Une lettre de motivation est un document universel utilisé dans les domaines d'activité les plus divers de l'entreprise. Une escorte correctement compilée sauvera toutes les parties de nombreuses lacunes et ambiguïtés. Comment rédiger une lettre de motivation pour les documents?
Quand est-ce nécessaire?
Le travail d'une entreprise, en particulier d'une grande entreprise, s'accompagne d'une grande variété de problèmes qui doivent le plus souvent être complétés par écrit. Les contreparties échangent des messages et des notifications, les documents étant requis par la banque, la taxe, le fonds de pension et les auditeurs. Les clients écrivent également des demandes pour une variété d'informations et de documentation.
Dans tous ces cas, une bouée de sauvetage et une lettre de motivation deviendront en même temps un visage digne de la société. Rédigé sur une forme solide, correctement compilé et exécuté correctement, il ne laissera pas seulement une impression correcte sur le destinataire, mais remplira également un certain nombre de fonctions pratiques pour l'expéditeur:
- expliquera au destinataire qui lui écrit et pourquoi;
- assumera le rôle informatif, libérant ainsi la documentation jointe de la surcharge sémantique;
- détailler la liste des documents joints;
- économiser de l'argent en éliminant le courrier inutile avec un inventaire;
- remplir le rôle de preuve compacte de la livraison de tout un tas de documents.
L'escorte habituelle avec la bonne approche peut être si utile!
Comment rédiger une lettre de motivation pour les documents?
Tout le monde ne sait pas comment écrire une lettre de motivation pour les documents, même si c'est important.
La compilation de «l’escorte» doit commencer par une phrase d’introduction: indiquez le numéro de la demande entrante ou énoncez l’essence de la question sur laquelle la correspondance est en cours. Dans les paragraphes suivants de la lettre, il est logique d'indiquer les motifs du document: actes juridiques réglementaires, clauses du contrat, actes d'inspection, instructions des autorités de réglementation, etc.
La déclaration se termine par une demande, une offre ou une demande. Une fois le texte compilé, une liste des pièces jointes avec la numérotation, le nom et les détails, ainsi que le nombre de feuilles attachées est indiquée.
Détails requis de la lettre d'accompagnement aux documents
Comment écrire une lettre d'accompagnement aux documents, nous avons discuté ci-dessus. Parlons maintenant un peu de sa conception.
- Le "cap" du document. Ici sont indiqués les postes du responsable principal ou autre représentant du destinataire, le nom de la société ou le nom complet, prénom et nom patronymique de la personne privée adresse complète et code postal.
- Date de compilation de la lettre d'accompagnement, et si l'expéditeur est une personne morale, le numéro d'enregistrement sortant.
- S'adresser au destinataire conformément aux règles de la lettre commerciale. Que ce soit une personne privée ou le chef d’entreprise, ils s’adressent à lui par son prénom et son patronyme, ajoutant que le recours est "respecté".
- Liste détaillée des documents joints, parce que le nom lui-même implique que la lettre "accompagne" un certain départ fondamental.
- La lettre est signée par la première personne ou plénipotentiaire de l'organisation à laquelle le responsable se voit accorder un tel droit. Si la lettre provient d'une personne privée, l'expéditeur ou son représentant par procuration signe «l'accompagnateur». Avant de signer, il est d'usage d'ajouter manuellement l'assurance «avec respect».
- Nom, initiales et moyens de communication de l'interprète.
Ce sont les exigences de base pour la forme de la lettre.
Exemple de lettre de motivation aux documents
Un excellent point de référence dans la préparation sera un échantillon de lettre de motivation à des documents qui a fait ses preuves. Bien sûr, son contenu variera en fonction des besoins du compilateur, mais le canevas global reste inchangé.
Chef de l'inspection des impôts de Goloseevsk
Khitrun I.V.
st. Vasilyevskaya, 3 ans,
Kukino - 31005
N ° 562 du 04/05/2015
Cher Ivan Vasilievich!
Pour votre commande n ° 12/389 du 04/01/2015 relative à la délivrance d'une inspection sur site non prévue, nous vous informons des éléments suivants.
Une partie des documents relatifs aux relations juridiques contractuelles avec la société d'état d'urgence "Gedeon" a été saisie sur la base du protocole de saisie du 03/02/2015 (une copie est jointe). Les documents à la disposition de l'entreprise vous sont envoyés sous forme de copies certifiées conformes conformément à l'annexe.
Application (total 6 litres):
- Copie ordre de paiement avec une marque de la banque n ° 3 datée du 15/01/15 - par 1 litre.
- Une copie de l'ordre de paiement avec la marque de la banque n ° 6 du 14/02/15 - 1 litre.
- Copie rapport de rapprochement en vertu du contrat de fourniture n ° 56 / P du 12.15.14 - par 1 litre.
- Une copie du protocole de saisie en date du 03/02/15 - 3 litres.
Cordialement
Directeur de l'entreprise d'État "Usine de traitement de la viande de Goloseevsky"
Golokhvastov F.E.
Artiste: Pupko A.V.
(067)4658291
Une telle «escorte» convient à de nombreux documents sortants à la demande des États, des organismes de réglementation et de maintien de l'ordre, il vous suffit de l'adapter légèrement à vos besoins.
Lettre d'accompagnement aux Documents du Contrat
Lors de la conclusion de contrats commerciaux, il arrive souvent que les contreparties soient géographiquement éloignées les unes des autres et ne puissent pas se permettre de se rendre dans une autre ville pour signer le contrat.
Dans ce cas, l'exécution de la lettre d'accompagnement devient une sorte de balise vous permettant de conclure un contrat légalement valable à distance, sans réunion personnelle des représentants. Avec l'aide d'une lettre d'accompagnement, une partie peut non seulement envoyer les formulaires de contrat signés pour examen, mais aussi exprimer par écrit sa position sur les points essentiels de l'accord.
En outre, une lettre d'accompagnement vous permet de consigner quoi et combien a été attaché et envoyé au destinataire. Par exemple, le contenu peut être indiqué comme suit.
"Nous vous envoyons deux exemplaires du contrat de fourniture de services d’information, signé et estampillé par nous. Nous vous suggérons d’examiner le projet spécifié et, en cas d’accord, de signer le contrat en nous renvoyant l’un des exemplaires signés. Annexe: projet de contrat en 2 exemplaires de 6 feuilles chacun "
Lettre de réclamation - est-ce nécessaire?
Parfois, une situation se présente lorsqu'il est nécessaire d'envoyer une réclamation à une partie en vertu d'un accord qui ne remplit pas ses obligations. En règle générale, toutes les revendications, les justifications et les applications sont indiquées directement dans la revendication. Il semblerait, pourquoi pourriez-vous avoir besoin d'une lettre de motivation?
Le fait est qu’une réclamation peut devenir non seulement une preuve officielle devant un tribunal, mais aussi, dans certains cas, un document exécutif. Il doit indiquer des choses juridiquement correctes et significatives, mais ne remplit pas une fonction de communication.
Si la contrepartie doit non seulement déposer une plainte, mais aussi envoyer des mots de bienvenue ou des éclaircissements informels, mieux qu’une lettre de motivation, aucun document ne remplira ce rôle.
La lettre de motivation est un bon moyen de se connaître.
Souvent, une entreprise détient une promotion intéressante ou veut juste faire offre commerciale cercle illimité de personnes. Les lettres d'accompagnement typiques, amusantes et concises, conviennent bien à cela.
À une telle "carte de visite", vous pouvez joindre des produits promotionnels, des catalogues, des listes de prix, des listes de prix et tout matériel susceptible d'intéresser un client ou un partenaire potentiel.
Même s'il y a beaucoup de lettres, le chef ou le responsable principal n'a pas besoin de passer beaucoup de temps dessus: il suffit de signer les clichés prêts à l'emploi et vous pouvez les envoyer comme prévu!
Qui signe l'escorte?
Et enfin, nous allons clarifier une question importante. Qui signe le document d'accompagnement? Pour cela, la règle de hiérarchie est utilisée: il est préférable de contacter le président de la société au directeur de l'entreprise; la documentation à la banque peut être transférée par le comptable en chef; L'accompagnement des informations dans le centre pour l'emploi peut être signé par le directeur adjoint des ressources humaines.
Une lettre de motivation peut devenir une carte de visite indispensable si elle est émise correctement!
