La classification des documents en comptabilité sera brièvement abordée dans cet article. Un document est une preuve écrite d’une transaction commerciale et le droit de la vendre. La qualité de la comptabilité dépend principalement de la préparation correcte et opportune des documents. Le rôle de ce dernier est extrêmement important, car ce sont les documents qui permettent de contrôler la sécurité des biens, la légalité et la nécessité d'activités diverses. Alors, quelle est la classification des documents en comptabilité?
Contrôle de document
Les employés dirigeants de l'institution effectuent un contrôle préalable en signant le document sous-jacent à l'exécution de toute opération (par exemple, paiement d'une somme d'argent, réception de matériel, etc.) Lorsqu'un employé signe un document, il devient automatiquement responsable de l'opportunité de cette opération votre permission.
D'autres contrôles sont effectués principalement par le biais d'audits documentaires, lorsque tous les documents entrants sont vérifiés dans la comptabilité, ainsi que par audit.
Composante de comptabilité
La documentation en tant que moyen de traitement des opérations et base de la comptabilité est l’une des composantes de la méthode comptable. Des éléments tels que l'inventaire et les factures sont étroitement liés. Les documents justifient les enregistrements des transactions dans le système de comptes, sont largement utilisés dans l'analyse du fonctionnement économique de l'organisation, pour la gestion en temps voulu et la gestion de l'institution, comme ils justifient les actions des employés. Seuls les documents exécutés conformément aux exigences peuvent refléter les opérations effectuées dans le système comptable. Ils permettent chaque jour de voir le mouvement des valeurs matérielles, des biens, des ressources financières.
La classification des documents en comptabilité est importante.
Différences entre les documents
Comme les opérations effectuées dans le processus de fonctionnement financier et économique de l'institution sont diverses, il existe des différences entre les documents qui les ont exécutées. Une variété de documentation peut également être expliquée par leurs caractéristiques distinctives en comptabilité.
Pour sélectionner le formulaire le plus approprié pour traiter toute opération, les documents sont regroupés en fonction de:
- la destination;
- un moyen de couvrir les opérations en cours;
- opérations de réflexion d'ordre;
- nombre de comptes;
- lieu de formation.
Les organisations, dans leur travail quotidien, créent des documents couvrant diverses tâches de l'activité économique, sociale, financière et industrielle: décisions, ordonnances, accords, lettres, protocoles, télégrammes, actes, certificats, déclarations, etc.
Les principes de la classification des documents en comptabilité
Les documents comptables sont classés selon les types de comptabilité suivants:
- produits agricoles;
- le travail et son paiement;
- les matériaux;
- Principaux fonds et actifs incorporels;
- travaux de construction de mécanismes et de machines;
- travailler dans la construction d'immobilisations;
- travail dans les véhicules à moteur;
- résultats d'inventaire;
- opérations commerciales;
- opérations en espèces.
Les activités de gestion sont enregistrées sous les formes prescrites de diverses manières, en informations pertinentes, et créent ainsi un document.
Comment les identifiants sont-ils créés?
Les documents comptables peuvent être créés à la fois sur papier et sur support informatique. Elles sont nécessaires car vous pouvez utiliser ces informations pendant un certain temps pour diverses raisons. Une place importante est occupée par la classification des documents primaires en comptabilité.
L'objectif de la comptabilité étant de fournir pleinement aux utilisateurs externes et internes des données, des indicateurs de performance de l'entreprise permettant une conclusion objective sur leurs biens et leur situation financière, il est résolu en réunissant les documents nécessaires, ce qui a entraîné une augmentation importante du volume d'informations et des exigences en termes de contenu et de qualité. À cet égard, il est nécessaire d’attribuer un contrôle effectif sur la véracité des informations comptables en tant que l’une des principales sources permettant de justifier diverses décisions de gestion. C’est pourquoi le problème de l’amélioration de la qualité des documents et de leur circulation revêt actuellement une importance à la fois scientifique et pratique. Comment se fait la classification des documents comptables primaires en comptabilité? À propos de cela plus loin.
Les conditions requises
Les documents comprennent des éléments autonomes ou des métriques appelées conditions requises.
Le nombre total de détails du document affecte le choix de sa forme. Chaque document doit répondre à certaines exigences et tâches, il est donc important de le composer de la manière habituelle dans la catégorie à laquelle il appartient. Le pouvoir de preuve juridique est directement lié à la qualité et à la qualité de la documentation, dans la mesure où elle sert de preuve attestant de faits précis. Tous les détails sont divisés en obligatoires et supplémentaires.
Vous trouverez ci-dessous les exigences relatives à la classification des documents primaires en comptabilité.
Conditions obligatoires sur les documents primaires
Les documents suivants doivent être inclus dans la composition des documents primaires:
- désignation des employés responsables de la conduite de la transaction commerciale et de sa bonne exécution;
- signatures personnelles avec décryptage, y compris dans les cas où les documents sont créés à l'aide d'outils informatiques techniques.
Si nécessaire, des détails supplémentaires sont ajoutés au document: emblème de l'entreprise, emblème de la Fédération de Russie, désignation d'une autorité supérieure, lien vers la date et l'index du document entrant, code postal, adresse télégraphique, numéro, barre, restriction d'accès, visas, résolution, etc. Tout cela est inclus dans le document à la discrétion de l'entreprise.
Formulaire
Les détails des documents, situés dans un certain ordre, sont collectivement appelés le formulaire. S'il est utilisé pour un type de document spécifique, il s'agit d'un exemple typique (par exemple, pour les protocoles ou les ordres). Un tel formulaire contient un ensemble fixe de détails classés dans un ordre strict, leur contenu et leur emplacement sont déterminés par GOST. Le plus souvent, il existe une classification des documents comptables comme prévu.
Tout document principal doit être établi au moment de la transaction. S'il est impossible de remplir cette condition, les documents seront exécutés immédiatement après leur achèvement.
Les actifs, les transactions commerciales et les passifs divers sont documentés dans la devise de la Fédération de Russie (c'est-à-dire en roubles) et en russe. Dans le cas d'un document rédigé dans une autre langue, il devrait faire l'objet d'une traduction ligne par ligne vers le russe.
Les documents comptables primaires et consolidés peuvent être dactylographiés sur des supports papier et machine. Vous trouverez ci-dessous la classification des documents en comptabilité avec des exemples.
Les documents relatifs aux opérations relatives aux emprunts, aux finances et à la trésorerie doivent être signés par le chef comptable et le chef d'entreprise ou par des personnes s'acquittant de leurs tâches et disposant de pouvoirs spéciaux. Les personnes qui ont le droit de signer une première et une seconde sont prescrites dans l’ordre d’organisation.
Exigences de document
Chaque document de type gestionnaire doit satisfaire aux exigences suivantes: compilé dans une forme strictement définie et, dans certains cas, obéir à des normes; délivré par une autorité compétente ou une personne ayant des pouvoirs officiels, ainsi que par ceux à qui ce droit est accordé par la loi ou par une directive; publiés afin de respecter les normes juridiques et de ne pas les contredire. Le classement des documents en comptabilité et leurs détails obligatoires doivent être contrôlés par le responsable de l'entreprise.
Les textes du document sont de préférence divisés en deux parties principales. Dans le premier, les motifs de la formation du document sont notés, dans le second, les propositions, conclusions, décisions, demandes, ordonnances sont expliquées. Si le document contient une phrase, la première partie doit toujours indiquer la base de la création, et la seconde - l’ordre direct. Dans certains cas, le document peut contenir uniquement la dernière partie, si cette lettre ou cette demande n’a aucune explication. Le texte du document doit être précis et compréhensible.
Tous les documents comptables sont liés au système de classification et de codification unifié (ESKK). Le code agit à la place du nom et sert à identifier l'objet. Il est utilisé pour simplifier le traitement des informations dans les documents primaires. Par exemple, le code 5002 indique l’émission d’argent provenant de la caisse sous une forme comptable.
De telles classifications constituent un engagement standard pour toutes les entités commerciales. Les GOST jouent un rôle important dans la normalisation et l'unification des documents: solutions de conception typiques à caractère intersectoriel, traitement de données à l'aide d'ordinateurs et progiciels d'application.
Le flux de documents désigne le mouvement de documentation source de haute qualité traitée le long de certains itinéraires, du lieu de formation ou d’apparition dans l’institution à l’archivage ou à l’envoi aux personnes physiques et morales qui y s'intéressent
Sur rendez-vous
Il existe une classification des documents en comptabilité par objectif:
- Bons (exécutif) - confirmation de l'opération (reçus, actes, factures).
- Administratif - inclure une indication de l'exécution de toute opération (ordres, ordres de paiement à la banque, chèques, procurations, ordres, etc.)
- Exécution comptable - tels que les documents préparant les comptes (états de distribution et de regroupement, calculs de référence, etc.)
- Combiné - documents avec le contenu simultané de la commande et la confirmation de son exécution (paie, rapport sur le calcul du paiement anticipé).
Par la méthode de compilation
- Principale - émise pour chaque transaction commerciale au moment où elle est terminée (exigences, bons de souscription, etc.).
- Consolidée - établie sur la base de documents primaires (rapport d’entrepôt, caissier, etc.).
La composition des opérations commerciales
- Cash - montre le mouvement de l'argent et sa disponibilité (obligations, chèques, ordres de paiement).
- Matériel - contient des données sur la présence et le mouvement des biens appartenant à l'organisation.
- Règlement - affiche les calculs de la société avec d’autres personnes physiques ou morales (avances, ordres de paiement, chèques de règlement, etc.).
Par la méthode d’expression des transactions commerciales et de la rédaction de parcelles
- Une fois - reflète une ou plusieurs opérations au moment où elles sont effectuées (bons de commande, factures).
- Cumulatif - Composé au cours d'une certaine période en accumulant des enregistrements répétitifs du même type (par exemple, des feuilles de temps). Selon quels critères la classification des documents comptables est-elle toujours effectuée?
En remplissant la méthode
- Fait à la main.
- Compilé avec un équipement technique.
Au lieu d'inscription
- Interne - établi directement dans l'organisation (paie, rapports de produits).
- Externe - reçu d’autres organisations (par exemple, relevés bancaires).
Le flux de travail reflète la structure organisationnelle de l'appareil administratif qui s'est développé dans l'institution. Il est très important de respecter les délais de soumission des documents, leur violation entraînant une perte d'efficacité et de pertinence.
Nous avons examiné la classification des documents en comptabilité.