ما هو التبادل الإلكتروني للبيانات؟ إدارة الوثائق الإلكترونية: المفهوم ، التطبيق ، الوظائف

ردًا على السؤال: "ما هو التبادل الإلكتروني للبيانات؟" يتم إعطاء رحلة قصيرة في تاريخ سير العمل ، ويتم تحديد أنواع والغرض من التداول الداخلي والخارجي لوثائق المنظمة. تم الكشف عن عوامل نجاح تنفيذ أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات في المؤسسة ودور إدارة الوثائق الإلكترونية كوسيلة لتحسين المشتريات. تعتبر التوقيعات الإلكترونية ومراكز إصدار الشهادات والمشغلين من المكونات الرئيسية لل EDI. يتم تقديم تنظيم سير العمل مع الجهات الحكومية كوسيلة لتقليل الوقت والتكلفة. يتم إعطاء نظام EDM لحكومة موسكو كمثال على تنفيذ سير العمل اللاورقي على نطاق المدن الكبرى.

ما هو ايدو؟

تدفق المستندات - حركة مستندات المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى الانتهاء من التنفيذ أو الإرسال ؛ مجموعة من العمل مع الوثائق: الاستقبال ، التسجيل ، البريد ، مراقبة التنفيذ ، تشكيل الحالات ، تخزين وإعادة استخدام الوثائق ، العمل المرجعي. مفهوم إدارة الوثائق الإلكترونية ثابت في معيار الدولة. يعطي تعريفًا صارمًا ولكنه ضيق:

الإدارة الإلكترونية للوثائق (EDF) هي آلية واحدة للتعامل مع الوثائق المقدمة في شكل إلكتروني ، مع تنفيذ مفهوم "الأوراق اللاورقية".

(غوست آر 7.0.8-2013).

سير العمل: من أقراص الطين إلى الصناعة 4.0

ظهرت أنظمة إدارة الوثائق الأولى مع اختراع الكتابة ، أو بالأحرى ، الكتابة الرمزية. لاحظ رب الأسرة مع وجود قطع على لوح خشبي عدد أكياس الحبوب التي تم جمعها ولد الحملان. يمكن اعتبار هذا بداية سير العمل الداخلي للمؤسسة.

قام الكهنة والمسؤولون الآشوريون في الممالك الصينية القديمة ، بعد تلقي كتابات من المخترعين ، بتكييفها على الفور مع مهمة الإدارة العامة - جمع الضرائب ، وتدوين القوانين ، وإرسال الأوامر إلى المحافظين والدبلوماسية. تم سير العمل هذا بشكل أو بآخر.

كان بالفعل تدفق المستندات بين الولايات وحتى الولايات.

مع تطور الحضارة ، أصبحت قواعد تبادل المعلومات المسجلة على وسيط أكثر تعقيدًا. جاءت الثورة الأولى في سير العمل مع اختراع الورق ذي الأسعار المعقولة. كتب الكتاب الأكثر أهمية على مخطوطات الرق ، مضروبة في العدد وشكلوا جماهير المسؤولين من الرتب الدنيا - وليس صانعي القرار ، ولكن نسخ وثائق الآخرين ، وعمل نسخ ، وإصدار شهادات ، وكتابة الطلبات ، مع مراعاة الوثائق التي تدفقت في المجلات وتسليم الأوراق الهامة إلى قسم آخر.

وفي تلك اللحظة بالذات ، سعاة ، سعاة ، سعاة ... يمكنك أن تتخيل خمسة وثلاثين ألف سعاة وحدها!

أ. جريبويدوف

تلقت البيروقراطية ، باعتبارها تكنولوجيا إدارة ، أداة ذات قوة هائلة. في بعض الأحيان ، سحق الدولة والاقتصاد والمجتمع.

جاءت الثورة الثانية مع اختراع الآلات الكاتبة. لم تتغير تكنولوجيا الإدارة ؛ زادت إنتاجية البيروقراطيين وقوتهم.

الثالث - مع ظهور أجهزة الكمبيوتر والبريد الإلكتروني. في المرحلة الأولى التي تنتهي اليوم ، تغيرت تقنيات إنتاج وتسليم المستندات. ظلت تقنيات الإدارة على حالها تقريبًا. لقد استوعبت البيروقراطية هذه الثورة. في هذه المرحلة ظهر مفهوم التبادل الإلكتروني للبيانات. في البداية ، استنسخت الإدارة الإلكترونية للوثائق بدقة جميع عمليات الإدارة وإجراءاتها وطرق تداول الوثائق التقليدية.

الرابعة - القادمة وطرق الباب. جوهرها هو أن البرامج والأجهزة تبدأ في تبادل البيانات واتخاذ القرارات دون تدخل بشري. تطلب الثلاجة تسليم المنتجات ، ويتلقى نظام الفئة RTE (المؤسسة في الوقت الفعلي) الطلبات وشراء المواد الخام وإعادة تكوين خط الإنتاج وشحن المنتجات إلى العميل. في هذه المرحلة ، تحصل البشرية على فرصة للتخلص من جيوش الكتّاب الذين لا يتخذون القرارات ولا ينتجون قيمة مضافة. الشركات المتقدمة والدول تفعل هذا بالفعل.

مكان أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات بين نظم المعلومات

اعتمادًا على درجة نضج نظام المعلومات في المؤسسة أو المؤسسة ، يمكن لنظام EDI أن يكون:

• يقوم منتج البرنامج المنفصل بشكل منفصل أحيانًا بتبادل البيانات مع الأنظمة الفرعية الأخرى عبر واجهات أو يدويًا.
• برنامج منفصل ، مدمج بعمق مع نظام إدارة المؤسسة ، يتم تنظيم تبادل البيانات عبر الإنترنت أو عند وقوع حدث معين.
• الوحدة النمطية لنظام إدارة المؤسسات الكبيرة (فئة ERP أو PLM).

من بين الأنظمة المقدمة في السوق العالمية ، تحتل أنظمة EDI مكانًا بين أنظمة تدفق العمل وأنظمة إدارة السجلات.

نادراً ما ينجح التنفيذ المباشر لإدارة المستندات الإلكترونية القائمة على الأنظمة الغربية في مؤسسة (مؤسسة) روسية. تعتبر النظرة العامة والاختلافات الأخلاقية بين نماذج الأعمال ونماذج الخدمة كبيرة للغاية. تتمثل عقبة اللمس أيضًا في الحب الروسي المؤثر للبيروقراطية ، ليس كتقنية ووسيلة ، ولكن كهدف مكتفي ذاتيًا لكاتب أو مسؤول.

إدارة الوثائق الإلكترونية: الأنواع والغرض منها

ينقسم تداول وثائق المؤسسة أو المؤسسة إلى نوعين رئيسيين - خارجي وداخلي. تاريخيا ، وضعت أتمتة سير العمل الداخلي لأول مرة.

في بيئة معلومات مبنية جيدًا لمؤسسة أو مؤسسة ، تكون جميع النظم الفرعية لإدارة المستندات مترابطة ، وتتبادل البيانات مع بعضها البعض ومجهزة بنظام الإسناد الترافقي. لذلك ، على سبيل المثال ، النص النهائي المتفق عليه للعقد متاح للوجستيات لتشكيل طلبات الدفع ، والممولين من أجل السيطرة ، والتقنيين والمصممين - من حيث الاختصاصات ، إلخ.

الغرض الرئيسي من نظام التبادل الإلكتروني للبيانات الداخلي هو تزويد المشاركين في النظام بالمعلومات اللازمة لعملهم واعتماد القرارات الإدارية والتقنية والمالية وشؤون الموظفين. يعد تنظيم التحكم في تنفيذ القرارات المتخذة من أهم وظائف EDI. الإدارة الإلكترونية للوثائق هي أيضًا وسيلة لتنظيم أرشيف إلكتروني.

يحتوي EDI الخارجي على وظائف إضافية - فهو يسمح للمؤسسات بتبادل المستندات المهمة من الناحية القانونية والمالية من خلال قنوات الاتصال. يتم لعب دور مهم هنا عن طريق التوقيع الإلكتروني ، والذي يسمح بتحديد المرسل أكثر موثوقية من التوقيعات والطوابع المعتادة على المستندات التقليدية.

أتمتة سير العمل داخل المؤسسة

في وقت اتخاذ القرار بشأن التشغيل الآلي ، تمتلك الشركة نظامًا لسير العمل الورقي. يقوم الموظفون بإنشاء مستندات في برامج مختلفة ، وإرسالها إلى بعضهم البعض عن طريق البريد الإلكتروني. له مستوى معين من النضج وينعكس في الوثائق التنظيمية: اللوائح والتعليمات واللوائح.

يجب على الفريق الذي سيشارك في الأتمتة أن يدرس بالتأكيد مجموعة هذه الوثائق ، وأن يفهم مقدار ما تعكسه عمليات الأعمال التي تطورت بالفعل في المؤسسة. في نظام إدارة المستندات الإلكتروني ، يجب أن يعكس كل تدفق معلومات التدفق الحقيقي:

• المواد.
• المالية.
• العمل.

وتخدم عملية تجارية محددة.

لا ينبغي تنفيذ نموذج الأعمال الذي تم إنشاؤه على أساس هذا التحليل في نظام المعلومات فحسب ، بل يجب أن ينعكس أيضًا في الوثائق التنظيمية المحدثة.

يقوم موظفو المؤسسة بإنشاء معظم الوثائق في شكل إلكتروني في برامج مختلفة ، وإرسالها إلى بعضهم البعض عن طريق البريد الإلكتروني. يتم تنظيم شكل الوثائق ، ومع ذلك ، فإن قواعد مثل هذه المراسلات ، وتوقيت ومضمون رد الفعل ليست رسمية للغاية. يمكن أن يسمى هذا بالفعل نظام EDI على المستوى الجنيني للتنمية. الآن يمكننا التحدث عن أتمتة الإدارة الإلكترونية للوثائق - بناء نظام لإنشاء وتعبئة ومعالجة وتوجيه الوثائق الإلكترونية. ستكون الإضافة المهمة للنظام بمثابة نظام فرعي لمراقبة الأداء وإعداد التقارير.

إذا كان نضج العمليات في المؤسسة كافياً ، فهناك كل فرصة لنجاح الانتقال إلى الإدارة الإلكترونية للوثائق. عامل النجاح الرئيسي في التنفيذ هو موظفي المؤسسة. كما أنها تشكل الخطر الرئيسي.

أثناء تنظيم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ، يتعين على فريق التنفيذ تعديل ليس فقط أشكال المستندات وطرق الموافقة القياسية ، ولكن في كثير من الأحيان - المنطق الأساسي للنظام. خلاف ذلك ، من المستحيل تلبية متطلبات العميل المقتنع بأن العمليات التجارية التي تطورت تاريخيا في مؤسستهم لا يمكن تحسينها ولا يمكن لمسها في أي حال.

تؤدي مثل هذه التسوية إلى ارتفاع سعر كل من التنفيذ نفسه ودعم النظام - يتحول كل تثبيت تحديثات من البائع إلى تطبيق مصغر. يتم تقليل جودة النظام.

كما أوضحت مجموعة Gartner ، فإن عمليات الأعمال الفريدة حقًا ، مثل تلك التي تمنح الشركة ميزة تنافسية ، تقل عن 1 إلى 5٪ في الشركات الرائدة. العمليات المتبقية ، دون المساس بالمنظمة ، يمكن (ويجب) استبدالها بعمليات قياسية من تكوين النظام الأساسي.

في الواقع ، التكوين الأساسي هو التجربة المعممة للمؤسسات الأكثر نجاحًا في هذه الصناعة. الانتقال إلى العمليات التجارية القياسية يؤدي إلى انخفاض تكاليف المعاملات وزيادة في الكفاءة التجارية الشاملة. ستكون إدارة المستندات الإلكترونية سهلة ومريحة. هذا سوف يدفع بالكامل للجهد لمرة واحدة من أجل التغيير التنظيمي ، والتكيف التنظيمي ، وتدريب الموظفين. أثناء التدريب ، من الضروري أن توضح للمستخدمين بصبر وثبات ماهية EDI وكيف ستغير حياتهم وحياة المؤسسة بأكملها للأفضل.

التبادل الإلكتروني للبيانات بين المؤسسات. النظم الايكولوجية لسير العمل

ظهرت أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) في الغرب في السبعينيات من القرن العشرين.

لقد قاموا بتداول المستندات الإلكترونية بين المنظمات ، وسمحوا للشركات بتقديم وتلقي الطلبات في السوق ، وترتيب شحن المنتجات المصنعة إلى العميل ، وإنشاء مستندات لوجستية ومالية مناسبة في شكل إلكتروني.

إذا لزم الأمر ، فقد تم إعداد المستندات الورقية في نهاية الشهر أو الربع ، ولم يبطئ تشكيلها وتسليمها وقبولها وتسليمها مرة أخرى من العملية التجارية والإنتاجية. في الوقت نفسه ، تم تشكيل معيار تبادل بيانات التبادل الإلكتروني للبيانات ، والذي نجا من تنفيذ XML.

الاتصال بنظام إدارة الوثائق الإلكترونية تسارع EDI بشكل كبير في الأنشطة التجارية والإنتاجية للشركات.

التبادل الإلكتروني للبيانات مع الحكومة

نشأت أيضا في الغرب. تمكنت موضوعات النشاط المالي والاقتصادي من تقديم إعلان الدخل إلكترونيًا في نهاية القرن الماضي. في القرن العشرين ، حصل الممثلون الروس أيضًا على هذه الفرصة. في السنوات الأخيرة ، أصبح تقديم المعلومات إلى مصلحة الضرائب ، وصندوق المعاشات التقاعدية (صندوق المعاشات التقاعدية) ، وتفتيش العمل في شكل إلكتروني إلزاميًا ، أولاً للعموم ، ثم للوسط ، وفي المراحل الأخيرة - للمؤسسات والمؤسسات الصغيرة.

يتعين على الشركات إبرام اتفاق مع وحدة المعلومات المالية بشأن الإدارة الإلكترونية للوثائق. كما حصل المواطنون على فرصة لترجمة اتصالاتهم مع مكتب الضرائب في شكل إلكتروني. كل عام تزداد شعبية هذه الخدمات بين السكان.

عناصر أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات الخارجية

عميل - منظمة أو فرد يشارك في التبادل الإلكتروني للبيانات وله توقيع إلكتروني. يوفر مشغل EDI لعملائه منصة لتبادل المستندات.

التوقيع الإلكتروني (ES) - مجموعة بيانات مشكلة خصيصًا تتيح لك التعرف بشكل فريد على EDI المشارك. هذه المجموعة مرفقة بمستند إلكتروني وتؤكد صحتها.

التوقيع الإلكتروني هو معلومات في شكل إلكتروني مرفقة بمعلومات أخرى في شكل إلكتروني (معلومات موقعة) أو مرتبطة بطريقة أخرى بهذه المعلومات وتستخدم لتحديد الموقع على المعلومات (القانون الاتحادي المؤرخ 6 أبريل 2011 رقم 63-FZ "على التوقيع الإلكتروني ")

يتم قبول ثلاث فئات من التوقيع الإلكتروني في الاتحاد الروسي. أنها تختلف في مستوى الحماية والغرض.

• توقيع بسيط - يشهد على أن المستند قد تم إرساله من قبل شخص معين - صاحب هذا التوقيع. يتم استخدامه لتأكيد هوية مرسل البريد الإلكتروني إلى عنوان المؤسسات الرسمية على مختلف المستويات أو مسؤولين محددين.
• التوقيع المحسن غير المشروط - يشهد على كل من إرسال مستند إلكتروني من قبل شخص معين وحقيقة أنه لم يتم إجراء أي تغييرات على المستند من لحظة التوقيع. يتم استخدامه عند التصديق على المستندات التي تكون الطباعة اختيارية لها. يتم إنشاء هذا التوقيع باستخدام أدوات التشفير ، ويُسمح بالشهادات التي تصدرها سلطة إصدار الشهادات غير المعتمدة.
• يتم إنشاء التوقيع الإلكتروني المؤهل المحسن (CEP) باستخدام برنامج تشفير معتمد من FSB. يستخدم CEP شهادة من مرجع مصدق معتمد يعمل كضامن لصحة التوقيع. ED موقعة من قبل CEP لها حقوق متساوية مع مستند على الورق معتمد بالتوقيع الشخصي. الاحتجاج CEP ممكن فقط بأمر من المحكمة. يستخدم CEP للتفاعل بين الوكالات الحكومية باستخدام نظم معلومات الدولة

المرجع المصدق (CA) - مؤسسة حكومية أو عامة تصدر التواقيع الإلكترونية (شهادات).

يتم قبول سمعة CA من قبل جميع الأطراف المعنية في تداول الوثائق الإلكترونية. يصدر المرجع المصدق (CA) شهادات للمؤسسات والأفراد - مشاركين في المبيعات. أثناء المعاملات ، تؤكد CA صحة التوقيع الإلكتروني المعين.

مركز الشهادات المعتمد هو في علاقة تعاقدية مع المرجع المصدق الجذر ومطلوب من الامتثال لجميع متطلبات التشريعات في بلد الموقع.

مشغل EDI - منظمة تجارية توفر للمشاركين منصة تقنية لتنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات. يتم تنفيذ الحكم على أساس تجاري مع إبرام العقد. المشغل EDI يخضع لشهادة إلزامية في هيئات الدولة

منصة التداول الإلكترونية (ETP) عبارة عن مجموعة من قنوات الاتصال والبرامج والأجهزة ، وهي مصممة لتنظيم التجارة بين المؤسسات التجارية والحكومية ، وكذلك الأفراد.

تجمع منصة التداول الإلكترونية بين البائعين والمشترين لمختلف المنتجات والخدمات في بيئة معلومات واحدة ، مما يوفر لهم عددًا من الخدمات ذات الصلة. تقدم العديد من موارد الشبكة العالمية خدمات للجمع بين الموردين والمستهلكين ، ومساعدتهم على إبرام صفقة والعمل كضامن لمثل هذه الصفقة.

لتقليل تكاليفهم ، يمكن للمشترين تنظيم المزايدة الإلكترونية في شكل مزادات مباشرة وعكسية ، والمشتريات التنافسية ، وطلبات عروض الأسعار والعروض ، وتحسين التكاليف.يحصل البائعون على وصول سهل وسريع ومريح إلى السوق ومنصة ملائمة للترويج لمنتجاتهم.

• ETP لوضع أمر الدولة هو ETP الذي تم اختياره من قبل وزارة التنمية الاقتصادية RF و FAS للمزادات المفتوحة في شكل إلكتروني.
• ETP لبيع ممتلكات المدينين (المفلسة). أصبحوا جميع المواقع الإلكترونية التي تجري المشتريات العامة.
• ETP لوضع أوامر تحت 223-ФЗ.
• ETP للعملاء التجاريين - تقوم الشركات التجارية بتقديم العطاءات هنا وفقًا لقواعد أكثر مرونة.
• ETPs التجارية المتخصصة التي تم إنشاؤها لشركة معينة. على سبيل المثال: موقع Gazprom لبيع المنتجات البترولية.
• منصات تجارية إلكترونية متعددة التخصصات مع مجموعة عالمية من المنتجات والخدمات.

ETPs مثل Aliexpress و E-bay معروفة على نطاق واسع.

بالنسبة لهم ، يتم حماية حقوق المستهلك من قبل كل من قواعد المنصات ونظام التصنيف - كل مشتري يقيم البائع.

الخدمات الحكومية

يدمج موقع خدمات الدولة بوابات الإنترنت للعديد من الوكالات والخدمات الحكومية في بوابة واحدة موحدة. تم إنشاؤه في تطوير مفهوم الدولة "النافذة الواحدة" من أجل تبسيط التواصل مع سلطات الدولة للمواطنين. بعد تسجيل الدخول مرة واحدة باستخدام توقيع إلكتروني مؤهل ، يمكن لمواطن الاتحاد الروسي الحصول على معلومات حول:

• العقار.
• الضرائب.
• التعليم.
• فوائد التقاعد.
• لنقل.
• إلى الوثائق.

والعديد من النقاط المهمة الأخرى.

يمكنك التحقق ودفع الضرائب والغرامات والرسوم الحكومية. لدى المواطن أيضًا فرصة لطلب إصدار أي مستند رسمي أو شهادة أو جواز سفر أو تأشيرة أو شهادة ، إلخ. ولهذا ، لا يحتاج إلى الذهاب إلى المؤسسة نفسها ، أو حتى إلى المركز متعدد الوظائف - يتم تقديم الطلب إلكترونيًا ، في نفس النموذج. نسخ من الوثائق اللازمة.

بعد إعداد المستند المطلوب ، تكون زيارة واحدة إلى MFC كافية ، حيث سيتم التحقق من المستندات ، وسجل للمعلمات البيومترية (إذا لزم الأمر) وإصدار المستند المطلوب. يوفر هذا النوع من الإدارة الإلكترونية للوثائق الكثير من الوقت لكل من مواطني وموظفي المؤسسات - فهم لا يحتاجون لقضاء بعض الوقت في الاستقبال الأولي للمواطنين والمستندات ، ولإضافاتهم وتصحيحاتهم ، لا يلزم وجود شخصي أيضًا.

نظام إدارة الوثائق الإلكترونية لحكومة موسكو

في العاصمة ، تم تشكيل نظام MosEDO ويعمل بنجاح منذ عام 2011. تتم عملية التداول الإلكتروني للوثائق بمساعدة الجهات الحكومية والخدمات والمؤسسات التجارية والعامة. النظام راسخ ويتمتع بتقدير مستحق بين سكان موسكو.

يتم تنفيذ النظام وصيانته بواسطة Electronic Moscow OJSC ويوحد أكثر من 78000 مستخدم من 3000 مؤسسة. يتم نقل العمل المكتبية والتنظيمية والإدارية والإدارية لحكومة موسكو بالكامل إلى نظام MosEDO. يعد التداول الإلكتروني للمستندات لحكومة أكبر مدينة دليلًا ممتازًا على إمكانيات أنظمة EDI في الهيئات الحكومية وقابليتها للتطبيق.

مع تطور التكنولوجيا ، ستحل الإدارة الإلكترونية للوثائق محل الإدارة التقليدية في السنوات القادمة. الأسباب الرئيسية لصالح التبادل الإلكتروني للبيانات هي الأسباب التي توفرها:

• السرعة.
• منخفضة التكلفة.
• الراحة لجميع المشاركين.
• اجراءات امنية مشددة.
• السيطرة الفعالة.

بالفعل ، يتم تنفيذ معظم المشتريات في البلاد باستخدام التبادل الإلكتروني للبيانات. يتم إعداد الوثائق التقليدية بعد المعاملات المكتملة. سيتم إصدار المستندات الورقية قريبًا في الحالات الأكثر أهمية واستثنائية والسؤال "ما هو التبادل الإلكتروني للبيانات؟" أخيرا تفقد أهميتها.