Le processus de travail consiste à définir les tâches par le responsable et à les mettre en œuvre par un employé de l'entreprise. De temps en temps, chaque employé rédige un rapport d'avancement. La fréquence dépend des règles internes de l'entreprise, ainsi que de la forme. Ne sous-estimez pas la pertinence de ce document pour la direction.
Dans cet article, nous verrons comment rédiger correctement un rapport sur le travail effectué, un exemple de remplissage d'un document et quelques conseils pour le préparer.
Pourquoi vous devez être en mesure de rendre compte correctement du travail
Le flux de travail peut être présenté sous la forme d'un mécanisme complexe dans lequel chaque employé de l'entreprise est un engrenage. Dans cet exemple, le responsable de l'organisation est un ingénieur qui doit veiller à ce que tous les mécanismes fonctionnent correctement et le plus rapidement possible.
Dans la vraie vie, il est assez difficile pour les patrons d’évaluer la qualité du travail des employés s’ils ne voient pas les résultats de leur travail. Par conséquent, dans presque toutes les entreprises, la direction oblige chaque employé à établir régulièrement un rapport sur le travail effectué. Ce document est souvent créé avec une fréquence de 1 semaine. Ainsi, les patrons peuvent voir ce que les employés faisaient, ainsi que leur utilité pour l'entreprise.
Mauvais exemple
Le document est sous forme libre. C’est peut-être pour cette raison qu’un grand nombre de rapports ne parlent de rien à la direction ou ne font pas croire que le travailleur ne s’acquitte pas des tâches qui lui sont confiées. De plus, un employé spécifique peut être un véritable travailleur et surcharger son plan. La faute en est un rapport mal préparé sur le travail effectué. Un exemple d'un tel document est donné ci-dessous.
«Pour: le chef du département de la planification Ivanov P. M.
De: économiste de la 1ère catégorie du département de planification Petrov Yu. R.
Type de document: rapport d'avancement pour la période du 02.15.16 au 02.19.16
Ce qui suit a été complété:
- mis en œuvre heures de travail atelier de production;
- les résultats du chronométrage sont inclus dans le programme de travail;
- calculé de nouvelles normes de temps;
- Les réponses aux demandes de l'inspection du travail, ainsi que de plusieurs clients, ont été compilées
- participé à une conférence sur l'amélioration de l'efficacité du travail dans l'entreprise.
Date de compilation: 19.02.16
Signé: Petrov Yu. R. ”
Si l'employé établit un rapport sur le travail effectué de cette manière, la direction considérera qu'il n'est pas suffisamment chargé.
Quelles sont les erreurs?
L'exemple ci-dessus montre clairement les erreurs types dans la préparation de tels documents.
Les principaux sont:
- absence de liste des tâches à exécuter;
- aucun projet pour la prochaine période de rapport;
- manque de spécificité;
- il n'y a pas d'analyse;
- le manque d'initiative de l'employé est souligné par le manque d'offres dans son domaine d'activité.
Les exigences ci-dessus doivent être utilisées à la fois lors de la préparation des formulaires hebdomadaires et lors de la génération d'un rapport sur le travail effectué pour l'année.
Option appropriée
Il est probable que la première fois que vous établissez un rapport sur la qualité ne fonctionnera pas. Afin de vous faciliter la tâche, nous donnons un exemple sur la manière de rédiger un rapport sur les travaux effectués à l'intention du responsable, indiqué dans le premier exemple:
«Pour: le chef du département de la planification Ivanov P. M.
De: économiste de la 1ère catégorie du département de planification Petrov Yu. R.
Rapport sur les résultats du travail pour (02.15.16-19.02.16 gg.)
Pour la semaine du rapport, les tâches suivantes ont été définies pour moi:
- Effectuer la synchronisation du travail de l'atelier de production, pour lequel les normes de temps actuelles sont absentes ou obsolètes.
- Sur la base des mesures, préparez pour l’approbation de nouvelles normes pour les travaux de l’unité structurelle correspondante.
- Participez à une conférence sur l'amélioration de l'efficacité du travail dans l'entreprise, prévue pour le 18/02/2016, préparez des questions et des suggestions.
Toutes les tâches ont été accomplies, à savoir:
- 5 fois ont été dépensés et le même nombre de nouvelles normes ont été compilées pour le travail de l'atelier de production;
- a pris part à la conférence, mémo avec des suggestions attachées.
En outre, des travaux ont été effectués avec la documentation entrante, à savoir:
- Compilé 2 réponses aux demandes IOT.
- Réponses aux lettres de gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Pour la période du 22.02.16 au 26.02.16, un voyage d’affaires est prévu pour vérifier le travail de l’unité structurelle de la succursale de Pechersk.
Date de compilation: 19.02.16
Signature: Petrov Yu.R. ”
Convenez que cette version du rapport se lit mieux et que la direction peut voir si un des employés travaille bien.
Comment rédiger des rapports pour de plus longues périodes?
Bien sûr, une période d'une semaine pour peindre magnifiquement sur le papier n'est pas difficile. Il est plus difficile d’établir un rapport sur le travail effectué pendant un semestre ou même un an. Cependant, il est plus facile à faire que cela puisse paraître à première vue. Par exemple, si vous avez des rapports hebdomadaires pour la période requise, vous pouvez les utiliser en toute sécurité.
Volume maximum - 1 feuille A4
Dans le même temps, essayez d’agrandir légèrement l’information afin que le résultat corresponde à 1-2 pages. Dans le cas où les résultats hebdomadaires dans l'organisation ne sont pas réalisés, mais que vous deviez générer un rapport sur le travail effectué pour l'année, ne paniquez pas et combattez dans l'hystérie.
Toute l’information est autour de vous: consultez l’historique des messages dans les journaux de documents ou dans les e-mails, ouvrez le dossier contenant vos rapports, examinez les feuilles de route. Tout cela aidera à rappeler les exploits que vous avez accomplis pendant l’année de travail.
Pour résumer
Ci-dessus, nous avons donné quelques exemples sur la manière de rédiger un rapport d’avancement. L'essentiel est d'indiquer les opérations effectuées, en indiquant les caractéristiques quantitatives (tant de fois ou tel et tel nombre de pièces, etc.). Ainsi, vous informerez le guide de la quantité de travail que vous avez pu accomplir.
N'oubliez pas d'indiquer au début du rapport une liste des tâches spécifiques que vous devez remplir. L’achèvement du rapport est un élément important. Assurez-vous d'écrire ce que vous voulez réaliser au travail dans un proche avenir. De cette façon, vous montrerez que vous avez une vision plus large que celle de vos tâches immédiates et de vos fonctions qui doivent être remplies conformément à la description de travail.
Vous pouvez également considérer l'exemple ci-dessus.
Afin de faciliter la compilation de tels rapports, vous pouvez enregistrer le travail effectué quotidiennement dans un cahier ou un document électronique. Vous passerez seulement 3-5 minutes par jour sur cette bagatelle. Ce n'est pas tellement. Cependant, en raison de tels enregistrements, vous pouvez créer un rapport sur votre travail pour n'importe quelle période future sans aucun problème.
