Cuando se trata de productividad, todos enfrentamos el mismo problema: solo 24 horas al día. Sin embargo, parece que algunas personas tienen el doble de tiempo o tienen una habilidad sobrenatural para mantenerse al día con todo lo planeado. Incluso cuando gestionan varios proyectos al mismo tiempo, entonces, a pesar de las dificultades, sin duda lograrán sus objetivos.
"El tiempo es el único capital que tiene una persona común y lo único que no puede permitirse perder", dijo Thomas Edison.
Todos queremos aprovechar al máximo la vida. Probablemente no haya mejor manera de lograr esto que encontrar una manera de administrar su valioso tiempo. Las personas productivas lo saben y tratan de exprimir al máximo la eficiencia de cada hora, sin hacer mucho esfuerzo. Para hacer esto, usan reglas simples que son muy fáciles de implementar. Tan simple que puedes hacerlo hoy. Estos trucos de la vida te ayudarán a construir una carrera.
Combatir la tiranía de los asuntos urgentes.
La tiranía de los asuntos urgentes es una tendencia a que aparezcan pequeñas tareas que se interponen en el camino de cumplir lo que realmente importa. Esto plantea un gran problema, ya que las pequeñas empresas rara vez tienen rendimientos serios.
Si sucumbes a la tiranía de la urgencia, entonces, mirando hacia atrás, notarás que han pasado días, o incluso semanas enteras, pero no se ha hecho nada realmente efectivo. Organizada y dirigida a obtener resultados, las personas pueden distinguir cuándo "atrapar moscas" las distrae del trabajo. Intentan delegar o ignorar tareas que interfieren con actividades verdaderamente importantes.
Nunca rehacer
Las personas que logran hacer todo nunca vuelven a sus tareas ya completadas y no posponen las cosas para más tarde; esto es una pérdida de tiempo. Si algo ya ha atraído su atención (por ejemplo, una llamada telefónica o una carta), resuelva este problema en el acto, delegue a alguien o elimínelo de la lista de sus asuntos.
Comer la rana
"Comer ranas" es una expresión figurativa de la autoría de Mark Twain, lo que significa resistencia a la dilación. En otras palabras, las personas productivas comienzan su día con las tareas más desagradables para ellos. Esto hace posible terminar con cosas agravantes por la mañana y hacer algo inspirador y emocionante.
Según el método de Eisenhower, la lista de tareas se puede dividir en 4 categorías:
- Tareas que no quieres hacer, pero que realmente debes hacer.
- Las tareas que desea hacer y, de hecho, deben hacerse.
- Las tareas que desea hacer, pero en realidad no es necesario hacerlas.
- Tareas que no desea realizar y, de hecho, no es necesario realizarlas.
"Comer ranas", basado en esta clasificación, se refiere a "tareas que no quieres hacer, pero que en realidad debes hacer".
La decisión del negocio más doloroso para usted en la mañana le brinda ventajas, ya que lo enfrentará, teniendo una mente más clara y una oficina tranquila. Recuerde que dejando de lado la "tarea de la rana" por última vez, se cansa y pierde la fuerza de voluntad cada vez más.
No intentes realizar múltiples tareas
Las personas exitosas saben que la multitarea es el principal enemigo de la productividad. El cambio constante de un caso a otro mata su atención, la capacidad de memorizar información y asumir rápidamente una nueva tarea después de completar la anterior. En 2009, esto fue probado por un estudio realizado en la Universidad de Stanford (EE. UU.).Los científicos compararon dos grupos de personas, uno de los cuales consistía en multitareas notorias, y el segundo, de personas que estaban inclinadas a realizar una tarea minuciosamente. Resultó que la parte de las personas que creen que es realista hacer muchas cosas en paralelo tiene muchas más dificultades con la organización de la actividad mental y es difícil distinguir la información relevante de la irrelevante.
Preparándose para el siguiente día hábil
Las personas productivas completan cada día de trabajo con los preparativos para el siguiente. Este hábito tiene un doble efecto: te ayuda a consolidar lo que hiciste hoy y te garantiza el mismo mañana productivo. Esto lleva solo unos minutos, pero facilita enormemente la mañana siguiente.
Preparar un plan lo ayudará a no olvidarse de algo significativo. Es importante que se grabe en algún lugar: en un calendario, bloc de notas o guardado en una computadora. Lo más probable es que de vez en cuando tenga que desviarse del plan elaborado de antemano. A pesar de esto, su presencia ayudará a organizar mejor su tiempo, prepararse para proyectos y darle una idea más clara de todo lo que necesita hacer.
Capacidad de decir no
Para una persona que se esfuerza por lograr la máxima eficiencia, es muy importante poder rechazar. La negación debe ser inequívoca y expresarse con la palabra "no", y no con frases borrosas como "Creo que no tendré tiempo" o "No estoy seguro de poder". El desacuerdo para asumir nuevas obligaciones es el respeto por las tareas que ya le fueron asignadas. Una vez que comprenda que es realmente imposible complacer a todos, comenzará a vivir más cómodamente.
Los estudios en la Universidad de California (EE. UU.) Han demostrado que cuanto más difícil es para usted la palabra "no", más probabilidades tiene de estar estresado y deprimido. Aprende a rechazar. No importa lo contradictorio que pueda parecer, aumentará su productividad.
Tener un tiempo dedicado para revisar el correo electrónico
Una persona productiva nunca permitirá que el correo electrónico lo distraiga de asuntos importantes. Además, utilizará todas las características de este sistema: clasificar las letras por importancia, así como establecer alertas sonoras para los mensajes de proveedores y clientes clave. Algunos incluso usan la función de contestador automático, que le dice al remitente cuándo se procesará su solicitud.
La tecnología funciona para las personas.
La tecnología moderna es criticada por distraer a los empleados del proceso de trabajo. Sin embargo, con el uso adecuado, pueden ayudar y ahorrar tiempo. Automatizar procesos manuales es una excelente manera de aumentar la productividad.
Use herramientas que lo ayuden a hacer su trabajo lo más fácil posible. Puede usar la aplicación de calendario en su teléfono móvil para recibir recordatorios de eventos importantes, reuniones y todo tipo de horarios. Comprende la configuración de tu correo electrónico. Por ejemplo, puede usar la aplicación Boomerang para trabajar con Outlook. Esta herramienta hará que la administración del correo sea más conveniente, ayudará a limpiar el buzón archivando mensajes importantes hasta el momento en que los necesite.
