une telle position, car ici, il faut avoir un haut niveau de persévérance et être une personne très scrupuleuse, qui travaille depuis plusieurs années. Les jeunes qui viennent d’être diplômés d’établissements d’enseignement dans ce domaine et qui n’ont aucune expérience devraient essayer d’impressionner leur futur employeur par leur désir de travailler, alors peut-être qu’il est possible d’obtenir un tel poste même dans une grande organisation prometteuse.
Vous devez comprendre les spécificités de l'entreprise, avec la documentation avec laquelle vous devez travailler. Une connaissance suffisamment approfondie du cadre juridique qui guide l'entreprise constitue également un avantage considérable pour un employé potentiel.
Vous devez être préparé au fait que vous devrez étudier non seulement la structure de l'entreprise, mais aussi devenir un véritable spécialiste dans le domaine des règles et normes de protection du travail, sans oublier de ne pas oublier étiquette d'affaires communication.
Quelles organisations ne peuvent pas se passer des employés
Le poste de commis existe toujours dans les écoles et les jardins d'enfants des grandes villes.Cela est dû au fait que sans une personne capable de garder une trace de toute la documentation et, si nécessaire, de fournir immédiatement l'un des documents stockés, vous ne pouvez pas le faire.
Les tâches du greffier à l'école sont légèrement différentes de celles du commis, par exemple dans une organisation professionnelle. Ici, le travail sera effectué avec les documents de chaque élève. À la fin de la période de référence, il sera nécessaire de fournir des informations sur les travaux effectués. Il est préférable qu'une personne travaillant dans de telles organisations puisse facilement trouver un langage commun avec les enfants et leurs parents, car les problèmes de gestion des documents, la présence d'incohérences qu'il convient de clarifier, sont un phénomène assez courant.
Toute grande école maternelle a également son propre commis. Les responsabilités du poste ici sont similaires à celles des employés de ce profil dans les écoles. Cela est dû au fait que les activités de ces organisations publiques ou privées sont au cœur des préoccupations. Ces institutions veulent également un greffier responsable et qualifié pour travailler avec elles. Les responsabilités de ce spécialiste en maternelle restent les mêmes: travailler avec la base de documents et les archives.
Quelques qualités personnelles qu'un bon commis devrait avoir
- Une personne qui veut devenir un employé haut de gamme doit avoir une très bonne mémoire. L'émotivité est un ennemi qui doit être combattu et interdit, afin que les sautes d'humeur puissent en quelque sorte affecter la productivité du travail.
- La tolérance est un véritable trésor qu'un greffier devrait avoir. Ses responsabilités professionnelles sont complétées par la fonction consistant à expliquer à de nombreuses personnes «entre les doigts» le sens de nombreux documents et l'importance de chaque «feuille», sans laquelle il serait irréaliste de réaliser tout souhait.
- La maîtrise de soi est tout aussi importante que la tolérance. Dans ce domaine, il y a souvent des situations qui peuvent conduire une personne non préparée à sortir de soi. Vous devez vous contrôler constamment.
- Les compétences en communication d'entreprise vous aideront à résoudre rapidement les problèmes courants avec des personnes qui travaillent dans la même organisation ou qui sont liées par des contacts professionnels avec l'entreprise.
- Organisation au niveau maniaque. En effet, un bon greffier ne remet jamais les documents et les documents à plus tard, car il comprend que cela peut entraîner des erreurs ou un chaos total, ce qui ne devrait en aucun cas permettre de travailler avec des documents.
