واحدة من المسؤوليات الهامة للمديرين هو توقيع عدد كبير من مجموعة واسعة من الوثائق. هذا العمل البسيط ، للوهلة الأولى ، يستغرق أحيانًا الكثير من الوقت ، ويمنح الكثير من المشاعر السارة. ولكن هناك حل جدير - الفاكس ، وهذا طابع خاص ينسخ بالضبط التوقيع. لماذا هذه الختم ضرورية وأين يمكن الحصول عليها؟
الفاكس هو بديل يستحق التوقيع اليد
في العديد من المنظمات ، لا تكون سلطة توقيع الأوراق الرسمية هي المدير العام فحسب ، بل هي نائبه أو نوابه. ومع ذلك ، حتى مع هذا التوزيع للمسؤوليات ، فإن فريق الإدارة غير قادر دائمًا على إرفاق التوقيعات الشخصية في الوقت المناسب وعلى جميع المستندات التي تتطلبها. كان لحل مثل هذه المشاكل أن اخترع طابع الفاكس. هذا هو الختم الذي يكرر التوقيع المكتوب بخط اليد بدقة أكثر. تعني كلمة "facsimile" في الترجمة الحرفية من اللاتينية (fac simile) - "للقيام بذلك." ما هو لطيف بشكل خاص ، يمكن لكل زعيم مهتم طلب مثل هذا الطابع اليوم. دعنا نحاول معرفة سبب الحاجة إليها وما هي المستندات المناسبة لاستخدامها.
من يحتاج لختم التوقيع؟
الفاكسيميل هو رفيق أساسي للمديرين التنفيذيين مشغول. تتيح لك هذه الطباعة التصديق على العديد من الأوراق المهمة بأقصى سرعة أو في حالة عدم وجود شخص مفوض في مكان العمل. بمعنى آخر ، يعد الفاكس أمرًا لا غنى عنه للشركات ذات سير العمل الكبير ، والمديرين الذين غالباً ما يقومون برحلات عمل / غائبين عن المكتب لأسباب أخرى. ما هو مناسب بشكل خاص ، يمكن للشخص الذي يترك ختمًا في شكل توقيع شخصي أن يُصرح له مباشرةً بالتصديق على مستندات هذه الفئة أو شخص ما من مساعديه. هنا تبرز نقطة معقدة إلى حد ما - كيف ، إذا كان لديك فاكس ، أن تتأكد من أن الموظف الذي لديه الحق في استخدامه لن يتجاوز سلطته؟ الحالة المثالية هي إذا تم استخدام توقيع الختم مباشرة من قبل مالكها فقط. لكن هذا ليس هو الحال في كثير من الأحيان ، وفي هذه الحالة يجب أن يفكر المرء بعناية في أي من الموظفين مسموح لهم باستخدام الفاكس.
خطابات القانون
في التشريع الحالي للاتحاد الروسي لا توجد أحكام وقواعد مفصلة وشاملة فيما يتعلق باستخدام أي بدائل لتوقيع صاحب البلاغ. ومع ذلك ، بعد دراسة عدد من الوثائق التنظيمية ، يمكن أن نستنتج أنه يمكن استخدام الأختام والفاكسات في الحالات التي ينص عليها القانون وبموافقة الطرفين. في هذه الحالة ، في الإصدار الثاني ، يجب توضيح هذه الفقرة (إمكانية استبدال التوقيع بطريقة الطباعة أو النسخ الأخرى) بشكل منفصل. من المهم أن نفهم أن الفاكسيميل هو تناظرية كاملة من توقيعه المكتوب بخط اليد. بناءً على ذلك ، فإن الختم الموصول على المستند يعطي للورقة نفس الأهمية القانونية والأهمية التي يتمتع بها توقيع الشخص المفوض. من غير المقبول استخدام الفاكس للأوراق التي يكون توقيعها محفوفًا بالنتائج والالتزامات المادية على الأطراف. يجب دائمًا تنفيذ المستندات المالية والطعون والطلبات المقدمة إلى دائرة الضرائب والمنظمات الفيدرالية وكذلك الفواتير وخطابات المحاماة وعينات التوقيع في شكل كتابي.
متى يكون من المناسب استخدام الفاكس؟
يمكن لأي منظمة وضع قواعد ولوائح منفصلة فيما يتعلق باستخدام وسائل التصديق على الوثائق التي تحل محل التوقيع المكتوب بخط اليد. في هذه الحالة ، يجب أن يتم استخدام الفاكس مع القواعد الاستشارية المنصوص عليها في الميثاق وغيرها من الوثائق التنظيمية للشركة.أيضًا ، في الوثائق الرسمية ، من الضروري الإشارة إلى قائمة الأشخاص المخولين بتخزين هذا الختم واستخدامه. ما الأوراق التي يمكن استخدامها للفاكس؟ من الناحية النظرية ، هذه هي جميع أنواع الوثائق ، التي لا يترتب عليها توقيع المسؤولية. من المرغوب فيه أنه في نص المستندات ، تتم الإشارة إلى إمكانية إصدار هذه الشهادة. تذكر أن الفاكس الموجود في المستندات له نفس قوة التوقيع الحقيقي. إذا لزم الأمر ، فإن إلغاء الأوراق المالية المعتمدة بهذه الطريقة سيكون صعباً مثل الأوراق المالية الموقعة يدوياً. إذا كان من الضروري توقيع بعض الأوراق ولم يتمكن المدير من القيام بهذا العمل شخصيًا ، فيمكنك الاستغناء عن الفاكس. البديل هو إصدار توكيل مؤقت بالنيابة عن الموظف المفوض بالتصديق على نوع المستندات المطلوب.
كيف تحصل على ختم الفاكس الخاص بك؟
يمكنك طلب إنتاج ختم يقوم بنسخ توقيع شخصي في أي مؤسسة تقدم خدمات ختم. شركات مماثلة متاحة اليوم في جميع المدن الكبيرة إلى حد ما. تقديم أي مستندات لطلب الفاكس غير مطلوب. ما هو لطيف بشكل خاص ، وعادة ما تكون الطوابع والطوابع التي تكرر توقيع شخصي غير مكلفة (في حدود 500-800 روبل) ، ويمكن صنعها في غضون أيام قليلة.