مفتاح نجاح أي شركة كبيرة هو العمل المنسق: يجب أن تعمل ككائن حي واحد. وبالطبع ، ينبغي أن يكون لهذا "الجهاز" ، ذلك النظام الذي يضمن العمل المريح لجميع الموظفين ، ويزودهم جميعًا بما يلزم. هذا هو قسم خاص - AHO. ليس كل شخص يعرف بالضبط ما وراء الاختصار. ومن هو متخصص أكسو؟ دعونا نتعرف أكثر على ذلك ، ونعرض على طول الطريق الوصف الوظيفي للموظف.
ما هو اهو؟
لفهم من هو هذا ، أخصائي AXO ، سنشرح للقارئ أولاً الخصائص والوظائف الأساسية لمكان عمل هذا المسؤول. الاختصار AXO هو القسم الإداري. يتم إنشاؤه في جميع الشركات تقريبًا حيث يتجاوز عدد الموظفين 100 شخص. يتمثل القسم في شراء المواد الاستهلاكية لأنشطة الشركة ، وحساب احتياجاتهم ، وهو مسؤول عن ترتيب أماكن العمل وراحتها ، ويضمن نظافة المباني العامة والصناعية للشركة.
إذا كانت الشركة واسعة النطاق ، فإن AXO بداخلها تنقسم بالإضافة إلى ذلك إلى عدد من الوحدات:
- التخطيط والتسوية ؛
- المواد والموارد ؛
- الاجتماعية والمحلية.
المهام الرئيسية للقسم
من هو متخصص أكسو؟ المسؤول الذي يؤدي جميع (أو جزء - حسب حجم المنظمة) وظائف الإدارة الإدارية. ومهام AXO كالتالي:
- شراء وتخزين وتسليم الموظفين للعناصر المختلفة ، والأصول المادية اللازمة لعملهم.
- إصلاح الأعطال في الممتلكات المادية للشركة ، واستعادة المباني.
- الامتثال للوائح وقواعد السلامة من الحرائق ، والسيطرة على الموظفين الذين يتبعون لهم.
- المسؤولية عن الممتلكات التي يديرها موظفو الشركة.
- ابحث عن الشركات التي تقدم خدمات التنظيف والمرافق.
- إبرام المعاهدات والاتفاقيات ذات الصلة - للإنترنت والاتصالات الهاتفية وجمع القمامة ، إلخ.
- تزويد موظفي المنظمة في الوقت المناسب والكامل بالأصول المادية اللازمة لعملهم.
- رصد حالة غرف العمل ، والقضاء في الوقت المناسب على المشاكل الناشئة.
- تنظيم ظروف مريحة للموظفين للاسترخاء خلال يوم العمل.
- السيطرة على ضمان حماية أماكن العمل.
موظفي الإدارة
القسم الإداري والاقتصادي ليس فقط المتخصص الرئيسي في AXO. توظف الوحدة فريقًا كاملًا من الموظفين - عمال نظافة الغرف ، مهندسي المعدات الفنية ، حراس الأمن ، الاقتصاديين ، السائقين ، وكلاء الشحن ، خزائن الملابس ، شركات الشحن ، إلخ.
يعتمد حجم موظفي القسم على حجم الشركة. في المتوسط ، يوجد 15 متخصصًا في AXO لكل 100 موظف (وفقًا للتعليمات). ينقسم هؤلاء الموظفون إلى ثلاثة مستويات مهنية:
- الفنيون والسباكين والنجارون والسائقون والكهربائيون وخزائن الملابس ومهندسو الطاقة والمهندسون والسكرتارية.
- كبار المهندسين والمسؤولين وكبار الخبراء ورؤساء AHO.
- نواب مديري AXO والمديرين الفنيين ورؤساء AHC.
الوصف الوظيفي للمتخصصين في AXO هو مستند يحدد واجبات أخصائي أو مسؤول أو موظف بارز آخر يشغل منصبًا إداريًا. ننتقل إليها مباشرة.
متطلبات التخصص
يتضمن الوصف الوظيفي (الاختصاصي الرئيسي في تعليمات AXO) عددًا من المتطلبات للموظف. يجب أن يعرف الموظف:
- أوامر ، أوامر ، قرارات ، وثائق تنظيمية ومعيارية أخرى مرتبطة مباشرة بأنشطته (أخصائي).
- هيكل المنظمة العاملة وحقوق والتزامات موظفيها.
- قواعد وتوصيات لخدمة الزوار والمستهلكين.
- أنواع العمل والخدمات المقدمة.
- أساسيات الاقتصاد ، إدارة شؤون الموظفين ، تنظيم العمل.
- أساسيات التسويق والترويج.
- تخطيط ، التصميم الجمالي للمبنى.
- أساسيات علم النفس الاجتماعي.
- قانون العمل
- قواعد وأنظمة حماية العمال.
الحد الأدنى لمتطلبات التدريب المتخصص:
- التعليم المهني الثانوي.
- التعليم المهني الأساسي مع خبرة سنتين على الأقل في التخصص.
لشغل المناصب الإدارية ، لا يقل عن 5 سنوات من الخبرة في العمل في الإدارة الإدارية المطلوبة.
الصفات الشخصية للموظف
من هو متخصص أكسو؟ موظف لديه الصفات الشخصية التالية:
- مقاومة الإجهاد.
- المبادرة.
- المهارات القيادية والتنظيمية.
- الصدق.
- النزاهة.
- القدرة على العثور بسرعة على وسيلة للخروج من المواقف الصعبة.
وظائف الموظف الرئيسية
وفقًا للمعيار الاحترافي ، يقوم متخصص AXO بالمهام الرئيسية التالية في مكان عمله:
- يوفر الأنشطة التجارية للشركة صاحب العمل.
- يتحكم في الاستخدام الرشيد للمواد الاستهلاكية وغيرها من القيم المادية.
- كجزء من اختصاصها ، تحتفظ بسجلات ، كما تقدم تقارير عن أنشطة القسم إلى المشرف المباشر.
واجبات متخصصة
مسؤوليات اختصاصي AXO واسعة بشكل غير عادي:
- يتحكم في سلامة الأصول المادية.
- يستغرق اتخاذ تدابير فعالة لمنع وحل النزاعات في القسم.
- النظر في مطالبات الموظفين والعملاء في المؤسسة من أجل خدمة ذات نوعية رديئة من قبل مرؤوسيه. تنفذ التدابير التنظيمية والتقنية اللازمة للقضاء على تكرار مثل هذه الحالات.
- يتحكم في التصميم المناسب لغرف العمل ، كما يراقب الإعلانات الداخلية والخارجية - ويضمن تحديثها ، ويعتني بحالة جذابة من الناحية الجمالية.
- يضمن النظافة والنظام في المنظمة نفسها وفي المناطق المجاورة لمباني الشركة.
- يراقب التزام الموظفين الذين تم إصلاحهم بمعايير حماية العمال والصرف الصحي والسلامة من الحرائق.
- يقوم بإبلاغ الإدارة فيما يتعلق بأوجه القصور في أنشطة القسم ، ويقترح طرقًا للقضاء عليها.
- تراقب النظافة والنظام في المكاتب ، وتنظم إصلاحات في الوقت المناسب من الأثاث والمعدات والمباني.
- ينظم شراء أثاث المكاتب والقرطاسية والمعدات الفنية.
- ينظم ويتحكم في أنشطة خدمات التنظيف.
- ينظم التهاني لكل من موظفي المنظمة وعملائها بمناسبة الأعياد الرسمية وأعياد الميلاد والتواريخ التي لا تنسى.
- إذا قام صاحب العمل بتأجير المبنى ، فسيقوم متخصص AXO بحل جميع مشكلات تأجير الأعمال.
- ينظم الترميم في الوقت المناسب ، وإعادة بناء غرف العمل.
- مسؤولة عن تخزين اللوازم المكتبية والمعدات والمواد المنزلية ، والمخزون. يوفر ، إذا لزم الأمر ، لجميع موظفي المنظمة أعلاه.
- ينظم وجبات الطعام للموظفين.
- يضع الوثائق المحاسبية وإعداد التقارير اللازمة.
التفاعل مع الوحدات الأخرى
تشمل واجبات أخصائي AChO التفاعل مع الإدارات والمسؤولين الآخرين داخل المنظمة.
رئيس AHO. للمشاكل التي تتطلب التنسيق مع مدير أول.
جميع الوحدات الهيكلية الأخرى للمنظمة. فيما يلي قائمة الأسئلة التي يجب تلقيها:
- تطبيقات توفير المعدات المنزلية والأثاث والمعدات والأجهزة التقنية والقرطاسية ، إلخ.
- تقارير عن استخدام الموارد المادية المقدمة.
- طلبات الحصول على الخدمات المنزلية في المؤتمرات والندوات والاجتماعات ، إلخ.
- تطبيقات لأعمال الإصلاح من مختلف الأحجام.
- تطبيقات للعمال التموين.
تقوم AXO بدورها بتزويد جميع الوحدات الهيكلية في المنظمة بالموارد المادية المطلوبة - القرطاسية والأثاث والأجهزة وما إلى ذلك.
مكتب التقارير والمحاسبة. أسئلة لتلقيها من AXO:
- محاسبة الممتلكات والمعاملات التجارية والنقدية المستلمة وما إلى ذلك
- بيانات عن حركة التمويل.
يقدم قسم التقارير والمحاسبة ما يلي:
- الوثائق ذات القيود المفروضة على إطلاق الموارد المادية وإنفاقها بواسطة الوحدات الهيكلية.
- مقترحات لبيع الأصول المادية غير المستخدمة.
- تقديرات التكلفة لصيانة أماكن العمل ومباني التنظيم ، بما في ذلك والمعدات ذات الصلة.
- تقديرات التكلفة لشراء الأثاث والقرطاسية والمعدات التقنية وهلم جرا.
القسم القانوني. مشاكل استلام القسم الإداري:
- المشورة القانونية بشأن القضايا ذات الاهتمام.
- وثائق الخبرة القانونية.
- الردود على الطلبات القانونية.
مساعد وزير. نقل المستندات لإرسال و / أو الازدواجية. يتلقى القسم مراسلات من السكرتير في عنوانه.
الحقوق المتخصصة
يمتلك متخصص AXO الحق في:
- لطلب الأقسام الهيكلية للشركة للحصول على معلومات حول حالة المباني والمعدات ، واستخدام المواد الاستهلاكية.
- يقدم إلى رئيس مقترحات الاقتراح لتحسين عملهم.
- مطالبة صاحب العمل بضمان ظروف العمل العادية.
- اتخاذ قرارات مسؤولة في حدود اختصاصهم.
مسؤولية أخصائي
الموظف مسؤول بالكامل عن:
- تزويد المنظمة في الوقت المناسب بالمواد والمعدات والأثاث اللازمة ، إلخ.
- الحفاظ على الوثائق.
- توقيت وصحة التقارير المكتوبة شخصيا إلى الإدارة.
- الإفصاح عن المعلومات التي تمثل السر التجاري لصاحب العمل.
- الحفاظ على الأصول المادية التي تقدمها الشركة لأنشطة العمل.
- عدم الامتثال لمتطلبات الوصف الوظيفي.
AXO متخصص هو منصب مسؤول. في الواقع ، يحافظ القسم الإداري والاقتصادي على جو عمل مريح للمؤسسة ، وهو عمل متكامل لموظفيها. في بعض الأحيان تعتمد إمكانية العمل بدون توقف للشركة على AXO.