في عصرنا ، ينتقل العمل الورقي (إدارة المستندات) تدريجياً من شكل ورقي إلى شكل رقمي. في هذا الصدد ، ينبغي أن يكون لدى كل شخص متعلم حديث فكرة عن "المستند الإلكتروني" وخصائص تطبيقه. دعنا ندرس هذه الظاهرة بمزيد من التفصيل ، واكتشف أيضًا ماهية EDS.
ما يسمى وثيقة
قبل النظر في مفهوم وهيكل "مستند إلكتروني" ، يجدر التذكير بسلفه الورقي.
بمعنى واسع ، هذا هو اسم كائن العالم المادي ، حيث يتم تضمين المعلومات في شكل ثابت.
بمعنى أضيق ، المستند هو وسيلة معلومات تؤكد الحقائق المهمة التي يتم تقديمها بأشكال مختلفة (نص أو صورة أو تسجيل صوتي أو فيديو ، وكذلك مجموعاتها). وهي مصممة لتخزين ونقل البيانات في الزمان والمكان.
يحتوي كل مستند على تفاصيل معينة يمكن تحديدها بها.
إذا كانت هذه الوسيلة تحتوي على معلومات كاذبة أو عند إنشائها ، فقد تم انتهاك القواعد التشريعية المعمول بها ، يطلق عليها كاذبة (وهمية) وليس لها قوة قانونية.
تسمى مجموعة شركات المعلومات الموثوقة بالوثائق. يتم تشكيلها على أساس تركيزها على قضية محددة ، ظاهرة ، عملية ، شخص ، مؤسسة ، إلخ. تسمى عملية إنشاء / تصميم هذه الوسائط بالوثائق. عند المشاركة فيه ، لا بد من مراعاة قواعد التشريع الحالي ، وكذلك الامتثال للقواعد الوطنية للتجميع. أيضا لا ننسى كفاءة المترجم. لذلك ، يحق للمدير التصديق على شهادة النضج ، لكنه لا يستطيع توقيع شهادة جامعية. بتعبير أدق ، يمكن أن يكون ، ولكن مثل هذه الوثيقة لن يكون لها قوة قانونية.
مفهوم آخر مهم في هذا الموضوع هو "الأوراق". هذه مجموعة من الأعمال حول توثيق النشاط الإداري لكائن وتنظيم حركة شركات المعلومات المذكورة أعلاه.
في فترات تاريخية مختلفة ، تم تنفيذ هذه العملية على مواد مختلفة. وكانت هذه أقراص الطين والحجر والبردي والجلود والخشب واللحاء البتولا ، وما إلى ذلك تدريجيا ، تم استبدالهم جميعا بالورق.
وفقا لنوع المواد الناقل اليوم تتميز:
- الأوراق التقليدية (ورقة) ؛
- مختلطة (ورقة + أجهزة الحوسبة الإلكترونية) ؛
- الإلكترونية (الرقمية).
بناءً على محتواها والغرض منها ، يمكن أن تؤدي المستندات عددًا من الوظائف:
- القانونية.
- إدارة.
- الاجتماعية.
- الثقافية.
- تاريخية.
- المعلومات.
- التواصل.
تطوير مفهوم "المستند الإلكتروني"
منذ اختراع أجهزة الكمبيوتر ، بدأت البشرية في البحث عن وسيلة للتبديل إلى الوثائق غير الورقية. في الاتحاد السوفياتي بالفعل في السبعينات من القرن العشرين بدأ التفكير في إنشاء مثل هذا النموذج من العمل المكتبي. صحيح ، في ذلك الوقت لم يكن مفهوم "المستند الإلكتروني" (ED) موجودًا بعد. بدلاً من ذلك ، تم استخدام اسم "وسيط قابل للقراءة من قبل الجهاز".
بحلول منتصف الثمانينات ، لم تكن هذه التقنية قد طورت بالكامل. ولكن في ذلك الوقت ، تم توضيح محتوى مفهوم "المستند الإلكتروني" بالفعل في التشريع. صحيح ، ثم كان يطلق عليه أيضا "مقروء آليا." في GOST 1984 ، كان هذا اسم مستند مناسب للقراءة التلقائية للبيانات الموجودة فيه.
مع بداية الحوسبة على نطاق واسع في التسعينات والألفين ، اكتسب هذا المفهوم تدريجياً معناه الحالي.
الذي يسمى وثيقة "الإلكترونية" اليوم
للمفهوم الحديث لـ "المستند الإلكتروني" عدة طرق للتفسير ، والتي تنعكس في الإطار التشريعي. ومع ذلك ، فهم جميعهم قريبون من فهمهم لجوهر هذه الظاهرة ويتطلبون وجود هذه المكونات:
- شكل رقمي للتسجيل.
- تخزين البيانات على الوسائط الإلكترونية مع القدرة على القراءة والفهم من قبل الرجل.
بناءً على ذلك ، يمكن وضع تعريف عام للمفهوم قيد الدراسة.
المستند الإلكتروني هو مستند يتم تسجيل معلوماته (بما في ذلك التفاصيل) في شكل بيانات رقمية. على سبيل المثال ، كمجموعة من الأحرف أو الأصوات أو الصور أو مجموعات منها.
يمكن إنشاء ED وحفظها ونقلها وتحويلها باستخدام الوسائل الرقمية إلى شكل مرئي يمكن للبشر فهمه.
الاستفادة من مثل هذا المستند
مثل نظيرته الورقية ، يؤدي ED نفس مجموعة الوظائف. ومع ذلك ، فإنه يحتوي على عدد من الخصائص التي تجعله ناقل بيانات واعدًا:
- المعلومات المسجلة في شكل إلكتروني يتم تحريرها بسهولة وبسرعة.
- مثل هذه الوثائق يمكن نظريا تخزينها إلى الأبد.
- تعمل تقنية ED على تبسيط وتسريع وتقليل تكلفة عملية الأوراق.
- يمكن توقيع هذه المستندات وإرسالها عن بُعد ، دون إضاعة الوقت في الاجتماعات الشخصية.
- يمكنك الحصول بسرعة على العدد المطلوب من مثيلات ED. علاوة على ذلك ، سيكون لكل منهم قوة قانونية.
خصائص الضعف الجنسي. الفوقية
يتميز مفهوم "المستند الإلكتروني" بثلاثة خصائص:
- المحتوى هو مكوناته النصية أو الرسومية أو الصوتية.
- السياق هو معلومات حول علاقة البيانات الموثقة بأشخاص ذوي الإعاقة أو الأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين الآخرين.
- هيكل وثيقة إلكترونية داخلية وخارجية. في الحالة الأولى ، نتحدث مباشرة عن محتوى ED. في الثانية - حول البيئة التي توجد فيها (وسيط التخزين ، تنسيق الملف نفسه ، إلخ.)
يتم تعريف مفهوم "المستند الإلكتروني" من خلال بيانات التعريف الخاصة به. هذا هو اسم المعلومات حول جميع خصائص الضعف الجنسي ، وكذلك اليقين الاجتماعي.
البيانات الوصفية جزء لا يتجزأ من عملية تخزين أي مستند إلكتروني. أنها تحتوي على عناصر الأدلة القانونية والتجارية والتنظيمية والإجرائية لسلامة ED ، وكذلك أصالتها.
التفاصيل ED
جانب مهم آخر لمفهوم "المستند الإلكتروني" - التفاصيل. هذا نوع من التماثلية في ورقة البيانات ، التي تحتوي على جميع المعلومات حول إنشاء ED.
وتشمل هذه:
- اسم المستند الإلكتروني.
- تاريخ ومكان التجميع ، وكذلك جميع الإصدارات (إن وجدت).
- البيانات على المحول البرمجي أو المجمعين ED.
- معلومات حول مستوى أمان المستند.
- البيانات التي ستسمح بتحديد صحة ، صحة وموثوقية التوقيع الرقمي الإلكتروني لـ ED.
- بيانات عن البرامج المطلوبة لفتح هذا المستند. ولكن عن شكله. تزدهر قرصنة الكمبيوتر في الفضاء المحلي اليوم. في هذا الصدد ، يستخدم معظم مستخدمي أجهزة الكمبيوتر برامج غير مرخصة ولا يشكون دائمًا في أن برامج Microsoft Office المدفوعة هي .doc و .xls و. ppt. لذا في الظروف العادية ، يتعين عليك دفع مقابل استخدامها ، وعدم تنزيل الإصدارات المخترقة. هذا هو السبب في أن تنسيق ED الأكثر استخدامًا والعالميًا والأهم من ذلك اليوم هو تنسيق ED. جعلت شعبيتها حتى مايكروسوفت تضمين القدرة على قراءتها في برنامجها. من بين المزايا الرئيسية لهذا التنسيق هو مزيج من قدرات برامج مثل Word و Excel و PowerPoint.
- التوقيع الرقمي.
التوقيع الرقمي
كما ذكرنا أعلاه ، فإن أحد أهم مكونات مفهوم "المستند الإلكتروني" هو المتطلبات. على وجه الخصوص ، التوقيع الرقمي ، الذي يترجم من الإنجليزية باسم "التوقيع الرقمي".
هذا هو اسم طريقة رؤية ED ، والتي يتم الحصول عليها نتيجة لتحويل التشفير لمجموعة من البيانات الإلكترونية.يسمح لك هذا التوقيع بتحديد الشخص الذي وضعه ، وكذلك تأكيد سلامة المستند بأكمله.
بموجب القانون الحالي ، في معظم البلدان الحديثة ، تُساوي EDS بالتوقيع "المبتل" على الورق.
من المهم ملاحظة الارتباط الذي لا ينفصم بين مفهوم "المستند الإلكتروني" والتوقيع الرقمي. بعد كل شيء ، هو وجود الثاني الذي يعطي القوة القانونية الأولى.
يحتوي كل EDS على مفتاح معتمد شخصي ، وهو عبارة عن تسلسل فريد من الأرقام من 264 بت في الحجم. للحصول على ذلك ، تحتاج إلى الاتصال بشركة متخصصة ، والتي يوجد منها الكثير اليوم. تجدر الإشارة إلى أن التوقيع الرقمي الإلكتروني له تاريخ انتهاء صلاحية معين ، بالإضافة إلى مستويات مختلفة من الأمان.
عند تسجيل توقيع رقمي إلكتروني ، يتم تسجيل نفس المفتاح الفردي على محرك أقراص فلاش لعملائه. إنه يعمل بالترادف مع المفتاح العمومي - برنامج آخر تستخدمه الجهات الخارجية والثالثة لمصادقة التوقيع الرقمي في المستندات المستلمة.
البيانات موجودة في شهادة رقمية تحتوي على معلومات حول المالك ، ورقم تسجيله (يجب عدم الخلط بينه وبين مفتاح خاص) ومدة التوقيع الرقمي.
باستخدام توقيع رقمي إلكتروني ، يمكنك إرسال المستندات عن بعد إلى الجامعات (أحيانًا حتى الأجنبية منها) ، والقيام بالمعاملات المصرفية ، ودفع الضرائب وبعض خدمات الهيئات الحكومية للمنظمات البلدية.
ومع ذلك ، هناك عدد من الحالات التي لا تعتبر فيها المستندات الإلكترونية والتوقيع عليها شرعية. على سبيل المثال ، الحصول على شهادة الميراث أو إصدار مستندات الترحيل.
أنواع الوثائق الإلكترونية
في الوقت الحالي ، لا يوجد تصنيف واحد للضعف الجنسي. ومع ذلك ، غالباً ما يتم تقسيم هذه المستندات إلى أنواع في الفئات التالية:
- نوع المحتوى: النص ، الرسم ، الصوت ، الرسوم المتحركة والوسائط المتعددة ED.
- مستوى إمكانية الوصول: مفتوحة ومخفية. لا تحتوي مستندات النوع الأول على أي شيء سري ، ولهذا السبب فهي في المجال العام ويمكن قراءتها من قبل الجميع. هذه هي البيانات التقنية للأجهزة أو تكوين المنتجات ، واتفاقيات الترخيص ، وقوائم الأسعار ، وما إلى ذلك. يمكن فقط قراءة EDs المخفية بواسطة دائرة ضيقة معينة من الأشخاص. عادة ما تحتوي على معلومات تمثل الأسرار التجارية أو حتى الدولة. يمكن أن تكون هذه خريطة لمواقع الوحدات العسكرية السرية أو رسومات جهاز مسجّل ببراءة أو تركيبة الدواء أو بيانات الحساب المصرفي لفرد أو كيان قانوني ، إلخ.
- وجود / عدم وجود توقيع رقمي إلكتروني (EDS). تعتمد شرعية / عدم قانونية الوثيقة على هذا.
- الموقف من صناعة معينة. يتم إبراز المستندات الإلكترونية المقبولة عمومًا (الشكل والمحتوى متماثلان في جميع مجالات التطبيق) ومتخصصة بدقة.
علامات الضعف الجنسي
بعد النظر في مفهوم أنواع المستندات الإلكترونية وأنواعها ، يجدر الانتباه إلى ميزاتها المميزة. إنهم يميزون ED عن الأشياء الأخرى في العالم المادي.
- دلالات المحتوى. أي مستند من هذا النوع يكون بالضرورة منطقيًا ، وليس مجموعة عشوائية من الصور أو الأصوات أو الرموز.
- شكل المواد مستقرة.
- اكتمال ونزاهة.
- التركيز على تطبيق التواصل الاجتماعي.
الجانب القانوني
بعد النظر في الخصائص والتفاصيل والسمات ، ومفهوم المستند الإلكتروني ، والهيكل ، وكذلك أنواعه ، يجدر دراسة الجانب القانوني لهذه المسألة بعناية أكبر.
إذا تم وضع ED وفقًا لجميع القواعد القانونية ، وكان لتوقيعها جميع الشهادات اللازمة ، فإن لها قوة قانونية مساوية لنظيرتها الورقية.
بطبيعة الحال ، في كل ولاية من اللوائح القانونية لمفهوم "المستند الإلكتروني" مختلفة بعض الشيء ، ولكن هذه تفاهات.بشكل عام ، فإن تشريعات البلدان المختلفة موالية للقدر نفسه من الضعف الجنسي ، لأن أعمال المكاتب اليوم من هذا النوع وصلت إلى المستوى الدولي منذ فترة طويلة. في هذا الصدد ، يتم الحصول على مفارقة. بعض السلطات أكثر قلقًا بشأن إدارة المستندات الإلكترونية الخارجية. في الوقت نفسه ، قد يكون غير متطور تقريبًا داخل الولاية. هنا هو مثل هذا التناظرية مبالغ فيها على مستوى محو الأمية الحاسوبية الحديثة. معه ، يعرف الشخص كيفية تثبيت التطبيقات المختلفة على Android ، لكنه لا يعرف المبادئ الأساسية للعمل مع جداول Exel.
ميزات العمل المكتبي الرقمي
بالمقارنة مع الورق ، فإن عمل المكتب الرقمي له العديد من المزايا المهمة:
- يوفر تسجيل التشغيل والمحاسبة والتخزين والوصول إلى الوثائق الإلكترونية.
- يتطلب تمويل أقل.
- يحتاج إلى مساحة الحد الأدنى لاستيعاب الأرشيف. في الواقع ، يتم وضع جميع الوثائق الخاصة بمشروع ضخم على محرك أقراص ثابت في جيب الحقيبة.
- بمساعدة العمل الكتابي الإلكتروني ، يتم تخفيض تكاليف غير إنتاج وقت الموظفين.
- تتزايد سرعة نشر البيانات بين مجموعة واسعة من المستخدمين.
- لا يمكن أن يحتوي ED على نصوص وصور فقط ، ولكن أيضًا على معلومات الوسائط المتعددة. وهذا مهم للغاية إذا كان عمل المشروع مرتبطًا بأحداث العروض الخاصة.
تجدر الإشارة إلى أن استخدام المستندات الورقية غالبًا ما يُسمح به في أعمال المكاتب الإلكترونية. ومع ذلك ، فإن الأولوية في هذه الحالة هي بالتحديد لـ ED.
تهدف معظم المنظمات الخاصة والعامة في العالم اليوم إلى الإزالة التدريجية للوثائق الورقية من الأعمال الورقية. ولكن حتى في البلدان المتقدمة للغاية ، لا يزال هذا بعيد المنال. بعد كل شيء ، هذه عملية طويلة ومكلفة للغاية.
درسنا مفاهيم المستند الإلكتروني وإدارة الوثائق الإلكترونية ، وفرزنا جميع الفروق الدقيقة في القضية. نأمل أن تكون المعلومات مفيدة لك.