Quel type de document est la description de travail? Disponible dans toutes les institutions, il détermine les fonctions, les droits et le degré de responsabilité de l'employé occupant un poste spécifique. L'instruction est nécessaire à la répartition correcte des tâches, à l'achèvement rapide d'une tâche, à la définition des relations de travail des employés et de leurs relations, à l'organisation d'un chargement uniforme.
D'où viennent les instructions
Lors de l'élaboration de ce document, ils s'appuient sur la structure existante de l'organisation, un guide de classification et des normes de gestion.
Prenons l'exemple de la profession de chef de bureau, comment la description de poste de la secrétaire est faite. Un échantillon (en règle générale) comprend plusieurs sections.
Le premier concerne les dispositions générales. La première partie fournit des informations sur la personne embauchée: qui peut exactement postuler à ce poste, à qui le secrétaire se soumet et sur quoi il se guidera dans le travail, décrit ses connaissances et ses compétences, et qui le remplacera en son absence. La deuxième section concerne les responsabilités fonctionnelles. Qu'est-ce que la description de poste requiert pour la secrétaire?
Il contrôle l'exécution par les autres employés des ordres et des ordres du responsable, organise des réunions, des appels téléphoniques de son supérieur hiérarchique, reçoit des visiteurs, enregistre la correspondance.
Ce sont des fonctions communes - elles sont effectuées par n’importe quel secrétaire. Ils peuvent s’étendre en fonction des spécificités de l’entreprise, nous en discuterons ci-dessous.
Autres articles et sections
La section "Responsabilités" décrit en détail tous les détails de l'activité. Son contenu découle de la précédente.
Au paragraphe "Droits", la description de poste du secrétaire explique ce à quoi il peut postuler. Il s’agit de: l’optimisation du processus de travail, la possibilité d’utiliser les documents ou informations nécessaires au travail, d’élever le niveau professionnel.
Le dernier paragraphe «Responsabilité» décrit les responsabilités du secrétaire vis-à-vis de l'employeur. Cette section, comme la précédente, est généralement standard pour la plupart de ces instructions.
Et plus?
Que fait exactement cet employé? Considérez quelle fonctionnalité contient une description de travail typique de la secrétaire de la tête.
Il organise et fournit d'un point de vue technique les activités managériales de la tête. Accepte la correspondance entrante, les transferts à des employés spécifiques ou à des unités structurelles.
Effectue la paperasse, effectue diverses opérations sur l'ordinateur pour collecter et traiter les informations nécessaires à la prise de décision.
La description de poste du secrétaire référent assume de nombreuses responsabilités diverses. Il accepte les demandes et prépare les documents à signer au responsable, sélectionne le matériel nécessaire à ce travail. Il contrôle l'exactitude de l'exécution et édite les projets de documents, organise les appels téléphoniques du chef, fixe les informations en son absence, les transmet et les reçoit par fax, copie les documents sur un photocopieur, reçoit et envoie des messages téléphoniques.
La description de poste du secrétaire référent implique le statut d'assistant compétent et compétent qui prépare les demandes et les lettres au nom du responsable, y rédige des réponses.
Et ce n’est pas tout ...
Le secrétaire planifie et organise également des réunions et des réunions organisées par les autorités, pour lesquelles il collecte le matériel nécessaire, informe les participants de l’ordre du jour de la manifestation, de sa date et établit également un procès-verbal.
Il supervise l'exécution par les employés des commandes et des commandes avec précision et à temps, et conserve un fichier de carte d'enregistrement. La description de poste du secrétaire l'oblige, entre autres, à fournir au chef du lieu de travail du matériel de bureau et des fournitures de bureau.
Il imprime du matériel de bureau, tient une banque de données sur les informations actuelles. Gère l'accueil des visiteurs, aide à la prise en compte opérationnelle des demandes et autres problèmes. Exécute les dossiers, les soumet aux archives, contrôle leur sécurité.
Son mode de fonctionnement est établi conformément aux règles du programme de travail de l’organisation. La description du poste de secrétaire du chef l’impose à des tâches officielles et à des voyages d’affaires en cas de besoin industriel.
Parler de droits et de responsabilités
Les droits du secrétaire de l'organisation impliquent la possibilité d'exiger des conditions de travail normales de la part de la direction, une assistance dans l'accomplissement des tâches officielles, un support d'information - il peut demander tous les documents dont il a besoin dans son travail.
Il a le droit d'améliorer ses propres qualifications, de connaître les futures décisions de la direction concernant ses activités, de faire des propositions et de poser des questions.
Le secrétaire a le droit de signer des documents de référence et d'information relevant de sa compétence.
Comme tout employé, il est responsable, en vertu du Code du travail de la Fédération de Russie, de ne pas s'être acquitté de ses obligations professionnelles dans le cas d'infractions commises au cours de la période d'activité ayant entraîné des dommages matériels.
Si les mesures relatives aux droits et à la responsabilité prises pour ce poste dans différentes institutions sont assez similaires, les fonctions des secrétaires, comme cela a déjà été mentionné, peuvent varier considérablement. Considérez ces différences comme un exemple des responsabilités d’autres représentants du poste.
Description du poste de secrétaire de l'unité de formation
Ce spécialiste est considéré comme un contractant technique. Pour être nommé à ce poste, il doit suivre une formation professionnelle supérieure ou une spécialisation secondaire. Que doit faire exactement la secrétaire du département de formation?
Comme toute secrétaire, il est obligé de gérer les documents avec compétence, de bien connaître le leadership de tous les départements de l'institution, de pouvoir utiliser des enregistreurs vocaux, des appareils de réception et de communication, des magnétophones. Respectez les normes du système de documentation de l'entreprise et les réglementations du travail, ainsi que la protection et la sécurité du travail.
Responsabilités du secrétaire partie de formation
La description du poste de secrétaire dans un établissement d’enseignement a ses spécificités. Il rédige les procès-verbaux des réunions du comité de sélection, établit les dossiers personnels des élèves. Publie et inscrit les informations nécessaires dans les cartes d’étudiant et les dossiers académiques, remplit des livres sur la délivrance des diplômes et leurs duplicata, certificats, registres d’étudiants par ordre alphabétique.
Il prend en compte les heures d’enseignement et de présence des étudiants, prépare des journaux de formation, ordonne les mouvements du contingent. Il reçoit la documentation de comptabilité et de reporting sur les applications, traite les dossiers personnels des étudiants et les envoie aux archives.
Ses activités se déroulent en contact étroit avec les chefs de département, les enseignants et les départements de comptabilité d'un établissement d'enseignement.
Et que fait la secrétaire d'école?
La description de poste du secrétaire d'école indique que cet employé est accepté et licencié directement par le directeur. L'enseignement doit avoir une formation professionnelle secondaire ou générale, avec une formation spéciale pour le programme requis.
Dans son activité, il est guidé par des documents normatifs sur la paperasserie, la législation du travail, des instructions pour la tenue des carnets de travail, les normes de protection du travail, la charte de l'école et ses propres instructions.
Il parle un discours écrit compétent, sait travailler sur le matériel de bureau.
Les principales directions de travail
La description de travail du secrétaire-greffier de l'école les énumère avec suffisamment de détails. Il sert les activités du directeur d'école et des sous-ministres, s'occupe de la paperasse et recueille des informations sur les ouvriers et les élèves. Organise les appels téléphoniques du directeur, reçoit et transmet des télécopies, des messages téléphoniques, enregistre des messages en l'absence du directeur.
Le secrétaire organise les réunions du conseil d'école, les réunions générales du personnel, les conseils de tutelle et les conseils pédagogiques dirigés par le directeur des réunions. Pour ce faire, il collecte et prépare le matériel nécessaire, informe les invités de l'événement et enregistre les participants. Établit les protocoles finaux.
Tâches supplémentaires
Comme toute secrétaire, il fournit au directeur des fournitures et du matériel de bureau et crée les conditions permettant au patron de travailler efficacement. Transmet et reçoit des informations, imprime des documents et du matériel.
Formulaire de cas selon la nomenclature approuvée, soumet aux archives en temps voulu. Accepte la correspondance, systématise la manière adoptée à l’école, passe du réalisateur aux interprètes désignés, surveille la mise en œuvre, envoie la correspondance.
Accepte les applications et les documents des employés, des étudiants et des parents. Organise la réception, la séquence optimale de demandes et de suggestions.
En règle générale, la description de poste du secrétaire-commis à l’école suppose un horaire de travail irrégulier, lié à l’horaire de travail, mais commençant à une semaine de travail de 40 heures. Au cours de ce processus, il interagit avec le personnel de l'administration, de l'enseignement et du service.
Description du poste du greffier
Il a aussi ses propres spécificités. Le greffier dans son travail procède de la tâche d'assurer le bon fonctionnement de l'appareil judiciaire. Il doit effectuer une grande partie du travail de routine nécessaire pour recevoir les citoyens, préparer des lettres, des enquêtes, des extraits et des assignations, appeler des témoins et des participants.
Il dresse et établit les listes des affaires qui seront examinées lors de la réunion, vérifie la notification de la convocation, remet des copies des conclusions, vérifie la présence des personnes convoquées à la réunion, note l'heure de leur présence au tribunal à comparaître.
En outre, le secrétaire établit les documents relatifs aux frais de voyage des victimes et des témoins convoqués. À la demande des participants, apporte le contenu du casier judiciaire, établit les dossiers à la fin de la procédure (administrative, pénale et civile) et tient un registre.
Métier difficile
Il est également tenu de préparer des copies des documents judiciaires, d'exécuter et de transférer un bref d'exécution, d'autres documents en rapport avec l'exécution de la peine, ainsi que dans un ordre judiciaire séparé.
La description de poste du greffier du tribunal requiert un niveau de qualification suffisant pour exercer des fonctions. Il doit se conformer à certaines interdictions et restrictions spécifiques à la fonction publique, aux normes de comportement officiel des employés.
Quelles sont les connaissances et les compétences requises du greffier?
Tout d'abord, légal. La description de travail officielle du greffier du tribunal met en avant l'obligation de connaître de nombreuses lois, allant de la Constitution et du Code du travail aux instructions de bureau approuvées dans son entité constitutive de la Fédération de Russie.
La plupart d'entre eux ont trait aux procédures judiciaires et aux activités des autorités.En plus d’eux, vous devez connaître les bases de l’interaction avec les structures de gestion et diverses organisations, les formalités administratives, les normes de grammaire de la langue russe, les subtilités du style commercial dans la langue écrite et parlée, les règles de relecture et d’édition.
Cela inclut également le niveau de base des qualifications requises dans le domaine des technologies de l'information, la connaissance des flux de travail et les problèmes de sécurité de l'information.
Et beaucoup, beaucoup plus ...
Le secrétaire doit avoir les compétences nécessaires pour planifier une journée de travail, analyser et systématiser les informations entrantes, préparer des supports d'analyse et mener un dialogue constructif.
Dans son activité professionnelle, il doit pouvoir utiliser des périphériques informatiques et Internet, utiliser des e-mails, des tableurs et des éditeurs de texte, préparer des présentations, etc.
Comme nous pouvons le constater, la description de poste du secrétaire-dactylographe au cours des dernières décennies a subi des changements radicaux et comprend aujourd'hui de nombreuses nouvelles exigences techniques et informationnelles. Le secrétaire moderne doit non seulement être un employé attentif et exécutif, mais aussi suivre l’âge, en utilisant les dernières évolutions de son domaine professionnel.
