تعريف المصطلح
من المعتقد أنه في روسيا لأول مرة ، بالمقارنة مع الممارسات الأجنبية ، تم إنشاء نظام لإدارة الوثائق ، والغرض منه هو وضع إجراءات لتوثيق أنشطة الإدارة داخل الدولة. في عام 1973 ، كان يطلق على هذا النظام دائرة الجمارك الموحدة للدولة ، والتي تعني "دولة موحدة". نظام حفظ السجلات. " في المجموع ، وضعت الاتحاد السوفياتي 16 أنظمة موحدة.
توحيد الوثائق هو نتيجة لإعادة تنظيم تدفق المستندات للنظام المعني الذي يفي بمعايير معينة. يعتبر تقليل المراسلات وتقليل تعقيد تجميعها ، وكذلك الرغبة في تجنب ازدواجية البيانات ، من المسائل الملحة التي يجب معالجتها في العمل الإداري. يمكن تحقيق نتيجة فعالة من خلال توحيد وتوحيد المعلومات على المحتوى والشكل.
توحيد الوثائق هو تكوين نفس النماذج القياسية لبروتوكولات مماثلة في الغرض ، مما يساعد على استخدام أكثر فعالية للورق في طباعة الأعمال والقرارات. توحيد يسهل سير العمل المحاسبة ، وكذلك أرشفة الوثائق.
مصطلحات مماثلة
التعريف المماثل عمليًا هو "التوحيد" ، وهو عملية جلب شيء ما ، بما في ذلك الأفعال الموثقة ، إلى شكل واحد أو نظام موحد ، مما يؤدي إلى تقليل المجموعة الأولية للكائنات المعنية. يؤدي توحيد المستندات وتوحيدها وتوحيدها إلى تكوين التوحيد الرشيد في أي مجال من مجالات النشاط ، وخاصة في الوثائق. الحد من التنوع غير المبرر في أشكال البيانات وإنشاء هيكل واحد يحدث من خلال الهياكل اللغوية والتفاصيل والمعلومات المحاسبية وتخزينها. تتم إزالة سلاسل المستندات الزائدة بمرور الوقت لتجنب التكرار غير الضروري للعناصر.
يتيح لك توحيد المستندات إنشاء صورة واحدة لأشكال المستندات الإدارية التي تؤدي وظائف ومهام التنسيق الإداري. سيؤدي هذا النهج إلى العمل مع حجم كبير من المستندات لتطبيعها في نظام الإنتاج ، وكذلك تسريع تبادل بيانات العمل.
زيادة الكفاءة
يعمل النظام الكتابي الفردي على تعزيز المعالجة التشغيلية ، ويقلل الوقت الذي تقضيه في العمل مع الوثائق التي تؤثر على الموظفين الكتابيين بالكامل: من الموظفين العاديين إلى المديرين.
يمكن أن تكون كائنات توحيد المستندات تكوينها وأشكالها. توحيد تكوين الوثائق هو تخصيص ودمج مجمل الوثائق اللازمة لحل المهام الإدارية. نتيجة لهذه الإجراءات ، من المتوقع أن تقلل من تكوين الوثائق.توحيد النماذج هو اختيار ودمج مؤشرات المعلومات ، بما في ذلك التفاصيل التي تتوافق مع الغرض من الوثائق ، وكذلك تحديد المتطلبات العامة لإنشائها وتنفيذها. في العمل المكتبي ، يمكن أن يحدث التوحيد كمرحلة توحيد وكعملية مستقلة.
جوهر التوحيد
يحدد القانون الاتحادي "بشأن اللائحة الفنية" رقم 184 مبدأ التعريف: توحيد الوثائق هو عمل كلي يهدف إلى وضع قواعد لاستخدامها الطوعي ، ونتيجة لذلك ينبغي تبسيط المعلومات في مجالات إنتاج المنتجات وتداولها ، وكذلك زيادة القدرة التنافسية الخدمات.
يمكن تسمية "قياسي" بالمستند الذي يشير إلى خصائص المنتجات ، وقواعد تنفيذ العمليات المختلفة في الإنتاج ، والسمات المميزة للنقل والتخزين ، أو العمل أو الخدمات. يتضمن المعيار متطلبات معينة للمصطلحات ، ووضع العلامات ، والرمزية ، والتغليف ، والتسميات.
تحتوي المستندات المعيارية المتعلقة بالتوحيد القياسي على القواعد والمتطلبات المثلى لتصميم وإعداد وتخزين وحساب مستندات العمل ، والتي تمت الموافقة عليها بالطريقة المحددة والموصى بها للاستخدام المتكرر في أعمال المكاتب. التوحيد القياسي (بكلمات بسيطة) هو تشكيل واعتماد قواعد موحدة تُعرض على المستندات لتبسيطها.
يتضمن التقييس إنشاء المتطلبات الأساسية للوثائق في قاعدة قانونية. بفضل هذه العملية ، يحدث تكوين العديد من المستندات وفقًا لقاعدة واحدة ، مما يسهل على المستلمين إدراكه. توحيد الوثائق هو نتيجة التوحيد أو أعلى أشكاله.
عناصر عملية نموذجية
يمكن أن تتعلق التحويلات بأنواع معينة من المستندات (يشار إلى GOST برقم) ، وقواعد الهيكل والتصميم ، وعناصر نظام التوثيق الموحد (DCL). يتكون هذا النظام من مجموعة من أشكال الوثائق المترابطة التي تعطي فكرة إعلامية عن بعض أنواع الأنشطة الاقتصادية والإدارية. يعتمد الدولار الأمريكي على قواعد ومتطلبات موحدة ، ولديه البيانات اللازمة لإدارة أي مجال من مجالات النشاط.
يتم تنظيم نظام التوثيق المعتاد بطريقة تلبي احتياجات توثيق أنشطة معينة ، ووثائق نظام التوحيد هي نتيجة لعملية إحضار المستندات إلى نموذج ونظام واحد ، عندما تسود التوحيد ، ومجموعة من قوالب المستندات غير المبررة ، يتم تقليل تفاصيلها ومؤشراتها. في عملية التقييس ، هناك انتقال إلى التوحيد الرشيد في سير العمل.
مستوى الموافقة والفئات ذات الصلة
التقييس هو شكل من أشكال الموافقة القانونية على نتائج التوحيد ، وهو مزيج من الحالة. المعايير وشكل واحد من الوثائق المدرجة.
ينقسم USD إلى:
- الدولة. المعايير؛
- أشكال موحدة من الوثائق ؛
- المبادئ التوجيهية لاستخدامها.
يتم تطبيق تفاصيل الوثيقة الموحدة وفقًا للمهمة المستهدفة ومستوى الموافقة المنصوص عليها. يوجد تقسيم لوثائق التوحيد في الاتحاد الروسي إلى فئات:
- الإدارات (القسمة حسب الفروع). يتم استخدامها لتوثيق عمليات الإدارة المشتركة لجميع المؤسسات ، بغض النظر عن النشاط والقواعد القانونية. تتم الموافقة على المستوى الفيدرالي.
- أشكال وثائق الشركات والمؤسسات والمؤسسات. المعرفة محليا.
- جميع الروسية. المبدعين من هذه الأشكال هي وكالة الأرشيف الفدرالية ، وزارة المالية في روسيا ، وخدمة الدولة الاتحادية. إحصاءات ، البنك المركزي للاتحاد الروسي.هذه الأشكال من المستندات إلزامية للاستخدام في جميع المنظمات ، بغض النظر عن شكل الملكية والتبعية (على سبيل المثال ، السجلات المحاسبية للمحاسبة والمكافآت ، والتي تمت الموافقة عليها بقرار من لجنة ولاية RF في 5 فبراير 2004).
- أشكال وثائق الكيانات المكونة للاتحاد. تحدث موافقتها على المستويات الإقليمية أو الإقليمية أو المحلية. هذه الأشكال شائعة في الموضوع ذي الصلة في الاتحاد الروسي.
تفاصيل دعم المعلومات
بالإضافة إلى أنظمة إدارة الوثائق متعددة التخصصات ، يتم استخدام أشكال المستندات لنظام التقييس الوطني ، والتي تعكس خصائص أنشطة صناعات محددة. وتنقسم هذه الميزات إلى:
- متطلبات بيانات إضافية لحل الوظائف الإدارية لخطة نموذجية (على سبيل المثال ، الفصل / قبول موظفي التعليم أو الصحة).
- أنشطة أخرى لتشغيلها تم تنظيم صناعة مماثلة وقواعد إدارتها. قد تشمل الوثائق المحددة ما يلي:
- وصفات.
- التاريخ الطبي ؛
- إجازة مرضية
- أوراق الشهود ؛
- أدلة.
- جرد الحالات (الأرشيف) ؛
- بطاقات.
- شؤون جيدة (إنتاج الاستكشاف) ؛
- بيانات الأداء
- الجدول الزمني (وثائق التدريب).
تعريف الوثائق
تتم معالجة هذه المشكلة من قبل الإدارات والمنظمات الخاصة المصرح لها ، على سبيل المثال ، الدولة الروسية. تهتم المكتبة بتحديد تكوين الوثائق المتوفرة في جميع مكتبات البلد. تكون الأشكال القطاعية للوثائق معيارية بطبيعتها إذا كانت في إطار نظام إداري (مثل كاتب العدل أو القضائي) ، كما تستخدم قوالب مماثلة في منظمات محددة تعمل في أنشطة مماثلة (على سبيل المثال ، طبية أو تأمين).
يتيح استخدام مستندات التقييس في المؤسسات تخفيض تكاليف تجميع المستندات وتجهيزها وتصنيعها ومعالجتها ونقلها. وبالتالي ، يتم تسريع تدفق المستند داخل المنظمة. تؤدي إعادة تنظيم محتوى المستندات إلى تحسين جودة مهام الإدارة. تم تثبيت تركيبة المستند في "ورقة النموذج" (مستند تنظيمي واحد يتكون من قائمة الوثائق اللازمة لتنفيذ مهام نشاط إدارة الشركة الذي له وضع قانوني) ، ويتم إصلاح تحويلات المستندات في ألبوم المستندات. الجدول الزمني ينظم عملية التوثيق ، ويخلق مخطط مرئي للمحاسبة لجميع أنواع الأنشطة. يتم تشكيل بطاقة التقرير وذلك لوضع قواعد معينة لإصلاح المكان والزمان ، وكذلك صناع القرار.
الميزات البارزة
فيما يلي أنواع مستندات التقييس المتعلقة بألبوم نماذج المستندات (مجموعة من النماذج للنماذج الموحدة اللازمة لإدارة الوثائقية في المؤسسة):
- عينة مرجعية (على الورق) مخزنة في قسم المكتب أو المكتب ؛
- نظير الإلكترونية المتاحة في كل مكان العمل.
السمات المميزة لتشكيل هذه الوثائق هي:
- توحيد إنشاء تنظيم لمحتوى الوثائق ، واستبعاد المعلومات المكررة ؛
- المصطلحات والاتفاقيات الشائعة ، التي تسمح لك بمقارنة المؤشرات من مختلف مستويات الإدارة والأنظمة قيد النظر ؛
- تشكيل نماذج موحدة لبناء أشكال محددة من الوثائق.
مبادئ وأساسيات توحيد الوثائق
وصفت لجنة CMEA توحيدًا مركبًا ، حيث يوجد إنشاء وتطبيق هادف لنظام للمتطلبات ذات الصلة لكل من الكائن وعناصره من أجل توفير الحل الأمثل لمشكلة محددة. يعتمد اعتماد المستندات على متطلبات الدولة.معايير وقواعد CMEA ، ISO وغيرها من المنظمات الدولية التي تعمل في مجال توحيد وتوحيد الوثائق.
يمكن أن يؤثر التغيير الحاد في المحتوى المعتاد للوثائق سلبًا على إعادة الهيكلة النفسية لموظفي المنظمة. لذلك ، يجب أن تسير عملية التحويل بسلاسة ، مما يؤثر فقط على معظم التغييرات الضرورية مع الحفاظ على قواعد وأسس مستندات التقييس الوطنية ، وكذلك دون التسبب في ضرر اقتصادي. أولاً ، يتم إدخال تغييرات بسيطة ، ثم تغييرات جذرية. يتيح التحويل المرحلي للمعايير لجميع المشاركين في العملية توحيد سير العمل بشكل كامل.
معالجة المعلومات
يعمل البحث عن المستندات الشائعة وإنشاء قالب واحد مقبول عمومًا على تبسيط الأساليب اليدوية لمعالجة البيانات ، ويصبح العمل أكثر كفاءة ، ويتم تقليل تكاليف الخطة المالية ، كما يتم تقليل الوقت الذي تم استخدامه سابقًا لتدريب الموظفين الإداريين ، مما يؤدي إلى ديناميات إيجابية لا يمكن إنكارها. من المهم الانتباه إلى الامتثال للمتطلبات العامة لوثائق الإدارة في ظروف عمل أنظمة التحكم الآلي ، عندما يزداد تأثير التوحيد وتوحيد جميع المستندات بشكل حاد.
الأرشفة ، التي تدرس الأسس النظرية والعملية لعلوم الأرشفة ، تؤثر على تحسين أشكال المستندات. بدأت أتمتة عمليات التقييس بتصنيف مخطط الوثيقة في الاقتصاد الوطني ، ثم استمرت في مجال الإدارة ، حيث وصلت إلى شكلها الحالي الفعال. الآن تؤثر هذه العملية على المنظمات الدولية والوطنية ، وتعمل 10 منظمات أجنبية على تبسيط سير العمل في العلاقات التجارية الخارجية ، بما في ذلك لجنة التجارة الخارجية ، ولجنة تنمية التجارة التابعة للجنة الاقتصادية لأوروبا ، والمنظمة الدولية للتوحيد القياسي ، إلخ.