هناك فترات تخزين مختلفة في الأوراق من المستندات من نوع معين. بعضها يرتبط بتلك ذات القيمة الإعلامية غير المحدودة ، في حين أن البعض الآخر يفقد أهميته بسرعة كافية. إذن ما المستندات والوقت الذي تحتاج إلى الاحتفاظ به؟ كيف ينبغي التخلص منها؟ كل هذا مذكور بوضوح في التشريع.
ثلاثة أنواع من فترات الاستبقاء
قائمة فترات تخزين المستندات في الأعمال الورقية: مؤقتة (حتى 10 سنوات) وطويلة الأجل (أكثر من 10 سنوات) ودائمة. إذا تحدثنا عن حالات التخزين الدائم والطويل الأجل ، فسيتم نقلها بعد الانتهاء منها إلى أقسام خاصة لمدة عامين ، ثم يتم أرشفتها.
هل يؤثر مظهر الوسائط على وقت التخزين؟
لا يؤثر نوع حامل المعلومات (الورق أو الإلكتروني) على فترة التخزين. المهم هو المعلومات التي يحتوي عليها. يتم تحديد الاستخدام الإضافي لحالة معينة من خلال فحص خاص. يصنف جميع الوثائق ، ويشير إلى ما إذا كان يمكن استخدامها في المصالح (أو ضد) العلم ، الدولة ، المجتمع ، الأفراد ، إلخ.
لماذا يتم الفحص لتحديد قيمة المستندات؟
من المستحيل الاستغناء عن هذا الإجراء في مجال العمل المكتبي ، سواء أكان أرشيف دولة أم مؤسسة أم مؤسسة.
أهداف الفحص - لتحديد أو تغيير العمر الافتراضي للوثيقة ؛ لتحديد مجموعة من الحالات التي تخضع للتخلص لأنها لم تعد تحمل القيمة أو فقدتها ؛ أشر إلى فترة حفظ المستندات التي ليس لها قيمة تاريخية أو علمية ، ولكن لها قيمة عملية. أيضًا ، يجب أن يحدد الفحص نوع القيمة التي ترتبط بها الوثائق الأخرى: السياسية والعلمية والاقتصادية والثقافية والصناعية ، إلخ.
للحصول على معلومات حول التوظيف والمحاسبة والتخزين والتعيين الإضافي للحالات ، يجب عليك الرجوع إلى قانون شؤون المحفوظات.
يجب أن تكون نتيجة الاختبار قائمة تحتوي على 12 قسمًا من المستندات الناتجة عن عمل هياكل الدولة والمؤسسات والمؤسسات والشركات الأخرى. سنولي اهتمامًا خاصًا لمسائل المحاسبة وشؤون الموظفين ، مع مراعاة شروط وأحكام تخزين المستندات في المؤسسات. لمسة خفيفة على الوثائق الطبية.
السجلات الطبية
للأوراق الطبية ، بالإضافة إلى الأوراق الأخرى ذات الأهمية الإعلامية ، فترات تخزين خاصة بها للوثائق في الأعمال الكتابية لمنظمة طبية. يتم تنظيم هذه الفترة من خلال القوانين القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي وتتراوح بين سنة واحدة و 50 سنة لمختلف فئات الوثائق.
السجلات المحاسبية
بالنسبة للوثائق التي تنتجها إدارات المحاسبة ، تطبق شروط منفصلة وفترة تخزين للمستندات في الأعمال الورقية. بعد المعالجة ، يلزم تخزين الوثائق الأساسية والأرصدة وبيانات سجلات المحاسبة والتقارير إما في غرفة خاصة أو في خزانة مغلقة - حتى يتم نقلها إلى أرشيف المنظمة. يجب الاحتفاظ بنماذج الإبلاغ الصارمة في الخزانات المعدنية أو الخزائن. يعين كبير المحاسبين شخصًا مخولًا بمراقبة هذه المشكلات.
في حالة فقد هذا النوع من المستندات أو تلفه أو نقله بطريقة غير قانونية إلى أطراف ثالثة ، يجب على إدارة المنظمة إبلاغ سلطات إنفاذ القانون بهذه الحقيقة. يجب أن يتم إتلاف الوثائق أو الاستيلاء عليها فقط وفقًا للمتطلبات التي يحددها القانون.
فترة تخزين المستندات المحاسبية
معايير العمر الافتراضي للمحاسبة الحالية:
- الوثائق الأولية ، النماذج - 3 سنوات ؛
- المستندات النقدية ، المعلومات المتعلقة بالمعاملات المالية - 5 سنوات ؛
- أوراق الدفع والتسوية (إذا لم يكن هناك حساب شخصي) - 75 سنة.
يحظر الاستيلاء على القضايا في نهاية فترة التخزين دون التحقق من قبل السلطات الضريبية ، ويجب أن تتخذ اللجنة المعينة خصيصًا قرارًا بشأن إتلاف المستندات في العمل المكتبي مع فترة تخزين منتهية الصلاحية.
إدارة الموارد البشرية
وثائق الموظفين لها أهمية اجتماعية كبيرة (أولاً ، إنها تتعلق بتوفر البيانات الشخصية) ، وبالتالي ، يتم تخزينها وفقًا لقواعد خاصة. يُعد جزء كبير منها بمثابة تأكيد فعلي لحقوق العمال في الضمان الاجتماعي (في سن الشيخوخة ، والإعاقة ، وما إلى ذلك) ، ويحتوي على معلومات حول الأقدمية ، وما إلى ذلك. وفي هذا الصدد ، تتعلق معظم وثائق الموظفين بأولئك الذين لديهم فترة تخزين طويلة أو دائمة وتستخدم في الأرشيفات حيث المواطنين الاتصال للحصول على معلومات أساسية. لديهم أيضا قيمة أثرية وسيرة ذاتية ، تكون بمثابة مصادر للمسوحات الإحصائية أو الدراسات التاريخية والاجتماعية.
الشرط الرئيسي لتخزين الوثائق من إدارة شؤون الموظفين هو تقييد الوصول غير القانوني إلى المعلومات الشخصية عن الموظفين ، وكذلك القدرة على العثور على الأشياء الصحيحة بسرعة.
يمكن تمييز نوعين من التخزين في تنظيم العمل المكتبي وفترات تخزين مستندات الموظفين: الحالية واللاحقة. ينقسم النوع الأول إلى نوعين فرعيين: تخزين الوثائق أثناء التنفيذ وتخزين الوثائق المنفذة.
توجد الحالات أثناء تنفيذها في الشخص الذي يتعامل معها في مجلدات خاصة بأسماء (على سبيل المثال ، "عاجل" ، "للتوقيع"). يجب الإشارة هنا إلى رقم الهاتف واللقب والأحرف الأولى من المقاول. بعد رفعها وتخزينها وفقا للتسمية.
أوامر
يجب الاحتفاظ بجميع الطلبات في النسخ الأصلية ، ويتم إدخال نسخها (للحوافز والعقوبات والتوظيف والفصل ، وما إلى ذلك) في الملف الشخصي للموظف. يتم وضعها في مجلد مُرقّم ، ويجب وميض صفحاتها. غلاف الملف الشخصي له رقم تسلسلي خاص به. تنطبق فترة التخزين الحالية لسجلات الموارد البشرية فقط على الموظفين العاملين حاليًا. بعد الفصل ، يجب إزالة القضية من المجلد وتنفيذها لنقلها إلى الأرشيف.
تعني ظروف تخزين دفاتر العمل الخاصة بالموظفين ، وكذلك الأختام والطوابع والورق ذي الرأسية ومفاتيح الخزائن المزودة بالوثائق ، أنها محفوظة في خزانة رئيس قسم الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، يوصى بأن يقوم موظف شؤون الموظفين ، وهو يغادر مكتبه ، بتنظيف جميع الملاحظات والمستندات في خزانة وإيقاف تشغيل الكمبيوتر. في نهاية يوم العمل ، من الضروري وضع جميع الوثائق في خزانة معدنية وختمها. يتم تسليم المفتاح إلى رئيس القسم مع قائمة في المجلة المقابلة. يتم إتلاف جميع المسودات والنماذج المرفوضة ، ويتم قطع أجهزة الكمبيوتر عن الشبكة. إذا تلقى الموظف نسخة أو مقتطف من المستند ، فيجب عليه أن يترك توقيعًا في هذا في المجلة.
المستندات فقط التي تزيد فترة تخزينها عن 10 سنوات تدخل في صندوق الأرشيف. لديهم القيمة الاجتماعية والاقتصادية والسياسية والتاريخية وغيرها. يتم اعتماد الجدول الزمني الذي يتم من خلاله تقديم المستندات إلى الأرشيف من قبل المدير أو صاحب العمل. يجب أن تأتي المستندات إلى هنا في شكل نسخ أصلية. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فيجب اعتماد نسخة منه وتسليمه.
ينظم مصطلح وإجراءات تخزين وثائق الموظفين "قائمة بوثائق الإدارة النموذجية" ، المعتمدة من قبل الأرشيف الفيدرالي. تمت الموافقة على فترات تخزين الوثائق في الأعمال الورقية وإجراءات تخزين دفاتر العمل في قانون تنظيمي خاص - مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي "بشأن كتب العمل".
شروط تخزين وثائق الموظفين
لذلك ، لمدة 5 سنوات يتم تخزينها:
- المستندات (الشهادات والمعلومات والبيانات ، وما إلى ذلك) المتعلقة بتوافر العمال أو حيازتهم أو تنقلهم.
- المستندات (قوائم ، معلومات ، شهادات) تتعلق بالإفراج أو الحاجة إلى الموظفين العاملين ، وخلق فرص العمل ، والجنس ، والعمر ، والمؤهلات المهنية للموظفين.
- المراسلات المتعلقة بقضايا التوظيف.
- مستندات حول نقل الموظفين إلى يوم عمل أو أسبوع أقصر.
- الوثائق المتعلقة بالنزاعات العمالية.
- يتم تخزين التقارير المتعلقة بحالة والتحقق من العمل مع الموظفين على أساس مستمر ، ويتم الاحتفاظ بطلبات (شهادات) لإطلاق سراح واحتياجات الموظفين لمدة خمس سنوات.
لمدة 3 سنوات يتم تخزينها:
- المستندات (المعلومات ، أرصدة وقت العمل ، المعلومات ، المذكرات) المتعلقة بتسجيل وقت العمل.
- الأفعال (المعلومات ، الخصائص ، الرسائل ، الشهادات ، إلخ.) ، التي تحتوي على معلومات حول انضباط العمل.
- الأفعال (التقارير وغيرها من المعلومات) المتعلقة بمحاسبة إدراج العمل والكتب.
ينطبق التخزين لمدة عام على جداول الوقت وكتب تتبع الوقت ، وكذلك جداول العطلات.
يتم تخزين الملف الشخصي والبطاقة الشخصية للموظف لمدة 75 عامًا ، وإذا كنا نتحدث عن هذه الوثائق للمديرين والموظفين الحاصلين على جوائز أو رتب من الدولة ، وأعضاء الهيئة التنفيذية أو الهياكل التنظيمية أو الحاكمة في المؤسسة ، بشكل دائم.
يتم تخزين الموظفين في المنظمة والتغييرات التي تطرأ عليها بشكل مستمر ، وترتيبات التوظيف - لمدة 75 سنة.
يتم تخزين الوصف الوظيفي النموذجي في مكان الموافقة والتطوير بشكل دائم وشخصي (كجزء من الملفات الشخصية) - لمدة 75 عامًا.
يجب الاحتفاظ بنسخة صاحب العمل المتبقية من عقد العمل ، والمودعة في الملف الشخصي للموظف ، لمدة 75 عامًا ثم أرشفتها. إذا لم يتم الاحتفاظ بالملفات الشخصية ، فينبغي أن يتم تشكيل هذه العقود في شركة منفصلة على نفس ظروف التخزين.
للبطاقات المحاسبية والكتب والمجلات شروطها الخاصة لتخزين المستندات في الأعمال الورقية:
- استقبال ، نقل ، إقالة الموظفين - 75 سنة.
- المحاسبة للمسافرين من رجال الأعمال - 5 سنوات من تاريخ الفصل.
- المحاسبة للخدمة العسكرية - 3 سنوات.
- عطلة المعلومات - 3 سنوات.
- الملفات الشخصية والبطاقات وعقود العمل والاتفاقيات - 75 سنة.
- إصدار إدراجات العمل والكتب - 50 سنة.
- إصدار شهادات الراتب (مكان أو خبرة عمل) - 3 سنوات.
- إصدار شهادات السفر - 5 سنوات.
تلخيص كل ما سبق ، من أجل راحة أولئك الذين يحتاجون إلى المعلومات في شكل مجمّع ، يمكنك تقديم فترات تخزين المستندات في الأوراق بشكل مستقل في جدول.
ماذا تفعل في حالة تلف المستند؟
هذه الوثائق تخضع لاستعادة. على سبيل المثال ، إذا كان الجدول الزمني تالفًا (مدة صلاحيته هي خمسة وسبعون عامًا) ، يمكن العثور على معلومات عنها على جهاز الكمبيوتر الخاص بقسم المحاسبة. من المستحيل التخلص من بطاقة تقرير تالفة ، حيث سيكون هذا انخفاضًا غير مصرح به في فترات التخزين التي تحددها القواعد ، مما قد يؤدي إلى معاقبة إدارة المنظمة. وبالتالي ، فإن أي وثيقة أصبحت غير صالحة للاستخدام قبل الموعد النهائي يجب أن تستعاد. تستخدم جميع المؤسسات الآن البرنامج الذي يحتوي على المعلومات اللازمة لذلك.
في الختام
لذلك ، تعتمد فترات التخزين في الأوراق على نوع وقيمة المستندات. جزء كبير من وثائق الموظفين لديه زيادة العمر الافتراضي. من جانب تشريع الاتحاد الروسي ، هناك معايير محددة صارمة لهذا الغرض. ينظم القانون أيضًا إجراءات وشروط تخزين أنواع معينة من المستندات ، وكذلك التخلص من المستندات: يجب ألا يحدث إلا بعد الفحص ووفقًا لذلك.