Comment écrire des explications correctement. Exemple de note explicative sur le retard au travail

Chaque personne subit parfois des "piqûres" au travail - retard, violations de discipline volontaires ou involontaires, etc. Qu'attend-on de l'employeur dans ces cas?

L'article 193 du Code du travail stipule que l'application de mesures disciplinaires par l'employeur au salarié en cas de violation doit être précédée d'une explication écrite de ce dernier. Autrement dit, vous devez prendre une note explicative de sa part. C'est quoi Comment rédiger des notes explicatives? Face à cela pour la première fois, on se perd souvent et on commence à paniquer. En attendant, tout n'est pas si effrayant.

Une note explicative est un document contenant la version officielle de ce qui est arrivé au nom de l'employé "condamné à une amende", avec sa signature et sa date. Le refus d'un subordonné de fournir l'explication requise ne constitue pas un motif de verrouillage. Mais dans ce cas (si le document explicatif n'est pas disponible dans les deux jours ouvrables), un acte correspondant doit être rédigé.

Qui peut l'exiger?

D'où la conclusion - c'est l'employeur qui a le droit de demander une explication, et non tout ce qui est consécutif (par exemple, le représentant des organismes de contrôle n'a pas ce droit). Et l’autre - il est préférable d’écrire une note explicative afin de clarifier la situation autant que possible et de documenter les raisons valables de la violation.

En cas de désaccord supplémentaire avec les autorités, un document explicatif est un document officiellement adopté, qui peut jouer en votre faveur. Son absence donne aux autorités le droit d'interpréter vos actions à votre discrétion.

Ne ment pas!

Il existe des règles tacites sur la rédaction de notes explicatives, qui doivent être suivies pour éviter des problèmes encore plus graves. Tout d'abord, n'écrivez jamais dans un mensonge explicatif. La probabilité d'un manque de fiabilité incriminant est très élevée et votre mensonge nuira davantage à votre réputation.

N'essayez pas de rejeter la faute sur vos collègues, car dans ce cas, des explications leur seront également demandées. Chacun fournira sa propre version, et on ne sait pas encore quels détails peuvent apparaître. Et vous allez certainement vous faire des ennemis.

"Je ne savais pas ..."

N'écris pas qu'ils ne t'ont pas expliqué quelque chose et ne t'ont rien appris. Il y a une description de travail que vous avez signée lorsque vous postulez pour un emploi. Normalement, toutes vos responsabilités, le domaine de responsabilité et la plupart des cas de force majeure doivent y être clairement définis. Il est préférable de revoir ses dispositions avant d'écrire des notes explicatives afin de savoir exactement ce qui n'est pas nécessaire d'écrire.

Si vous persistez dans votre propre ignorance, l'employeur exigera une note explicative de votre supérieur immédiat, qui, lors de votre rendez-vous, était obligé de tout raconter et de tout montrer. Et ce n’est pas mieux que les explications de collègues.

L'instruction est notre tout

Comment rédiger des notes explicatives conformément à toutes les règles? Pour donner du poids au document, il est préférable de le compiler en vous référant aux points de la description de travail. Les erreurs explicites peuvent être présentées comme une interprétation incorrecte. Et si vous voulez vraiment blâmer quelqu'un, sans émotions excessives, faites référence à des malentendus sur la base d'interprétations différentes de ces mêmes points. Ou, dans les cas extrêmes, une attitude biaisée.

Un petit truc: pour minimiser le sentiment de culpabilité et donner à la situation un caractère commercial, dirigez le document non pas «Explicatory» mais «Explanatory Note».

Si votre violation est trop évidente et que cela n'a aucun sens de sortir, la meilleure solution consiste à parler de la maladie, d'une mauvaise santé, du surmenage au travail.Dans ce cas, à la fin, assurez-vous d'indiquer que vous reconnaissez l'erreur et que vous vous engagez désormais à empêcher que cela ne se produise.

Formulaire d'écriture

Comment écrire correctement un explicatif? Toutes les notes explicatives sont écrites selon un certain modèle, qui comprend tout d’abord une indication de l’organisation, de la fonction et du nom de la personne à qui elle est adressée. Ensuite - de qui exactement (indiquant également la position) et le nom "Note explicative (ou explicative)".

En règle générale, le texte commence par les mots «relatif ...» ou «concernant…», suivi d'une description directe de la situation. Il devrait être informatif, mais sans détails mineurs, et écrit dans son essence.

A la fin de l'explication, le nom de famille du compilateur est indiqué, sa signature et la date du jour sont mises.

Quand est-elle nécessaire

Dans quels cas une note explicative est-elle écrite au travail? Une liste de situations possibles est fournie dans le Code du travail. Regardons-les de plus près.

Le plus souvent, des notes explicatives sont rédigées en cas de violation de la discipline du travail. Ceux-ci incluent: être en retard, être absent pendant 4 heures ou plus sur le lieu de travail, paraître ivre au travail. À propos, dans ce dernier cas, vous pouvez être viré immédiatement.

Vérifier le vérificateur

Les vérifications et les révisions sont une autre option non moins fréquente. Sur la base de leurs résultats, un acte est rédigé qui répertorie toutes les violations et incohérences identifiées. Un tel acte doit nécessairement contenir un lien vers le paragraphe de l'instruction qui vous a été violé.

Il arrive que des inspecteurs copient le formulaire de l'acte d'inspections précédentes (les violations sont, en règle générale, du même type), sans se soucier de vérifier la pertinence des lois et des instructions. Dans ce cas, les références à des dispositions déjà abrogées sont possibles.

Comment rédiger une note explicative dans ce cas? Dans votre propre intérêt, vous devriez comparer les violations présumées avec les points de la description de travail. Dans certains cas, il peut s'avérer qu'il n'y a pas eu de violation en tant que telle. Indiquez-le dans le document justificatif. Si les actes ne sont pas rédigés de manière formelle ou ne contiennent pas de références à des dispositions réglementaires, il sera difficile, voire impossible, de prouver la violation.

Oh, ces collègues ...

Une autre option est trouvée quand mémo «Parti» d'un département ou d'une unité structurelle voisin. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela. Comment répondre? Si les demandes émanent d'une autorité supérieure, il est préférable de faire un rapport détaillé pour éviter les malentendus.

Lorsque des collègues au même niveau que vous faufilez, il ne sera pas superflu de rechercher le contexte de ce qui se passe et de présenter votre propre version aux autorités. Comment écrire un explicatif dans cette situation? La question n’est pas simple, beaucoup dépend des relations existantes et de l’atmosphère dans l’équipe.

Que faut-il écrire lorsqu'une explication est inévitable?

Si vous êtes en retard

Alors, pensez à être en retard au travail (une option répandue). Strictement parlant, dans le centre commercial actuel, il n'y a pas de notion de «retard». La loi utilise le terme «heures de travail» et se réfère à «une absence du lieu de travail sans motif valable». En d’autres termes, l’employeur a le droit d’appliquer des sanctions si vous n’êtes au travail à aucun moment de la journée.

Quel genre de sanctions? Si, en raison de votre absence, la procédure n'a pas été arrêtée et que des pertes n'ont pas été subies, la peine maximale est une réprimande ou une remarque. Mais le concept de «retard» est généralement régi par les propres règles (internes) de l’organisation que vous avez signées lors de l’embauche.

Ne te perds pas

Un exemple de note explicative sur en retard au travail difficile à apporter - chaque cas est individuel. Mais les principes généraux de son écriture existent, bien sûr. Ce document, comme d’autres, est écrit au nom de la tête et contient une explication de la situation et des raisons du retard. Assurez-vous d'indiquer la date de compilation et, bien sûr, une signature personnelle.

Si vous envisagez de continuer à contester les conséquences imminentes d'un retard, veillez à rédiger ce document en double.Le premier ira au bureau, le second avec la marque d'acceptation du secrétaire reste avec vous.

Un bon exemple de note explicative sur le retard au travail est le cas où, après avoir indiqué les raisons de la violation, son attitude face à la situation est clarifiée, par exemple, "sur la base de tout ce qui précède, je considère que la raison du retard est" respectueuse ".

S'il existe des documents justifiant votre absence du travail (certificat de visite à la clinique, assignation etc.), ils doivent être joints à l’explicatif.

Vous êtes buandeur

En cas d'absentéisme, que le Code du travail considère comme étant absent pendant 4 heures ou plus sur son lieu de travail, la raison est le plus souvent irrespectueuse. Une exception peut être une situation de force majeure - par exemple, un courrier organisationnel a été arrêté par des policiers dans l'exercice de leurs fonctions et emmené au département pour vérifier son identité. De plus, il n'a pas eu l'occasion de contacter ses supérieurs et de clarifier la situation. Pour justifier, vous devez fournir une copie du protocole.

Si un employé est «perdu» au travail depuis longtemps (une situation est possible, par exemple dans une grande entreprise avec de nombreux ateliers et un grand nombre d'employés), les raisons peuvent être très différentes. Par exemple, mal aux dents aigu et une visite urgente chez le dentiste. Il arrive qu'une personne n'ait pas le temps ou ne soit pas en mesure d'avertir de la nécessité de quitter le travail de toute urgence. Ensuite, vous devez vous procurer un certificat de la clinique indiquant la date et l'heure de votre présence à la réception.

Si vous avez une blessure personnelle

Toutes les explications ne sont pas liées à une faute. Parfois, cela est nécessaire dans des circonstances indépendantes de votre volonté. Par exemple, en cas de blessure corporelle. Si vous êtes blessé, ce qui est fixé par le congé de maladie, au travail, vous devrez décrire en détail les circonstances de l’incident. Ceci est nécessaire pour payer votre certificat d'invalidité.

Dans ce cas, la commission pour assurance sociale l'organisation dispose d'une note explicative pour les blessés. On peut en prendre un échantillon auprès du président de ladite commission. La note doit contenir une description de l’accident indiquant l’établissement médical qui a délivré certificat d'invalidité et la validité de ce dernier.

Explicatif à l'école

En plus des notes explicatives sur le lieu de travail, tous les parents doivent rédiger de temps en temps un document similaire pour l’école où l’enfant étudie. En règle générale, une seule chose est nécessaire: énoncer les raisons pour lesquelles les étudiants manquent des cours. La forme d'un tel explicatif peut être arbitraire, mais il vaut mieux adhérer à une certaine structure.

Comment écrire une lettre explicative à l'école?

L'en-tête du document doit contenir le numéro et le nom de l'établissement d'enseignement et le nom de la personne au nom de laquelle il est écrit (généralement le directeur) dans le cas du datif. Le titre "Note explicative" est donné sans guillemets.

Dans le texte après avoir indiqué le fait de sauter des cours (avec une date exacte), les raisons de ce fait sont en fait données. Le plus souvent, il s’agit d’une maladie ou d’un sentiment de maladie, de la participation à une compétition ou à des circonstances familiales (par exemple, un voyage quelque part).

L'explicatif doit obligatoirement porter la date de sa compilation et de sa signature.