عند الدخول في وظيفة ، يزود موظف جديد صاحب العمل بكمية هائلة من المعلومات الشخصية. هذا يرجع جزئيا إلى احتياجات الإنتاج. بغض النظر عن طبيعة البيانات المقدمة ، يجب تخزينها بشكل صحيح وحمايتها بشكل صحيح. إذا لم يحدث هذا وتم الكشف عن المعلومات الشخصية للعاملين ، فسيحدث ضرر كبير للموظفين (سواء كرامتهم أو سلامتهم الشخصية). لذلك ، من المهم النظر في مفهوم "البيانات الشخصية" بمزيد من التفصيل. ما ينطبق عليهم؟ كيف يجب أن يتم تخزينها؟ ما هي طرق حماية البيانات الشخصية؟ من الذي ينظم عملية تخزينها ومعالجتها؟ سيتم توفير إجابات لهذه الأسئلة وبعض الأسئلة الأخرى مباشرةً في هذه المقالة. كن حذرا قدر الإمكان.
قانون البيانات الشخصية
توفر مجموعة متنوعة من اللوائح تعريفات مختلفة لمفهوم "البيانات الشخصية للموظف". لفهم المقصود بالضبط ، من الضروري ربط مواقفهم المختلفة. أساسها التشريعي هو قانون "البيانات الشخصية" وعدد من القواعد الواردة في دستور الاتحاد الروسي.
لذا ، ماذا عن المعلومات التي يتم جمعها من موظفي المؤسسة؟ هؤلاء الموظفون يصبحون مواضيع للبيانات الشخصية. يتضمن هذا النوع من المعلومات البيانات التالية: الاسم الكامل ، بيانات الميلاد ، الحالة الزواجية ، مكان الإقامة ، الحالة الاجتماعية ، معلومات عن الدخل الحالي ، بيانات التعليم ، وما إلى ذلك.
تشير هذه البيانات إلى نوع المعلومات ذات الوصول المحدود ، لأنه تم التأكيد قانونيًا على أنه لا يمكن التدخل في أي شخص في حياته الشخصية. هذا ينطبق أيضا على البيانات الشخصية.
هذه المعلومات ضرورية من أجل تحديد هوية المواطن بشكل فعال. وإذا كنا نتحدث عن موظف ، فإن البيانات الشخصية توفر معلومات عنه كمحترف في مجال معين من النشاط. لذلك ، فمن المنطقي أن المعلومات الشخصية فقط تتعلق بالمعلومات الشخصية للموظف ، والتي تتعلق بإمكانياته المهنية وتفاصيل أداء واجبات وظيفته.
يضمن دستور الاتحاد الروسي للمواطنين سرية حياتهم الشخصية. والمعلومات الشخصية مرتبطة مباشرة به. يتم تحديد ذلك بموجب المرسوم ذي الصلة الصادر عن رئيس الاتحاد الروسي ، والذي يؤكد الطبيعة السرية لهذا النوع من المعلومات ويعزز عدم وصول الجمهور إليها.
وفي الوقت نفسه ، ينص قانون العمل في الاتحاد الروسي على تعريف ضيق للمفهوم قيد النظر. يدعي أن البيانات الشخصية للموظف هي معلومات ضرورية لمديره فيما يتعلق بأداء واجباته المهنية المباشرة وتتعلق حصريًا بموظف معين.
معالجة البيانات الشخصية
لماذا أحتاج إلى معالجة وتخزين البيانات الشخصية؟ إنها ضرورية من أجل التنفيذ الصحيح لنشاط العمل في المؤسسة.
أهداف معالجتها كالتالي:
- حقيقة العمالة ؛
- أساس التقدم الوظيفي ؛
- جعل مدفوعات الرواتب ؛
- مراقبة تنفيذ العمل.
هناك عدد من الطرق لحماية المعلومات الشخصية. يتمتع العمال بكل الحق في معرفة كيفية تخزين بياناتهم الشخصية واستخدامها. تقع على عاتق المديرين مسؤولية تعريف الموظفين بهذه المعلومات. يؤكد الموظفون حقيقة الإخطار بتوقيع شخصي.
أنواع البيانات الشخصية
يتم تحديد أي نوع من المعلومات الشخصية حول الموظفين التي يجب جمعها بموجب قانون العمل ودستور الاتحاد الروسي وعدد من القوانين الفيدرالية. لذلك ، هناك نوعان من المستندات ضروريان. الأولى هي الأوراق المتعلقة بتقديم عقد العمل. والثاني هو الوثائق المطلوبة أو التي تم جمعها من قبل صاحب العمل مباشرة.
لذلك ، يتم تصنيف البيانات الشخصية وفقًا للمعايير التالية:
درجة الوصول
- متاح للجمهور. متاح لمجموعة واسعة من الناس.
- سرية. متاح فقط لأولئك الذين سمح الموظف.
اتجاه
- الخاصة. الحياة الشخصية ، والسجل الجنائي ، والمعتقدات الدينية ، والمعتقدات السياسية.
- التقليدية. كل ما لا ينطبق على البيانات الخاصة.
محتوى
- البيومترية. تميز علم وظائف الأعضاء.
- لا البيومترية. البيانات التي ليست البيومترية.
أنواع البيانات الشخصية
ما هي أنواع البيانات الشخصية تنقسم إلى؟ ما ينطبق عليهم؟
من المهم أن نفهم أن كل المعلومات التي يتم تخزينها في المؤسسة فيما يتعلق بموظف معين يمكن عرضها من منظورين مختلفين.
- بيانات عن الحالة الزوجية وأفراد الأسرة (أفرادها الأفراد) ، وهي: وجود المعالين ، ووجود الأطفال ، وعمرهم وعددهم ، والحالة الصحية.
- معلومات حول موظف معين ، وهي: الاسم الكامل (جواز السفر) ، والمهنة ، والحالة الصحية ، وأي ظروف خاصة.
يلتزم رئيس المؤسسة بصياغة إجراء تنظيمي ذي أهمية محلية ، والذي يأخذ في الاعتبار الإجراء الذي يحدد تخزين البيانات الشخصية. يمكن تقديمه في أشكال مختلفة. على سبيل المثال ، قد يكون التنظيم على البيانات الشخصية.
لذلك ، سوف نناقش واحدة من الفروق الدقيقة بمزيد من التفاصيل. البيانات الشخصية: ما الذي ينطبق عليهم؟ المعلومات الواردة في الملفات الشخصية. إنه يتعلق بما يلي:
- تفاصيل جواز السفر (مكان وسنة الميلاد وما إلى ذلك) ؛
- نسخة من الدبلوم
- نسخة من المستندات التي تؤكد وجود مهارات ومعارف خاصة ؛
- نسخة من وثائق التأمين الحكومي للمعاشات ؛
- وثائق أخرى.
لتلخيص ، ماذا يعني مفهوم البيانات الشخصية؟ ما ينطبق عليهم؟ هذه هي معلومات شخصية عن الموظف الذي يحتاجه صاحب العمل من أجل استخدام إمكانات ومهارات الموظف بشكل أكثر فاعلية. هذا الأخير ، بالطبع ، يجب أن يعطي موافقته على معالجة البيانات الشخصية. في حالة اتباع جميع الإجراءات ، ستظل المعلومات آمنة قدر الإمكان.
مسؤولية الإفصاح
من المهم أن تأخذ في الاعتبار أن القانون الاتحادي 152 "بشأن حماية البيانات الشخصية" ينص فقط على المسؤولية الإدارية للشركة للكشف عن البيانات الشخصية للموظف. هذا يعني أنه إذا لم تتمكن المنظمة من ضمان حماية مطلقة لمعلوماتها الشخصية للموظفين ، فحينئذٍ فقط تنتظرها غرامة مالية. علاوة على ذلك ، فإن مقدار العقوبة النقدية للتخزين غير السليم للبيانات الشخصية أمر سخيف للغاية. بشكل عام ، فهي تتراوح بين خمسة إلى عشرة آلاف روبل. بالطبع ، هذا هو الحال عندما يتعلق الأمر بالدفعات الفردية فقط. كقاعدة عامة ، في المؤسسات التي توجد فيها مثل هذه المشكلات ، تكون الانتهاكات متعددة ، مما يعني أن مبلغ الغرامة يزداد بشكل كبير.
ومع ذلك ، فإن التكاليف النقدية بعيدة عن أهم نتيجة لحقيقة أن استخدام البيانات الشخصية يحدث بطريقة خاطئة. هذا يؤثر بشكل كبير على سمعة الشركة. بعد كل شيء ، عندما يعطي الموظفون موافقتهم على معالجة البيانات الشخصية ، فإنهم يتوقعون أن سلامتهم مضمونة. إذا اتضح خلاف ذلك ، فإن هؤلاء الموظفين يرفضون التعامل مع شركة من هذا النوع.الشركة تفقد القدرة على توظيف المهنيين.
كيف Roskomnadzor يتحقق حماية البيانات الشخصية
في هذه الحالة ، نحن مهتمون بـ 152 قانونًا اتحاديًا "بشأن حماية البيانات الشخصية". هو الذي هو الأساس التشريعي لتنفيذ هذه الوظيفة.
عادة ، يتحقق Roskomnadzor من ثلاثة مجالات رئيسية من المجال قيد النظر:
- وسائل الإعلام.
- الاتصالات.
- حماية البيانات الشخصية.
توصي لائحة البيانات الشخصية بأن تقوم Roskomnadzor بإجراء عمليات الفحص هذه ثلاث مرات على الأقل في السنة. تنطبق هذه القاعدة على عمليات التفتيش المجدولة. غير المجدولة تنتج حسب الحاجة. ماذا يمكن أن يكون السبب في ذلك؟ على سبيل المثال ، إذا تم إجراء مراجعة مخطط لها منذ فترة طويلة. أو إذا كنت بحاجة إلى التأكد من مراعاة التعليقات السابقة وإدخال التغييرات اللازمة.
قواعد لتخزين البيانات الشخصية
يجب أن يكون لدى كل شركة قواعد خاصة تحكم كيفية تخزين واستخدام بيانات الموظفين الشخصية. هناك عدة خيارات لكيفية تنفيذ الوثيقة الموضحة بالضبط. يمكن أن يكون هذا إما بندًا منفصلاً أو قسمًا مدرجًا في القواعد الداخلية المحلية. لكل موظف الحق في المشاركة في تطوير وتنفيذ تدابير لحماية البيانات الشخصية. هذا هو السبب في أن جميع الموظفين يجب أن يكونوا على دراية وثيقة بالوثيقة الموصوفة.
سيكون من الضروري تجميع قائمة من البيانات الشخصية وقائمة الموظفين ، وكذلك إنشاء قالب مستند. يجب أن يتم التوقيع عليه من قبل كل شخص يعمل في المؤسسة.
التخزين الفعلي
هناك طرق مختلفة لتخزين البيانات. بعضها ليس جاهزًا للتبديل إلى الأرشيف الإلكتروني ، مما يعني أنهم يفضلون ممارسة الأعمال التجارية بالطريقة التقليدية (أي على الورق). جوهر هذه الطريقة هو تخزين جميع البيانات المتعلقة بالموظفين ومستنداته الشخصية ونسخها في مجلد حرفي يسمى ملف شخصي.
ما هي فوائد هذا النوع من حفظ السجلات الشخصية؟ من بينها ما يلي:
- من السهل العثور على جميع المعلومات ، لأنها تقع في مكان واحد ؛
- يمكن تنظيم البيانات بسهولة ؛
- يستغرق البحث عن المعلومات أقصر وقت ممكن.
ومع ذلك ، فإن هذه الطريقة لديها بعض العيوب. على سبيل المثال ، ما يلي:
- توفر موارد إضافية للتخزين ، مثل الغرف الخاصة والمعدات والخزائن وما إلى ذلك ؛
- تعقيد العملية ؛
- المهارات الخاصة اللازمة للتوثيق ورقة.
في بعض الأحيان تفضل إدارات الموارد البشرية تخزين معلومات حول موظف واحد بشكل منفصل (في مجلدات مواضيعية مختلفة). لذلك ، يتم تخزين جميع عقود العمل والاستبيانات وغيرها من الوثائق لجميع الموظفين بشكل منفصل. يتم ترقيمها للبحث أكثر ملاءمة. هذه الطريقة أقل كثافة في العمل من تلك المذكورة أعلاه ، ولا تتطلب أي مهارات خاصة من موظف في قسم شؤون الموظفين.
ومع ذلك ، فهو لا يخلو من العيوب. من بينها ما يلي:
- يلزم قدر كبير من الوقت للعثور على البيانات اللازمة عن موظف معين ؛
- يزداد بشكل كبير خطر تسرب المعلومات السرية.
التخزين الإلكتروني
في هذه الحالة ، تفضل إدارات الموارد البشرية استخدام قواعد البيانات الإلكترونية ومجموعة متنوعة من أنظمة المعلومات. في كثير من الأحيان هذا يضمن أمن البيانات الشخصية.
ما هي فوائد هذا النوع من تخزين المعلومات؟ سيتم سرد أهمها أدناه:
- لا حاجة إلى أرشيف كبير ؛
- وفورات مساحة كبيرة.
- لا توجد قيود على مدة الصلاحية ؛
- من الملائم معالجة البيانات الشخصية ، ولا يستغرق الكثير من الوقت ؛
- الوصول غير المصرح به إلى البيانات مستبعد عمليا ؛
- ليست هناك حاجة إلى موارد إضافية.
هناك ، بالطبع ، بعض السلبيات. على سبيل المثال ، ما يلي:
- الحاجة إلى عمل نسخة احتياطية من قاعدة البيانات بأكملها ؛
- بحاجة إلى متخصص يدير نظام المعلومات ؛
- ستكون نفقات المعدات والبرامج المصممة خصيصًا مطلوبة ؛
- يجب أن يكون الموظف الذي يعالج البيانات الشخصية المختصة للغاية.
ما الأساليب المستخدمة لحماية المعلومات الشخصية للموظفين بشكل فعال؟
- اجعل الأماكن التي تتم فيها معالجة البيانات الشخصية مغلقة تمامًا أمام الموظفين الآخرين.
- يجب على الموظفين الحصول على إذن خاص لتلقي أي معلومات.
- يجب تنظيم تخزين البيانات بشكل واضح.
نظرًا لوجود عيوب ومزايا كل طريقة من الطرق ، كقاعدة عامة ، يجمع أصحاب العمل معهم. لا يهم طريقة تخزين المعلومات المستخدمة ، يجب على صاحب العمل بطريقة أو بأخرى الحصول على موافقة الموظف على معالجة معلوماته الشخصية.
استنتاج
البيانات الشخصية - هي معلومات سرية قد يتم جمعها من قبل صاحب العمل من أجل تحديد هوية الموظف ، وكذلك لتحديد مستوى مؤهلات الموظف وإمكاناته المهنية. هناك عدة طرق لتخزين ومعالجة المعلومات الشخصية (يمكن تسجيلها على الورق أو الوسائط الإلكترونية ، حسب تفضيلات إدارة شؤون الموظفين وقدرات المؤسسة). يجب أن تكون حماية البيانات الشخصية هي الأولوية الأولى للإدارة المعنية ، لأن هذا هو حق الموظف ، وهو ما يضمنه دستور الاتحاد الروسي. من المهم أن تعرف حقوقك جيدًا حتى تتمكن من حماية نفسك في موقف مثير للجدل.