Il est important que les responsables d’organisations organisent le travail des employés de manière à ce qu’il apporte le meilleur rendement et révèle pleinement leur potentiel. Pour ce faire, vous devez savoir comment déléguer pratiquement les pouvoirs, utilisés pour améliorer les performances de l'entreprise sans nuire à la situation actuelle.
La définition
La délégation se manifeste par une division uniforme des droits et des obligations entre les sujets du système. Ses principes ont été formulés au début du XXe siècle par P. M. Kerzhentsev.
La délégation est l'attribution du pouvoir d'effectuer des tâches à un responsable ayant une affectation simultanée. la responsabilité pour le résultat. La délégation vous permet de répartir correctement les tâches entre les employés et est utilisée pour atteindre les objectifs ultimes de l'organisation.
La responsabilité réside dans l’engagement de l’employé à faire le travail de manière qualitative et à le mener à bien. Les employés sont responsables dans le domaine de leurs activités devant les autorités supérieures.
Les pouvoirs agissent comme des droits limités d’utilisation des ressources impliquées pour effectuer certaines tâches. Chaque poste dans l'organisation est accompagné de pouvoirs spécifiques. Un changement de poste entraîne également le remplacement des compétences de l’employé.
Application
La délégation est le transfert de certains pouvoirs et responsabilités aux employés de l'entreprise et la répartition uniforme des diverses fonctions entre eux. Un acte est effectué qui définit les tâches de délégation officielles en tant que leader capable de résoudre rapidement tous les problèmes actuels et d'utiliser habilement les employés les plus aptes à faire face à chaque type de tâche spécifique.
Objectifs
La délégation de pouvoir est utilisée par l’organisation pour atteindre certains objectifs, tels que:
- lien entre le "facteur humain" - augmentation de l'activité et de l'intérêt des employés subalternes;
- une augmentation de l'efficacité des employés grâce à l'amélioration de leurs qualifications et à l'acquisition de nouvelles compétences;
- déchargement de la haute direction avec liberer du temps pour résoudre les problèmes stratégiques, opérationnels et de gestion.
Délégation de tâches
Les types de tâches suivants conviennent à la délégation:
- la routine;
- questions sans importance;
- travaux préparatoires;
- travail spécialisé.
Mais toutes les tâches ne peuvent pas être transférées aux employés ordinaires. Le devoir de chaque dirigeant est de résoudre les tâches qui peuvent affecter les activités futures de l'organisation.
Ce sont des questions de confiance, des problèmes stratégiques non standard et des situations imprévues qui nécessitent une résolution rapide.
Par conséquent, non délégué:
- fixer des objectifs;
- gestion des subordonnés;
- tâches risquées;
- travail inhabituel;
- prendre des décisions stratégiques et de gestion;
- Tâches confidentielles
- développement de la politique organisationnelle.
Conditions requises pour les sujets de délégation
Lors du transfert des instructions, les supérieurs et les employés peuvent rencontrer un certain nombre de difficultés.Une gestion efficace de la délégation de pouvoirs n’est possible qu’en analysant tous les obstacles existants et probables qui affectent l’administration et le suivi des activités en cours.
Problèmes qui surgissent parfois avec le directeur ou le chef de département et empêchant la délégation:
- peur de perdre sa position actuelle et son pouvoir associé;
- doute sur l'état de préparation des autres employés, faibles caractéristiques d'évaluation de leurs activités;
- estime de soi excessive, ambition excessive;
- doute de soi, peur que ses actions ne soient mal comprises.
Problèmes parfois identifiés par les employés lors de l'exécution des tâches assignées:
- doute sur la justesse des décisions prises;
- manque d'expérience;
- désaccords fondamentaux avec le patron;
- réticence à diriger d’autres artistes, en particulier en ce qui concerne les sanctions.
En cas de difficulté, le responsable compétent doit d'abord traiter les obstacles personnels qui empêchent une régulation efficace du travail, puis examiner soigneusement les problèmes du subordonné. Une analyse de la situation vous indiquera d'éventuelles erreurs de gestion et vous permettra de prendre des décisions éclairées, par exemple en ce qui concerne le remplacement de l'artiste interprète ou exécutant, le soulagement de toute charge inutile ou encore le traitement de difficultés de nature psychologique, tant pour nous que pour l'artiste.
Processus de délégation
Chaque responsable doit s’efforcer de s’assurer que lorsqu’il organise le processus de travail, il planifie de manière égale les responsabilités du travail dans l’ensemble de l’équipe, en utilisant le pouvoir sans renoncer à la responsabilité de l’exécution des tâches.
La délégation dans une organisation est divisée en plusieurs étapes:
Étape I - transmission des instructions à l'exécuteur testamentaire;
Étape II - fournir au contractant l'autorité et les ressources;
Étape III - le libellé des obligations de l’employé indiquant le résultat nécessaire de la mise en œuvre.
Lors du contrôle des activités des subordonnés, un terrain d'entente est important. Une garde excessive peut entraîner la stagnation et le manque d'initiative de l'employé. Si vous ne contrôlez pas le processus, le résultat sera très éloigné du résultat souhaité en raison du flux de travail non coordonné. Il est nécessaire d’établir un retour d’information à l’avance et d’obtenir du respect et une grande autorité parmi les employés.
Souvent, les administrateurs pèchent en confiant à leurs subordonnés un travail indésirable et sans intérêt, surtout s'ils ne sont que superficiellement familiarisés avec ce sujet. Mais ce n'est pas toujours correct, car le chef est toujours responsable du flux de travail. Si le chef lui-même n'a aucune idée des résultats attendus à la sortie, comment pourra-t-il contrôler les activités du subordonné? La réponse est évidente.
Les supérieurs expérimentés préfèrent confier à leurs employés des tâches légèrement plus compliquées que celles qu’ils avaient précédemment accomplies. De telles tâches aident à mieux révéler le potentiel des subordonnés. Cependant, dans ce cas, il est préférable d’émettre des ordres sur papier pour augmenter la motivation des employés.
Lors de la répartition des compétences dans le système organisationnel, il est extrêmement important de prendre en compte les aspects suivants:
- les pouvoirs doivent se conformer pleinement au plan établi pour la tâche, c’est l’objectif qui détermine la portée des pouvoirs, et non l’inverse;
- les pouvoirs de tous les employés devraient être liés de manière compétente dans un même complexe sans incohérences et assurer l'équilibre de l'ensemble de la structure;
- toute autorité doit être claire et concrète afin que les employés puissent toujours déterminer ce qui leur est demandé et quelles ressources sont à leur disposition.
Le traitement correct de l'autorité augmente l'efficacité de toute l'organisation. Les employés comprennent bien le travail qui leur est imputé et les objectifs qui leur sont assignés, et obtiennent ainsi les meilleurs résultats.
Les avantages
En général, le processus de délégation se caractérise par la présence de deux aspects positifs:
- Le temps de la tête est libéré pour résoudre des problèmes nécessitant une participation personnelle. Il est possible de se concentrer sur la planification des perspectives de croissance de l'entreprise et de la stratégie d'administration.
- La délégation est l’un des meilleurs moyens de motiver des employés actifs, développés de manière créative et désireux de grandir et d’apprendre. Il peut être utilisé pour la formation avant d'obtenir une position plus élevée. Aide à développer chez les employés de nouvelles connaissances, compétences et capacités utilisées pour des activités plus réussies.
Principes de délégation
Pour une approche structurée de la délégation de pouvoirs, il est conseillé de respecter les principes ci-dessous. Sinon, leur échec peut entraîner des difficultés de gestion et, par conséquent, un fonctionnement insatisfaisant du système dans son ensemble.
Principe de la définition fonctionnelle
Il repose sur une prise de conscience claire et complète de chaque responsable de l'intégrité structurelle de l'organisation: quels sont les droits et les obligations de chaque entité du système, quelles connexions d'information et de service sont établies entre eux, l'orientation et les résultats de leur travail. En d'autres termes, un administrateur expérimenté sait toujours à quoi s'attendre et de qui exactement.
Principe scalaire
Il repose sur une séparation claire des tâches. Chaque contractant doit savoir à qui il doit rendre compte directement des résultats de son travail et quelles activités il doit réglementer de manière indépendante. Ce principe indique une chaîne de relations officielles entre les subordonnés et les dirigeants de l'ensemble du système organisationnel. Plus cette ligne est expressive, plus la gestion et la communication entre les employés sont efficaces. Tout subordonné a besoin de bien comprendre qui lui délègue son autorité et à qui transférer des questions ne relevant pas de sa compétence.
Principe du niveau d'autorité
Combine les deux principes ci-dessus. Chaque employé doit être clairement conscient de la quantité d’autorité qui lui est déléguée et résoudre ses propres problèmes avec les problèmes correspondant à son niveau de pouvoir, et ne pas renvoyer ces problèmes à une direction supérieure.
Dans le cas contraire, une impasse pourrait survenir lorsque les responsables seront à nouveau contraints de faire face à des problèmes déjà délégués à leurs subordonnés. Lors de l'utilisation de cette règle, non seulement le transfert de pouvoirs, mais également la délégation de responsabilité devraient avoir lieu.
Principe basé sur les résultats attendus
Montre que toutes les activités de l'organisation nécessitent une planification minutieuse. Toutes les tâches doivent avoir des objectifs clairement définis et des résultats attendus spécifiques. Sinon, le gestionnaire ne sera tout simplement pas en mesure de répartir de manière compétente les tâches entre les employés, sans avoir une idée complète de la question de savoir si les subordonnés disposent de suffisamment d'autorité pour le travail qui leur est délégué.
Principe d'unité de commandement
Il repose sur les relations étroites entre le contractant et le responsable. Plus le niveau de coopération est élevé, plus le subordonné a le sens de la responsabilité personnelle et moins il est probable qu'il reçoive des ordres contradictoires. Il est important que la tâche soit déléguée à l'employé par un seul chef afin d'éviter toute confusion et une situation où «la main gauche ne sait pas ce que fait la main droite».
Principe de la responsabilité inconditionnelle
Bien que lors de la délégation d'instructions à un subordonné, les pouvoirs et la responsabilité des résultats du travail effectué soient simultanément transférés, ce n'est pas une raison pour supprimer les obligations qui lui sont imposées de la tête. C'est le chef qui décide de déléguer la tâche. Il est donc toujours responsable du travail des subordonnés et de l'exécution de la tâche. Les artistes interprètes ou exécutants sont responsables du travail effectué, et les gestionnaires sont responsables des actions des subordonnés.Ce principe revêt une importance particulière lors de la délégation de pouvoirs étatiques et de pouvoirs très étendus.
Le principe de corrélation de l'autorité et de la responsabilité
Indique que l'autorité déléguée doit respecter les obligations assignées au subordonné. Si l'étendue des pouvoirs est inférieure à la responsabilité, le contractant ne sera pas en mesure de réaliser pleinement le travail qui lui est transféré, mais s'il est supérieur, une situation d'inutilité des pouvoirs imposés ou d'abus de pouvoir peut se produire.
Chaque administrateur doit organiser avec compétence la délégation de pouvoir et de responsabilité. Les principes discutés ci-dessus l'aideront dans cette tâche.
Types d'autorité
Dans le système de l'organisation, conformément aux objectifs et aux exigences actuels, il est possible de distinguer différents types d'autorité. Ils sont déterminés par les activités des départements et leurs fonctionnalités générales.
Linéaire
Ces pouvoirs sont directement transférés du gestionnaire à l'entrepreneur, puis selon le système. Un chef ayant une autorité linéaire est capable de prendre des décisions dans les limites de ses compétences sans coordination préalable avec d’autres chefs. Le schéma séquentiel de ces pouvoirs forme une hiérarchie des niveaux d’administration.
De plus, la délégation de pouvoir et de responsabilité ne se produit que si l’on tient compte du principe de l’unité de commandement et, parallèlement, des normes de gestion. Quant au principe de l'unité de commandement, il a été examiné ci-dessus.
Ce principe montre que chaque employé est dominé par un seul chef et que l'employé ne relève que de son supérieur immédiat. Et le taux de facilité de gestion est le nombre d'employés relevant d'un dirigeant particulier.
Cependant, avec une augmentation significative du nombre de circuits dans le schéma de leadership, il y a un fort ralentissement de l'échange opérationnel d'informations. Pour cette raison, il est nécessaire d’introduire d’autres pouvoirs dans la structure organisationnelle.
Siège
Pour déterminer quelles catégories de pouvoirs existent, vous devez d’abord analyser les types d’appareils, parmi lesquels on distingue:
- L'appareil de conseil est utilisé pour résoudre des tâches spécialisées. Cela peut fonctionner à la fois temporairement et continuellement.
- Attendant - utilisé pour effectuer des services spécifiques (par exemple, le service des ressources humaines).
- Personnel - une sous-catégorie du périphérique serveur. Formé lors de l'embauche par le chef d'un assistant ou d'un secrétaire. Tous les membres ici ont une autorité formelle élevée.
En conséquence, les pouvoirs pouvant être transférés à n’importe quel appareil sont répartis:
- Advisory - utilisé par le siège de conseil, dont les droits sont limités par des recommandations professionnelles.
- Approbations obligatoires - s'étendent à la prise en compte par les gestionnaires de leurs décisions en relation avec l'appareil.
- Parallèle - sont utilisés dans les cas où l'appareil peut renverser les décisions de la direction, sont utilisés pour prévenir les violations flagrantes. Par exemple, l’utilisation de pouvoirs parallèles est justifiée lorsqu’il s’agit de gros achats, lorsque deux signatures sont requises.
- Fonctionnel - sont au plus haut niveau, peuvent à la fois permettre certaines actions et annuler. Leur utilisation est répandue, en particulier dans des domaines tels que le contrôle de l’emploi et les méthodes comptables.
L'utilisation de périphériques supplémentaires permet de simplifier considérablement la structure de gestion dans les entreprises comptant un grand nombre d'employés. Grâce à l'interaction étroite et bien structurée de tous les sujets de l'entreprise, l'efficacité de l'organisation dans son ensemble augmente. Pour un leadership efficace, d'autres aspects doivent être pris en compte: principes de délégation de pouvoirs, exigences, caractéristiques, types, etc.
L'utilisation de la délégation est importante pour tout responsable.Cela aide à organiser le processus de travail avec compétence, en divisant clairement les droits et les devoirs de tous les employés. Les artistes interprètes sont beaucoup plus faciles à travailler lorsqu'ils savent ce qui leur est demandé et quels résultats ils doivent obtenir. En outre, la délégation est un facteur important utilisé pour accroître l'efficacité de chaque employé et permettre au responsable de consacrer plus de temps à la résolution de tâches d'importance stratégique, ce qui entraîne donc une augmentation de la productivité et de la productivité de l'ensemble du système.