Selon les lois russes, les cahiers de travail appartiennent à des formulaires de rapport stricts. Ces documents sont conservés par un employé nommé par ordre du responsable. Vous ne pouvez tout simplement pas prendre et donner du travail. Il existe un acte spécial d'acceptation et de transfert de cahiers d'exercices, dont un échantillon sera considéré.
Cadre législatif
La procédure d'enregistrement et de stockage de la main-d'œuvre est régie par des normes législatives, en particulier par un décret du gouvernement de la Fédération de Russie 225. La forme du livret de main-d'œuvre est approuvée ici, ainsi que des instructions pour la remplir.
En outre, le document contient des règles pour contrôler le mouvement de la main-d'œuvre. Un employé est tenu de tenir des journaux tels que:
- Le livre du récit du travail et des feuilles en vrac pour eux.
- Livret de revenus et de dépenses.
Le dernier magazine est ouvert pour comptabiliser les nouveaux formulaires achetés sur la base d'un bon de souscription. Et le livre de comptabilité suit le mouvement de la documentation sur l'admission et le licenciement des employés.
Pourquoi est-ce nécessaire
Comme déjà mentionné, la journalisation est la responsabilité d'un employé autorisé nommé par une commande spéciale pour l'organisation. Mais il peut arriver que cet employé tombe malade, part en vacances ou que la société se réorganise par affiliation. En conséquence, la conduite du travail sera confiée à un tiers. Et dans ce cas, il ne suffira pas de rédiger un ordre d'exécution temporaire des tâches liées à l'administration des ressources humaines. Il sera nécessaire de formuler un acte d'acceptation et de transfert des livrets de travail et des encarts.
Dans ces circonstances, toutes les parties s’intéressent à la fiabilité des données transmises. Selon l’ordonnance de l’organisation, les personnes qui envoient et qui reçoivent sont responsables de la sécurité des documents et la responsabilité administrative incombe au mauvais stockage et au mauvais entretien.
C’est pour cette raison que les parties doivent vérifier soigneusement le nombre de travailleurs et leurs encarts avec les entrées du journal.
Liquidation
Étant donné que la loi ne régit pas la forme spécifique du transfert du travail d'un employé à un autre, l'acte d'acceptation et de transfert des carnets de travail (un échantillon sera présenté ultérieurement) peut être émis sous n'importe quelle forme, mais avec une indication détaillée de toutes les données.
Si nécessaire, transférez les documents du personnel à l'organisation par le biais d'une commande. Une commission spéciale est créée. Elle prend en charge le dossier et vérifie toutes les données spécifiées dans les magasins.
La commission comprend les employés suivants:
- Chef des ressources humaines.
- Avocat
- Directeur adjoint
- Agent des ressources humaines, transfert de cas.
- Agent des ressources humaines, hôte.
En outre, sur la base de la prochaine commande, un document est élaboré sur les travaux de la commission, qui le guidera lors de la transmission des formulaires de livrets de travail et lors de la formation de l'acte.
Compilation
L'acte d'acceptation du travail, même s'il n'a pas de formes établies, doit tenir compte d'un certain nombre de conditions obligatoires. Examinons plus en détail le contenu et la forme du document. Les informations suivantes doivent être affichées dans la loi:
- les détails de l'organisation et le nom du document;
- date de formation du document et lieu de l'organisation;
- numéro de série de l'enregistrement;
- les détails de chaque employé dont le carnet de travail est conservé dans le service du personnel, la position de chaque employé doit également être indiquée;
- la série et le numéro du cahier de travail, ainsi que l'insert en cas d'existence;
- la date de réception de l'employé au travail ou de l'enregistrement du carnet de travail;
- notes concernant des informations sur le document (par exemple, absence de demande après la résiliation du contrat de travail).
Ce qui suit est une généralité de données: combien de livres de travail au total, des insertions pour eux sont fixés. Après cela, une autre table est compilée, qui affiche des informations sur les formes de travail inutilisées, ainsi que des insertions, qui sont acquises en cas de perte ou de détérioration de documents.
En conclusion, le fait de transférer à la fois les carnets de travail et les encarts, et les magazines eux-mêmes est enregistré: le mouvement des documents énumérés et leur comptabilité.
Ce qui suit est un acte d'acceptation et de transfert de cahiers d'exercices - un exemple de document.
Les légendes
Une fois que l'acte sur les documents transférés est terminé, il doit être signé par tous les représentants de la commission présents lors de l'inventaire des documents. Ainsi, les membres de la commission confirment leur accord sur la disponibilité de toute la main-d’œuvre dans l’entreprise.
De plus, l'acte d'acceptation et de transfert des cahiers de travail (l'échantillon est présenté plus tôt) doit être signé par les employés qui transmettent et reçoivent les documents. Leurs signatures figurent dans la colonne «transmis-reçu», indiquant ainsi la suppression et le transfert des pouvoirs pertinents.
Les employés dont les documents sont inventoriés ne signent pas.
La forme de l'acte, bien sûr, est seulement écrite. Cela vous évitera d’autres questions et situations doubles. Plus important encore, cette loi dégagera les employés de toute responsabilité possible en cas de maintenance incorrecte des documents relatifs au personnel.