La situation des entrepreneurs confrontés à la nécessité de mettre des documents au format Flash est loin d’être rare. Des papiers peuvent être nécessaires pour l'inspection fiscale, le fonds de pension ou pour le stockage dans les archives.
Il est strictement interdit de coller des documents ou de les fixer avec une agrafeuse. Pour éviter les problèmes et ne pas gagner la réputation d'un analphabète, vous devez savoir comment mettre en mémoire des documents conformément à toutes les exigences.
Règles générales
À première vue, il pourrait sembler que les documents obligatoires ne devraient pas poser de difficultés, mais ce n'est pas tout à fait vrai. Le processus doit être abordé de manière responsable afin que les documents soient en bonne forme. De nombreuses imprimeries peuvent effectuer ce travail moyennant des frais fixes et dans un bref délai, mais tous les hommes d’affaires ne risquent pas de confier des documents importants à des étrangers. Afin de ne pas utiliser les services de professionnels à chaque fois, il est utile de comprendre comment mettre correctement à jour des documents.
Les structures de supervision ne fournissent pas aux entrepreneurs de conseils spécifiques sur cette question, vous devez donc vous en occuper vous-même. Des informations peuvent être obtenues à partir des directives dans le domaine du travail de bureau.
Coudre du papier avec du fil
Comment flasher des documents de cette manière? Pour ce faire, préparez les accessoires. Vous devez avoir des fils, des aiguilles et de la colle. Le processus comprend trois étapes:
- Préparation des documents. Tous les papiers doivent être disposés dans le bon ordre et numérotés avec un crayon dans le coin de la feuille. Les trous peuvent être faits avec un poinçon ou utiliser une perforatrice. Dans le cas où il y a beaucoup de papiers et qu'il est impossible de les percer avec une perforatrice, il vaut la peine d'utiliser un clou tranchant et un marteau. Le nombre de trous dépend de l'importance et du but du document. Les documents très sensibles sont agrafés dans cinq trous pour éviter la fabrication de tracts. Les trous doivent être situés à gauche, au centre du champ libre. La distance devrait être d'environ trois centimètres d'une ponction à une autre.
- Radiation. Comprendre comment assembler des documents avec des fils, vous devez connaître les nuances importantes. Dans la plupart des cas, il est habituel d'utiliser de la ficelle ou du fil LS-210. Les autres fils durables sont également autorisés. Il est nécessaire de démarrer le processus à partir de l'arrière du trou, qui est situé au milieu. Il est d'usage d'agrafer les documents deux fois pour donner la force souhaitée. Le fil est amené à l'arrière de la ponction centrale et est noué. Si vous devez attacher des papiers qui n’ont pas une valeur particulière, vous pouvez utiliser un fil ordinaire.
- Certification d'un document. Pour certifier correctement le papier, il est nécessaire de préparer une petite feuille de 4 x 5 cm, qui doit être collée sur le faisceau pour que les extrémités du fil soient libres. Sur la feuille, vous devez indiquer le nombre de documents déposés en nombre et en mots, ainsi que le poste, le nom et les initiales du responsable. Après cela, le certificateur appose sa signature et son sceau, le cas échéant. Les bords de la signature et du sceau doivent dépasser les autocollants du dépliant.
Comment préparer les papiers pour l'inspection fiscale?
Tout entrepreneur est tenu de fournir divers rapports sur ses activités. Il est donc nécessaire de savoir comment utiliser des documents Flash pour le service des impôts. Pour éviter les incohérences, il est conseillé de vérifier auprès de la personne responsable les règles de fixation des documents.
Le document final doit contenir une liste de tous les documents joints. La liste doit être jointe au tout début de l'affaire et numérotée séparément.Il est également nécessaire d'indiquer les dates des documents et le nombre de feuilles. Il faut se rappeler que le numéro est placé sur les feuilles et non sur les pages. Si le document est multi-volume, les feuilles de chaque volume sont numérotées séparément.
Pour les autorités fiscales, vous devez flasher des documents par 3 trous, ni plus ni moins. La distance entre les perforations doit être supérieure à trois centimètres. Vous devez les organiser dans les champs à gauche. Les trous sont faits en utilisant un poinçon ou une aiguille épaisse. Les perforations doivent être au milieu du champ pour que le texte soit clairement visible. Tous les trous doivent être faits de manière à ce qu'ils soient strictement l'un en dessous de l'autre.
Quel fil à coudre?
Les documents de taxe doivent être cousus uniquement avec une aiguille perforante, à l'aide de ficelle ou de fil LS-210. Dans les cas extrêmes, un solin avec un fil de nylon plié à plusieurs reprises est autorisé.
Le fil est affiché au verso de la dernière feuille. Les extrémités, dont la longueur ne peut excéder 6 cm, doivent être attachées. La vignette est fabriquée conformément aux règles généralement acceptées et est certifiée par signature et sceau. Les extrémités du fil doivent être libres.
Si le document doit être stocké pendant plus de dix ans, cinq perforations doivent être effectuées. Dans ce cas, l'autocollant doit être en papier de soie.
Couverture de document
Vous devez savoir non seulement comment faire clignoter des documents, mais aussi comment choisir une couverture pour ces documents. Ils peuvent être de trois types: standard, non standard et ceux utilisés pour le stockage à long terme des papiers. En règle générale, les dimensions de la couverture sont 229 x 324 mm, elles sont utilisées pour les feuilles A4.
Si le document est plus volumineux, vous devez créer une couverture personnalisée. Pour ce faire, vous pouvez contacter l’imprimerie ou le fabriquer vous-même. Les papiers devant être conservés plus de 25 ans doivent être encadrés dans une solide couverture en carton épais. Si le document est censé être transféré dans les archives nationales, le matériau de couverture doit être exempt d'acide.
Firmware 4 trous
En fonction de la durée de stockage des documents, l’exécution peut être de deux types:
- Partiel, dans lequel les feuilles ne peuvent pas être numérotées. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de compiler un inventaire et une fiche de certification. Cette conception est autorisée pour les documents qui ne sont pas conservés plus de dix ans.
- L'exécution intégrale est nécessaire si les documents sont dans les archives depuis plus de dix ans. Dans ce cas, vous devez faire clignoter des documents sur 4 trous.
La couverture doit être solide, en carton épais, d’une épaisseur de 0,35 à 1,5 mm. Les éléments de description doivent être situés conformément à GOST 17914-72. Lors du dépôt de papier, vous devez vous rappeler que le texte doit être bien lu. Tous les éléments métalliques, tels que les trombones et les agrafes, doivent être retirés.
Pour les microprogrammes à 4 trous, vous devez préparer un poinçon, un support de serrage, de grosses aiguilles et des fils. S'il y a beaucoup de feuilles, il vaut mieux faire un exercice.
Les subtilités de la couture archivistique
Avant de flasher des documents, vous devez vérifier tous les papiers et les disposer dans le bon ordre. Les fiches d'inventaire doivent être numérotées séparément. En fin de compte, un témoin est nécessaire.
Si le dossier est partiellement rempli, le carton doit être appliqué en haut et en bas. Dans le cas d'une conception complète, il est nécessaire de coudre et de relier à l'aide de colle PVA.
Pour serrer le sac, vous devez utiliser l'oppression ou un appareil spécial. Les perforations inférieure et supérieure doivent être situées à une distance de 30 mm des bordures des champs. Les deux trous restants sont situés à une distance d'environ 80 mm des perforations extrêmes.
Les extrémités du fil doivent être enfilées dans différentes aiguilles et maintenues dans les perforations du milieu sur le côté avant. Le fil est affiché de l'arrière à travers les perforations extrêmes sur le côté avant. En outre enfilé dans les trous adjacents. Les extrémités doivent être attachées par l'arrière.
Conclusion
Des rapports corrects et une gestion documentaire sont l’un des aspects essentiels d’une entreprise prospère. Par conséquent, les gestionnaires devraient aborder cette question en toute responsabilité et savoir comment vider correctement les documents.
