Selon des études menées par différentes agences de recrutement, la profession de «secrétaire» est l'une de celles associées au plus grand nombre de raffineries et à la nécessité de s'adapter à l'horaire de travail de la direction. Ce groupe comprend également des pilotes et des représentants de certaines autres spécialités.
Qu'est-ce qu'une secrétaire?
Ce terme vient du latin "secret", appelé procuration dans la Rome antique. Et puis, et plus tard (aux cours royales), c'étaient exclusivement des hommes, parvenant parfois à accéder au pouvoir très habilement.
Cette profession avait déjà une apparence féminine à la fin de la Première Guerre mondiale, avec l'avènement d'une machine à écrire et l'émergence d'un tel poste de secrétaire référent. De nos jours, avec leurs technologies de pointe, il existe même des assistants secrétaires virtuels. Il s’agit du nom de sociétés ou d’individus fournissant des services en ligne permettant d’écrire des courriels ou de recevoir des appels téléphoniques (traduits) sans la présence physique d’une secrétaire au bureau.
Que fait-il
Parmi les personnes, le secrétaire personnel du directeur a une image stéréotypée - une beauté aux longues jambes qui peut principalement taper sur un ordinateur, prendre un café et répondre aux appels. Parfois, cela se traduit par des blagues au contenu pas trop correct. En effet, la profession de «secrétaire», ainsi que le poste de référent dans une grande entreprise, présuppose la présence d'un bagage très sérieux de compétences, de connaissances et de certaines qualités de travail. Un véritable représentant de cette profession ne peut se passer d'organisation, de diligence, de ponctualité et de diplomatie.
Les fonctions du secrétaire (secrétaire référent) incluent la connaissance de tous les documents normatifs liés au travail de bureau, à la gestion de documents, à l'organisation du travail de bureau, à la structure de gestion, aux bases du matériel de bureau, aux règles de protection du travail. Tous ses nombreux droits, devoirs et types de travail sont régis par des descriptions de poste. Elle est le principal document juridique concernant les activités d’un tel employé. Pour le compiler dans chaque cas est nécessaire avec toute responsabilité.
Regardons les sections principales de ce document.
Que lit l'instruction pour la secrétaire adjointe?
Ses dispositions générales contiennent le nom de l'organisation, indiquent les supérieurs immédiats et appellent qui doit remplacer le secrétaire en cas d'absence. Vous y trouverez les conditions d'ancienneté et les qualifications de l'employé, ainsi qu'une liste de tous les documents nécessaires au travail (règles, règles GOST, codes et réglementations).
Les fonctions assignées au secrétaire sont données dans la deuxième (même) section. Cela inclut l'obligation de préparer les documents nécessaires conformément aux instructions de la direction, d'enregistrer, de recevoir et d'envoyer de la correspondance, d'organiser et de contrôler le travail de la réception, de réaliser des écritures documentaires et bien plus encore.
Ses activités sont décrites plus en détail dans la section suivante "Les fonctions de secrétaire". Nous parlons de la sécurité et de la comptabilité de la correspondance, de la délivrance de certificats concernant divers documents enregistrés, de l'organisation et de la préparation de réunions officielles, de la copie et de l'impression, de l'enregistrement de messages pour les supérieurs laissés en son absence et de l'informer à ce sujet, en fournissant au bureau de la société les fournitures nécessaires.
Dans chaque organisation, les tâches du secrétaire peuvent avoir leurs propres caractéristiques en fonction des spécificités du travail. Son poste peut sembler être un «secrétaire-greffier», ce qui signifie élargir l'éventail des responsabilités essentielles.
À propos des droits du secrétaire
À quoi le secrétaire a-t-il droit? Selon les instructions, il est autorisé à demander le matériel nécessaire au travail dans divers départements de l'entreprise pour déterminer la procédure d'utilisation.
Une autre chose à faire est de transférer les documents numérisés directement aux exécuteurs directement aux dirigeants, d'établir la séquence des visiteurs dans la salle de réception, de distribuer les appels téléphoniques en fonction de leur importance et de demander aux employés de fournir des explications en cas d'infraction disciplinaire.
Comme tout autre employé, le secrétaire personnel du chef a le droit de travailler dans des conditions appropriées, qui doivent se conformer exigences de protection du travail et normes de sécurité.
De quoi la secrétaire adjointe est-elle responsable?
Il est responsable de la non-divulgation d'informations confidentielles, de la qualité de la documentation et de sa remise en temps voulu à la direction, d'une attitude responsable à l'égard de la gestion de la documentation, de la préservation des biens et des documents de l'organisation, ainsi que des relations de tact avec la direction et les employés.
La section suivante de la description de poste indique les relations de travail et les relations fonctionnelles existant entre la secrétaire adjointe et diverses structures de l'entreprise. En règle générale, dans une organisation de taille moyenne, le secrétaire doit interagir sur des questions matérielles et techniques (fourniture de bureau) avec le service administratif et économique, sur les problèmes liés à la gestion des documents, avec d'autres unités et, bien entendu, directement avec la direction.
Les performances du secrétaire sont évaluées en fonction des principaux critères choisis, également régis par la section correspondante de l’instruction. Dans la grande majorité des cas, ces critères sont l’efficacité et la diligence. Il existe également des situations dans lesquelles l'instruction est sujette à révision. Cela peut se produire lors de la modification de ses fonctions ou de sa structure
Pour résumer
Lors de l'embauche d'une personne, la personne nommée à ce poste se familiarise avec l'instruction de service, qui répertorie toutes les tâches du secrétaire. Rappelez-les brièvement à nouveau.
- Réception d'appels téléphoniques pour la tête.
- Tous travaillent avec de la documentation - tri par importance, conception, préparation, réception et distribution, stockage et systématisation.
- Organisation de l'accueil des visiteurs.
- Assistance au patron dans la planification de l'horaire de travail, si nécessaire, réservation de billets et réservation d'hôtel.
- Préparation et organisation des négociations commerciales.
- Commander des fournitures de bureau et autres petites choses nécessaires, parfois des produits.
Ayant pris connaissance de la liste des tâches, l’employé signe l’instruction, la signature du responsable est également apposée. Notez que chaque organisation a sa propre version de l'instruction, mais aucune d'entre elles ne doit être en contradiction avec la législation en vigueur ou les normes du travail acceptées.
Secrétaire du tribunal
Comme vous le savez, les spécificités du travail dans chaque institution sont différentes. Que fait, par exemple, un greffier? Quelles sont ses responsabilités professionnelles? Il y en a beaucoup:
- conception de couvertures d'actualité;
- réception des demandes des assistants judiciaires;
- classer des documents et du matériel dans des cas;
- compilation d'inventaires de nouveaux cas;
- pagination
- distribution d'exemplaires des décisions de justice aux participants à l'affaire (les parties);
- envoyer des copies des décisions de justice à des personnes spécifiques au nom du juge;
- informer les parties des dates et des dates des audiences.
En plus
Les fonctions exercées par le greffier incluent notamment:
- affichage des listes des affaires judiciaires pendant une semaine;
- vérification de la comparution des parties à la réunion;
- la tenue des dossiers judiciaires;
- contrôle de la réception et de l'envoi de tous les documents en cause.
Les secrétaires devraient familiariser les parties avec le matériel de l'affaire, contrôler les notifications reçues par courrier, remettre les reçus, les avis, les copies d'actes et autres documents importants. Ils saisissent des informations dans des magazines et des cartes, dans le système informatique, impriment des actes manuscrits, confient les affaires aux juges pour vérification et les prennent après, ordonnent et ordonnent l'exécution et font beaucoup d'autres choses pour le compte des juges.
Exigences pour le registraire
- Les documents doivent être numérotés, ourlés.
- Une liste de cas et d’autres documents est compilée séparément.
- Les photos et les enveloppes sont numérotées, en cas d'échec, la numérotation recommence, les anciens numéros doivent être rayés (non corrigés!).
- Toutes les corrections sont certifiées conformément au formulaire accepté.
- Des couvertures d’affaires sont établies indiquant le nom du tribunal, le numéro et le titre de l’affaire, les noms des parties, les dates de début et de fin, le nombre de feuilles et la durée de conservation.
- Les inventaires sont effectués manuellement ou sur un ordinateur.
Que doit faire une secrétaire d'école?
Parfois, il y a des annonces "J'ai besoin d'une secrétaire à l'école." Quelle est cette position et que faut-il y faire? Découvrons.
La secrétaire d'école est la première et la plus importante assistante du directeur. Il doit remplir toutes les instructions et instructions de ses supérieurs concernant le fonctionnement de l'établissement d'enseignement.
Ses principales responsabilités consistent à gérer les changements de personnel (licenciement, admission) des employés, l’inscription et l’expulsion des étudiants. Sa tâche est de rédiger un document que le directeur devra assurer avec sa propre signature. Si nécessaire, le secrétaire doit rassembler et remettre les documents signés au bon moment pour que les autorités supérieures puissent les examiner.
La secrétaire de l’école a également pour tâche de recevoir et de transmettre des informations aux élèves et au personnel. En l’absence d’un directeur, le secrétaire doit enregistrer le nombre total et le contenu des appels, des plaintes et des recours des visiteurs, y compris les élèves du primaire.
En option
La marque, qui contient les instructions du secrétaire d'école, indique: il incombe également à ce dernier de remplir d'autres instructions. Qu'est ce que cela signifie?
Il est déchiffré comme suit: le secrétaire du directeur de l’école doit suivre toutes les instructions, à l’exception des demandes personnelles. Cela peut être, par exemple, un appel à une conversation entre un élève ou un enseignant, l’envoi de courrier, un virement de fonds, l’achat du matériel nécessaire à l’école. Cette liste est pratiquement inépuisable, c’est-à-dire que les tâches du secrétaire à l’école sont très, très étendues.
Si l’école ne prévoit pas le poste de comptable, les affaires financières sont également confiées au secrétaire. Sa tâche consiste à envoyer des informations sur les salaires, à remplir une feuille de temps et à effectuer les ajustements nécessaires.
L'aide du secrétaire peut être requise non seulement par le directeur, mais également par tout visiteur à la réception. Ils se tournent vers lui pour imprimer le texte, copier le document et clarifier un grand nombre de questions.
Si vous travaillez en tant que secrétaire adjoint du PDG
Dans ce cas, vous faites partie des spécialistes et le directeur vous acceptera et vous renverra, et vous lui obéirez directement. Pour accéder à ce poste, vous devez avoir une formation supérieure (ou du moins une formation secondaire spéciale), une expérience d'une durée d'un an. S'il n'y a pas d'expérience, un certificat de participation aux cours de secrétaire référent.
Vous devez être compétent en matière d’activités économiques et financières de l’entreprise, de perspectives de développement, d’organisation de la gestion de documents et du travail, d’informatique et de matériel de bureau, de traduction dans une langue étrangère de la documentation de production, d’éthique des affaires.
Fonctions et responsabilités
Vous devez prendre en charge tous les services de référence et d’information liés à la documentation de l’entreprise. Ainsi que l'organisation et le contrôle du travail de bureau dans les branches et les divisions individuelles de l'entreprise. Pas étonnant, vous n'êtes pas un secrétaire-greffier ordinaire. Ils devraient pouvoir documenter et organiser rapidement les activités de ses organes de gestion et de conseil. S'il n'y a pas d'inspecteur du personnel, conservez tous les dossiers du personnel.
Le secrétaire adjoint du directeur général doit préparer les documents nécessaires pour assurer les activités financières et économiques de l’ensemble de l’entreprise, organiser leur réception, leur enregistrement, leur comptabilité, leur stockage. Il contrôle l'exactitude de la préparation, de l'approbation et de l'approbation de tous les documents soumis à la signature de la direction de l'entreprise. Prend des mesures pour la qualité de l'exécution en temps voulu des ordres des supérieurs, apporte des informations directement aux artistes interprètes, effectue des analyses et émet des avis sur les rapports et les certificats envoyés à la direction.
En outre, les fonctions du secrétaire incluent le maintien de la communication opérationnelle sur les questions relatives aux activités de l’entreprise avec les citoyens - individus et organisations individuelles (tant étatiques que commerciales). Il accepte les visiteurs, il peut mener des activités de personnel - remplir des dossiers personnels, des commandes, des carnets de travail, des contrats (contrats), des documents de voyage et des certificats d'incapacité de travail, tenir une feuille de temps et émettre des certificats de salaire.
Et encore sur les droits
Ce poste implique non seulement les fonctions étendues du secrétaire, mais également les droits qui leur correspondent. Outre ce qui est généralement accepté, ils incluent le droit de demander les matériaux et les informations nécessaires à tout service fonctionnel de l'entreprise et l'obligation d'expliquer les raisons des retards dans l'exécution des tâches de gestion. Ensuite: il est possible d’exiger que les documents préparés par les contractants soient complétés en violation des règles acceptées, conformément aux normes GOST 6.38-90 ou ISO - normes internationales en matière de documentation.
Il a le droit de consulter, dans le cadre de ses compétences officielles officielles, des documents liés aux activités de gestion d'entreprise, en soumettant à la direction des propositions personnelles visant à améliorer le travail de l'organisation dans le domaine de la gestion documentaire et l'utilisation des dernières technologies informatiques.
Il a accès aux documents marqués "Confidentiel" et peut interagir avec tous les employés et services de l'entreprise afin de surveiller la mise en œuvre des décisions de la direction et de fournir ces informations.
