أصبحت المدفوعات عبر الإنترنت شائعة منذ فترة طويلة ، لكن تبادل المستندات ، خاصة بين الأفراد ، لا يزال في شكل ورقي. تم تصميم توقيع إلكتروني مؤهل لحل هذه المشكلة وتسهيل تبادل المستندات. تعمل الكيانات القانونية مع EDS لفترة طويلة ، ويستخدمها رواد الأعمال الأفراد لنقل بعض البيانات (على سبيل المثال ، ضريبة القيمة المضافة عند استئجار المباني الحكومية) ، بينما يمكن للأفراد استخدام توقيعهم للوصول إلى موقع خدمات الدولة. كيفية الحصول على توقيع إلكتروني مؤهل محسّن وما هي الفوائد التي يوفرها؟
ما هذا
التوقيع الإلكتروني المؤهل هو التفاصيل التي تؤكد حقيقة المستند الإلكتروني ، وعدم وجود تشوهات فيه منذ تثبيت التوقيع فعليًا. كما يسمح لك بإثبات ملكية المستند. يمكن الحصول على مثل هذه التفاصيل فقط نتيجة التحويل المشفر للرمز والمعلومات.
شهادة التوقيع الإلكتروني هي وثيقة تؤكد الحق في امتلاك مفتاح عام للتوقيع الإلكتروني. يمكن الحصول على الشهادة فقط في المرجع المصدق (CA) (مركز الشهادات) أو في مكتب ممثليهم المعتمدين.
صاحب الشهادة هو فرد حصل على شهادة توقيع إلكتروني باسمه. يتم تزويد كل مالك الشهادة بمفتاحين: العام والخاص. يتم التحقق من التوقيعات الإلكترونية باستخدام المفتاح العمومي. وهو ، بدوره ، يرتبط بمفتاح خاص ، يتم من خلاله إنشاء التوقيع الإلكتروني وتوقيع المستند.
تصنيف
إن التوقيع الإلكتروني البسيط ، كما يوحي الاسم ، هو أبسط نسخة من EDS. كما يستخدم كلمات مرور أو أكواد أو وسائل أخرى تؤكد تكوين التوقيع من قبل المالك.
لا يمكن الحصول على توقيع إلكتروني محسّن غير مؤهل إلا باستخدام تحويل معلومات التشفير. هنا لا يمكنك الاستغناء عن مفتاح التوقيع الخاص. من خلال هذا التوقيع الإلكتروني ، لا يمكن تحديد هوية الشخص الذي وقّع المستند فحسب ، ولكن أيضًا اكتشاف التغييرات التي تم إجراؤها بعد التوقيع.
يحتوي التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز على كل علامات عدم التأهيل. الاختلاف الوحيد هو أنه من أجل التحقق من إنشاء واستخدام أكثر جدية لحماية التشفير ، يجب أن تكون معتمدة من قبل FSB روسيا. بالإضافة إلى ذلك ، هناك فرق: لا يمكن إصدار شهادة مؤهلة للتوقيع الإلكتروني إلا في مركز إصدار الشهادات الذي حصل على الاعتماد. يمكن الاطلاع على قائمة المراجع المصدقة المعتمدة على موقع خدمات الدولة.
مساواة
يعترف القانون الاتحادي رقم 63 بوثيقة موقعة من أي توقيع إلكتروني ، بسيطة ومُحسّنة ، مساوية لوثيقة ورقية موقعة يدويًا. ومع ذلك ، هناك ميزة واحدة: بين الأطراف التي تجري تبادلًا إلكترونيًا للوثائق ، يجب توقيع اتفاقية مسبقًا.
التوقيع المؤهل هو أيضًا مثيل للتوقيع المصنوع بيد واحدة ، ومع ذلك ، يمكن أن يحل محل ختم المنظمة. تعترف السلطات التنظيمية بالقوة القانونية للوثائق الموقعة بواسطة توقيع رقمي مؤهل. يمكن استخدامها في المحكمة.
مجال التطبيق
بادئ ذي بدء ، هذا ، بالطبع ، هو إدارة الوثائق الإلكترونية. ستساعد التوقيعات الإلكترونية في إنشاء تبادل خارجي وداخلي للوثائق في جميع الحالات عندما يكون التوقيع المكتوب بخط اليد مطلوبًا.
تستخدم الإدارة الداخلية للوثائق التوقيعات الإلكترونية غير المؤهلة والمؤهلة للمصادقة على الاتفاقيات والوثائق الأخرى التي تنظم العمليات الداخلية للمنظمة والموافقة عليها. على سبيل المثال ، إذا قام أحد المديرين بتوقيع اتفاق بالتوقيع الإلكتروني ونقله إلى التنفيذ.
العامل الرئيسي
مع إدارة المستندات الخارجية ، يعد وجود توقيع إلكتروني مؤهل شرطًا مهمًا للغاية ، لأنه هو الضامن للقوة القانونية. في حالات أخرى ، لا تعترف السلطات التنظيمية بالمستند الإلكتروني باعتباره المستند الأصلي ، مما يعني أنه لا يتمتع بأي قوة قانونية ولا يمكن استخدامه في الإجراءات القانونية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تخزين مستند موقّع بواسطة توقيع رقمي مؤهل محسّن في أرشيف رقمي ، بينما سيتم الحفاظ على شرعيته.
يمكن استخدام EDS لتقديم التقارير إلى السلطات التنظيمية. قدّر الكثيرون بالفعل مدى سرعة وراحة إعداد التقارير الإلكترونية. علاوة على ذلك ، يمكن لكل مؤسسة اختيار الطريقة الأكثر ملاءمة لنفسها ، سواء كانت منتجات 1C أو برامج منفصلة أو مواقع FSS و Federal Tax Service. إن الشهادة المؤهلة لمفتاح التوقيع الإلكتروني هي أساس أي من هذه الإجراءات ، ويجب إصدارها من قبل سلطة تصديق معتمدة أو معتمدة. لكن طريقة الإرسال ليست حرجة.
تلقي الخدمات العامة
يمكن لجميع مواطني الاتحاد الروسي الحصول على توقيع إلكتروني لاستخدامه في تلقي الخدمات العامة ، ومع ذلك ، فإن الشهادة المؤهلة للتحقق من التوقيع الإلكتروني في هذه الحالة غير مطلوبة: أبسط أنظمة EDS غير المؤهلة ستكون كافية ، فهي مناسبة تمامًا لاحتياجات الفرد. بمساعدة ذلك ، يمكن لأي مواطن التوقيع على طلب إلكتروني ، والذي يمكن إرساله إلى السلطة التنفيذية إذا كان تدفق المستندات هذا ممكنًا.
كيفية الحصول على توقيع إلكتروني مؤهل للفرد؟ أسهل طريقة للحصول على بطاقة إلكترونية عالمية ، والتي تم إصدارها من 1 يناير 2013 ولديها توقيع إلكتروني مؤهل مُحسّن مدمج. مثل هذه البطاقة هي أداة تعريف فريدة للمواطن ، وبمساعدتها من الممكن دفع مختلف الخدمات العامة وطلبها وتلقيها عبر الإنترنت. تم تصميم البطاقة ، من خلال مفهومها ، لتحل محل العديد من المستندات ، مثل شهادة التقاعد والسياسة الطبية ، لدمجها مع محفظة إلكترونية ، تذكرة سفر وتوقيع إلكتروني.
باستخدام ES
يعد التوقيع الإلكتروني المؤهل المحسن مناسبًا لكل من سير العمل الداخلي وفيما بين الشركات. يمكن الحصول عليها من سلطة التصديق المعتمدة من قبل وزارة الاتصالات اللاسلكية. يحمي المستند من التغييرات ويؤكد نزاهته وتأليفه.
يمكن أن يساعد ES المؤهل المحسن في حل مجموعة واسعة من المشكلات. على سبيل المثال ، يتم استخدامه للإبلاغ إلى السلطات الضريبية ولتبادل المستندات الإلكترونية. يحتوي هذا الإصدار من الشهادة على أكبر عدد ممكن من الوظائف ، لكن هذا لا يعني أنه من الأنسب لكل مؤسسة استخدامها. أولاً ، يعتمد سعر الشهادة مباشرةً على عدد الوظائف. ثانياً ، عند اختيار شهادة أقل فاعلية ، تحتاج إلى التأكد من أن القدرات المتاحة تفي بالكامل باحتياجات المؤسسة.
هناك أيضًا مواقف يتم فيها تحديد نوع الشهادة المستخدم من قِبل الطرف الذي يتلقى المستند. على سبيل المثال ، لا يوجد مشغلون لإدارة المستندات يقبلون الشهادات إلا من مركز التصديق الخاص بهم ، لذلك عند اختيار الشهادة ، يجب عليك أيضًا التأكد من عدم وجود قيود على استخدامها في نظام المعلومات اللازم.
فوائد التبادل الإلكتروني للوثائق
نظرًا لأن جميع المنظمات والشركات لديها الآن فرصة لتنظيم تبادل المستندات الإلكترونية الملزمة قانونًا ، فإن الأمر يستحق مناقشة مزايا هذه العملية.
بادئ ذي بدء ، هذه هي سرعة تسليم الوثائق. بغض النظر عن عنوان الطرف المقابل ، فإن وقت التسليم للمستندات سيكون أقل بعشر مرات من المستندات الورقية المعتادة. استخدام المستندات الإلكترونية يقلل أيضًا من التكاليف المرتبطة بإعداد ونقل النسخ الورقية.
هناك فوائد اقتصادية أكثر خطورة ، لأن الإدارة الإلكترونية للوثائق تنطوي على تسارع كبير في العمليات التجارية. أبسط مثال على ذلك هو الختام السريع للمعاملات وتنشيطها ، والذي يتم من خلاله تحقيق تدفق نقدي أكبر. وهذا يعني أنه بعد إنشاء إدارة مستندات إلكترونية ، ستتمكن الشركة من زيادة الأرباح لكل وحدة زمنية.
أتمتة
أيضًا ، يمكن أن يؤدي استخدام مفتاح توقيع إلكتروني مؤهل إلى تقليل وقت معالجة المستندات وإرسالها وإتمام هذه العملية تلقائيًا. وفقًا للقانون ، فإن الرسائل التي تتطلب قوة قانونية ، والفواتير ، وسندات الشحن ، والفواتير ، وأعمال العمل المنجزة ، وأعمال تقديم الخدمات ، والفواتير ، وأعمال تسوية التسويات المتبادلة ، ومذكرات الشحنة قد تشارك في تبادل مشترك بين الشركات ، وفقًا للقانون.
نظرًا لسرعة وموثوقية التبادل الإلكتروني للوثائق ، لا يمكن للشركات القلق بشأن الإبلاغ البسيط وفي الوقت المناسب إلى السلطات الضريبية. كما يسمح لك بحفظ جزء من المال.
عوامل مهمة
يكون تدفق المستندات بين الشركات في شكل إلكتروني منطقيًا فقط إذا كان لكل مستند قوة قانونية ويمكن استخدامه في المحكمة أو في حالات أخرى. لإعطاء أهمية قانونية للمستند الإلكتروني ، من الضروري حل بعض المشاكل. أولاً ، عملية توقيع وإرسال مستند إلكتروني إلى المقاولين ، وثانياً ، قبول والتحقق من توقيع إلكتروني مؤهل على المستندات الواردة من المقاولين. ثالثًا ، من الضروري تنظيم تخزين ومعالجة المستندات الموقعة بالفعل وتخزين الأرشيف والتنقل عليها. رابعا ، من المهم ضمان الحفاظ على شرعية الوثائق في التخزين المحفوظ.
حل بسيط
لحل المشكلتين الأوليين ، يمكنك استخدام خدمات التبادل بين الشركات ، والتي تتم إدارتها بواسطة مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية. عند اختيار هذه الخدمة ، من الضروري مراعاة بعض العوامل ، مثل توفر التراخيص المناسبة للمشغل ، والقدرة على دمج خدمة التبادل في نظام معلومات الشركة وشحن المستندات.
يمكن حل مهمتين أخريين باستخدام نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق ، والذي يحتوي بالفعل على جميع الوظائف اللازمة. إذا حدث التكوين الأولي للمستندات في نظام المحاسبة ، فيمكنك دمج نظام إدارة المستندات الإلكتروني فيه.
في حالة عدم وجود مثل هذا النظام ، يمكن تعيين هذه المهام جزئيًا إلى مشغل خدمة التبادل.