قبل تجميع الرسالة ، عليك أن تتذكر كيف يختلف آداب خطاب العمل وخطاب شخصي. الشيء الأكثر أهمية هو مراقبة مستوى الثقة في عرض الموضوع المختار. من المرجح أن يكون المرسل إليه مشربًا بهذه المشكلة أو تلك وسيحاول التورط في حل الأسئلة المطروحة إذا كان يشعر بالاتصال المباشر في سطور الرسالة. هذا هو السبب في أن أولئك الذين يعرفون الآداب الحديثة في الكتابة التجارية لا يدرجون في النص مثل هذه المفارقات التاريخية ، مثل "الخروج من الحقيقة" أو "يجب عليك" أو حتى أكثر منسي "أنا أبلغكم بهذا".
الميزات البارزة
تم الحفاظ على توجهات العمل والهدف الواضح للهدف ، والاتساق في بيان الوقائع ، وتفاصيل المقترحات والطلبات ، ومحتوى المعلومات الخاص بالرسائل حول الإجراءات والأفعال. بدأت تجميع الرسائل التجارية بطريقة أكثر استرخاءً ، ومع ذلك ، لم تكتسب تعبيرات عاطفية مفتوحة ، وألقاب ومقارنات من ميزات المراسلات الشخصية ؛ وما زالت آداب الكتابة التجارية القديمة سائدة هنا. ولأن الغرض من هذه الرسالة هو ، كما كان من قبل ، تقديم اقتراح ، يجب أن تتبعه إجابة محددة بالضرورة ، يجب أن يكون تأثير مؤلف خطاب العمل كبيراً للغاية ، لأنه يحفز المرسل إليه على تصرفات ذات طبيعة محددة. علاوة على ذلك ، يتم تجميع النص بطريقة لا تمثل وجهة نظر صاحب البلاغ موقفه من المشكلة ، ولكن المصالح المتبادلة المنفعة في حلها.
تنص آداب خطاب العمل على عدم استخدام الضمير "I" ، كما هو معتاد في المراسلات الشخصية ، ولكن التركيز على ضمير آخر - "أنت" مناسب أيضًا هنا. إذا تم كتابة رسالة عمل بدون أخطاء ، وطبع بدقة ، فسيتم وضع النص وفقًا لجميع القواعد والمتطلبات الحالية ، وبالتالي ليس من السهل قراءته فحسب ، بل أيضًا بكل سرور ، ستستمر المراسلات بالتأكيد. على الرغم من أنه من الضروري غالبًا فك رموز الجمل الملتوية غريبًا ، والبحث عن الموضوع والمسند من أجل الوصول إلى أسفل معناها. قواعد الكتابة التجارية تتغير بسرعة كبيرة الآن. ما هي لهجة جيدة لكتابة باليد. ثم كان من الممكن التأكد من أن الرسالة لم تصدر تحت نسخة كربونية. ما مقدار الشخصية التي يمكن رؤيتها في هذه الرسالة ، وتم إضافة الاحترام دائمًا إلى العلاقة بين المرسل إليه والمؤلف. إنه لأمر مؤسف أن هذه العادة قد عفا عليها الزمن تماما ، وجميع الرسائل تقريبا أصبحت الآن الإلكترونية.
القواعد الحديثة
تمثل رسالة الأعمال ، التي سيتم تقديم عينة منها أدناه ، المراسلات مع فعل حضاري حديث. اليوم ، لا توجد قواعد أقل تنوعًا يجب اتباعها. على الرغم من أنه ، مقارنة باللغة الرسمية التي كانت موجودة في البلاد قبل خمسين عامًا ، إلا أن هذه القواعد تبدو أشبه بالفروق الدقيقة أو التفاصيل الدقيقة. بادئ ذي بدء ، كما تملي قواعد الكتابة التجارية ، يجب عليك استخدام التحية في العنوان الشخصي للمرسل إليه قبل أن يبدأ النص. على الرغم من أن الشركات وأي منظمات غير صغيرة لديها الآن اتصال داخلي بتنسيق ISQ ، حيث تتبع الإجابة السؤال ، والسؤال بعد الإجابة ، وفي هذه المراسلات السريعة ، لا يعد التعامل مع الاسم ضروريًا في كل مرة. ومع ذلك ، فإن التنفيذ الصحيح لخطاب العمل ينطوي على تركيز فردي ، وبالتالي فإن الطعن الشخصي ضروري.
عادة ما يتم وضع موضوع الرسالة في المراسلات الحديثة في حقل منفصل ، ويجب ملؤها بشكل كاف ، وهذا هو ، وفقا للمحتوى.قم بصياغة موضوع الرسالة بشكل صحيح - احصل على نصف النجاح ، لأن هذا هو أول ما يراه المرسل إليه. سوف تساعده الصياغة الدقيقة على ضبط الطريق الصحيح وإدراك المعلومات التي يتم تلقيها بسرعة وكاملة. وتحتاج بالتأكيد إلى إبلاغ المرسل إليه حول تلقي إجابته - هذه نغمة جيدة ، تظهر الاحترام للزملاء والشركاء ، وقد تم ذلك منذ مائة ومائتي عام ، ثم لم تكن في عجلة من أمرك للعيش وتعرف بالضبط كيفية كتابة خطاب عمل. تحتاج اليوم إلى الرد على الرسالة بسرعة ، مما يساعد البريد الإلكتروني - يتم الاتصال بسرعة كبيرة. إذا لم تتمكن من الرد على الفور ، فلا تزال بحاجة إلى إرسال رسالة حول استلام الرد ، حيث تشير إلى وقت جلسة الاتصال التالية.
الزمان والمكان
يجب أن نتذكر أنه من الناحية النفسية ، فإن حدود الاستجابة في الوقت المناسب بقيمتها الحرجة هي ثمانية وأربعون ساعة. هذا إذا لم يكن هناك وظيفة آلة الرد. عندما يمر يومان ، يكون المرسل إليه بالفعل على ثقة من أن رسالته قد تركت دون مراقبة أو ، في أحسن الأحوال ، ضائعة. تحتوي قواعد خطاب الأعمال على هذه النقطة: لا تؤجل الإجابة أبدًا ، لأن هذه خسارة لا غنى عنها للعميل ، وسيبدأ الشريك في القلق والتفكير في تفكيك جميع أنواع العلاقات. في أي حال ، هذا انتهاك صارخ لأخلاقيات المراسلات التجارية. إذا كنت بحاجة إلى إرسال نفس المعلومات ، يمكنك ببساطة توسيع القائمة البريدية. يؤدي وضع جميع العناوين في حقل "إلى" إلى تقليل وقت التسليم بشكل كبير ، ويتم الحفاظ على الشفافية في الشراكات: كل شخص يتلقى الرسالة يرى القائمة مكوّنة.
وعد كبير لمواصلة الشراكات هو عبارة مهذبة "شكرا لكم مقدما". كما هو مكتوب في خطاب عمل وفي أي جزء يتم وضعه - الكل يقرر لنفسه. بالطبع ، يجب على المرسل إليه رؤيته بعد أن تم الحصول على المعلومات بالفعل والدافع للعمل. في نهاية الرسالة ، أمام كتلة الاتصال هو أفضل مكان لهذه العبارة. بالمناسبة ، حول معلومات الاتصال: يجب أن تكون في كل حرف ، وليس فقط في الأول. لا يمكن إجبار أرقام هواتف المؤلف وموضعه وكل شيء آخر على البحث. صنع خطاب عمل لا يعتمد على مدة المراسلات. يجب دائمًا اتباع القواعد. ومن أجل عدم تخمين ما إذا كان المستلم قد تلقى الرسالة ، هناك وظيفة طلب. فقط في هذه الحالة ، يمكنك التأكد من قراءتها. يجب الحفاظ على سجل المراسلات ، ولا يمكنك كتابة رد برسالة جديدة. ومع ذلك ، عند إرسال شريط الاتصال بأكمله لحل مشكلة معينة ، من الضروري أن تتذكر ليس فقط التبعية ، ولكن أيضًا السرية. إذا كانت المعلومات الشخصية موجودة في المراسلات ، فيجب حذفها قبل قراءتها بواسطة جهات خارجية.
الخيار الأول ومقدمة
كيف تكتب خطابًا تجاريًا حتى يهتم المرسل إليه فورًا بهذه الرسالة ولا تتلاشى مصلحته حتى نهاية القراءة؟ هناك ثلاث نقاط تكاد تكون سحرية بالنسبة لأولئك الذين يستخدمونها. بادئ ذي بدء ، هذا هو الموضوع الذي يراه الشخص قبل أن يفتح رسالة بريد إلكتروني. يعتمد عليها ما إذا كان هذا سيحدث ، ما إذا كان المرسل إليه يريد أن يتعرف على الرسالة. النقطة الثانية هي أول عبارة تمهيدية تعين الشخص على القراءة. وبالطبع ، فإن النهاية مهمة. العبارة "شكرا لكم مقدما" تعمل بشكل جيد للغاية. كما هو مكتوب في خطاب عمل ، فإن النهاية هي أهم لحظة ، فهناك عدد كبير من الخيارات للعبارات النهائية ، والشيء الرئيسي هو اختيار النغمة المناسبة. من الديمقراطية "ماذا تقول؟" إلى المسؤول "ماذا سيكون رأيك في هذه المسألة؟"
الآن دعنا نحاول تحليل تفاصيل نموذج رسالة العمل.
الخيار 1
الموضوع: خطاب الأعمال
التاريخ: 02 يونيو ، الجمعة
من: إيفان بيتروف
إلى: آنا سيدوروفا
مرحبا ، مرحبا!
ندعوك لإجراء مقابلة مع أصحاب العمل في 12 يونيو في الساعة 14.00. نظرًا لأنه سيكون هناك المتقدمون الآخرون ، وقد خطط أصحاب العمل لعقد اجتماع لمدة ساعتين فقط ، فمن الأفضل عدم التأخير.
مع خالص التقدير،
إيفان بيتروف.
الخيار الثاني و afterword
الموضوع: خطاب العمل. لقاء مع أرباب العمل
التاريخ: 02 يونيو ، الجمعة
من: إيفان بيتروف
إلى: آنا سيدوروفا
مرحبا ، مرحبا!
لقد راجعنا سيرتك الذاتية بعناية وندعوك لإجراء مقابلة مع أصحاب العمل في 12 يونيو في الساعة 14.00. بما أنه سيتم إجراء مقابلات مع المتقدمين الآخرين أيضًا ، ويخطط أصحاب العمل لعقد اجتماع لمدة ساعتين فقط ، فمن الأفضل ألا تتأخر. والرجاء ، حدد في الإجابة ما إذا كنت ستأتي ، وحذر أيضًا مقدمًا إذا لم تتمكن من زيارتنا في هذا الوقت.
مع خالص التقدير،
إيفان بيتروف.
فيما يلي خطاب أعمال نموذجي حول اجتماع ، ووفقًا للخيارين المقدمين ، يصبح من الواضح على الفور أيهما أكثر فعالية. في البديل الثاني ، يتم توجيه انتباه المرسل إليه إلى موضوع الرسالة ، وهو يفهم على الفور ما سيتم مناقشته. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يجد هذه الرسالة بسهولة في غضون عشرة أيام ، بحلول وقت الاجتماع ، ببساطة من خلال النظر في الموضوع ، حتى لو كان يتلقى ما بين خمسين إلى مائة رسالة يوميًا. الموضوع يحدد تماما الرسالة. بمعنى أن هذه الرسالة تتعلق بالتحديد بالاجتماع ، وليس بالوثائق ، وليس بالمدفوعات ، وليس بالزبائن وما شابه - يشار إلى كل شيء بوضوح. تحدد العبارة التمهيدية الموقف قليلاً ، مضيفة الاحترام المتبادل للمحاورين: الأولى المحترمة والمكتوبة "مدروسة بعناية" ، بالإضافة إلى النتيجة - مقابلة ، والثاني يجب أن يكون ممتنًا لذلك. كما أنه يحتوي على سبب الرسالة. العبارة الأخيرة تلزم المرسل إليه بكتابة إجابة.
موقف العمل
تنطبق القواعد العامة لكتابة خطابات العمل على أي مراسلات ، سواء كان ذلك خطابًا يتم التفاوض بشأن اجتماع فيه ، أو يكون هذا خطاب رفض لشريك فاشل. البنية هي نفسها دائمًا تقريبًا ، يمكن تذكرها ببساطة ، ولكن المحتوى يميز المؤلف ، وفي شخصه الشركة التي يمثلها كمحاور حضاري وصحيح ومختص. تعد المراسلات في كثير من الأحيان عملاً مكلفًا ومعقدًا من الناحية العاطفية ، حيث أصبح الاتصال بالوسائل الإلكترونية واحدًا من أهم المكونات ، من حيث المبدأ ، جزء لا يتجزأ من عمل رجل أعمال.
يكتبون إلى زملائهم حول العمل ، يكتبون إلى الإدارة ، وشركاء الأعمال ، والعملاء. إنهم يكتبون إلى أشخاص معروفين ولأولئك الذين ربما لن يضطروا لرؤية شيء ما. لا توجد في الأساس متطلبات لتجميع خطابات العمل وفقًا لنموذج واحد ، فالكتب المدرسية لم تُكتب بعد ، ولكن أخلاقيات التواصل التجاري قد تطورت بالفعل ، نظرًا لأن هذا هو بالتحديد محرك الأعمال الناجحة. خطاب العمل هو بطاقة عمل لشركة تعكس وضعها الرسمي. يعتمد الأمر على المراسلات ما إذا كان التعاون سيكون مريحًا ومثمرًا ، وما إذا كان سيتم على الإطلاق. لذلك ، فإن اتباع قواعد حسن الخلق في كل رسالة هو مفتاح النجاح.
المراسلات التجارية
إن قواعد وقواعد المراسلات التجارية إلكترونيًا هي نفسها تمامًا كما يعمل مجتمع الأعمال في أي من تفاعلاته - هذه هي المحادثات الهاتفية والتفاوض وما شابه. هناك العديد من الميزات المميزة التي تضع المراسلات الإلكترونية على قدم المساواة مع الطرق الراسخة للتواصل التجاري ، وقبل كل شيء - هذه هي ضرورة الوقت. ومع ذلك ، تظل المبادئ كما هي ولا تعتمد على الإطلاق على كيفية إجراء المراسلات التجارية - سواء كانت رسالة إلكترونية أو على الورق.
1. يجب على المعارضين الاحترام المتبادل لكل من الفرد والموقف التجاري لبعضهما البعض.
2. المعارضون دائماً يهتمون بالمصالح التجارية لبعضهم البعض.
3. تحترم السرية دائما.
4. يجب أن يكون تبادل المعلومات مصحوبًا بالمواعيد المحددة.
هل تتم مراعاة هذه المبادئ إذا لم يتم تصميم حقل الموضوع أو لم يتم تنسيقه بشكل صحيح وصحيح؟ لا. المرسل لا يقدر وقت المرسل إليه ، ولا يتم تنفيذ مهمته على الفور. سيقدر العميل أو الشريك في موضوع محدد على الفور محتوى الرسالة وأولوية القراءة. من المهم أيضًا معرفة كيفية بدء خطاب العمل. هذا تحية شخصية. هذا يحدد ثقة المتحاورين ، ويعطي تركيزًا شخصيًا معينًا. تجاهل اسم المستلم أمر غير مقبول لأنه يعتبر غير صحيح.
معالجة
هنا يجب التفكير في كل شيء بأدق التفاصيل. تعد الحقول "إلى" أو "نسخ" أو - والأهم من ذلك - "نسخة مخفية الوجهة" أهم أدوات التواصل الأخلاقي وكفاءتها. لقد طورت بيئة الأعمال الحديثة بالفعل المبادئ الأساسية المتعلقة باستخدام هذه المجالات. إذا كان الاسم في حقل "إلى" مباشرةً ، فيجب على المرسل إليه الإجابة على هذه الرسالة ، حيث ينتظر مرسل هذه الإجابة لأن الرسالة ربما تكون قد طرحت أسئلة. إذا كان هناك عدة أسماء في نفس الحقل ، فهذا يعني أن المرسل سيتلقى ردودًا من كل مستلم. إذا كان الاسم موجودًا في حقل "نسخ" ، فليس من الضروري الإجابة ، حيث يحتاج المرسل فقط إلى تحديثه. ومع ذلك ، إذا كانت مادة الرسالة مهتمة وتجعلك تشارك في المراسلات ، فأنت بحاجة إلى عبارة خاصة في البداية ، والتي ستكون بمثابة علامة على الذوق السليم. أمثلة على العبارات في خطاب العمل إذا ظهر اسم المرسل إليه في حقل "نسخة": "اسمح لي أيضًا أن أتحدث عن هذه المسألة ..." ، أو "دعني أشارك في المناقشة ..." أو ، "بشكل ديمقراطي ،" آسف للتدخل ... ".
تشير الآداب بمهارة خاصة إلى الموقف عندما يكون اسم المرسل إليه في الحقل "مخفية". في هذه الحالة ، تكون أخلاقيات العمل أكثر عرضة من أي وقت مضى ، نظرًا لأن هذا يُنظر إليه كأداة للمعلومات السرية والتحكم. لا أحد يرى هؤلاء المستلمين. وهم يرون الجميع وكل شيء. تحظر العديد من الشركات في مراسلات الشركات هذه الأداة لأنها حريصة على أخلاقيات العمل. المرة الوحيدة التي يُسمح فيها بذلك هي من خلال الدعوات الجماعية (الذكرى السنوية أو حدث الشركة أو الاجتماع المهم أو المفاوضات) ، وفي هذه الحالة ستذهب العناصر إلى العديد من العناوين ، ولكن لن يرى أي مستلم عنوان البريد الإلكتروني لشخص آخر. بطبيعة الحال ، لا يدخل المستلمون من حقل مخفية في المراسلات.
المحتوى المعلوماتي
التنسيق والبنية والحجم واللغة - كل هذا يتعلق بالعمل الصحيح مع المعلومات. خصوصية وطبيعة تقديمها هي أيضًا أداة ومؤشر على الرغبة في المراسلات والقدرة على تكوين نص مختص من الرسالة - باحترام وبشكل صحيح قدر الإمكان فيما يتعلق بالمرسل إليه. أفضل ما يمكن إدراكه هو النص في وحدة التخزين التي تناسبها على شاشة واحدة ، أي تنسيق ورقة A4. يجب ألا يتجاوز حجم المرفقات المرسلة بحرف ثلاثة ميجابايت ، لأنه قد لا يتم تفويتها بواسطة خادم البريد الخاص بالمستلم. لن تتسبب الملفات التي يتم إرسالها في حدوث مشاكل للمستلم في حالة استخدام ترميزات rar أو Zip. يجب وضع نص الإجابة في الأعلى ، وليس في الجزء السفلي ، أي في بداية الرسالة ، مما سيوفر المستلم من عمليات البحث.
لا يمكن كتابة الإجابة ، كما سبق ذكره أعلاه ، كحرف جديد ، يجب عليك حفظ سجل المراسلات حتى لا يبحث المرسل إليه عن الرسالة الأصلية. يجب أن تكون لغة الكتابة التجارية بسيطة ومفهومة قدر الإمكان ، مع الحد الأدنى من استخدام المفردات الداخلية للشركات والمفردات المهنية واللغة العامية والإنجليزية والمختصرات. ومع ذلك ، من الممكن تطبيق كل هذا داخل الشركة خلال المراسلات ، حيث أنه بهذه الطريقة يتم زيادة كل من الكفاءة وسرعة الاتصال بشكل كبير ، وبالتالي فهي تعتبر مقبولة وأخلاقية تمامًا. تتكون المراسلات الداخلية عادةً من الاختصارات وتتكون اللغات العامية بالكامل تقريبًا. ولكن في التواصل مع الشركاء الخارجيين أو عملاء الأعمال ، لا تحدث مثل هذه الحالات مطلقًا.
قليلا عن الشروط
من المستحيل في بعض الأحيان الاستغناء عن المصطلحات ، خاصة في الشركات المتخصصة. سؤال آخر هو أن الكلمات اللازمة التي أدخلت في سياق العمل تحتاج إلى شرح ، ويجب تعليم المحاور كيفية استخدامها. على سبيل المثال ، يريد العميل الإعلان عن منتجاته على الإنترنت ، والمدير الذي يقوم ببيع هذه الخدمات يكتب عبارات غير مفهومة تمامًا لأي شخص خارجي مع بعض المنعطفات مثل "الكلمات الرئيسية" و "لافتة السياق" وما إلى ذلك. ومع ذلك ، لا يمكنك الاستغناء عنها ، وبالتالي عليك تدريب العميل.
